Conversation d'affaires : règles, variétés et étapes

Les résultats des relations d'affaires dépendent souvent de négociations et de dialogues personnels. Les contacts d'affaires, établis par écrit ou par téléphone, sont développés dans des conversations personnelles. En même temps, les participants à l'entretien utilisent toute la variété des moyens de communication : ils utilisent non seulement la parole, mais aussi les gestes, les expressions faciales et l'influence personnelle.

Une conversation d'affaires est généralement une conversation entre deux interlocuteurs, c'est pourquoi ils doivent prendre en compte les spécificités personnelles de l'adversaire, ses motivations, ses caractéristiques de discours et appliquer l'étiquette. La communication interpersonnelle implique une variété de méthodes pour influencer l'interlocuteur.

Une conversation d'affaires portant sur un sujet précis et à caractère personnel se déroule souvent au sein d'une même organisation entre employés.Le but de la conversation est le désir d'un participant à la communication d'influencer un autre ou tout un groupe d'employés à l'aide de mots afin de pousser à l'activité, aux changements dans l'environnement de travail ou les relations existantes et à améliorer leur qualité.

Un autre objectif d'une conversation d'affaires est la nécessité pour la direction de tirer des conclusions et des décisions basées sur les opinions et le raisonnement des employés.

L'avantage des conversations professionnelles par rapport aux autres types de communication verbale est :

• dans la rapidité de réaction aux remarques des interlocuteurs, ce qui aide à obtenir le résultat souhaité ;
• à sensibiliser l'administrateur par la prise en compte, le contrôle et le suivi des points de vue, jugements, réflexions, arguments et déclarations sceptiques entendus lors de l'entretien ;
• dans l'opportunité d'un ensemble flexible et raisonnable de méthodes pour étudier le sujet en discussion, ce qui est une conséquence de la résolution du problème et des revendications de toutes les parties.

Une conversation d'affaires est axée sur la mise en œuvre de certaines fonctions :

• trouver de nouvelles directions;
• lancement de projets prometteurs ;
• échange de données;
• régulation des activités initiées ;
• communication mutuelle des employés d'une entreprise;
• faciliter les contacts d'affaires entre les institutions, les entreprises, les industries.

Les résultats d'une conversation et de réunions d'affaires ne sont pas seulement déterminés par la préparation, mais également par la construction de la conversation elle-même.Des erreurs indiscutables peuvent être évitées par des méthodes bien établies de conduite d'entretiens et d'observation de leurs principes. Il devrait toujours y avoir une atmosphère de bonne volonté - les déclarations dures sont inacceptables.

Le principe de rationalité implique la modération du comportement, surtout dans le cas d'un partenaire faisant preuve d'émotivité. Le manque de contrôle sur les émotions affecte généralement négativement la décision prise. Une telle solution ne peut pas être qualifiée d'optimale.

Le principe de compréhension est nécessaire pour que les interlocuteurs puissent trouver un terrain d'entente dans le dialogue et obtenir l'effet souhaité.

Au cours de la conversation, la concentration de l'attention des locuteurs fluctue même en l'absence de facteurs dissipatifs. Considérant et remarquant de telles nuances, il est nécessaire à ce moment d'attirer à nouveau l'attention sur vous-même et de reprendre le contact interrompu.

Le principe de fiabilité dicte le respect obligatoire de l'authenticité de l'information de l'interlocuteur - même s'il donne de fausses informations. Cela profite au dialogue et permet d'atteindre les objectifs souhaités.

Un principe psychologique important est la distinction entre le sujet de la conversation et l'interlocuteur. Une attitude subjective envers un adversaire peut affecter l'objectivité de l'évaluation des indicateurs. Une conversation constructive est basée sur la distinction entre les événements avec des points de vue et les opinions avec des expériences.

La concrétisation de ces principes généraux pour la conduite des conversations d'affaires sont les règles de leur mise en œuvre, qui contribuent à la sécurité et à l'efficacité des négociations.

La règle du double intérêt est que chacun des enquêteurs a un double intérêt : non seulement l'essence et le contenu du sujet de la conversation, mais aussi la coopération avec un partenaire.Maintenir des relations fructueuses n'est pas une tâche moins importante dans une conversation que l'échange d'informations.

Les experts recommandent de diriger la conversation de manière à ne pas interférer avec la relation entre les employés et les managers. Pour cela, vous avez besoin de :

• ne vous précipitez pas pour tirer des conclusions sur les motivations et les intentions des interlocuteurs, sur la base de leurs propres hypothèses;
• écouter attentivement l'adversaire et montrer qu'il est compris ;
• exprimez votre intérêt et vos objectifs au lieu de discuter du passé, et les pensées doivent être exprimées clairement et clairement ;
• discuter des actions futures.

L'accent mis sur l'intérêt pour un partenaire est également considéré comme une règle importante qui contribuera à faciliter grandement les tâches des deux interlocuteurs. Des phrases : "compréhensible", "intéressant", "heureux de savoir", naturellement insérées dans la conversation, créeront une atmosphère détendue et aideront à exprimer l'accord et la compréhension mutuelle. Le même problème peut être résolu si vous vous adressez à l'interlocuteur, en l'appelant par son nom et son patronyme, et en ne montrant pas non plus d'anxiété et d'irritabilité.

Le désir de clarifier des informations supplémentaires ou auxiliaires contribuera également à maintenir l'intérêt.

Chaque conversation est un moyen de trouver un terrain d'entente. Pour que le dialogue soit réussi, il est déconseillé de commencer par des contradictions. Habituellement, ils commencent par des sujets sur lesquels les opinions sont les mêmes, par exemple sur la météo. Ceci est fait pour qu'il n'y ait pas de réponse négative dès le début et qu'aucun effort ne soit nécessaire pour persuader l'interlocuteur.Les experts recommandent de toujours avoir quelques phrases préparées à l'avance, dont les réponses ne sont que positives.

La préparation d'une conversation d'affaires commence par l'étape la plus importante - la planification, qui consiste à formuler les problèmes et les objectifs de la réunion, ainsi qu'à créer un plan de négociation et des méthodes pour sa mise en œuvre. Les professionnels conseillent :

• réfléchir et peser le processus proposé de la conversation prévue, établir son programme;
• recueillir toutes les informations nécessaires sur un éventuel interlocuteur ;
• tester l'efficacité de leurs arguments nécessaires pour étayer leurs croyances et leurs intentions;
• vérifier la cohérence de leurs définitions et pensées ;
• réfléchissez aux options de réaction de l'interlocuteur ou de l'opposant aux arguments avancés.

La désignation de l'heure et du lieu de la future conversation dépend de la position et de l'attitude des participants. Elle peut être effectuée sur son propre territoire, étranger ou neutre. Après avoir effectué une formation opérationnelle, il est nécessaire de vérifier et d'éditer les documents collectés et préparés et de donner au plan du futur entretien la forme finale.

La construction d'une conversation d'affaires comporte 5 étapes :

• le début de la conversation;
• fournir des informations;
• argumentation;
• renverser les arguments de l'adversaire ;
• approbation des propositions.

Chacune de ces étapes repose sur des connaissances professionnelles, la clarté, la logique, auxquelles s'ajoutent les qualités personnelles des enquêteurs, qui sont d'une grande importance dans la conversation. Un plan de conversation doit être construit sur la base de diverses options possibles pour son résultat. Parfois, vous devez répéter certains arguments.

Dans un premier temps - au début du dialogue - il est important de trouver le contact avec un partenaire, d'organiser un environnement attractif, d'intéresser l'interlocuteur et de prendre l'initiative. Il est conseillé d'utiliser des techniques spéciales qui amorcent un dialogue. Ceux-ci inclus:

• une technique de relâchement des tensions, qui permet d'établir des contacts étroits avec l'adversaire ;
• un moyen d'accrocher l'interlocuteur, permettant de remettre rapidement les problèmes à jour ;
• une méthode de stimulation du fantasme, impliquant l'émergence d'un grand nombre de questions ;
• approche directe du problème.

Le début correct de la conversation est la connaissance, la formulation exacte de ses buts et objectifs, la nomination du sujet, la communication des règles d'examen des problèmes.

Au stade de l'information, il convient de connaître les demandes et les avis du partenaire, ses motivations, ses arguments et ses souhaits, de rapporter les informations envisagées et d'analyser la position de l'interlocuteur.

Dans la phase de réfutation des jugements de l'opposant, ses propos doivent être neutralisés. Pour ce faire, il est nécessaire d'énoncer vos arguments de manière convaincante, sans aucun doute, sans laisser la possibilité de réfuter votre opinion. La logique du déni réside dans l'analyse d'informations douteuses, la recherche de la véritable cause, la sélection de concepts et de méthodes. Dans ce cas, divers trucs et astuces sont utilisés.

Au stade de la prise de décision, les résultats de l'argumentation acceptés et approuvés par l'interlocuteur sont résumés, les nuances et les conclusions négatives sont éliminées, le résultat obtenu est consolidé et confirmé, des sujets de coopération ultérieure sont proposés. À ce stade, il ne faut pas montrer d'incertitude afin que le partenaire ne commence pas non plus à douter de la décision prise.

Les types indépendants de conversations professionnelles sont caractérisés par la classification suivante :

• lors d'une demande d'emploi;
• en cas de licenciement ;
• À propos du problème;
• caractère disciplinaire.

La première variété est du type introductif, dont la tâche principale est de déterminer et d'évaluer les qualités commerciales du candidat au poste. Le gestionnaire doit poser au demandeur quelques questions de base contenant des informations sur la personne : le niveau d'éducation, l'expérience professionnelle, les compétences et capacités existantes, les raisons de la recherche d'un emploi, le niveau des demandes de paiement. Parfois, il est nécessaire de clarifier également les qualités personnelles.

Un entretien relatif au départ d'un salarié peut être de deux types : règlement volontaire ou contraint. Dans le premier cas, l'administrateur doit rechercher les raisons du licenciement - cela est dû à l'attention portée à l'amélioration de la gestion de l'organisation. Habituellement, dans de tels cas, il est possible de trouver des informations utiles qui permettent de résoudre certains problèmes.

Le troisième type est une conversation avec un employé avec lequel ils sont obligés de se séparer. En règle générale, c'est très difficile pour un leader. Au cours d'une telle conversation, il faut observer la délicatesse, mais en même temps énoncer correctement et équitablement les réclamations contre lui. Il existe des règles spéciales et des conseils sur la façon de mener une telle conversation.

L'argumentation peut être basée sur des méthodes rhétoriques et spéculatives. Les rhétoriques sont :

• fondamental, consistant en un appel direct à un partenaire ;
• contradiction basée sur la recherche de désaccords dans les arguments ;
• une technique de mise en évidence des conclusions qui conduit aux résultats souhaités par des conclusions intermédiaires ;
• comparatif;
• méthode de démembrement basée sur la sélection de pièces individuelles ;
• méthode boomerang;

• boycotter;
• déplacer l'accent et mettre en avant leurs intérêts;
• méthode d'inférence basée sur un changement progressif dans l'essence du problème;
• méthode de sondage, conclue en questions préétablies;
• technique d'assistance explicite.

Des méthodes spéculatives peuvent être envisagées :

• technique d'exagération;
• anecdotique;
• technologie d'utilisation de l'autorité;
• la technique de douter de l'identité de l'interlocuteur ;
• une méthode d'isolation, qui consiste à présenter les expressions individuelles sous une forme modifiée ;
• transformation de la direction, basée sur le passage à une autre question qui n'est pas liée au différend;
• la répression, qui consiste à exagérer les problèmes mineurs ;
• une technique d'illusion dans laquelle des informations confuses sont rapportées ;
• retard - retarder la conversation;
• un appel fondé sur un appel à la sympathie ;
• technique déformante;
• questions pièges.

Les experts recommandent de mener des conversations d'affaires de la manière suivante : faire des suggestions ou évaluer quelque chose sous forme de questions-réponses qui vous permet de maintenir une position d'initiative, ne pas autoriser un ton catégorique, encourager l'interlocuteur à être actif et en même temps obtenir le nécessaire informations. Par exemple, il est approprié et rationnel d'utiliser les expressions :

• « Quelle est votre opinion à ce sujet ? » ;
• "Comment penses-tu?.. ";
• « Ai-je bien compris votre point de vue ? » ;
• « Ne devrions-nous pas, vous et moi, vérifier une autre option ? » ;
• « Ne pensez-vous pas que la situation n'est pas en votre faveur maintenant ? ".

Une conversation d'affaires contribue à la réalisation du désir des gens de changer la situation ou d'établir des relations qualitativement nouvelles entre les participants au dialogue. De telles conversations sont une partie importante des relations dans les affaires et la politique, représentant l'établissement de liens entre des partenaires autorisés par leurs organisations à résoudre des problèmes. Vous devez parler brièvement.

Pour en savoir plus sur les règles de la communication d'entreprise, voir la vidéo suivante.