Zakelijke etiquette: basisgedragsregels

Het is belangrijk dat iedereen de basisprincipes van etiquette kent in de omgang met mensen. Dit is nodig om een ​​gunstig maatschappelijk klimaat en vriendschappelijke betrekkingen te creëren. Zakelijke etiquette is van bijzonder belang. Het impliceert een vastgestelde procedure voor communicatie en gedrag op het gebied van zaken en zakelijke relaties. Kennis op dit gebied zal je helpen om jezelf goed te positioneren op het werk in de ogen van leidinggevenden en collega's, en om een ​​positie een stap hoger te krijgen.

Het komt vaak voor dat medewerkers van het bedrijf geen idee hebben van de regels van communicatie onderling in een team, en dit brengt het onvermogen om contact te vinden met leidinggevenden en collega's met zich mee. In dit geval voelt de werknemer zich op een dood spoor wanneer het nodig wordt om salarisverhoging te vragen, zich vakkundig voor te stellen aan nieuwe werknemers of de directeur.

Uit het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat: kennis van de regels van correcte communicatie voor het bedrijfsleven is de sleutel tot succesvol zakendoen en de belangrijkste indicator van de professionele vaardigheden van een werknemer.

Dus om je in dit onderwerp te verdiepen en nieuwe kennis en regels op te doen, moet je de kenmerken van dit gebied kennen.

Zakelijke etiquette valt in de volgende categorieën:

• Non-verbaal gedrag - gebaren, omgangsvormen (handdrukken, manier van zitten, positionering onder collega's).
• Protocolkwesties: de eerste ontmoeting, kennismaking met collega's of leidinggevenden, de locatie van een persoon in een hotel.
• Gedrag van baas en werknemer.
• Receptieregels voor eigenaren en bezoekers van restaurants, cafés, etc. (tafelaankleding, fooien, locatie gasten aan tafel).
• Kledingvoorschrift. Het betekent de regels voor het kiezen van een kostuum en het ontwerpen van het uiterlijk volgens de belangrijkste criteria.

• Regels voor het drinken van alcoholische dranken.
• Gedragskenmerken in verschillende landen (China, Japan, Duitsland, India en vele andere landen vereisen ander gedrag dat overeenkomt met nationale tradities).
• Telefoon gesprekken.
• Regels voor online gesprekken.
• Verbale communicatieregels - een manier om zinnen te construeren, het gebruik van bepaalde woorden, regulering van intonatie, enz.

Het begrip bedrijfsetiquette omvat alle normen en gedragsgroepen op kantoor.

Het lijkt misschien dat de bestaande communicatieregels die in de samenleving moeten worden nageleefd, ook geschikt zijn voor het bedrijfsleven. Om hierover een besluit te kunnen nemen en twijfels over de behoefte aan kennis op het gebied van arbeidsetiquette weg te nemen, zullen we eerst de functies ervan beschouwen.

Zakelijke etiquette is een van de belangrijkste aspecten van professionele activiteit. Vaak ligt een groot deel van de kans op een transactie in het vermogen om de juiste indruk op een persoon te maken.

De Japanners beseffen het grote belang van correct gedrag in het bedrijfsleven en geven miljarden dollars per jaar uit.Dit wil niet zeggen dat deze investering zinloos is: het succes van het bedrijf en de transacties hangt af van de vaardigheden van de werknemer om in het zakelijke gebied te communiceren en inspanningen te investeren in het gemeenschappelijke bedrijf.

Helaas zijn veel binnenlandse ondernemers in Rusland niet zo bekend met professionele etiquette. Dit komt niet door de onwil van het individu om nieuwe dingen te leren, maar door onwetendheid over de omvang van het belang van de gedragsregels. Opvallend is dat er vaak bijeenkomsten van binnen- en buitenlandse ondernemers plaatsvinden. Om in dergelijke omstandigheden met succes transacties op te stellen, is het noodzakelijk om de fijne kneepjes van interactie met buitenlandse burgers te kennen.

De moderne etiquette is in veel landen bijna hetzelfde, hoewel hun cultuur anders is. Bij het opstellen van deze regels wordt rekening gehouden met alle componenten van de nationale cultuur.

Hier zijn enkele regels die als basis zullen dienen voor het opbouwen van relaties met collega's en leidinggevenden op het werk:

• Gouden regel van ethiek: "Behandel anderen zoals je zou willen dat ze je aandoen". In werkelijkheid is dit de belangrijkste regel van communicatie op alle gebieden van het leven. Een persoon neemt onbewust uw stemming waar door verbale en non-verbale tekens. Daarom voelt hij zowel een positieve als een negatieve houding tegenover hem. Als je iemand met een warme glimlach begroet, zal hij je zeker op dezelfde manier antwoorden. Dezelfde regel werkt met een nonchalant gebaar of een koude begroeting.
• Je kleding mag niet te veel aandacht trekken.. Iedereen wil mooi zijn, maar in sommige situaties kan een overvloed aan accessoires, een onthullende halslijn of een te fel pak tegen je werken.De gesprekspartner zal zich niet kunnen concentreren op de essentie van het gesprek of u gewoon serieus nemen. Ingetogen stijl is het meest geschikt voor een zakelijke omgeving.

• Stiptheid is de belangrijkste regel voor succesvol werk. Kom niet te laat en stel het werk niet te lang uit. Het vermogen om alles op tijd te doen getuigt van een serieuze werkhouding en verdient respect van collega's en leidinggevenden. Een punctuele werknemer heeft meer kans om gepromoveerd te worden en een goede reputatie te behouden bij superieuren.
• Kijk altijd naar je toespraak. Je moet je duidelijk en competent uitdrukken. Het vermogen om mooi te spreken wordt al sinds de oudheid op een hoog niveau gewaardeerd. De notities en memo's die u schrijft, moeten geïnformeerd en overzichtelijk zijn.

• Ondergeschiktheid is essentieel. Je kunt persoonlijke en officiële relaties niet mengen, anders leidt dit tot rampzalige gevolgen voor zowel de eerste als de tweede relatie.
• Deze regel is gerelateerd aan de vorige: praat niet te veel over jezelf. Je moet altijd afstand kunnen houden met een persoon. Anders ontstaat er insubordinatie met collega's of meerderen, of zelfs een overvloed aan geruchten die zijn voortgekomen uit uw eigen verhalen.

Elke brief die u schrijft, moet in een zakelijke stijl zijn. Parasitaire woorden, metaforen, lyrische uitweidingen, een lange presentatie van dingen "niet in essentie" zijn volkomen onaanvaardbaar. Daarnaast moeten zinnen correct zijn opgemaakt qua grammatica, spelling en interpunctie. Gebruik bij het maken van een document alleen geschikt papier, briefpapier, voer een geldig adres in. Een goed ontwerp van de brief toont uw respect voor de geadresseerde.

De belangrijkste regel is om respect te tonen voor de gesprekspartner. Het is noodzakelijk om alle onderwerpen te beperken die het gesprek uit een positieve sleur kunnen halen. Het bespreken van vreemden, gericht op hun uiterlijk, burgerlijke staat, geruchten of ziektes is volkomen onaanvaardbaar. In dit geval kunt u verdacht worden van laster, waardoor de gesprekspartner negatieve gevoelens voor u heeft.

Spreek rustig, probeer expressieve gebaren en onderwerpen te vermijden die van uw gesprek een actieve discussie kunnen maken. Als je het gevoel hebt dat er een controversieel onderwerp gaat ontstaan, probeer dan beleefd en onopvallend van gespreksonderwerp te veranderen. Als u bezwaar wilt maken tegen de gesprekspartner, moet u dit op een rustige, gelijkmatige toon doen.

Er is een soort mensen die door hun humeur onmiddellijk alle argumenten van de tegenstander tenietdoen en zich haasten om hem van het tegendeel te overtuigen, zonder de gesprekspartner zelfs maar volledig uit te laten spreken. Dit is een grove fout. Probeer je standpunt niet in het hoofd van je tegenstander te drijven, zeg het gewoon rustig en volledig, en dan is de kans groot dat hij je zal steunen. Maar je moet niet andersom handelen: haastig eens zijn met alles wat een persoon zegt, want dit is net zo vervelend als constant meningsverschil.

Weet hoe je moet pauzeren in de communicatie, richt al je aandacht op de gesprekspartner.Luister goed naar wat hij zegt, je kunt reageren met zachte tussenwerpsels of een hoofdknik. In dit geval zal de spreker graag met u communiceren, het contact is al tot stand gebracht.

Je stem mag niet te luid of te zacht zijn, het is onaanvaardbaar om het naar de gesprekspartner te verheffen, om op een dreigende of spottende toon te spreken. Het is raadzaam om de gesprekspartner niet langer dan 10 minuten te vertragen, anders kan het gesprek de persoon vervelen. Verander gesprekspartners, breid de kring van contacten uit - in dit geval wordt de juiste tijdelijke maat van het gesprek in acht genomen.

Als het gesprek zich heeft voortgesleept, de gespreksonderwerpen zijn geëindigd en u een ongemakkelijke pauze verwacht, is een goede manier om het gesprek te beëindigen water inschenken, een dringend telefoontje plegen, enz.

Telefoneren is van groot belang bij het voeren van zakelijke gesprekken, omdat je met deze tool opdrachten kunt geven, iets kunt vragen en een zakelijk gesprek kunt voeren. Telefoongesprekken zijn vooral handig in gevallen waar de gesprekspartner ver weg is. Een telefoongesprek bepaalt hoeveel een persoon in realtime met u wil omgaan, daarom moet dit deel van de etiquette serieus worden genomen.

Een kenmerk van het voeren van telefoongesprekken is de verplichte mogelijkheid om kort en duidelijk de hoofdgedachte te formuleren en een antwoord te krijgen. Tegelijkertijd geldt: hoe minder tijd u van de abonnee neemt, hoe beter. Zo is een medewerker van een Japans bedrijf verplicht om alle problemen die zich telefonisch hebben voorgedaan binnen drie minuten op te lossen, anders zit hij simpelweg zonder werk.

De basis van succesvolle telefoongesprekken is tact, goodwill (dit geldt niet alleen voor woorden en uitdrukkingen, maar ook voor je toon), de wens om de gesprekspartner snel te helpen bij zijn probleem. Het is belangrijk om wederzijds vertrouwen op te bouwen, dat vooral gebaseerd is op uw positieve instelling.

De ware stemming van de spreker is altijd merkbaar, hoe hard hij het ook probeert te verbergen.

Het is niet nodig om langzaam en stil te praten. Matige expressie speelt in dit geval een grote rol. Het vermogen om de gesprekspartner te interesseren en zijn aandacht te vestigen op het gespreksonderwerp hangt ervan af. U moet overtuigend en met het volste vertrouwen in uw kennis en competentie spreken.

Verwaarloos de betekenis van intonatie niet: psychologen zeggen dat een persoon bijna de helft van de informatie waarneemt met behulp van de intonatie van de gesprekspartner. Spreek rustig en gelijkmatig, probeer de gesprekspartner niet te onderbreken.

Als de gesprekspartner in een slecht humeur is en je probeert terug te pakken door ongegronde beschuldigingen te uiten en ruzie te maken, antwoord hem dan niet op dezelfde manier. Deels eens met zijn mening en probeer zijn motieven te begrijpen. Probeer enge professionele uitdrukkingen te vermijden die de gesprekspartner op een dood spoor kunnen brengen: vertel alles zo duidelijk en duidelijk mogelijk, maar op een zakelijke toon.

Telefoneren kan bemoeilijkt worden door het feit dat het moeilijk kan zijn om naar de namen van steden, complexe namen en termen te luisteren.Spreek lange woorden langzaam en in lettergrepen, als de abonnee het adres tijdens het gesprek opschrijft, dan kun je het spellen - dit zal natuurlijk niemand schaden.

Hier is een korte lijst met zinnen die u mogelijk nodig hebt bij het communiceren via de telefoon.

Verzoeken:

• 'Neem me niet kwalijk, kunt u ons wat later bellen? »
• 'Als u het niet erg vindt, herhaalt u het alstublieft nog een keer.'

Excuses:

• "Mijn excuses voor het late telefoontje."
• "Sorry voor het geforceerde lange gesprek."

Dankbaarheid:

• "Bedankt voor je advies, we zullen zeker rekening houden met je suggesties."
• "Bedankt voor het geven van uw aandacht."

wensen:

• "Al het beste".
• "Fijne avond".

Antwoorden op eventuele verzoeken:

• "Natuurlijk zullen we je helpen."
• "Ja graag".

Excuses reacties:

• "Geen excuses, het is oké."
• "Maak je geen zorgen".

Bedankt reacties:

• "Het was mij een genoegen u van dienst te kunnen zijn."
• "Nou, dat is mijn werk."

Fouten die kunnen worden gemaakt tijdens het telefoneren:

• Als u twijfelt of de abonnee die u zoekt contact met u heeft, kunt u beter aangeven: “Het spijt me, is dit het nummer 536-27-679? Je hoeft niet te vragen: 'Ben ik daar aangekomen? " "Wie ben jij? » Als u een abonnee hebt gebeld en het dringend nodig is om af te leiden van het gesprek, vertel hem dan dat u over een paar minuten terugbelt. Laat de persoon aan de lijn niet wachten.
• Probeer een nauwkeurig geverifieerd nummer te bellen. Stel geen vragen als: "Wat doe je vrijdagavond? » Dit is een niet erg correcte constructie van de vraag, die de abonnee zal dwingen zijn persoonlijke zaken te vermelden of toe te geven dat hij nergens mee bezig is. Het is beter om te verduidelijken of het niet moeilijk voor hem zal zijn om elkaar op dit specifieke moment te ontmoeten.

• Bel op het juiste moment. Nacht- of lunchtijd zal de gesprekspartner zeker bemoeilijken. Maak voordat je telefoongesprekken gaat voeren een kort gespreksplan zodat het gesprek niet uit de hand loopt. Voer geen parallelle dialogen.
• Vermijd lange monologen en vergeet niet te luisteren naar de gesprekspartner. Vragen als 'Met wie praat ik? " "Wat zou je leuk vinden? klinkt extreem onbeleefd en maakt van een zakelijk gesprek een klassiek verhoor.

Kenmerken van onderhandelen met buitenlanders zitten niet alleen in het verschil in gewoonten, maar ook in de kenmerken van het nationale karakter. Zo zijn Amerikanen en Italianen vrij om op verhoogde toon te spreken, terwijl de Britten een rustig gesprek proberen te voeren. Hispanic gesprekspartners hebben de neiging om dicht bij elkaar te zijn tijdens de uitwisseling van informatie, terwijl het voor andere nationaliteiten belangrijk is om afstand te houden.

De begroeting is in elk land anders. In sommige landen is het ongepast om vrouwen de hand te schudden, dus het zou logisch zijn om te wachten tot de vrouw zelf haar hand naar je uitsteekt. De handdruk mag niet te sterk zijn. In Latijns-Amerika begroeten ze meestal met knuffels, in Aziatische landen buigen ze vaak. In Frankrijk en de mediterrane landen is het niet ongewoon om te begroeten met een kus op de wang.

Meestal is de belangrijkste taak bij de uitwisseling van informatie de correcte interpretatie van zinnen door de vertaler. Het is noodzakelijk om het gebruik van dubbelzinnige zinnen te vermijden, om langzaam en leesbaar te spreken. Citeer niet uit gedichten, fraseologische eenheden en soortgelijke uitdrukkingen - ze zullen moeilijk te vertalen zijn, omdat de vertaling van dergelijke uitdrukkingen veel tijd kost.

Als u het gevoel heeft dat de situatie niet al te vriendelijk is ontstaan, maar eerder door een misverstand in verband met de vertaling, laat de zaken dan niet op hun beloop. De tolk kan u en de gesprekspartner vragen nogmaals uw standpunt kenbaar te maken om te beslissen over alle gerezen vragen en eventuele onhandigheid weg te werken.

Je kunt je uiterlijk niet verwaarlozen, want het is de eerste indruk die de houding ten opzichte van een persoon vormt:

• Het pak is het belangrijkste element van een zakenman. Een persoon die er netjes en verzorgd uitziet, wekt vertrouwen, een persoon krijgt de indruk dat een persoon in professionele aangelegenheden niet minder nauwkeurig en attent is.
• Combineer een pak niet met sportschoenen of een tas. Deze optie bederft de hele officiële zakelijke stijl. Maar als het toch nodig is om een ​​sporttas te gebruiken, kies dan een tas die past bij de kleur van het pak.

• Een stropdas is een verplicht kenmerk van een formele zakelijke stijl. Verwaarloos dit kledingstuk niet. Sommige jassen worden meestal zonder stropdas gedragen, maar deze optie behoort niet tot de officiële zakelijke stijl.
• Kies voor klassieke kostuumkleuren en een discrete stropdas zonder een fel patroon. Sokken moeten ook donker van kleur zijn. Dit is het ideale beeld voor een bedrijfspersoon.
• Een gebonden stropdas moet van gemiddelde lengte zijn: bereik het einde van de riemgesp.
• U moet in uw afbeelding geen twee elementen combineren die een patroon bevatten. Versieringen moeten tot een minimum worden beperkt.
• Het uiterlijk van vrouwen zou niet veel aandacht moeten trekken. Een onthullende halslijn of pakkende kostuums zijn onaanvaardbaar, make-up moet van rustige tinten zijn. Haar moet netjes worden verwijderd en accessoires moeten in beperkte hoeveelheden worden gebruikt.

Het vermogen om je waardig te gedragen, jezelf duidelijk uit te drukken, conflictsituaties onopvallend te vermijden en er aantrekkelijk uit te zien, is noodzakelijk voor een succesvol persoon. We hopen dat de bovenstaande regels je zullen helpen om succesvol bij het team te komen en veel succesvolle deals te sluiten.

Tijdens het interview moet je goed luisteren naar de vragen van de leider. Zich verdiepen in de technologie van communicatie in het team, de inhoud ervan. Zoek uit of het gebruikelijk is dat ondergeschikten geschenken aan elkaar en aan meerderen geven. Al deze aanbevelingen zullen u helpen om in het team te passen en de regels van het bedrijfsprotocol te begrijpen.

In Engeland, Italië en de VS zijn de eisen voor zakelijke etiquette totaal anders dan in Rusland. Arabische bedrijven accepteren bijvoorbeeld nooit geschenken. Maar de essentie van zakelijke etiquette en de definitie ervan blijven altijd hetzelfde. De eisen zijn voor iedereen gelijk.

Zie de volgende video voor meer informatie over zakelijke etiquette.