Psychologie van zakelijke communicatie

Mensen uit het bedrijfsleven hebben tegenwoordig veel manieren om met klanten, collega's en andere belanghebbenden te communiceren. Als u de aard van zakelijke communicatie begrijpt, kunt u de doelstellingen en het dagelijks beheer van uw bedrijf bereiken.

In de psychologie betekent de term 'communicatie' de uitwisseling van informatie tussen mensen via een gemeenschappelijk systeem van symbolen. Deze definitie van communicatie omvat twee aspecten:

• Ten eerste is er wat wordt overgebracht, zoals feiten, gevoelens, ideeën, enzovoort. Dit betekent dat iemand tijdens het communicatieproces de verzonden informatie moet ontvangen.
• Ten tweede benadrukt de bovenstaande definitie het element van begrip in het communicatieproces. Begrip wordt alleen bereikt als de ontvanger van het bericht het op dezelfde manier begrijpt als de afzender. De juiste interpretatie van de boodschap is dus van groot belang.

Zakelijke communicatie is de uitwisseling van informatie, feiten en ideeën met betrekking tot zaken. In dit tijdperk van globalisering heeft elk bedrijf, groot of klein, behoefte aan goede bedrijfscommunicatie, zowel intern als extern.

De belangrijkste kenmerken van zakelijke communicatie omvatten de volgende componenten:

• Segmentatie. Zelfs in kleine organisaties zou het een vergissing zijn om aan te nemen dat alle werknemers dezelfde behoeften, interesses en verlangens hebben als het gaat om zakelijke communicatie. Effectieve zakelijke communicatie wordt gesegmenteerd om aan de behoeften van specifieke doelgroepen te voldoen. Zo zullen werknemers die in een administratieve omgeving werken andere behoeften en andere toegang tot informatie hebben dan werknemers die in een productieomgeving werken.
• concreetheid. Effectieve zakelijke communicatie moet specifiek zijn, en hoe specifieker het is, hoe meer het past bij zijn eigen specifieke kenmerken.
• Nauwkeurigheid. Als informatie niet juist is, gaat de geloofwaardigheid verloren. Ook de afzender van deze informatie verliest het vertrouwen. Effectieve zakelijke communicatie moet nauwkeurig zijn, zowel in termen van de overgebrachte inhoud als in termen van eenvoudige dingen zoals grammatica, spelling en interpunctie.
• Tijdigheid. Werknemers moeten zich bewust zijn van wat er in hun organisatie en in de externe omgeving gebeurt als het hen raakt. Tijdig communiceren met medewerkers is moeilijker dan ooit tevoren, maar het is essentieel voor effectieve zakelijke communicatie.

• herhaalbaarheid. Als een bericht slechts één keer wordt verzonden, weet u niet zeker of het de ontvanger heeft bereikt. Effectieve zakelijke communicatie vereist frequente communicatie om ervoor te zorgen dat alle medewerkers over de informatie beschikken die ze nodig hebben. Bovendien veranderen werknemers, sommigen vertrekken, anderen komen bij het bedrijf en dit alles vereist het bijwerken van informatie.
• Meerkanaals. Bedrijven hebben veel communicatiekanalen, variërend van traditionele (drukwerk, prikborden, vergaderingen) tot nieuwe (e-mail, blogs, sociale netwerksites).Al deze kanalen moeten worden gebruikt om ervoor te zorgen dat medewerkers onder verschillende omstandigheden informatie krijgen.
• directheid. Face-to-face communicatie is nog steeds het meest effectief, zeggen experts, en moet waar mogelijk worden gebruikt. Natuurlijk kan dit in zeer grote organisaties moeilijk zijn, maar zelfs dan kunnen alternatieven videoconferencing of het gebruik van webinars zijn.
• De aanwezigheid van feedback. Werknemers moeten hun feedback, meningen en gedachten kunnen delen met managers en werkgevers. Tweerichtingscommunicatie is effectief voor zowel werknemers als werkgevers.

Soms moet je samenwerken met iemand die je niet mag of die je gewoon niet kunt uitstaan. Maar voor uw werk is het belangrijk om een ​​goede zakelijke relatie met hen te onderhouden. Probeer in dit geval de persoon beter te leren kennen. Hij weet waarschijnlijk heel goed dat je hem niet mag, dus zet de eerste stap: begin een vertrouwelijk gesprek of nodig hem uit om samen te eten. Richt je tijdens het gesprek op het zoeken naar dingen die je misschien gemeen hebt: vraag naar familie, interesses, successen uit het verleden.

Bedrijfscultuur is essentieel voor succesvolle zakelijke communicatie. Het draagt ​​bij aan het in stand houden van de zakelijke etiquette op het werk, daarnaast laten onderzoeken op dit gebied een directe relatie zien tussen de bedrijfscultuur en de omzet van bedrijven.

Experts noemen zes psychologische basisprincipes van zakelijke communicatie:

• Wederkerigheid. Wederkerigheid in zaken betekent wederzijdse verwachtingen bij het uitwisselen van waarde. Als een persoon iets geeft, wordt van de ontvanger verwacht dat hij er iets voor teruggeeft. Wederkerigheid creëert vertrouwen tussen partners en hun relatie ontwikkelt zich ten goede.
• Overredingskracht. Als u het product, de trends en de onderzoeksresultaten van onderhandeling kent, zult u veel overtuigender zijn. Het is belangrijk om je bewustzijn te tonen om het vertrouwen van de partner te winnen.
• verplicht. Kom altijd uw verplichtingen na, niet alleen schriftelijk, maar ook mondeling. Onthoud dat zelfs een handdruk een teken van overeenkomst is. Als je het moeilijk vindt om te onthouden wat je ooit hebt gezegd, schrijf het dan op. Je wekt de indruk van een bindend persoon.
• vervolg. Wees altijd consistent in uw daden en acties en verander nooit uw bedrijfsprincipes.
• Streven naar consensus. Consensus houdt in dat iedereen de beslissing neemt en ondersteunt en de redenen begrijpt om deze te nemen. Consensus is mogelijk tussen partners als ze gemeenschappelijke waarden en doelen hebben, en er overeenstemming is tussen hen over specifieke kwesties en een gemeenschappelijke richting.
• Persoonlijke genegenheid. We hebben meer kans om te communiceren met die mensen die duidelijk maken dat ze ons leuk vinden en in wiens aanwezigheid we ons belangrijk voelen. Fysieke aantrekkelijkheid speelt daarbij een rol, maar gelijkenis is ook heel effectief. We doen een beroep op die mensen die op ons lijken in kleding, leeftijd, sociaal-economische status.

Communicatie is ethisch als het direct, eerlijk en wederkerig is.Als communicatie bedoeld is om de waarheid te verbergen of een ander te schaden, kan het niet ethisch zijn.

Hoewel ethiek niet hetzelfde is als moraliteit, is er een sterke relatie tussen de twee concepten: moraliteit zijn ideeën over wat goed en fout is, en ethiek zijn gedragsprincipes die worden beïnvloed door morele overtuigingen. Daarom is de ethiek van communicatie sterk afhankelijk van morele principes:

• Eerlijkheid. Over het algemeen is ethische communicatie eerlijke communicatie. Hoewel het soms ethischer zou zijn om, bijvoorbeeld tegen een vermeende moordenaar, te liegen over de verblijfplaats van een potentieel slachtoffer, zijn deze gevallen eerder uitzondering dan regel. Bovendien is eerlijkheid meer dan alleen de waarheid; het betekent open zijn, alle informatie die je hebt vrijwillig aanbieden, zelfs als het je eigen kortetermijnbelangen in gevaar brengt. Vertrouwen in mensen hangt nauw samen met eerlijkheid. Het creëren van een omgeving van vertrouwen is de weg naar ethische communicatie in een zakelijke omgeving.
• openheid. Openheid is een van de belangrijkste punten van ethische communicatie. In communicatie betekent dit dat je openstaat voor verschillende ideeën en meningen, maar ook dat je bereid bent om je eigen mening te uiten, zelfs als je niet verwacht dat ze worden geaccepteerd.

• Loyaliteit. In de context van zakelijke communicatie betekent loyaliteit het toewijzen van de nodige tijd en middelen voor een uitgebreide bespreking van problemen. Alleen dan krijgt iedereen de kans om gehoord te worden.
• Consensusvorming. Ethische communicatie is doelgericht in plaats van statusgericht. Een stijl van communiceren waarin verschillende groepen zich in tegengestelde kampen verenigen en zich primair laten leiden door hun eigen belangen, draagt ​​niets bij aan de organisatie als geheel. Ethisch voor een organisatie is een communicatiestijl waarin mensen consensus zoeken, geen tegenstand, en gefocust zijn om te doen wat ze kunnen voor het bedrijf. Dus, aangezien het helpen van een organisatie een morele verplichting is, is het bereiken van consensus een ethische stijl van communiceren.

Er wordt aangenomen dat er zes hoofdtypen gesprekspartners zijn. Om je beter voor te bereiden op belangrijke gesprekken, is het belangrijk om te weten welk type je bent:

• reflecterend. Je bent een reflectieve gesprekspartner als je tijdens het communicatieproces de stemming van een partner voelt. Je spraak is zacht, kalm, je bent gevoelig, begrijpt de gesprekspartner en je bouwt graag relaties op met andere mensen.
• Scheidsrechter. Je bent een gesprekspartner van het type rechter als je onderwerpen en problemen analyseert, de hoofdlijnen ontcijfert en deze vervolgens effectief aan anderen uitlegt. Je leidt het gesprek en leidt het direct en overtuigend.
• Edele. Je bent het type "nobele" gesprekspartner als je van open communicatie houdt, en het is gemakkelijk voor andere mensen om met je te communiceren. Je bent ook gefocust en gaat altijd recht op het doel af.
• plaatsvervangend. De plaatsvervangende gesprekspartner is diplomatiek en gebruikt communicatie om conflicten te beëindigen. Hij is ook zachtaardig, charmant en stelt mensen op hun gemak.
• Socrates. Het Socrates-type gesprekspartner is goed in het oplossen van problemen en het overtuigen van anderen, hij houdt van lange debatten.Hij is gedetailleerd en goed geïnformeerd, en zijn mening wordt door anderen gewaardeerd.
• Officieel. Dit type gesprekspartner gebruikt communicatie om hun dromen te realiseren en succesvol te worden op het werk en thuis. Dit is een slimme en strategische denker.

Experts zeggen dat er vier hoofdcommunicatiestijlen zijn: analytisch, intuïtief, functioneel en persoonlijk. Geen enkele communicatiestijl is inherent beter dan een andere. Maar het kiezen van de verkeerde communicatiestijl voor een bepaald publiek kan problemen veroorzaken:

• Analytische stijl. Analytische communicatie omvat het omgaan met harde gegevens en reële getallen. Mensen die in deze stijl communiceren, vermijden tijdens het praten gevoelens en emoties te tonen. Een groot pluspunt van de analytische communicatiestijl is dat je problemen logisch en onpartijdig kunt analyseren. Hierdoor zien mensen dat je goed geïnformeerd bent en veel analytische ervaring hebt. Een mogelijk nadeel van het hebben van een analytische communicatiestijl is dat je als kil of ongevoelig wordt beschouwd.
• Intuïtieve stijl. Wanneer je in een intuïtieve stijl communiceert, neem je het liefst het hele plaatje in je op en vermijd je details uit angst om erin te verzanden. Zo kom je direct tot de kern van het probleem in plaats van het in fasen te doorlopen. Het voordeel van deze stijl is dat je snel en accuraat communiceert, waarbij je je gemakkelijk verdiept in grote en complexe vraagstukken. In een situatie die echt details vereist, heb je misschien niet het geduld.

• functionele stijl. Deze stijl impliceert methodisch zijn, de aanwezigheid van gedetailleerde plannen, precieze deadlines. Mensen die in deze stijl communiceren, zijn goede artiesten die nooit iets missen.Een mogelijk nadeel van een functionele communicatiestijl is dat je de aandacht van je publiek kunt verliezen, vooral als je met intuïtieve gesprekspartners praat.
• Persoonlijke stijl. Door op een persoonlijke manier te communiceren, voel je een emotionele band met je partner, waardoor je weet wat hij echt denkt. Je bent een goede luisteraar en een goede diplomaat, je weet conflicten glad te strijken, je onderhoudt met veel mensen goede relaties. Met deze stijl kun je diepe persoonlijke relaties opbouwen. Mensen wenden zich vaak tot je omdat je verschillende groepen bij elkaar kunt brengen. Het nadeel van deze manier van communiceren is dat je soms analytische gesprekspartners kunt irriteren die van harde cijfers en logische discussies houden.

Zie de volgende video voor de belangrijkste zakelijke communicatievaardigheden.