Types de communication d'entreprise

La communication d'entreprise aide à établir des relations avec des collègues, des subordonnés, des partenaires et des clients. Dans le processus de communication, il y a un échange non seulement d'informations, mais aussi d'expériences et de connaissances dans un certain domaine. L'étiquette commerciale pénètre absolument toutes les sphères de la vie, il existe différents types de communication commerciale.

La communication d'entreprise est une partie importante de la vie humaine. L'étiquette dans l'environnement des affaires sert de support. En entreprise, il existe plusieurs formes de communication. Les options appropriées doivent être choisies en tenant compte des caractéristiques personnelles et psychologiques des participants à la discussion. On distingue les formes de communication suivantes :

• Conversation - le contact oral entre les interlocuteurs est réduit à une discussion sur les problèmes et tâches importants, clarifiant certaines des nuances liées au travail. Les participants à la conversation dans ce cas devraient avoir le droit de s'occuper de diverses tâches et de prendre des décisions. Les statuts des interlocuteurs doivent être égaux.
• Négociation ont une structure plus rigide. En règle générale, des représentants de différentes sociétés ou divisions y participent.Les négociations sont utilisées pour unir leurs forces avec des partenaires qui sont intéressés à résoudre un problème spécifique.
• Lors de la réunion un groupe ou un large cercle de personnes intéressées et impliquées y participe. La réunion implique la collecte, l'analyse d'informations, l'échange de données, ainsi que la prise de décision sur des questions controversées.
• Performance - dans ce cas, une personne ou un petit groupe partage les informations nécessaires avec le public. Dans ce cas, le message n'est pas réduit à une discussion sur le sujet, mais est présenté comme une information. Cette forme de communication exige que l'orateur ait des qualités de leadership, la capacité de rester dans la société, ainsi que des compétences oratoires.
• Correspondance - un moyen de communication indirect, joue une sorte de rôle de communication par correspondance. Ce type de communication comprend les ordonnances, les protocoles, les résolutions, les demandes, les rapports, les lettres officielles, les instructions, etc. La correspondance est utilisée pour la communication entre les départements ou les organisations. Il est nécessaire de suivre des règles spécifiques lors de la correspondance.

La communication d'entreprise s'apprend. Dans le même temps, les qualités personnelles et la démonstration de son "je" s'estompent à l'arrière-plan. L'essentiel reste la capacité de prendre en compte les intérêts et les souhaits de l'adversaire et de les combiner avec vos propres exigences de manière à ce que les deux parties obtiennent le résultat souhaité.

La communication commerciale comprend plusieurs étapes :

• Formation d'un motif. Sans cela, il ne sera pas possible d'obtenir une interaction efficace.
• Se préparer à communiquer - c'est la préparation d'un plan de conversation, la préparation d'arguments et d'informations.Il est également nécessaire de préparer une liste de tâches qui doivent être résolues au cours de la discussion.
• Commencer une conversation. Il faut établir le contact, après cela il faut créer un « climat de relations » favorable à la conversation.
• Formulation du problème - mettre en évidence l'éventail des problèmes, présenter leur position et leur vision de cette tâche. Cependant, veuillez noter que vous devez préparer à l'avance des résumés sur le sujet de la conversation et être prêt à répondre aux questions posées.
• Échange d'informations - Clarifier la position de l'interlocuteur. Il est important de maintenir la communication et de répondre aux questions dans une langue officielle accessible, en omettant la terminologie professionnelle si nécessaire.

• Persuasion et argumentation - sont nécessaires en cas de désaccord et découlent de l'étape de communication précédente. Il est nécessaire de noter les aspects positifs de votre vision de la situation et de la résolution de la question controversée.
• Trouver une solution à un problème ou à un problème - la fin de la discussion, son issue doit convenir à tous les participants.
• Rédaction d'un contrat - cela signifie qu'à la suite de la réunion, les participants à la discussion sont parvenus à un dénominateur commun ou ont obtenu le soutien de partenaires pour résoudre divers problèmes. Un résultat positif de la discussion se termine par une confirmation écrite.
• Analyse des résultats - démontre si les décisions prises étaient correctes.
• La prise de décision – implique le consentement de toutes les parties après l'analyse. Dans ce cas, les participants à la discussion décident de poursuivre la coopération ou de mettre fin aux contacts.

Dans la société moderne, les gens suivent consciemment les règles de la communication d'entreprise afin d'atteindre des objectifs spécifiques dans l'environnement de l'entreprise. En entreprise, il ne suffit pas d'occuper un certain poste, il faut aussi renforcer les relations avec différentes personnes. Ce qui suit est d'une grande importance :

• La capacité de séduire les gens et de rester dans la société sont des aspects importants du dialogue d'entreprise. Pour ce faire, vous devez être capable de formuler clairement et clairement vos pensées, d'argumenter avec compétence votre point de vue.
• Les données analytiques et la capacité à prendre des décisions rapides sont toujours de votre côté. Lorsque vous communiquez avec des partenaires, n'oubliez pas que toutes les parties souhaitent résoudre rapidement les différends.
• Il est important de prendre en compte les caractéristiques culturelles et les traditions nationales de l'interlocuteur : sans aucun doute, certaines coutumes et normes adoptées dans un autre pays peuvent sembler inacceptables ou offensantes.

Les concepts et normes de base de l'éthique des affaires doivent être connus de toute personne qui se respecte. Il faut bien comprendre qu'en entreprise, la communication entre les personnes se construit non pas selon la captation mutuelle de l'humeur des partenaires, mais selon certaines normes. Il existe les types de communication d'entreprise suivants (par objectif fonctionnel):

• verbal et non verbal - consistent en la nécessité de surveiller la parole, les expressions faciales, les gestes et les postures. Dans la communication non verbale, la position des bras, des jambes, du regard, l'inclinaison de la tête et les mouvements involontaires peuvent en dire beaucoup plus sur les sentiments et l'humeur d'une personne que la parole orale. Cela vaut la peine d'apprendre à contrôler les expressions faciales et les gestes.
• Ecrit et oral. Pour chaque forme de communication, des concepts et des normes distincts sont distingués.Tout document certifié par des signatures et des sceaux fait référence à la forme écrite de communication. À l'oral - réunions de planification, réunions, négociations, rapports et autres formes de communication commerciale.

• Monologique et dialogique - ont des différences linguistiques importantes. Le dialogue est une communication interpersonnelle. Le monologue reflète un seul point de vue ; ce type de communication comprend une présentation ou un discours solennel, ainsi qu'un rapport ou un discours d'introduction.

• À distance et personnel. La communication à distance comprend les conversations téléphoniques, la correspondance par courrier. Une attention particulière est portée à l'intonation du discours, à la brièveté du message. Vous ne pouvez pas utiliser de gestes.

Chaque style a certaines caractéristiques. Vous devez être capable de les comprendre.

Classement des styles :

• Autoritaire. Elle repose sur le pouvoir indéniable du patron et la subordination absolue des salariés. Toutes les décisions sont prises uniquement et ne sont pas discutées avec les personnes intéressées ou impliquées.
• Démocratique - la caractéristique principale est la discussion conjointe des problèmes et le désir de compréhension mutuelle. Lors de la communication avec l'interlocuteur, une demande, des recommandations et une motivation sont utilisées.
• complice ou formel - est déterminé par la participation minimale du chef à la gestion du personnel, à la négociation et à la prise de décision. Les cas difficiles et les décisions risquées sont transférés à d'autres. L'efficacité d'un tel management ne dépend plus du leader, mais du niveau de développement du groupe.
• Libéral - quelque chose entre les styles autoritaire et démocratique.La discussion de divers problèmes avec des partenaires ou des collègues est minimisée, mais est utilisée dans de rares cas et uniquement dans le but de transférer la responsabilité à l'adversaire.
• Affaires officielles - implique le strict respect des normes de communication, des clichés de discours et des règles de la communication d'entreprise, où il n'y a pas de place pour la manifestation de l'individualité.
• Scientifique - discours strict, court et retenu, approprié uniquement dans les domaines de la science et de l'éducation. Il est utilisé dans des activités de recherche ou d'enseignement.

La communication d'entreprise concerne tous les aspects externes du comportement et se décline en plusieurs domaines :

• les participants à la conversation ont des objectifs et des motivations communs ;
• la conversation se déroule dans un intervalle spatio-temporel ;
• une hiérarchie claire de communication est construite entre tous les participants à la discussion, les statuts sociaux sont distribués ;
• les participants à la communication adhèrent aux règles et normes généralement acceptées lorsqu'ils communiquent.

La communication d'entreprise permet d'établir rapidement les contacts nécessaires, de s'assurer le soutien de clients fiables. Il aide à parvenir à une compréhension mutuelle.

Il existe 4 fonctions principales de la communication d'entreprise :

• Information et communication - implique la collecte et la fourniture d'informations spécifiques, ainsi que l'échange de connaissances et d'expériences.
• Interactif - en raison du processus d'interaction entre les personnes. Il est utilisé dans le processus d'interaction (comportement, activités et décisions des partenaires).
• Perceptif c'est comprendre l'autre. L'établissement ou l'affaiblissement du contact se fait sur la base d'une compréhension mutuelle.
• Réglementaire-communicatif - permet d'ajuster le comportement des participants à la discussion.Pour cela, il faut maîtriser des techniques particulières : savoir convaincre, trouver des compromis et faire des concessions.

De plus, il est nécessaire de prendre en compte des règles spéciales lorsqu'on traite avec des gens d'affaires. Tout recours, message et information doit respecter les trois piliers :

• en termes de contenu - les messages et informations fournis doivent être clairs et concis ;
• la partie expressive renvoie à la composante émotionnelle ;
• côté motivant - vise les pensées et les sentiments de l'interlocuteur.

Lors de la communication, une personne fait attention au discours et à la voix de l'interlocuteur. Il est évalué selon certains indicateurs :

• Vocabulaire - l'absence de paroles parasites et un discours compétent et expressif permettent d'affirmer avec certitude que la personne est éduquée et cultivée.
• discours intelligible et la prononciation correcte des mots est la clé du succès de toute personne.
• intonation - vous permet de placer les accents nécessaires.
• Débit de parole - Un discours lent provoquera de la mélancolie et un discours rapide ne vous permettra pas de vous concentrer sur les informations fournies.
• Discussion des qualités positives et négatives des concurrents. Essayez d'aborder ces sujets avec beaucoup de tact et de prudence. C'est une sorte de manipulation inoffensive qui aidera à gagner l'interlocuteur.
• Combinaison de phrases longues et courtes. Cette technique aidera à garder l'attention de l'interlocuteur.

Pour obtenir le respect entre collègues et partenaires, il est nécessaire de prendre en compte certaines nuances:

• Discussion des qualités positives et négatives des concurrents. Essayez d'aborder ces sujets avec beaucoup de tact et de prudence. C'est une sorte de manipulation inoffensive qui aidera à gagner l'interlocuteur.
• Combinaison de phrases longues et courtes. Cette technique aidera à garder l'attention de l'interlocuteur.
• Dans un environnement d'affaires vous ne devez pas montrer vos préférences et émotions personnelles lors de la résolution de divers problèmes. Le rôle principal est joué par les intérêts de l'entreprise que vous représentez et les intérêts de l'interlocuteur. Vous ne devez pas passer à des voix élevées ou vous engager dans une escarmouche verbale : toute manifestation d'émotions affectera négativement votre réputation et votre image.
• Ne mélangez pas travail et vie personnelle. Les relations avec les collègues ne doivent pas affecter la solution des problèmes de l'entreprise. Si vous ne pouvez pas établir une relation chaleureuse avec une personne, cela ne signifie pas que vous devez ignorer son opinion et ses conseils lors de la résolution de problèmes courants. La capacité de séparer les relations personnelles des affaires aide à se concentrer sur les tâches souhaitées et à résoudre les différends.

• Préparez la discussion : se renseigner sur l'interlocuteur et choisir les tactiques de communication appropriées.
• Être ponctuel - ne prenez pas le temps des partenaires commerciaux.
• Capacité d'écoute de l'interlocuteur - votre avantage indéniable. Sans la capacité de communiquer avec les clients, de comprendre leurs besoins et leurs désirs, il est impossible de réussir.
• Attitude amicale envers tous les interlocuteurs. Même un partenaire malhonnête ne doit pas être traité avec dédain. Oubliez l'hostilité et essayez de traiter l'interlocuteur favorablement et gentiment. N'oubliez pas que vous ne devez pas discuter de votre relation avec d'autres personnes dans un environnement professionnel. Les relations, la vie personnelle ne doivent être discutées avec personne.
• La capacité de se concentrer sur l'essentiel. Essayez de comprendre ce que veut votre interlocuteur. En tenant compte de ses intérêts, essayez de résoudre le problème et venez à un dénominateur commun, sans perdre vos souhaits.
• Capacité à être honnête. Si l'information est peu fiable, déformée, elle peut être découverte à tout moment inopportun et nuire à votre réputation.
• N'oubliez pas les règles de bonnes manières. Adressez-vous toujours à la personne par son prénom, souriez et essayez de la complimenter, mais évitez la flatterie.

Dans la vidéo suivante, vous trouverez les compétences les plus importantes en communication d'entreprise.