Obchodní rozhovor: pravidla, odrůdy a fáze

Výsledky obchodních vztahů často závisí na osobních jednáních a dialozích. Obchodní kontakty, navazované písemně nebo telefonicky, se rozvíjejí v osobních rozhovorech. Účastníci rozhovoru přitom využívají celou řadu komunikačních prostředků: využívají nejen řeč, ale i gesta, mimiku a osobní vliv.

Obchodní rozhovor je obvykle rozhovorem mezi dvěma účastníky, proto by měli vzít v úvahu osobní specifika oponenta, jeho motivy, rysy řeči a dodržovat etiketu. Mezilidská komunikace zahrnuje různé způsoby ovlivňování partnera.

Obchodní rozhovor, který má specifické téma a je osobně zaměřen, se často vede v rámci stejné organizace mezi zaměstnanci.Smyslem rozhovoru je touha jednoho účastníka komunikace ovlivnit pomocí slov druhého nebo celou skupinu zaměstnanců s cílem prosadit aktivitu, změny stávajícího pracovního prostředí nebo vztahů a zlepšit jejich kvalitu.

Dalším cílem obchodního rozhovoru je potřeba, aby vedení tvořilo závěry a rozhodnutí na základě názorů a úvah zaměstnanců.

Výhodou obchodních rozhovorů oproti jiným typům verbální komunikace je:

• v rychlosti reakce na poznámky účastníků rozhovoru, což pomáhá dosáhnout požadovaného výsledku;
• při zvyšování informovanosti administrátora zohledňováním, kontrolou a sledováním úhlů pohledu, úsudků, myšlenek, argumentů a skeptických výroků zaslechnutých během rozhovoru;
• ve účelnosti flexibilního rozumného souboru metod pro studium projednávaného tématu, což je důsledek řešení problému a nároků všech stran.

Obchodní rozhovor je zaměřen na implementaci určitých funkcí:

• hledání nových směrů;
• zahájení slibných projektů;
• výměna dat;
• regulace zahájených činností;
• vzájemná komunikace zaměstnanců jednoho podniku;
• usnadnění obchodních kontaktů mezi institucemi, firmami, průmyslovými odvětvími.

Výsledky obchodního rozhovoru a jednání nejsou určeny pouze připraveností na něj, ale také konstrukcí rozhovoru samotné.Neoddiskutovatelným chybám se lze vyhnout osvědčenými metodami vedení rozhovorů a dodržováním jejich zásad. Vždy by měla vládnout atmosféra dobré vůle – tvrdá prohlášení jsou nepřijatelná.

Princip racionality implikuje zdrženlivost v chování, zvláště v případě partnera projevujícího emocionalitu. Nedostatek kontroly nad emocemi obvykle negativně ovlivňuje učiněné rozhodnutí. Takové řešení nelze označit za optimální.

Zásada porozumění je nezbytná k tomu, aby účastníci dialogu našli společnou řeč a dosáhli požadovaného účinku.

Během rozhovoru koncentrace pozornosti mluvčích kolísá i při absenci disipativních faktorů. Vzhledem k těmto nuancím a jejich povšimnutí je v tuto chvíli nutné znovu na sebe upozornit a obnovit přerušený kontakt.

Zásada spolehlivosti vyžaduje povinné dodržování pravosti informování účastníka jednání – i když uvádí nepravdivé informace. To prospívá dialogu a dosahuje požadovaných cílů.

Důležitým psychologickým principem je rozlišení předmětu rozhovoru s partnerem. Subjektivní postoj k oponentovi může ovlivnit objektivitu hodnocení indikátorů. Konstruktivní rozhovor je založen na rozlišení mezi událostmi s úhly pohledu a názory se zkušenostmi.

Konkretizací těchto obecných zásad pro vedení obchodních rozhovorů jsou pravidla pro jejich implementaci, která přispívají k bezpečnosti a efektivitě jednání.

Pravidlem dvojího zájmu je, že každý z tazatelů má dvojí zájem: nejen podstatu a obsah tématu rozhovoru, ale i spolupráci s partnerem.Udržování plodných vztahů není v konverzaci o nic méně důležitým úkolem než výměna informací.

Odborníci doporučují směřovat rozhovor tak, aby nenarušoval vztahy mezi zaměstnanci a manažery. K tomu potřebujete:

• nespěchejte k závěrům o motivech a záměrech účastníků rozhovoru na základě jejich vlastních předpokladů;
• pozorně naslouchat oponentovi a dávat najevo, že mu rozumí;
• vyjádřete svůj zájem a své cíle místo hádek o minulosti a myšlenky by měly být vyjádřeny jasně a jasně;
• diskutovat o budoucích akcích.

Důraz na zájem o partnera je také považován za významné pravidlo, které výrazně usnadní úkoly obou partnerů. Fráze: „srozumitelné“, „zajímavé“, „radostné vědět“, přirozeně vložené do rozhovoru, vytvoří uvolněnou atmosféru a pomohou vyjádřit souhlas a vzájemné porozumění. Stejný problém lze vyřešit, pokud oslovíte partnera, voláte ho jménem a patronymem a také nevykazujete úzkost a podrážděnost.

K udržení zájmu také pomůže touha objasnit další nebo pomocné informace.

Každý rozhovor je způsob, jak najít společnou řeč. Aby byl dialog úspěšný, nedoporučuje se jej začínat rozpory. Obvykle začínají tématy, na která jsou stejné názory, například na počasí. To se děje tak, že od samého začátku neexistuje žádná negativní odpověď a není třeba vynakládat žádné úsilí na přesvědčování partnera.Odborníci doporučují mít vždy pár předpřipravených frází, na které jsou odpovědi pouze kladné.

Příprava na obchodní rozhovor začíná nejdůležitější fází – plánováním, které spočívá ve formulaci problémů a cílů schůzky a také ve vytvoření plánu vyjednávání a metod pro jeho realizaci. Profesionálové radí:

• promyslet a zvážit navržený postup plánovaného rozhovoru, sestavit jeho program;
• shromáždit všechny potřebné informace o možném partnerovi;
• otestovat účinnost jejich argumentů potřebných k doložení jejich přesvědčení a záměrů;
• zkontrolovat konzistenci jejich definic a myšlenek;
• promyslete si možnosti reakce partnera nebo oponenta na předložené argumenty.

Určení času a místa budoucího rozhovoru závisí na pozici a postoji účastníků. Může být prováděna na vlastním, cizím nebo neutrálním území. Po absolvování operativního školení je nutné sesbírané a připravené materiály zkontrolovat a upravit a dát plánu budoucího pohovoru konečnou podobu.

Konstrukce obchodního rozhovoru se skládá z 5 fází:

• začátek rozhovoru;
• poskytování informací;
• argumentace;
• převracení oponentových argumentů;
• schvalování návrhů.

Každý z těchto kroků je založen na odborných znalostech, přehlednosti, logice, ke kterým se přidávají osobní kvality tazatelů, které mají v rozhovoru velký význam. Konverzační plán by měl být postaven na základě různých možných možností jeho výsledku. Někdy musíte zopakovat některé argumenty.

V první fázi – na začátku dialogu – je důležité najít kontakt s partnerem, zorganizovat atraktivní prostředí, zaujmout partnera a chopit se iniciativy. Je vhodné použít speciální techniky, které zahájí dialog. Tyto zahrnují:

• technika pro uvolnění napětí, která pomáhá navazovat úzké kontakty s protivníkem;
• způsob, jak připojit partnera, který vám umožní rychle aktualizovat problémy;
• metoda stimulace fantazie, zahrnující vznik velkého množství otázek;
• přistupovat k problému přímo.

Správným začátkem rozhovoru je seznámení, přesná formulace jeho cílů a záměrů, nominace tématu, sdělení pravidel pro zvažování problémů.

Ve fázi poskytování informací je třeba zjistit požadavky a názory partnera, jeho motivace, argumenty a přání, oznámit plánované informace a analyzovat pozici partnera.

Ve fázi vyvracení oponentových úsudků by měly být jeho poznámky neutralizovány. K tomu je nutné uvést své argumenty přesvědčivě, nepochybně, aniž by byla připuštěna možnost vyvrátit váš názor. Logika popření spočívá v rozboru pochybných informací, nalezení pravé příčiny, výběru pojmů a metod. V tomto případě se používají různé triky a triky.

Ve fázi rozhodování jsou shrnuty výsledky argumentace přijaté a schválené účastníkem jednání, eliminovány negativní nuance a závěry, dosažený výsledek je konsolidován a potvrzen, navržena témata pro další spolupráci. V této fázi by člověk neměl projevovat nejistotu, aby partner také nezačal pochybovat o přijatém rozhodnutí.

Nezávislé typy obchodních rozhovorů se vyznačují následující klasifikací:

• při žádosti o zaměstnání;
• při propuštění;
• o problému;
• disciplinární charakter.

První varianta je úvodního typu, jejímž hlavním úkolem je zjistit a zhodnotit obchodní kvality uchazeče o pozici. Manažer musí uchazeči položit pouze několik základních otázek obsahujících informace o osobě: úroveň vzdělání, pracovní zkušenosti, stávající dovednosti a schopnosti, důvody hledání zaměstnání, úroveň nároků na výplatu. Někdy je potřeba si ujasnit i osobní vlastnosti.

Pohovor ohledně odchodu zaměstnance může být dvou typů: dobrovolné vyrovnání nebo nucené. V prvním případě by měl správce zjistit důvody propuštění - je to kvůli pozornosti ke zlepšení řízení organizace. Obvykle je v takových případech možné zjistit užitečné informace, které umožňují řešení některých problémů.

Třetím typem je rozhovor se zaměstnancem, se kterým jsou nuceni se rozejít. Pro lídra je to zpravidla velmi těžké. V procesu takové konverzace by člověk měl dodržovat jemnost, ale zároveň správně a spravedlivě uvádět nároky vůči němu. Existují speciální pravidla a rady, jak takový rozhovor vést.

Argumentace může být založena na rétorických a spekulativních metodách. Ty rétorické jsou:

• zásadní, spočívající v přímém apelu na partnera;
• rozpor založený na hledání neshod v argumentech;
• technika zvýraznění závěrů, která vede k požadovaným výsledkům prostřednictvím průběžných závěrů;
• srovnávací;
• metoda rozkouskování založená na výběru jednotlivých částí;
• bumerangová metoda;

• bojkot;
• přesunutí důrazu a postavení svých zájmů do popředí;
• inferenční metoda založená na postupné změně podstaty problému;
• metoda dotazování, uzavřená v předem stanovených otázkách;
• explicitní asistenční technika.

Za spekulativní metody lze považovat:

• technika nadsázky;
• anekdotické;
• technologie používání autority;
• technika pochybování o identitě partnera;
• metoda izolace, která spočívá v předkládání jednotlivých výrazů v upravené podobě;
• transformace směru, založená na přechodu k jiné problematice, která se sporem netýká;
• represe, která spočívá v zveličování drobných problémů;
• technika klamu, při které jsou hlášeny matoucí informace;
• zpoždění - zdržování konverzace;
• odvolání založené na apelu na sympatie;
• zkreslující technika;
• trapové otázky.

Odborníci doporučují vést obchodní rozhovory následujícím způsobem: předkládat návrhy nebo hodnotit něco ve formě otázky a odpovědi, která vám umožní udržet iniciativní pozici, nedovolit kategorický tón, povzbudit účastníka k aktivitě a zároveň získat potřebné informace. Například je vhodné a racionální používat fráze:

• „Jaký je váš názor na tuto věc? »;
• "Jak si myslíte, že?.. ";
• „Pochopil jsem správně tvůj názor? »;
• „Neměli bychom se ty a já podívat na jinou možnost? »;
• „Nemyslíš, že teď ti situace není nakloněna? ".

Obchodní rozhovor přispívá k realizaci touhy lidí změnit situaci nebo navázat kvalitativně nové vztahy mezi účastníky dialogu. Takové rozhovory jsou důležitou součástí vztahů v podnikání a politice, představují navázání vazeb mezi partnery oprávněnými jejich organizacemi řešit problémy. Musíte mluvit krátce.

Více o pravidlech obchodní komunikace naleznete v následujícím videu.