Zakelijke communicatie: principes en functies

Zakelijke communicatie is een communicatief proces op verschillende bedrijfsterreinen, waardoor informatie, activiteiten en ervaring worden overgedragen tussen haar deelnemers om oplossingen te vinden voor bepaalde vraagstukken en de benodigde resultaten te behalen.

Zakelijke communicatie wordt, in tegenstelling tot de dagelijkse communicatie, juist gekenmerkt door de taken die worden gesteld en het zoeken naar hun oplossing. Een dergelijk concept heeft een specifiek kenmerk en kenmerken.

• Zakelijke communicatie is geen apart proces, maar onderdeel van de gezamenlijke interactie tussen mensen. Zo organiseert het deze activiteit.
• De inhoud van het gesprek wordt bepaald door het onderwerp van communicatie. Onderwerpen kunnen bepaalde diensten maken (bijvoorbeeld reclame of economisch); een belangrijk onderwerp bespreken (politiek, wetenschappelijk, enz.); dit of dat product produceren, projecten ontwikkelen, plannen maken voor toekomstig werk, ervaringen delen.
• In zakelijke communicatie beïnvloeden onderwerpen (ondergeschikten en superieuren) elkaar met behulp van verschillende typen (overtuiging, suggestie en andere).
• Deze communicatie is gebaseerd op een set van kennis en vaardigheden van de deelnemers. In het gespreksproces vindt niet alleen de verwerving, maar ook de ontwikkeling van deze kennis plaats. Het is dus dankzij zakelijke interactie dat de professionele competentie van elke medewerker toeneemt.
• Zakelijke interactie wordt bepaald door morele normen, zakelijke tradities van de instelling, statuskader en code.

Een code op dit gebied verwijst naar regels die meerdere principes bevatten.

• Coöperatief, dat wil zeggen het leveren van de noodzakelijke bijdrage van elke medewerker.
• informatie voldoende. Stilzwijgen is niet nodig, maar men mag de monoloog ook niet voortslepen.
• Informatieve kwaliteit, die eerlijkheid impliceert.
• doelmatigheid. Het belangrijkste is om vast te houden aan de gegeven richting van het gesprek, zonder ervan af te wijken.
• Overtuigingskracht van argumenten.
• Beleefdheid. Gebrek aan minachtende toon en sarcastische opmerkingen over andere werknemers.
• Het vermogen om te luisteren en de gedachten van de gesprekspartner te begrijpen, rekening houdend met zijn individuele kenmerken. Dit is nodig om een ​​mogelijke conflictsituatie te voorkomen.
• Ideeën helder en beknopt kunnen uitdrukken. Elke deelnemer aan zakelijke communicatie moet de juiste spraak ontwikkelen, die zal helpen om accenten correct te plaatsen met behulp van intonaties.
• Mogelijkheid om kritiek te accepteren en operationele tekortkomingen te corrigeren.

Zakelijke communicatie is bedoeld om vruchtbare relaties tussen werknemers te organiseren en deze gezamenlijke activiteit te beheren.

Dit type communicatie is ontworpen om drie functies uit te voeren:

• communicatief, wat erin bestaat dat de deelnemers aan het gesprek informatie met elkaar uitwisselen;
• interactief, waarbij naast informatie-uitwisseling ook actie wordt uitgewisseld;
• perceptueel, waarbij deelnemers elkaar leren kennen en tot overeenstemming komen.

Het proces van zakelijke communicatie is gebaseerd op de principes die aan de basis liggen van een succesvolle samenwerking.

• Het principe van interpersoonlijkheid. Ondanks dat communicatie in de zakelijke sfeer primair gericht is op het oplossen van bepaalde problemen, is het op de een of andere manier een interpersoonlijk contact tussen mensen. De persoonlijke kwaliteiten van elke medewerker, de houding van medewerkers ten opzichte van elkaar is onlosmakelijk verbonden met hun gezamenlijke activiteiten.
• Het doelprincipe. Zakelijke communicatie heeft altijd een einddoel. Maar naast een open doel (om een ​​oplossing voor het probleem te vinden), kunnen er persoonlijke doelen zijn voor elke deelnemer aan het gesprek. Een medewerker leest bijvoorbeeld een rapport over een bepaald onderwerp, maar wil ook "pronken met intelligentie en welsprekendheid" voor collega's.
• Het continuïteitsbeginsel. Zakelijke contacten in het kader van gezamenlijke activiteiten vinden doorlopend plaats. Informatie van de ene medewerker naar de andere wordt zelfs non-verbaal overgedragen, alle gedragselementen zijn significant. Zelfs stilte spreekt boekdelen. Het is belangrijk om de reactie van de deelnemers aan het gesprek te volgen om zowel expliciete als verborgen berichten te lezen.
• Het principe van multidimensionaliteit. Bij zakelijke communicatie vindt niet alleen informatie-uitwisseling plaats, maar ook de regulering van relaties.Emotionele reacties op de gesprekspartner kunnen zowel positief als negatief zijn.

Er zijn principes die moreel van aard zijn en een integraal onderdeel vormen van zakelijke communicatie.

• Het fatsoensbeginsel. Ieder moet handelen naar zijn overtuiging, anders ziet het er hypocriet uit. In de zakelijke sfeer is het belangrijk om gemaakte beloften na te komen, collega's te helpen zonder hen in een moeilijke situatie te brengen.
• Het principe van verantwoordelijkheid. Elke medewerker moet zich bewust zijn van de verantwoordelijkheden die aan hem zijn toevertrouwd en deze aankunnen zonder de manager, collega's of de organisatie als geheel in de steek te laten.
• Het rechtvaardigheidsbeginsel. Het is vooral belangrijk voor een leider. Je mag niet bevooroordeeld zijn jegens medewerkers en op basis daarvan een mening vormen over hun werk. Een dergelijke beoordeling is a priori bevooroordeeld. Het is belangrijk om te luisteren en elke andere positie te accepteren. Dit spreekt in de eerste plaats van respect voor alle zakenpartners.

Elk land heeft zijn eigen kenmerken van etiquette, die afhankelijk zijn van de mentaliteit van de mensen. Natuurlijk zijn er normen die universeel zijn voor alle landen, bijvoorbeeld een handdruk tijdens een zakelijke bijeenkomst en succesvolle onderhandelingen. Maar het beroep op onbekende mensen of op de leider bij naam en patroniem is typisch alleen voor Rusland. Het Russische volk heeft eigenaardige kenmerken van zakelijke etiquette.

• Punctuele mensen worden gewaardeerd in Rusland, dus de vertraging van een van de partners voor de onderhandelingen zelfs vijf minuten kan de geplande deal verstoren. Te laat komen wordt immers gezien als gebrek aan respect, vooral als het om zaken gaat. Deze regel is duidelijk te zien in de fraseologische eenheid "tijd is geld", die aangeeft hoe Russische zakenlieden elke minuut waarderen.
• Zakelijke etiquette strekt zich uit tot kleding. In een serieus bedrijf zijn er hoge eisen aan het uiterlijk: het moet streng zijn (korte rokjes of jurken, evenals schoenen met hoge hakken zijn onaanvaardbaar).

• Zakelijke relaties in Rusland zijn onmogelijk zonder naleving van de regels van de spraaketiquette. Dit geldt vooral voor het vermogen om te luisteren. Het is noodzakelijk om naar je tegenstander te luisteren en pas dan zelf je mening te geven. Bij het lezen van zelfs het saaiste rapport moet een van de medewerkers noodzakelijkerwijs een geïnteresseerde blik uitbeelden, anders wordt onoplettendheid door anderen als minachting voor een collega beschouwd.
• In de Russische zakenwereld nemen ze zeer serieus het bewaren van handelsgeheimen. Als een van de medewerkers een of ander geheim van zijn organisatie "lekt", loopt zijn reputatie onherstelbare schade op. Onthulling van geheimen dreigt met ontslag.
• Als er zakelijke onderhandelingen komen met een belangrijke delegatie in Rusland, dan bereiden alle medewerkers zich grondig voor op de komst ervan. De zakelijke bijeenkomst wordt afgesloten met een buffettafel, wat getuigt van de gastvrijheid van het Russische volk. En de breedte van de ontvangst hangt direct af van het belang van de gasten.
• Ondergeschiktheid is een belangrijke regel van zakelijke etiquette in Rusland. Er is een strikte lijn tussen de baas en de ondergeschikte, die geen enkele vertrouwdheid tolereert. De manager mag geen grappen maken over zijn werknemers, net zoals werknemers de baas met respect moeten behandelen.
• Vrouwen en mannen werken op gelijke voet in het bedrijfslevenEr zijn geen privileges voor beide seksen. Hetzelfde geldt voor leeftijdsverschillen. Het komt voor dat de leider jonger is dan sommige van zijn ondergeschikten, maar dit betekent niet dat ze zich respectloos en minachtend tegenover hem moeten gedragen.

Dit zijn de regels van zakelijke relaties in Rusland. Wat andere landen betreft, ze hebben eigenaardige en interessante kenmerken van etiquette die verschillen van die waaraan het Russische volk gewend is.

• In AmerikaZo verloopt de zakelijke communicatie vloeiender. Tijdens vergaderingen kunnen medewerkers praten over abstracte onderwerpen die niets met het werk te maken hebben, terwijl ze elkaar alleen bij de voornaam noemen. Het vieren van een succesvolle deal kan een reis naar de natuur of een resort worden.
• Engels bereid je niet te grondig voor op de komende zakelijke onderhandelingen, omdat ze geloven dat je alleen in een live gesprek de juiste oplossing kunt vinden. Dit volk is terughoudend in hun gedrag, terwijl ze hun titels en rangen koesteren. De Britten geven elkaar geen cadeaus na zakelijke onderhandelingen, maar een gezamenlijke reis naar een restaurant zullen ze niet weigeren.
• In Duitsland zakelijke relaties zijn onderworpen aan strikte canons. Het is onaanvaardbaar om tegenstanders met "jij" aan te spreken, evenals te laat komen. Wat het uiterlijk betreft, behalve een pak met stropdas, is voor mannen geen enkele andere vorm van kleding uitgesloten.In dit geval kunt u zelfs de knoop op de overhemdkraag niet losmaken. De Duitsers zijn scrupuleus bij het voorbereiden van zakelijke onderhandelingen. Ze plannen graag elk punt van het gesprek, met speciale aandacht voor de documentatie. Het contract beschrijft duidelijk de clausules over de schending van bepaalde verplichtingen, evenals de daaropvolgende boetes.

• In Frankrijk er is geen speciale rage over stiptheid. Natuurlijk komt niemand graag te laat, maar de Fransen zijn loyaler aan hen. Tegelijkertijd is het belangrijk wie de overleden werknemer is naar officiële status. Als dit een superieur persoon is, zal zijn gebrek aan stiptheid niet worden opgevat als een persoonlijke belediging of gebrek aan respect. Bij zakelijke onderhandelingen hechten de Fransen veel waarde aan een mooie manier van spreken en een interessante presentatie van gedachten. Wat betreft geschenken, ze zijn niet verboden. Maar het is wenselijk om iets intellectueels te geven, bijvoorbeeld de publicatie van een boek.
• Italiaanse mensen nogal temperamentvol en gewend om openlijk hun gevoelens te uiten. Daarom wordt bij het ontmoeten van werknemers een actieve en zelfs lange handdruk niet beschouwd als een schending van de zakelijke etiquette. Terughoudendheid tijdens onderhandelingen is niet kenmerkend voor Italianen. Ze onderscheiden zich door luide spraak en actieve gebaren. Maar de vereisten voor uiterlijk zijn streng - kleding moet elegant zijn, en niet alleen tijdens een zakelijke bijeenkomst, maar ook in het dagelijks leven.
• Spanjaarden beschouw te laat komen niet als een slechte vorm. Hun zakelijke bijeenkomsten duren lang, soms kan zelfs een gesprek een andere richting uitgaan. Medewerkers nodigen elkaar vaak uit voor een bezoek.Wat betreft geschenken, ze zijn acceptabel.

• Zakenrelatie in China zijn gebaseerd op strikte naleving van de regels van stiptheid. Bij ontmoetingen buigen partners naar elkaar of schudden elkaar de hand. Geschenken op een bijeenkomst zijn niet alleen niet verboden, maar worden ook als de norm beschouwd. Tegelijkertijd gaat de presentatie van een cadeau gepaard met een origineel ritueel - eerst moet de werknemer het geschenk weigeren, maar als de collega aandringt, moet je het toch accepteren. Wat de onderhandelingen zelf betreft, deze worden in een vriendschappelijke sfeer gevoerd, maar kunnen lang duren.
• bij ontmoeting in Japan medewerkers buigen laag voor elkaar (minder vaak handen schudden). Het is verboden zakenpartners bij de schouder aan te raken of bij naam te noemen tijdens een ontmoeting. Stiptheid is een vaste regel in Japan. De onderhandelingen worden terughoudend en "substantieel" gevoerd. De Japanners zijn gierig met emoties, maar zeer scrupuleus bij het maken van een deal, dus ze stellen altijd veel vragen.
• Met betrekking tot India, dan is het bij het ontmoeten van een man gebruikelijk om zijn hand te schudden, en voor een vrouw - om te buigen met de armen gevouwen voor haar borst. Te laat komen voor zakelijke bijeenkomsten wordt als een slechte vorm beschouwd, dus Indiërs zijn in dit opzicht altijd punctueel. De bijeenkomst zelf verloopt altijd in een gemoedelijke sfeer. Uitnodigingen voor een bezoek zijn gebruikelijk in India en worden beschouwd als een teken van respect.

• In Turkije er wordt veel aandacht besteed aan het uiterlijk van zakenpartners. Onderhandelingen sluiten bieden niet uit, dus in eerste instantie kunnen de prijzen met de eisen te hoog zijn. Bij een uitnodiging voor een bezoek aan de Turken worden ook de regels in acht genomen, zo moeten schoenen uit voordat je het huis betreedt. Als geschenk is het beter om iets van snoep of bloemen te presenteren.
• Met betrekking tot Oosterse landen, dan is het niet gebruikelijk om te laat te komen voor zakelijke bijeenkomsten.De onderhandelingen zelf zijn levendig en intensief, meerdere onderwerpen kunnen tegelijk in het zicht zijn, het is belangrijk om de ontwikkeling van de gedachten van partners te volgen. Een interessant kenmerk is dat kleermakerszit in zakelijke communicatie als een respectloze houding wordt beschouwd. Het is niet verboden om moslims een geschenk te geven - het is beter dat het een soort zilveren product is, een originele pen of een set porseleinen schalen.
• Hispanics stiptheid en strakke uitstraling (kostuum en stropdas) op prijs stellen. Bij een ontmoeting beperken ze zich tot het handen schudden, maar bij de volgende ontmoeting kun je een zakenpartner knuffelen en zelfs een kus op de wang geven. Latijns-Amerikanen houden van cadeaus, vooral in mooie verpakkingen.

De kunst van zakelijke communicatie is onderworpen aan ethische normen. Ze moeten worden gevolgd door zowel het hoofd van de organisatie als ondergeschikten.

Ze zijn als volgt.

• Het is belangrijk dat de organisatie kan bogen op een hecht team, wat tot stand komt dankzij de inzet van de leider. Hij moet een comfortabele omgeving voor werknemers creëren en elk van hen respecteren.
• Het is belangrijk om medewerkers tijdig te helpen bij de uitvoering van bepaalde opdrachten. Als de taak te kwader trouw wordt uitgevoerd, bekritiseer dan niet onmiddellijk de ondergeschikte en concentreer u op zijn tekortkomingen. Wellicht heeft de medewerker de essentie van de opdracht niet helemaal begrepen. Je moet de redenen achterhalen.
• Als de bestelling niet wordt uitgevoerd, moet de manager een passende opmerking maken aan de medewerker, dit maakt deel uit van de ethische norm van zakelijke communicatie. Tegelijkertijd is het beter dat de baas zich een-op-een uitspreekt, zodat de waardigheid van de werknemer niet publiekelijk wordt geschonden.

• Bij kritiek kun je niet "persoonlijk worden", anders bestaat het risico een ondergeschikte te beledigen en een conflict uit te lokken. Bij kritiek is het beter om de "sandwich"-methode te gebruiken, die erin bestaat eerst een compliment te zeggen, dan een opmerking en dan weer een compliment.
• Het is belangrijk voor een leider om eerlijk te zijn - om een ​​werknemer aan te moedigen en te belonen voor elke verdienste, niet alleen financieel, maar ook moreel (bijvoorbeeld publiekelijk prijzen of een voorbeeld stellen voor anderen).
• Om communicatiebarrières te vermijden, moet je je team vertrouwen, en het is belangrijk dat het team de leider vertrouwt. Daarom moeten alle soorten manipulaties en andere oneervolle vormen van invloed op een persoon worden uitgesloten van zakelijke interactie.
• De baas moet situationeel de vormen van orders kunnen kiezen. Bestellingen moeten bijvoorbeeld worden gebruikt in extreme situaties, maar ook voor een of andere oneerlijke medewerker.

Verzoeken zijn meer vertrouwde administratieve formulieren. Hierbij heeft de werknemer het recht om zijn mening te geven over de opdracht. De opdracht kan klinken in de vorm van een vraag, die op zijn beurt een van de ondergeschikten ertoe zal aanzetten deze opdracht op zich te nemen.

De volgende regels worden onderscheiden.

• Bij het uiten van zijn mening heeft een leider tact en hoffelijkheid nodig. Het bevelen en opleggen van een positie is uitgesloten.
• De leider moet op de hoogte zijn van alle vreugdevolle of onaangename collectieve gebeurtenissen, dus ondergeschikten moeten hem hierover informeren.
• Niemand houdt van sycofanten, dus constante instemming met de baas kan verkeerd worden begrepen en de relaties met hem zullen alleen maar verslechteren. Tegelijkertijd moet je niet tot het uiterste gaan en te categorisch zijn. Eeuwig falen is geen garantie voor een goede reputatie.
• Als een ondergeschikte hulp en advies van de leiding nodig heeft, dan moet u deze rechtstreeks bij uw baas aanvragen en niet bij een hogere persoon. Anders bestaat het risico dat uw leider wordt ontmaskerd als incompetent, wat een negatieve invloed zal hebben op zijn gezag.
• Als de leidinggevende een van zijn ondergeschikten een verantwoordelijke opdracht geeft, dan moet de medewerker bespreken welke 'handelingsvrijheid' hem wordt geboden en welke rechten hij in dat geval heeft.

U moet het volgende weten.

• Het is belangrijk om vriendelijk te zijn tegen alle leden van de organisatie. Ondanks de concurrentie vormen de medewerkers één gemeenschappelijk team.
• In een zakelijke relatie zijn tactloze persoonlijke vragen onaanvaardbaar. Als een medewerker problemen heeft, kan hij zelf om advies vragen, u mag hem uw mening niet opdringen.
• In relaties met collega's moet je je niet voordoen als iemand die je niet bent. Als het gesprek in een richting is uitgeslagen waarin een van de medewerkers onbekwaam is, heeft het geen zin om met de geest te schijnen, het risico bestaat dat je in een ongunstig daglicht komt te staan.
• Collega's dienen aangesproken te worden met hun voornaam of voornaam en patroniem (afhankelijk van leeftijd en mate van bekendheid met een bepaalde medewerker).
• In zakelijke communicatie met medewerkers zijn vooroordelen en vooroordelen uitgesloten. Luister daarom niet naar roddels over collega's en verspreid ze bovendien niet zelf.
• Met behulp van non-verbale communicatie kun je sympathie voor een bepaalde medewerker uiten - een blik, een gebaar. Het is voldoende om naar hem te glimlachen zonder weg te kijken.

• Het is onethisch om een ​​van de medewerkers te gebruiken als middel om een ​​egoïstisch doel te bereiken. Op dezelfde manier kunt u een werknemer niet "aanstellen" om een ​​uitkering te krijgen. Zoals je weet, is "een gat graven voor een ander" altijd de verkeerde beslissing.
• Als de leider een groepstaak heeft gegeven, moet je je eigen taken scheiden van de taken van een collega, zodat ze elkaar niet kruisen. Als het moeilijk is om het zelf te doen, dan kun je je baas om hulp vragen.
• U moet zich bewust zijn van uw verantwoordelijkheid voor de uitvoering van een gemeenschappelijke taak, en in geval van mislukking, niet alle schuld op uw collega's afschuiven.

Zakelijke communicatie is onderverdeeld in verschillende typen, waartussen de relatie kan worden getraceerd.

• verbaal, dat wil zeggen, linguïstische interactie. Communicatie vindt plaats met behulp van spraak, formule-uitdrukkingen, stabiele constructies, fraseologische wendingen die inherent zijn aan de zakelijke sfeer.
• non-verbaal, dat wil zeggen, niet-linguïstische interactie. Communicatie wordt uitgevoerd met behulp van gebaren, houdingen, standpunten. Non-verbale signalen brengen gevoelens en emoties over.

Er zijn verschillende soorten zakelijke communicatie.

• Gesprekwanneer werknemers informatie met elkaar uitwisselen en meningen uiten over een bepaald onderwerp of probleem. Meestal gaat het gesprek vooraf aan de onderhandelingen of maakt er deel van uit.Dit is de meest voorkomende vorm van interactie. De manager kan praten met ondergeschikten en collega's. Een gesprek vereist niet altijd een formele setting.
• Onderhandeling. Ze worden bewaard met het specifieke doel om een ​​bepaalde transactie, contract of overeenkomst tussen geïnteresseerde partijen te sluiten (dit kunnen zowel partners als concurrenten zijn). Onderhandelingen vereisen niet altijd een persoonlijk gesprek, soms kunt u zich beperken tot correspondentie of een telefoontje.
• Onenigheid. In deze vorm van mondelinge communicatie botsen meningen over een kwestie. Dit is een soort strijd van verschillende standpunten en het verdedigen van iemands positie. Geschilvormen zijn geschil, discussie, controverse en andere.
• Ontmoeting. Deze vorm van interactie in het team is gericht op het bespreken van vraagstukken waarin specialisten participeren.
• Spreken in het openbaar. In de regel maakt dit deel uit van een massa-evenement waarbij de spreker zijn verslag over een bepaald onderwerp presenteert. Deze vorm van zakelijke communicatie wordt gekenmerkt door een tijdslimiet en ook de oratorische vaardigheden van de spreker zijn belangrijk.
• Correspondentie. Het bevat de volgende documenten: brief, verzoek, kennisgeving, kennisgeving, e-mail, bevestiging en andere.

In een of andere vorm van zakelijke communicatie (bijvoorbeeld onderhandelingen of een vergadering) kunnen verschillende communicatiemiddelen worden gebruikt, bijvoorbeeld telefoon, e-mail of Skype. Dit zijn snelle en betaalbare technologieën die werknemers helpen deals te sluiten en belangrijke problemen op afstand te bespreken. Maar als je je toevlucht neemt tot deze middelen, moet je de eigenaardigheden van de etiquette niet vergeten: beleefd en bekwaam zijn.

Als er een tolk aanwezig is op een internationale zakelijke bijeenkomst, dan heeft de communicatie met een buitenlandse partner zijn eigen kenmerken:

• spraak moet langzaam zijn, het is beter dat de zinnen kort zijn;
• het gebruik van toespelingen, nationale grappen en uitdrukkingen die moeilijk in een andere taal te vertalen zijn, moet worden uitgesloten;
• idealiter zou de tolk op de hoogte moeten zijn van de belangrijkste aspecten van het gesprek, zelfs voordat het begint, zodat het gemakkelijker voor hem is om te navigeren.

Zakelijke interpersoonlijke communicatie zal succesvol zijn wanneer vertrouwen wordt bereikt tijdens het gesprek. Verschillende punten dragen bij aan de verhoging van het vertrouwensniveau.

• Vriendelijke houding. Een gespannen sfeer op het werk zal een ernstige belemmering worden voor het opbouwen van een vertrouwensrelatie met een zakenpartner.
• Competentie van de gesprekspartner in de besproken onderwerpen. Bij een slechte oriëntatie op het onderwerp kan een medewerker een verkeerde indruk wekken, terwijl het vertrouwen niet alleen in hem, maar in de organisatie als geheel verloren gaat. Het is belangrijk om eventuele vragen te kunnen beantwoorden, zodat tegenstanders geen twijfel hebben over samenwerking.
• Correcte spraak, een duidelijke weergave van je gedachten. Woorden moeten duidelijk zijn, het is beter om in eenduidige zinnen te spreken die anders geïnterpreteerd kunnen worden dan bedoeld.
• Open demonstratie van elke intentie. De communicatie moet betrouwbaar zijn zonder afleidende manoeuvres, anders vertrouwen de gesprekspartners elkaar niet.

Tijdens een zakelijk gesprek is het de moeite waard om negatieve uitspraken over de gesprekspartner achter te laten en uw eigen trots te modereren. Bij het communiceren kun je je overtuigingen verdedigen, maar vergeet niet dat de andere kant ook zijn eigen positie heeft, waarmee rekening moet worden gehouden.

In de zakelijke communicatie zijn stressvolle situaties niet uitgesloten. Met behulp van stress verdedigt het zenuwstelsel zich tegen prikkels. Op dit gebied kan stress ontstaan ​​door:

• inconsistentie van eisen;
• onbegrip van hun rol betrokkenheid bij de gemeenschappelijke zaak (wat is precies "mijn rol" en "mijn bijdrage");
• apathie voor activiteit (oninteressant werk is een bron van een chronische zenuwtoestand);
• externe factoren die vruchtbaar werk belemmeren (dit kunnen lawaai, kou en andere ongemakkelijke omstandigheden zijn die de concentratie verstoren);
• een grote hoeveelheid werk;
• angst om een ​​fout te maken, een reputatie te ruïneren, minder nuttig te zijn dan alle andere werknemers.

Stress komt meestal voort uit een werkconflict tussen deelnemers aan zakelijke communicatie. Er is een speciale tactiek voor zowel de leider als de ondergeschikte. Het is ontworpen om nerveuze aandoeningen te voorkomen en tegelijkertijd een effectief resultaat te bereiken.

De leider heeft nodig:

• probeer hun ondergeschikten nauwkeurig te evalueren, geef ze taken die qua complexiteit in overeenstemming zijn met hun capaciteiten;
• raak niet geïrriteerd wanneer een werknemer weigert een bepaalde taak uit te voeren, het is handiger om met hem de reden voor de weigering te bespreken;

• het is noodzakelijk om de functies en bevoegdheden van elke werknemer duidelijk te definiëren om mogelijke conflicten te voorkomen;
• vergeet compromissen, verontschuldigingen, concessies niet. Ironie en sarcasme jegens ondergeschikten moeten worden opgegeven;
• het is niet nodig om dezelfde leiderschapsstijl aan te hangen, het moet passend zijn, rekening houdend met de kenmerken van medewerkers;
• kritiek op een ondergeschikte moet constructief zijn, in geen geval mag iemand hem vernederen of zijn persoonlijke kwaliteiten in twijfel trekken;
• je moet een vertrouwensrelatie hebben met medewerkers en hun initiatief steunen. Er is bewijs uit een Amerikaans onderzoek dat ondergeschikten minder kans hadden op ziekten als ze het gevoel hadden dat de baas hen steunde in nerveuze omstandigheden.

Ondergeschikten hebben nodig:

• bij ontevredenheid over arbeidsomstandigheden en lonen moet eerst worden beoordeeld of de organisatie deze parameters kan verbeteren, het is de moeite waard om dit probleem met de manager te bespreken. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de monoloog er niet uitziet als een klacht of beschuldiging. Het belangrijkste is om een ​​oplossing voor het probleem te vinden, en niet om interpersoonlijke relaties te verergeren;
• bij overbelasting met werk moet je geen extra opdrachten aannemen, soms moet je kunnen weigeren. Het belangrijkste is dat de weigering er niet abrupt uitziet, het is belangrijk om duidelijk te maken dat je een nieuwe taak kunt voltooien als je wordt ontslagen uit verschillende bestaande taken;
• Als de bestelling niet duidelijk is, wees dan niet bang om opheldering te vragen. Dit zal onnodige stress verlichten bij het voltooien van een taak die niet helemaal duidelijk is;
• negatieve emoties kunnen het beste in een acceptabele vorm worden weggegooid. Je moet geen ruzie maken met je baas of collega's, het is beter om oud papier te verscheuren, en op je vrije dag te gaan sporten (voetbal, tennis) of een fitnessruimte te bezoeken. Dit zijn meer redelijke uitlaatkleppen voor woede;
• Als het werk te stressvol is, moet u er regelmatig een pauze van nemen. Tien tot vijftien minuten overdag voor ontspanning is voldoende om het werk productief te houden;

• het is beter om uw activiteiten van tevoren te plannen, inclusief back-upplannen in geval van storing. Verstrooidheid kan stress veroorzaken, en als je een extra plan hebt, kun je jezelf isoleren van onnodige zenuwen;
• bij het onderhandelen is het beter om de strategie zorgvuldig te overwegen, inclusief de bezwaren van de tegenstander, om snel door de dialoog te navigeren. Er is een wet in de psychologie - als je onbewust bent voorbereid op een negatieve uitkomst en deze mentaal overleeft, dan zal het gemakkelijker zijn om ermee om te gaan als er in werkelijkheid een mislukking optreedt;
• onderscheid maken tussen werk en persoonlijke relaties. Het komt voor dat familieleden of echtgenoten in dezelfde organisatie werken, dus het is in dit geval beter om vooraf overeenstemming te bereiken over de naleving van de zakelijke etiquette.

Het kennen van de zakelijke etiquette is slechts het halve werk. Het is ook belangrijk om te weten hoe u de effectiviteit van een bepaald type zakelijke communicatie kunt verbeteren. De belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van teamwork.

• De manager moet gunstige voorwaarden scheppen voor werknemers om zich op hun gemak te voelen bij het bespreken van bepaalde problemen. Een dergelijke omgeving zal bijdragen aan de ontwikkeling van vriendschappelijke relaties in het team.
• De bijeenkomst is belangrijk om op tijd te organiseren, terwijl het belangrijk is dat medewerkers er klaar voor zijn.
• Om conflictsituaties (kritiek, klachten, verwijten aan elkaar) te voorkomen, moet de leider een ontspannen, maar werksfeer creëren. Het is belangrijk dat elke deelnemer in het proces zich belangrijk voelt. Maar het belangrijkste hier is om het niet gemakkelijk te overdrijven, anders lijkt de zakelijke bijeenkomst op een ontmoeting met vrienden.
• Het is noodzakelijk om registers bij te houden. De manager kan in een notitieboekje aantekeningen maken over specifieke voorstellen en wie deze voorstellen doet. Tijdens het gesprek wordt de benodigde informatie schriftelijk verzameld, die vervolgens op het werk kan worden toegepast.

• Iedere medewerker moet bij het proces worden betrokken. Iedereen is verplicht zich uit te spreken en het is beter om junior medewerkers aan senioren het woord te geven. Onervaren werknemers zullen niet bang zijn om te spreken nadat ze de mening van het management hebben geuit, dus het is beter om hen eerst het woord te geven.
• De leider moet rekening houden met de mening van elk lid van de groep. Als de mening onjuist is, is het logisch om de reden voor het ontstaan ​​​​van deze functie te begrijpen, anders zal de werknemer deze niet veranderen.

Voor een succesvolle interactie tussen werknemers moet u de basisregels van de dagelijkse zakelijke etiquette leren. En ze moeten op iedereen van toepassing zijn, en niet alleen op de baas. De aanwezigheid van stabiele, standaardformules is een integraal onderdeel van het opbouwen van collectieve relaties in elke baan.

De communicatie tijdens een zakelijke bijeenkomst is als volgt:

• eerst komt de begroeting.Mannen moeten eerst vrouwen begroeten, en degenen die jonger zijn in leeftijd of status begroeten de oudere generatie of leiders;
• Om elkaar te leren kennen, moet je jezelf voorstellen. Meestal ziet dit schema eruit als "Hallo, ik ben (naam), leuk je te ontmoeten";
• de begroeting kan worden aangevuld met een zakelijk compliment (dit is geen lof of vleierij) om de gesprekspartner te overtuigen;
• om een ​​zakelijk gesprek goed te laten verlopen, moet u er klaar voor zijn en over uw toespraak nadenken. Het is belangrijk dat er een vertrouwensvolle en vriendelijke sfeer heerst;
• nadat een oplossing is gevonden, moet de zakelijke bijeenkomst worden beëindigd. Het belangrijkste is dat je niet voor altijd afscheid moet nemen, het is beter om de gesprekspartner te hinten om verdere samenwerking voort te zetten.

Als een medewerker een dierbare heeft verloren of iemand uit zijn omgeving ziek is geworden, is het in deze situatie belangrijk om medeleven te betuigen. Maar de vorm van manifestatie van sympathie moet worden beperkt. Het is belangrijk om rekening te houden met de emotionele reacties van mannen en vrouwen. Een man moet meevoelen met een paar woorden, een handdruk of een sympathieke aanraking op de schouder. Het is belangrijk voor een vrouw om te vragen wat er is gebeurd en naar haar te luisteren.

Wat betreft de spraakvormen waarmee je sympathie kunt uiten, zou de optimale vorm de uitdrukking zijn: "Ik voel met je mee", "Ik voel met je mee" of "Het spijt me". U kunt zich wenden tot meer open formulieren, bijvoorbeeld: “Hoe is dit gebeurd? " "Hoe kan ik u helpen? of “Hoe voel je je nu? »

Het is noodzakelijk om deze regels te kennen, zodat zakelijke communicatie niet verder gaat en geen conflictsituaties veroorzaakt.

In de volgende video vindt u de geheimen van communicatie van Radislav Gandapas.