Les étapes de la communication commerciale

La communication est le processus d'interaction entre les personnes, qui comprend l'échange, l'évaluation et la compréhension de l'information. En matière de communication d'entreprise, certaines normes et règles sont utilisées pour rendre l'interaction des partenaires la plus confortable. La prise en compte de la séquence correcte, qui consiste à observer les étapes nécessaires de la communication commerciale, garantit l'obtention du résultat souhaité, ce qui est préférable pour les deux partenaires.

La communication d'entreprise est un processus en plusieurs étapes qui implique la création et l'amélioration des relations entre les personnes liées à des besoins spécifiques. Ce processus implique le transfert d'informations importantes, le développement du concept d'interaction, la perception et la compréhension de l'interlocuteur.

La communication d'entreprise présente un certain nombre de caractéristiques dont la connaissance aidera à comprendre l'essence de ce type d'interaction:

• Valeur de réputation. En affaires, le visage d'une entreprise est sa réputation, qui est le fondement sur lequel repose le succès futur de l'entreprise.Pour cette raison, la communication d'entreprise vise à le maintenir et à le protéger.
• Clarté et précision. Une définition claire et précise des objectifs assure un développement professionnel efficace qui favorise une auto-organisation rapide et la responsabilisation.
• Activité conjointe, bénéfique pour les deux parties. Dans l'interaction commerciale, on ne peut pas s'occuper du bien-être d'un seul côté. L'unité des partenaires et la position mutuellement bénéfique garantissent le succès et d'excellents résultats pour les deux parties.

Le résultat de la communication d'entreprise dépend du soin avec lequel le processus lui-même est organisé. Dans la structure de la communication d'entreprise, certaines étapes peuvent être distinguées. La connaissance des principaux points d'une telle communication et des normes de comportement correspondant à chaque étape aidera à atteindre l'objectif recherché.

Cette étape implique l'organisation directe de la réunion. Lors de la première étape, il est nécessaire d'élaborer un plan avec des questions spécifiques et plusieurs options pour résoudre le problème. Il est nécessaire d'analyser les points de vue du partenaire de négociation et de choisir la stratégie relationnelle la plus bénéfique ; il est recommandé de faire une prédiction du résultat de la conversation. Des moments d'organisation complètent l'étape préparatoire : la désignation du lieu et de l'heure de la rencontre.

Le portrait psychologique de l'interlocuteur, qui se développe à vos yeux, dépend de certaines circonstances, de la durée de la connaissance, des informations sur la personne reçues d'autres employés. On distingue les actes de comportement verbaux et non verbaux qui permettent de dresser un portrait psychologique de l'interlocuteur :

• manière de parler (contenu, cohérence, durée, expressivité et caractéristiques du discours);
• gestes et expressions faciales;
• actions spécifiques (mouvements et postures d'une personne, distance entre interlocuteurs, touchers);
• mouvements corporels (toucher, tapoter, caresser).

Une fonction importante dans la création d'un portrait psychologique est remplie par l'étude de l'apparence de l'interlocuteur. Ce sont les préférences vestimentaires, la propreté, la propreté et l'impeccabilité de l'apparence, le respect des tendances de la mode ou leur négligence, la copie des vêtements portés par d'autres personnes.

Pour déterminer le portrait psychologique d'un employé, il faut se concentrer sur sa personnalité :

• caractère (intérêts, principes, plans, préférences);
• comportement (compétence, savoir-être, expérience professionnelle) ;
• le côté spirituel de la personnalité (caractéristiques uniques des processus et propriétés des sphères intellectuelle, cognitive et émotionnelle);
• les aspects sociaux et psychologiques (statut, rôle social, mode de vie et spécificités professionnelles) ;
• propriétés biopsychiques (tempérament, sexe et âge de l'interlocuteur, état de santé);
• formation de contacts.

Pour établir une communication d'affaires, il est nécessaire de créer une atmosphère propice à une conversation sérieuse, ce qui implique de démontrer au partenaire votre bonne volonté et votre intérêt. Cela sera facilité par un doux sourire, une salutation polie et une pause qui offre à l'interlocuteur la possibilité de se joindre à la conversation et d'y participer directement.

Une conversation standard commence par la mise en œuvre des actions suivantes: divulgation des objectifs, performance des partenaires d'un côté et de l'autre, énoncé du sujet, présentation de la personne qui mène la conversation, annonce de la procédure de recherche du problème.

Cette étape est obligatoire pour déterminer un plan de négociation adapté et accroître l'intérêt pour l'interaction de la part du partenaire. Cette procédure peut être facilitée par une blague appropriée au lieu et à l'heure.

Vous devez également décider des rôles que les parties joueront dans le cadre de la communication commerciale. L'accélération du processus est facilitée par l'imitation d'un partenaire, reflet miroir de sa posture, plasticité, timbre de voix, gestes. Après un certain temps (5-10 minutes), il est possible de procéder à l'annonce des conditions. Cela nécessite des positions égales. Vous pouvez passer à une autre position, qui se manifeste par une communication non verbale.

Au cours de cette phase, l'accent doit être mis sur les similitudes plutôt que sur les différences. Grâce à cela, les négociations aideront à obtenir le résultat souhaité. En cas de désaccords insolubles, il est recommandé de passer à une position neutre, qui n'implique pas de se faire sa propre appréciation.

Rappelez-vous que des arguments solides sont nécessaires. Dans ce cas, certaines règles doivent être respectées :

• La présentation des pensées doit être effectuée à l'aide de phrases simples, compréhensibles, précises et convaincantes.
• Il conviendra d'adapter les arguments à la personnalité du partenaire.
• Il est souhaitable de présenter votre preuve de manière claire et concise.
• Lorsque vous parlez d'un problème, vous devez être ferme : vous ne pouvez pas céder si vous avez confiance en votre opinion.
• Il doit toujours y avoir un élément de preuve de poids à l'appui de la thèse en réserve (au cas où l'interlocuteur commencerait à douter de la décision).
• Il est recommandé d'utiliser des faits fiables qui aideraient l'interlocuteur à prendre une décision sans délai.
• N'abandonnez pas jusqu'à ce que le partenaire confirme enfin son refus.
• Vous devez utiliser les arguments les plus convaincants en faveur de votre position, en essayant d'exprimer vos pensées de manière à ce qu'elles s'intéressent pleinement à l'interlocuteur.

Lors de l'interaction, il est toujours difficile d'éviter diverses discussions. La principale tâche à accomplir dans une telle situation est de prouver au partenaire que vous avez raison (en éliminant les doutes, en déterminant les motifs de résistance, la réaction défensive, en réfléchissant à la tactique). Dans le même temps, les jugements catégoriques doivent être évités, sinon tout se transformera en effet contraire.

Si vous parvenez à comprendre, une interaction supplémentaire ne causera pas de difficultés sérieuses. Après cela, vous devrez trouver un avantage commun. Donnez à votre partenaire la possibilité de prendre l'initiative.

Il est nécessaire de contrôler sa participation à la réalisation de l'objectif souhaité.Si votre propre décision est beaucoup plus forte que celle de l'interlocuteur, vous devez alors examiner attentivement sa proposition et expliquer pourquoi l'idée doit être finalisée, sur quelle base il est plus rentable de prendre une position différente.

Les critères formulés doivent être traduits dans la version finale. Après cela, vous devez commencer un accord. Il est recommandé de décrire plus en détail les obligations assumées par chacune des parties. Dès que la décision est prise, la gratitude exprimée à l'interlocuteur sera de mise.

La dernière étape de la communication d'entreprise joue un rôle très important, il convient donc de lui accorder la même attention que toutes les précédentes. L'avis final a un impact sur l'image de l'interlocuteur dans son ensemble et sur les partenariats actuellement entretenus et prévus pour l'avenir. Bienveillance, respect et tact doivent encore être de mise.

La communication d'entreprise en bénéficiera et garantira de bons résultats lorsqu'elle est utilisée les règles et directives suivantes :

• Les boissons (thé, café) sont offertes au gré du propriétaire ou lors de longues négociations.
• Ne faites pas d'appels téléphoniques pendant les négociations commerciales. Il est préférable d'éteindre le téléphone pour cette fois. Il est nécessaire de respecter le partenaire et la procédure générale d'interaction commerciale.
• Il est interdit de quitter les lieux pendant les négociations. Un cas exceptionnel est le besoin d'assistance médicale.
• La tenue de registres de travail est la bienvenue, car elle met l'accent sur l'intérêt et l'attention envers le partenaire.
• Un signe de bon goût est de ne pas poser de questions liées au secret commercial d'un partenaire.Cela permet d'éviter les maladresses et les positions inconfortables.

Tout sur les compétences importantes en communication d'entreprise, voir la vidéo suivante.