Obchodní jednání: druhy, pravidla a příklady vedení

Obchodní jednání jsou přítomna v životě každého manažera jakékoli úrovně. Ve skutečnosti se jedná o obchodní rozhovor, který je formou verbální výměny informací mezi několika lidmi. Formální rozhodnutí nejsou vždy přijímána po obchodních jednáních, ale jsou užitečná díky informacím získaným během rozhovorů.

Obchodní jednání jsou obchodní komunikace, která pomáhá dosáhnout dohody mezi stranami. Vyjednávání je nutné k tomu, abychom mohli s partnerem problém probrat, a také abychom se pokusili najít řešení, které uspokojí všechny strany. Dnes je velmi důležité, aby kvalifikovaný manažer uměl vést obchodní jednání.

Vyjednávání může mít následující funkce:

• Informační – když si strany chtějí pouze vyměnit různé názory v rámci přípravy na hlavní jednání.
• Komunikativní - v tomto případě strany preferují navazování nových vazeb, vztahů.
• Řízení, koordinace akcí. V tomto případě jsou jednání vedena partnery, kteří již navázali obchodní vztahy, a potřebují pouze vyjasnit některé nuance dříve dosažených vztahů.
• Regulační - tato funkce je nezbytná, pokud potřebujete vyřešit problém nebo konflikt včas, abyste zastavili všechny spory.

Obchodní jednání lze rozdělit na dva typy – interní a externí. Interní jednání jsou vedena v rámci vašeho týmu nebo společnosti. Externí jednání jsou ta, ve kterých je přítomna pozvaná strana, mohou to být partneři, konkurenti nebo zákazníci. Interní jednání často končí vzájemnými dohodami. Zde dvě strany pracují na tom, aby pro společnost dosáhly pozitivního výsledku: analyzují, vyvozují závěry a nabízejí nejlepší možnosti, jak se ze současné situace dostat.

Na Harvardu přišli absolventi a profesoři s novým druhem principiálního vyjednávání. Zde se střídají ústupky a pevnost pozice. Tuto metodu známe jako „metodu mrkve a biče“. Podstatou tohoto principu je udržet si tvrdou pozici, která vám umožní zvážit v první řadě pouze klíčovou podstatu problému nebo diskutovaného problému.

U obchodních partnerů je nejlepší dodržovat pravidla stanovená v podnikatelském prostředí. To vám dá příležitost mít v budoucnu dobré, pevné a vzájemně výhodné vztahy.

Ve starověké Byzanci byl „zápis“ první částí dokumentu, který obvykle obsahoval seznam účastníků jednání. Dnes je to soubor pravidel, podle kterých by se měly konat různé ceremonie, měl by být stanoven dress code, forma úředních dopisů a tak dále.

Každé porušení zákonů protokolu bude znamenat, že ti, kteří protokol porušili, mohou mít problémy. Tato strana by se měla omluvit za svou chybu. Pak je třeba přehlédnutí napravit. Díky dodržování protokolu při jednání a pozdravech, správě dokumentů a vedení různých smluv nabývají obchodní jednání na významu.

Každá země má své vlastní národní etické normy. Ale v zásadě je tento koncept pro všechny stejný.

Téměř veškerá příprava na jednání (interní i externí) je rozdělena do několika prvků. Mezi hlavní patří následující:

• definice problému, pro který je nutné jednat;
• hledat ty, kteří pomohou vyřešit vzniklé problémy;
• určení zájmů (vlastních a společníků);
• jasná formulace plánu a programu jednání;
• v případě potřeby jsou vybráni zástupci delegace;
• organizační momenty - sběr dokumentace, tabulek, vzorků a dalších materiálů, které se mohou hodit při jednání.

Setkání mohou být interní i externí, oficiální i neformální. Toto jsou jejich hlavní styly.Rozdíl v nich je přítomnost dokumentárního sjednocení jednotlivých bodů, protokol jednání, rysy projednávaných témat a předmět tohoto rozhovoru.

Podle charakteru jednání lze rozdělit na partnerská a kontra. V případě konfliktu mezi stranami, který je třeba vyřešit, se konají protijednání. V tomto případě by řešení mělo být neutrální a vyhovovat oběma stranám.. Tento typ konverzace je známý tím, že je agresivní, protože každá strana chce ve vyjednávání vyhrát. V tomto typu rozhovoru se obvykle diskutuje o partnerství, spolupráci, rozvoji stran.

Proces vyjednávání lze rozdělit do několika fází. Jejich struktura je již dávno určena. Jednou z hlavních fází vyjednávání je úvodní rozhovor, během kterého si můžete ujasnit předmět jednání, vyřešit vznikající problémy ohledně organizace jednání. Může to být i setkání odborníků, které se obvykle koná před zahájením jednání mezi vedoucími a delegacemi.

Hlavních šest fází je:

• Výcvik. Správná příprava na obchodní jednání je 90 % úspěchu. Navzdory velké touze jednat improvizovaně se nedoporučuje tuto fázi před schůzkou ignorovat. Dále můžete přidat přechodnou fázi pohledů.
• vyjasnění. Nejednat okamžitě, nezačínat dražit. Pokuste se technicky navázat kontakt s druhou stranou, určete její standardy. Dále se pokuste pomocí předem připravených otázek zjistit, jaké zájmy má druhá strana.
• Předkládání návrhů. Tato fáze je typická jako prostředek řešení sporů.Zde si strany mohou vyměňovat návrhy, určit, kde a proč došlo k nedorozuměním. Všechny neshody a spory si nezapomeňte zaznamenat.
• Smlouvat. Tato část schůzky ovlivňuje to, na čem se dohodnete. Zde můžete všechny neshody řešit výměnou informací, ústupky. Efektivní vyjednávání je výměna něčeho, co může mít pro každého soupeře jinou cenu a hodnotu.

• Rozhodování. Můžeme předpokládat, že se blížíte do závěrečné fáze jednání. Nicméně, nespěchejte. Položte si otázku: „Je navrhovaná dohoda zisková nebo lze vyjednat ještě lepší variantu? »
• Konsolidace dohod – finále vaší schůzky. Jsou chvíle, kdy se odpůrci na všem dohodli a rozešli se. Ovšem hned druhý den při realizaci dohod může nastat situace, že někdo svého protivníka špatně pochopil. Proto je nutné technicky opravit naprosto všechny dohody a výsledky jednání. To pomůže vyhnout se nejednoznačným situacím v budoucnu.

Naprosto jakákoli jednání musí být předem připravena. Při přípravě je žádoucí shromáždit potřebné informace o partnerovi, předem si promyslet argumenty pro svůj návrh a také je vhodné si předem promyslet a rozehrát všechny možné varianty výsledku obchodního rozhovoru.

Existuje obrovské množství metod, jak vést náročná jednání. Několik hlavních.

Zde tvrdý vyjednavač téměř okamžitě vyloží všechny karty na stůl. Zároveň deklaruje naprosto všechny zdroje, které má (nebo nemá) k dispozici.Výpočet v této vyjednávací taktice je založen na skutečnosti, že všechny možnosti, které si druhá strana může připravit, jsou okamžitě považovány za „špatné“ a „neatraktivní“ pro spolupráci.

Pokud odpůrce tvrdé strany tuto informaci vnímá jako fakt, nezbývá mu, než souhlasit, nebo odejít. Mezi nevýhody této metody patří možná ztráta potenciálního partnera (možná v budoucnu).

Poté, co těžký soupeř oznámí „oběti“ všechny podmínky, můžete souhlasit s tím, že si o těchto podmínkách promluvíte. V tomto případě může „oběť“ přivést oponenta ke scénáři, který potřebuje, poskytnutím svých argumentů.

Můžete stát pevněji na svém. Zde si oponent již může rozmyslet, co přesně ztratí, a může přijmout podmínky „oběti“ (s některými pozměňovacími návrhy v jeho prospěch).

V kombinaci se slovy „Ano, ale pod podmínkou...“ a přátelskou konverzací si soupeř může trochu odpočinout. Dále může „oběť“ přejít do útoku. Účelem této hry je pokračovat v konverzaci.

Silný vyjednavač změní náladu druhé strany. Zde od tvrdého vyjednavače zaznívají buď příjemná slova, nebo obvinění. Rozpory z úst jednoho člověka během jednoho rozhovoru zabrání „oběti“ přemýšlet o své nabídce. Může být ve zmateném stavu, může ztratit psychickou stabilitu.

Chcete-li čelit silnému protivníkovi v tomto typu vyjednávání, „Oběť“ musí zpočátku pochopit, že jde o hru a hraje se pouze za jedním účelem. K zastavení útočící strany bude stačit jemně, ale vytrvale požádat o pochopení situace, která nastala, pomocí metody „srážky kritérií“. Předpokladem je, že „oběť“ musí mluvit sebevědomě a neagresivně. To vede útočníka do slepé uličky a nedává možnost vytknout protivníkovi hrubé vyjednávání.

Tato taktika je dobrou kombinací předchozích dvou. Za prvé, tvrdý vyjednavač komunikuje, vede nabídky a tak dále. Vše jde dobře až do okamžiku, kdy „oběť“ chce říct své konečné „ano“. Zde se tvrdá strana již plně zapojuje do práce a jde do útoku se slovy: „Tento návrh pro nás není vhodný. Nemáme o to zájem."

Výpočet je založen na tom, že uvolněná „oběť“ tvrdého vyjednavače neodrazí a bude schopna přijmout první podmínky, které si tvrdý protivník na začátku vyjednávání stanovil.

Během tohoto způsobu vyjednávání platí řada kategorických zákazů:

• Nemůžete přijmout žádná prohlášení ve vztahu k sobě a k návrhu. Pokud by měl tvrdý soupeř nějaké poznámky týkající se vaší osobnosti, okamžitě by je vyjádřil.
• Tento způsob rozhovoru by neměl skončit po prvním odmítnutí. V tomto případě je vhodné smlouvání.
• Nemusíš se omlouvat.
• Nevymlouvej se.
• Nevzdávejte se svých pozic.
• Také byste neměli útočit v reakci nebo projevovat agresi.
• Nedávejte svému partnerovi negativní hodnocení. Nebuď jako on.
• Nepříjemná a negativní slova se snažte nahradit jemnějšími.

Při tomto typu vyjednávání existuje několik akcí, kterými můžete situaci zvrátit ve svůj prospěch:

• Pokládejte vysvětlující otázky. Pracujte na každé jednotlivé pozici, nazývané partner.
• Zeptejte se na kritéria. Například: „Rozumím správně, že ...“, „Co je pro vás důležité, jsme v rozhovoru nezmínili? ".
• Můžete se pokusit partnera odhalit sugestivními otázkami: „Chápu správně, že se mnou vyjednáváte? "," Myslím, že náš návrh není vhodný. Můžete upřesnit co přesně? ".

Podle určitých pravidel vyjednávací etikety existují časové rámce pro konverzaci, které jsou zpočátku diskutovány v předběžné fázi. Proto, když strany přijdou na jednání, už chápou, co je čeká. Na základě toho sestaví konverzační plán, vyberou argumenty, taktiku, fakta. Těžší stránkou je v tomto případě pokus prolomit celý vyjednávací scénář, který jste si již předem připravili, a vnutit si svůj vlastní.

Před zahájením jednání si strany mohou stanovit okruh otázek, které mají být při jednání projednány. Vyjednavač se domnívá, že schůzka bude trvat alespoň 40 minut. Nicméně hned po schůzce tvrdá strana oznámí, že zbývá jen 10-15 minut a nic víc. „Oběť“ si svou prezentaci připravovala minimálně 15 minut.

To je vypočítáno, aby demonstrovalo slabou stránku jeho slabosti. Buď se „oběť“ podřídí pravidlům a požadavkům, nebo okamžitě odejde.V žádném případě byste neměli být rozhořčeni, berte všechna slova vyslovená tvrdou stranou jako pravdu, snažte se dodržet vyhrazený čas.

Co lze udělat:

• Můžete souhlasit. Nejlepší je to však ignorovat. Vyjednávat, jako by se nic nestalo.
• Setkání obvykle vede někdo, kdo umí naslouchat a klást správné otázky. Hlavně nezahlcujte druhou stranu prezentací sebe a svého návrhu. Nejprve se ho zeptejte na jeho potřeby, na to, jaká kritéria výběru jsou pro něj důležitá.
• Jakmile zjistíte všechny jeho potřeby, můžete dát svému protivníkovi přesně to, co chtěl.

V dalším videu naleznete metodiku vedení obchodních jednání (příprava, manipulační techniky a příklady efektivní obchodní komunikace).