étiquette de la correspondance commerciale

La correspondance de bureau est un genre très particulier que vous devez maîtriser si vous comptez gravir les échelons de l'entreprise. De bonnes compétences en rédaction commerciale vous serviront fidèlement: elles vous aideront à communiquer avec vos subordonnés, vos supérieurs et vos partenaires, mettront l'accent sur votre formation et vos perspectives. Le style de communication doit être sobre, déterminé, sans s'écarter d'un sujet donné.

Toute communication, à la fois personnelle et écrite, est une interaction avec des personnes dans le but d'échanger des informations, d'impressionner et de négocier. Rien d'humain ne nous est étranger, nous donnons parfois libre cours à nos émotions, mais dans le domaine des affaires, il ne devrait y avoir aucune place pour la manifestation violente de nos sentiments, de nos traits de caractère et de notre tempérament.

Une caractéristique importante de la communication d'entreprise est qu'elle ne peut pas être interrompue au milieu d'une phrase. Pour chaque lettre que vous recevez, vous devez écrire une réponse, même si vous n'en avez pas envie.Si vous recevez un appel et que vous n'avez pas le temps de décrocher, assurez-vous de rappeler. Bien sûr, la communication avec certaines personnes est désagréable. C'est pourquoi la liste des qualités obligatoires d'un manager inclut la résistance au stress.

Une réunion d'affaires, une conversation téléphonique ou une correspondance professionnelle par e-mail auront certainement un but. En conséquence, les parties doivent tirer des conclusions, discuter du projet, s'entendre sur un partenariat stratégique, etc.

Dans le discours écrit, il y a peut-être encore plus de restrictions et de conventions que dans le discours oral. En communiquant directement avec l'interlocuteur, lors d'une rencontre personnelle, nous pouvons mettre l'accent sur l'intonation de tel ou tel fait, clarifier quelque chose si l'interlocuteur ne nous a pas compris. Si une erreur d'élocution est commise, nous pouvons la corriger immédiatement. Mais dans une lettre commerciale, il faut être extrêmement clair et précis pour que les mots n'impliquent pas une double interprétation.

Ils avaient l'habitude de dire : « Le papier supportera tout », ce qui implique que même des faits peu fiables peuvent être écrits. Nous sommes d'avis que la correspondance commerciale doit être aussi honnête que possible. Soit dit en passant, les lettres papier sont désormais de moins en moins envoyées. Fondamentalement, ils transportent des contrats et d'autres documents. Dans ce cas, les en-têtes sont utilisés comme preuve du statut élevé de l'organisation.

De nos jours, dans la plupart des cas, la correspondance commerciale a lieu dans l'espace virtuel, et elle a ses propres caractéristiques. Lorsque le dialogue ne fait que commencer, il est de coutume d'écrire une salutation selon l'étiquette, par exemple: «Bonjour, cher Oleg Sergeevich! ". Et à l'adresse suivante pendant la journée de travail, la salutation peut être omise.

La communication écrite, y compris par courrier électronique, nécessite le respect des normes linguistiques et une littératie irréprochable. Après tout, la correspondance révélera vos lacunes à un interlocuteur instruit. Par conséquent, nous vous conseillons de vérifier ce qui est écrit avec l'aide de services spéciaux, si vous n'êtes pas complètement sûr de vos propres connaissances.

Nous énumérons les règles générales qui imposent l'éthique de la communication électronique. Ils sont assez simples, mais beaucoup, hélas, les négligent :

• le début de chaque phrase est en majuscule ;
• un point est mis à la fin de la phrase pour que le sens de ce qui est lu soit clair;
• pour trier le problème et suggérer des solutions, il est utile d'utiliser une liste à puces ou numérotée ;
• pour plus de clarté, il est bon d'utiliser des tableaux, des graphiques, des graphiques ;
• n'essayez pas spécifiquement d'avoir l'air d'un interlocuteur intelligent et éduqué, ne compliquez pas les pensées simples avec des tournures participales et participes excessives;
• plus vous exprimez vos pensées simplement, mieux c'est;
• si dans la culture de la parole de tous les jours il faut éviter le jargon, dans un environnement professionnel, le jargon professionnel et les emprunts à l'anglais sont désormais considérés comme de bonne forme (mais n'en abusez pas !).

Il existe les types de messages suivants :

• offres promotionnelles;
• action de grâces;
• accompagnement;
• garantie;
• rappels ;
• avertissements;
• propositions de coopération.

En plus des règles générales, il est important de connaître certains détails de la rédaction commerciale.Nous donnerons les règles qui conviendront dans la grande majorité des cas.

Le début d'un e-mail s'appelle un en-tête. Il a le logo de l'organisation. Il est utile d'avoir toujours à portée de main (c'est-à-dire sur le bureau de votre ordinateur) un modèle dans lequel ce logo est inscrit.

Contrairement à la communication hors ligne, les règles modernes ne vous obligent pas à saluer le destinataire et vous pouvez immédiatement énoncer l'essence du problème en l'appelant par son nom et son patronyme. Cependant, beaucoup continuent d'écrire au début du message : « Bonjour ! ", "Bonjour! ", "Bonsoir! ' ou 'Salutations.' Et là aussi, il n'y a pas d'écart par rapport à la norme.

Les exigences du corps de la lettre suggèrent que c'est en lui que réside le sens de la correspondance. Diviser le texte en paragraphes est considéré comme une bonne forme, signe d'une attitude attentive envers l'interlocuteur. Dans chaque paragraphe, l'un ou l'autre aspect du sujet est nommé et divulgué. En plus d'identifier le problème, il est d'usage de suggérer des moyens de le résoudre. Pour ainsi dire, pour révéler une idée d'entreprise en miniature.

Dans la dernière partie du message, vous pouvez exprimer à la fois des sentiments formels et plus personnels. La formulation « Respectfully… », « Best regards… » (« best regards » en anglais) ou un souhait plus émotif « Have a nice day ! ".

Dans une signature personnelle, il est impératif d'indiquer le nom et le prénom (et dans certains milieux, également le patronyme). Il devrait également y avoir des numéros de téléphone que vous pouvez appeler : mobile et ville de bureau. Récemment, une signature électronique avec un logo d'entreprise est devenue à la mode.

Un lien supplémentaire vers le portail électronique de l'organisation sert de publicité supplémentaire et peut augmenter le trafic vers ce site à l'avenir.

La plupart des employés de bureau ont une archive très complète de lettres dans leur boîte e-mail. Pour que l'interlocuteur ne soit pas confus dans une longue correspondance, il est recommandé d'envoyer une lettre sous forme de réponse. Lorsque vous cliquez sur la case appropriée au début de l'objet de la lettre, l'abréviation anglaise "Re…" apparaît. C'est très pratique, car le destinataire se souviendra immédiatement de l'avancement de la correspondance.

Vous pouvez enregistrer tout l'historique de la communication virtuelle avec cet interlocuteur, ou vous pouvez ne laisser que les dernières citations ou les plus significatives. L'étiquette commerciale moderne vous oblige à répondre rapidement aux e-mails. Après tout, nous passons une grande partie de notre journée devant un ordinateur de travail. De plus, le courrier peut être consulté à partir d'appareils mobiles.

Si le message est d'une importance et d'une urgence particulières, il est alors permis d'écrire des SMS ou de passer un appel téléphonique pour rappeler la lettre.

Parmi les créateurs, l'utilisation des timbres n'est pas acceptée et, de plus, est ridiculisée et condamnée. Mais dans la correspondance commerciale, les timbres aident à refléter les situations standard.

Il est utile d'avoir une tirelire virtuelle d'expressions et de phrases définies. En effet, la communication structurée, le travail de bureau et la résolution de problèmes formels sont construits sur ces clichés. Par exemple, la sympathie s'exprime par le chiffre d'affaires "Malheureusement, nous devons vous informer ...".Un sentiment d'appréciation se reflète dans cette formule de devoir : "Merci pour votre contribution inestimable...". Et, enfin, la joie : "Nous sommes fiers de vous informer que...". Mais la phrase finale : « Nous nous réjouissons de poursuivre une coopération fructueuse » exprime l'espoir de nouveaux contacts commerciaux.

Nous avons donc parlé de l'étiquette de la correspondance commerciale. Ces règles sont nécessaires pour rendre la communication aussi confortable et fructueuse que possible. Utilisez-les et vous verrez que votre travail au service s'est bien passé !

Pour plus d'informations sur les règles de la correspondance commerciale, y compris les e-mails, voir la vidéo suivante.