Zakelijke onderhandelingen: soorten, regels en voorbeelden van voeren

Zakelijke onderhandelingen zijn aanwezig in het leven van elke manager van elk niveau. In feite is dit een zakelijk gesprek, een vorm van verbale uitwisseling van informatie tussen meerdere mensen. Formele beslissingen worden niet altijd genomen na zakelijke onderhandelingen, maar zijn nuttig vanwege de informatie die tijdens de gesprekken wordt ontvangen.

Zakelijke onderhandelingen zijn zakelijke communicatie die helpt om tot overeenstemming tussen partijen te komen. Onderhandelingen zijn nodig om het probleem met de partner te kunnen bespreken, maar ook om te proberen een oplossing te vinden die alle partijen tevreden stelt. Tegenwoordig is het erg belangrijk dat een gekwalificeerde manager zakelijke onderhandelingen kan voeren.

Onderhandelingen kunnen de volgende functies hebben:

• informatief – wanneer de partijen slechts verschillende standpunten willen uitwisselen ter voorbereiding van de hoofdonderhandelingen.
• Communicatief vaardig - in dit geval gaan partijen bij voorkeur nieuwe banden, relaties aan.
• Controle, coördinatie van acties. In dit geval worden onderhandelingen gevoerd door partners die al zakelijke relaties hebben opgebouwd, en ze hoeven slechts enkele nuances van eerder bereikte relaties te verduidelijken.
• Regelgeving - deze functie is nodig als u een probleem of conflict op tijd moet oplossen, om alle geschillen te stoppen.

Zakelijke onderhandelingen kunnen worden onderverdeeld in twee soorten: intern en extern. Interne onderhandelingen vinden plaats binnen uw team of bedrijf. Externe onderhandelingen zijn die waarbij de uitgenodigde partij aanwezig is, dit kunnen partners, concurrenten of klanten zijn. Interne onderhandelingen eindigen vaak in onderlinge afspraken. Hier werken twee partijen aan een positief resultaat voor het bedrijf: ze analyseren, trekken conclusies en bieden de beste mogelijkheden om uit de huidige situatie te komen.

Op Harvard hebben alumni en professoren een nieuw soort principiële onderhandeling bedacht. Hier wisselen concessies en standvastigheid elkaar af. We kennen deze methode als de “wortel en stok methode”. De essentie van dit principe is om een ​​harde houding aan te nemen, waardoor je in de eerste plaats alleen de kern van het probleem of de kwestie in overweging kunt nemen.

Met zakenpartners kunt u het beste de regels volgen die in de zakelijke omgeving zijn vastgelegd. Dit geeft u de mogelijkheid om in de toekomst goede, sterke en wederzijds voordelige relaties te hebben.

In het oude Byzantium waren de "notulen" het eerste deel van het document, dat meestal een lijst van deelnemers aan de vergadering bevatte. Tegenwoordig is het een reeks regels, volgens welke een verscheidenheid aan ceremonies moet worden gehouden, een dresscode, een vorm van officiële brieven, enzovoort moet worden vastgesteld.

Elke overtreding van de protocolwetten betekent dat degenen die het protocol hebben geschonden, problemen kunnen krijgen. Deze partij zou zich moeten verontschuldigen voor hun fout. Dan moet het verzuim worden gecorrigeerd. Door het naleven van het protocol tijdens onderhandelingen en begroetingen, met documentbeheer en het voeren van diverse contracten, worden zakelijke bijeenkomsten belangrijker.

Elk land heeft zijn eigen nationale ethische normen. Maar in principe is dit concept voor iedereen hetzelfde.

Vrijwel alle voorbereiding op onderhandelingen (zowel intern als extern) is onderverdeeld in verschillende elementen. De belangrijkste zijn de volgende:

• definitie van het probleem, waarvoor moet worden onderhandeld;
• zoek naar degenen die zullen helpen de ontstane problemen op te lossen;
• vaststelling van belangen (eigen en partner);
• een heldere formulering van het plan en programma van de bijeenkomst;
• indien nodig worden vertegenwoordigers van de delegatie geselecteerd;
• organisatorische momenten - verzameling van documentatie, tabellen, monsters en ander materiaal dat nuttig kan zijn bij onderhandelingen.

Vergaderingen kunnen intern en extern, officieel en informeel zijn. Dit zijn hun belangrijkste stijlen.Het verschil daarin is de aanwezigheid van documentaire consolidatie van individuele punten, het onderhandelingsprotocol, de kenmerken van de besproken onderwerpen en het onderwerp van dit gesprek.

Afhankelijk van de aard van de onderhandelingen kunnen worden onderverdeeld in partnerschap en tegenpartij. Tegenonderhandelingen worden gevoerd als er een conflict is tussen de partijen dat moet worden opgelost. In dit geval moet de oplossing neutraal zijn en geschikt zijn voor beide partijen.. Dit type gesprek staat bekend als agressief, omdat elke partij de onderhandeling wil winnen. In dit soort gesprekken wordt meestal gesproken over partnerschap, samenwerking, ontwikkeling van de partijen.

Het onderhandelingsproces kan in verschillende fasen worden verdeeld. Hun structuur is al lang bepaald. Een van de belangrijkste fasen in de onderhandelingen is een inleidend gesprek, waarin u het onderwerp van de vergadering kunt verduidelijken en nieuwe problemen met de organisatie van onderhandelingen kunt oplossen. Het kan ook een bijeenkomst van deskundigen zijn, die meestal plaatsvindt vóór de start van de onderhandelingen tussen leiders en delegaties.

De belangrijkste zes fasen zijn:

• Opleiding. Een goede voorbereiding op zakelijke onderhandelingen is 90% van het succes. Ondanks de grote wens om geïmproviseerd te handelen, is het niet aan te raden deze fase voor de vergadering te negeren. Vervolgens kunt u een tussenstadium van weergaven toevoegen.
• verduidelijking. Reageer niet direct, begin niet met bieden. Probeer technisch contact te maken met de andere kant, bepaal zijn normen. Probeer vervolgens met behulp van vooraf opgestelde vragen te achterhalen welke belangen de andere partij heeft.
• Voorstellen doen. Deze fase is typisch als middel om geschillen op te lossen.Hier kunnen partijen voorstellen uitwisselen, bepalen waar en waarom misverstanden ontstaan. Noteer alle meningsverschillen en geschillen.
• Koopje. Dit deel van de vergadering heeft invloed op wat u afspreekt. Hier kunt u alle meningsverschillen oplossen door informatie-uitwisseling, concessies. Effectieve onderhandelingen zijn de uitwisseling van iets dat voor elke tegenstander een andere prijs en waarde kan hebben.

• Beslissingen nemen. We kunnen ervan uitgaan dat u de laatste fase van de onderhandelingen nadert. Neem echter de tijd. Stel jezelf de vraag: “Is de voorgestelde overeenkomst winstgevend of kan er over een nog betere optie worden onderhandeld? »
• Consolidatie van afspraken - de finale van uw vergadering. Er zijn momenten waarop tegenstanders het over alles eens waren en zich verspreidden. De volgende dag, tijdens de uitvoering van de afspraken, kan echter de situatie ontstaan ​​dat iemand zijn tegenstander verkeerd heeft begrepen. Daarom is het noodzakelijk om absoluut alle afspraken en resultaten van de vergadering technisch vast te leggen. Dit voorkomt onduidelijke situaties in de toekomst.

Absoluut alle onderhandelingen moeten van tevoren worden voorbereid. Bij de voorbereiding is het wenselijk om de benodigde informatie over de partner te verzamelen, vooraf goed na te denken over de argumenten voor uw voorstel en ook is het raadzaam om vooraf alle mogelijke opties voor de uitkomst van een zakelijk gesprek door te denken en uit te spelen.

Er zijn een groot aantal methoden om moeilijke onderhandelingen te voeren. Verschillende hoofdlijnen.

Hier legt de stoere onderhandelaar vrijwel direct alle kaarten op tafel. Tegelijkertijd geeft hij absoluut alle middelen aan die hij beschikbaar heeft (of niet).De berekening in deze onderhandelingstactiek is gebaseerd op het feit dat alle opties die de andere partij kan voorbereiden direct als "fout" en "onaantrekkelijk" voor samenwerking worden beschouwd.

Als de tegenstander van de harde kant deze informatie als een feit waarneemt, heeft hij geen andere keuze dan akkoord te gaan of te vertrekken. De nadelen van deze methode zijn onder meer het mogelijke verlies van een potentiële partner (mogelijk in de toekomst).

Nadat de stoere tegenstander alle voorwaarden aan het "slachtoffer" heeft aangekondigd, kunt u ermee instemmen om over deze voorwaarden te praten. In dit geval kan het "slachtoffer" de tegenstander naar het scenario leiden dat ze nodig heeft door haar argumenten te geven.

Je kunt steviger in je schoenen staan. Hier kan de tegenstander al nadenken over wat hij precies zal verliezen en kan hij de voorwaarden van het "offer" accepteren (met enkele wijzigingen in zijn voordeel).

In combinatie met de woorden "Ja, maar op voorwaarde..." en een vriendelijk gesprek kan de tegenstander zich een beetje ontspannen. Verder kan het "slachtoffer" in de aanval gaan. Het doel van dit spel is om het gesprek voort te zetten.

Een sterke onderhandelaar zal de stemming van de andere kant veranderen. Hier, van een taaie onderhandelaar, worden ofwel aangename woorden ofwel beschuldigingen gehoord. Tegenstrijdigheden uit de mond van één persoon tijdens één gesprek zullen het "slachtoffer" beletten over zijn aanbod na te denken. Ze kan in een verwarde toestand zijn, kan psychologische stabiliteit verliezen.

Om een ​​sterke tegenstander in dit soort onderhandelingen tegen te gaan, Het "slachtoffer" moet in eerste instantie begrijpen dat dit een spel is en dat het slechts voor één doel wordt gespeeld. Om de aanvallende kant tot stilstand te brengen, volstaat het om zacht maar volhardend te vragen om de situatie die zich heeft voorgedaan te begrijpen, met behulp van de "criteria-clash"-methode. Voorwaarde is dat het “slachtoffer” zelfverzekerd en niet-agressief spreekt. Dit leidt de aanvaller tot een doodlopende weg en geeft niet de mogelijkheid om de tegenstander onbeleefd te onderhandelen.

Deze tactiek is een goede combinatie van de vorige twee. Ten eerste communiceert een taaie onderhandelaar, voert biedingen uit, enzovoort. Alles gaat goed tot het moment waarop het “slachtoffer” definitief “ja” wil zeggen. Hier is de harde kant al volledig bij het werk betrokken en gaat in de aanval en zegt: “Dit voorstel past niet bij ons. Wij zijn er niet in geïnteresseerd."

De berekening is gemaakt op het feit dat het ontspannen “slachtoffer” de taaie onderhandelaar niet zal afwijzen en in staat zal zijn de eerste voorwaarden te aanvaarden die de taaie tegenstander aanvankelijk aan het begin van de onderhandelingen stelde.

Tijdens deze manier van onderhandelen gelden een aantal categorische verboden:

• U kunt geen uitspraken accepteren die betrekking hebben op uzelf en op het voorstel. Als een taaie tegenstander opmerkingen zou hebben met betrekking tot je persoonlijkheid, zou hij die onmiddellijk uiten.
• Deze manier van praten mag niet eindigen na de eerste weigering. In dit geval is onderhandelen gepast.
• Je hoeft je niet te verontschuldigen.
• Verzin geen excuses.
• Geef je posities niet op.
• Je moet ook niet aanvallen als reactie of agressie tonen.
• Geef uw gesprekspartner geen negatief oordeel. Wees niet zoals hij.
• Probeer onaangename en negatieve woorden te vervangen door zachtere.

Bij dit soort onderhandeling zijn er verschillende acties die u kunt ondernemen om de situatie in uw voordeel te veranderen:

• Stel verhelderende vragen. Werk aan elke individuele positie, de gesprekspartner genoemd.
• Vraag naar criteria. Bijvoorbeeld: “Begrijp ik het goed dat ...”, “Wat is voor jou belangrijk, hebben we niet genoemd in het gesprek? ".
• Je kunt proberen de gesprekspartner te ontmaskeren met suggestieve vragen: “Begrijp ik goed dat je met mij onderhandelt? "," Ik denk dat ons voorstel niet geschikt is. Kunt u aangeven wat precies? ".

Volgens bepaalde regels van de onderhandelingsetiquette zijn er tijdschema's voor het gesprek, die in eerste instantie in het voorbereidende stadium worden besproken. Wanneer de partijen bij de onderhandelingen komen, begrijpen ze dus al wat hen te wachten staat. Op basis hiervan bouwen ze een gespreksplan, selecteren argumenten, tactieken, feiten. De harde kant in dit geval is proberen het hele onderhandelingsscenario dat je al van tevoren hebt voorbereid te doorbreken en je eigen scenario op te leggen.

Partijen kunnen voor aanvang van het gesprek aangeven welke onderwerpen in de onderhandelingen aan de orde komen. De onderhandelaar denkt dat de vergadering minstens 40 minuten zal duren. Direct na de vergadering kondigt de harde kant echter aan dat er slechts 10-15 minuten zijn en niet meer. Het 'slachtoffer' bereidde haar presentatie minimaal 15 minuten voor.

Dit is berekend om de zwakke kant van zijn zwakte aan te tonen. Ofwel zal het "slachtoffer" zich aan de regels en vereisten houden, of hij vertrekt onmiddellijk.Wees in geen geval verontwaardigd, neem alle woorden die door de harde kant worden gesproken als de waarheid, probeer de toegewezen tijd te halen.

Wat gedaan kan worden:

• U kunt akkoord gaan. Het is echter het beste om het te negeren. Onderhandel alsof er niets is gebeurd.
• De bijeenkomst wordt meestal geleid door iemand die weet te luisteren en de juiste vragen te stellen. Overweldig vooral de andere kant niet met een presentatie van jezelf en je voorstel. Vraag hem eerst naar zijn behoeften, welke selectiecriteria voor hem belangrijk zijn.
• Als je eenmaal al zijn behoeften hebt bedacht, kun je je tegenstander precies geven wat hij wilde.

In de volgende video vindt u een methodologie voor het voeren van zakelijke onderhandelingen (voorbereiding, manipulatietechnieken en voorbeelden van effectieve zakelijke communicatie).