Typy obchodní komunikace

Obchodní komunikace pomáhá budovat vztahy s kolegy, podřízenými, partnery a zákazníky. V procesu komunikace dochází nejen k výměně informací, ale i zkušeností a znalostí v určité oblasti. Obchodní etiketa proniká naprosto do všech sfér života, existují různé druhy obchodní komunikace.

Obchodní komunikace je důležitou součástí lidského života. Etiketa v podnikatelském prostředí slouží jako určitá podpora. V podnikání existuje několik forem komunikace. Vhodné možnosti by měly být zvoleny s ohledem na osobní a psychologické vlastnosti účastníků diskuse. Lze rozlišit následující formy komunikace:

• Konverzace - ústní kontakt mezi účastníky rozhovoru je redukován na diskusi o důležitých problémech a úkolech, objasňující některé nuance související s prací. Účastníci konverzace by v tomto případě měli mít právo zabývat se různými úkoly a rozhodovat se. Postavení účastníků rozhovoru musí být stejné.
• Jednání mají pevnější konstrukci. Zpravidla se jich účastní zástupci různých společností nebo divizí.Jednání slouží ke spojení sil s partnery, kteří mají zájem řešit konkrétní problém.
• Na schůzce účastní se skupina nebo velký okruh zájemců a zainteresovaných osob. Jednání zahrnuje sběr, analýzu informací, výměnu dat a také rozhodování v kontroverzních otázkách.
• Výkon - v tomto případě jedna osoba nebo malá skupina sdílí potřebné informace s publikem. V tomto případě není zpráva redukována na diskusi k tématu, ale je prezentována jako informace. Tato forma komunikace vyžaduje, aby mluvčí měl vůdčí schopnosti, schopnost zůstat ve společnosti a také řečnické schopnosti.
• Korespondence - nepřímý způsob komunikace, hraje jakousi roli korespondenční komunikace. Tento typ komunikace zahrnuje příkazy, protokoly, usnesení, žádosti, zprávy, úřední dopisy, pokyny a tak dále. Korespondence slouží ke komunikaci mezi odděleními nebo organizacemi. Při vedení korespondence je nutné dodržovat specifická pravidla.

Obchodní komunikaci je třeba se naučit. Osobní kvality a demonstrace svého „já“ přitom ustupují do pozadí. Hlavní zůstává schopnost zohlednit zájmy a přání oponenta a spojit je s vlastními požadavky tak, aby obě strany dosáhly požadovaného výsledku.

Obchodní komunikace se skládá z několika fází:

• Formování motivu. Bez toho nebude možné dosáhnout efektivní interakce.
• Příprava na komunikaci - jedná se o přípravu konverzačního plánu, přípravu argumentů a informací.Dále je nutné připravit seznam úkolů, které je potřeba v rámci diskuse vyřešit.
• Zahájení konverzace. Je nutné navázat kontakt, poté je nutné vytvořit „klima vztahů“ příznivé pro konverzaci.
• Formulace problému - zvýraznění okruhu problémů, představení jejich pozice a vize tohoto úkolu. Upozorňujeme však, že si musíte předem připravit abstrakty na téma rozhovoru a být připraveni odpovědět na položené otázky.
• Výměna informací - Vyjasnění pozice partnera. Je důležité udržovat komunikaci a odpovídat na otázky v dostupném úředním jazyce, v případě potřeby vynechat odbornou terminologii.

• Přesvědčování a argumentace - jsou nezbytné v případě neshody a vyplývají z předchozí etapy komunikace. Je třeba poznamenat pozitivní aspekty vašeho vidění situace a řešení kontroverzního problému.
• Hledání řešení problému nebo problému - konec diskuse, její výsledek by měl vyhovovat všem účastníkům.
• Sepsání smlouvy - to znamená, že v důsledku setkání účastníci diskuse dospěli ke společnému jmenovateli nebo získali podporu partnerů při řešení různých problémů. Kladný výsledek jednání končí písemným potvrzením.
• Analýza výsledků - prokáže, zda učiněná rozhodnutí byla správná.
• Rozhodování – po analýze předpokládá souhlas všech stran. V tomto případě účastníci diskuse rozhodují o další spolupráci nebo ukončení kontaktů.

V moderní společnosti lidé vědomě dodržují pravidla obchodní komunikace, aby dosáhli konkrétních cílů ve firemním prostředí. V podnikání nestačí zastávat určitou pozici, je potřeba také upevňovat vztahy s různými lidmi. Následující je velmi důležité:

• Schopnost získat si lidi a zůstat ve společnosti jsou důležitými aspekty podnikového dialogu. K tomu musíte být schopni jasně a jasně formulovat své myšlenky, kompetentně argumentovat svým názorem.
• Analytická data a schopnost činit rychlá rozhodnutí jsou vždy na vaší straně. Při komunikaci s partnery pamatujte, že všechny strany mají zájem na rychlém řešení sporů.
• Je důležité vzít v úvahu kulturní charakteristiky a národní tradice partnera: nepochybně se některé zvyky a normy přijaté v jiné zemi mohou zdát nepřijatelné nebo urážlivé.

Základní pojmy a normy podnikatelské etiky by měl znát každý seberespektující člověk. Je třeba pochopit, že v podnikání se komunikace mezi lidmi buduje nikoli podle vzájemného zachycení nálad partnerů, ale podle určitých standardů. Existují následující typy obchodní komunikace (podle funkčního účelu):

• verbální i neverbální - spočívají v nutnosti sledovat řeč, mimiku, gesta a držení těla. V neverbální komunikaci může poloha paží, nohou, pohled, záklon hlavy a mimovolní pohyby prozradit mnohem více o pocitech a náladě člověka než ústní řeč. Stojí za to naučit se ovládat mimiku a gesta.
• Písemné i ústní. Pro každou formu komunikace se rozlišují samostatné pojmy a normy.Jakýkoli dokument ověřený podpisy a pečetí se vztahuje na písemnou formu komunikace. Do ústní - plánování schůzek, schůzek, jednání, reportů a dalších forem obchodní komunikace.

• Monologická a dialogická - mají značné jazykové rozdíly. Dialog je mezilidská komunikace. Monolog odráží jediný úhel pohledu; tento typ komunikace zahrnuje prezentaci nebo slavnostní projev, stejně jako zprávu nebo úvodní projev.

• Vzdálené a osobní. Vzdálená komunikace zahrnuje telefonické rozhovory, korespondenci poštou. Zvláštní pozornost je věnována intonačnímu vzoru řeči, stručnosti sdělení. Nemůžete používat gesta.

Každý styl má určité vlastnosti. Musíte jim umět porozumět.

Klasifikace stylu:

• Autoritářský. Vychází z nepopiratelné moci šéfa a absolutní podřízenosti zaměstnanců. Jakákoli rozhodnutí jsou přijímána výhradně a nejsou diskutována se zainteresovanými nebo zúčastněnými osobami.
• Demokratický - hlavním rysem je společná diskuse o problémech a touha po vzájemném porozumění. Při komunikaci s partnerem se používá žádost, doporučení a motivace.
• potměšilý nebo formální - je stanovena minimální účastí vedoucího na personálním řízení, vyjednávání a rozhodování. Obtížné případy a riskantní rozhodnutí se přenášejí na jiné. Efektivita takového řízení již nezávisí na vůdci, ale na úrovni rozvoje skupiny.
• Liberální - něco mezi autoritářským a demokratickým stylem.Diskuse o různých problémech s partnery nebo kolegy je minimalizována, ale používá se ve vzácných případech a pouze s cílem přesunout odpovědnost na oponenta.
• Oficiální obchod - znamená důsledné dodržování komunikačních norem, řečových klišé a pravidel obchodní komunikace, kde není místo pro projev individuality.
• Vědecký - přísná, krátká a zdrženlivá řeč, vhodná pouze v oblasti vědy a vzdělávání. Využívá se ve výzkumné nebo výukové činnosti.

Obchodní komunikace se týká všech vnějších aspektů chování a je rozdělena do několika oblastí:

• účastníci rozhovoru mají společné cíle a motivy;
• rozhovor probíhá v jednom časoprostorovém intervalu;
• mezi všemi účastníky diskuse je vybudována jasná hierarchie komunikace, jsou rozděleny sociální statusy;
• účastníci komunikace dodržují při komunikaci obecně uznávaná pravidla a normy.

Obchodní komunikace pomáhá rychle navázat potřebné kontakty, získat podporu spolehlivých patronů. Pomáhá dosáhnout vzájemného porozumění.

Existují 4 hlavní funkce obchodní komunikace:

• Informace a komunikace - zahrnuje shromažďování a poskytování konkrétních informací, jakož i výměnu znalostí a zkušeností.
• Interaktivní - kvůli procesu interakce mezi lidmi. Využívá se v procesu interakce (chování, činnosti a rozhodování partnerů).
• Percepční je pochopit druhého člověka. K navázání či oslabení kontaktu dochází na základě vzájemného porozumění.
• Regulatorně-komunikativní - umožňuje upravit chování účastníků diskuse.K tomu musíte ovládat speciální techniky: umět přesvědčit, nacházet kompromisy a dělat ústupky.

Při jednání s obchodníky je navíc nutné brát v úvahu zvláštní pravidla. Jakákoli odvolání, zprávy a informace musí být v souladu se třemi pilíři:

• z hlediska obsahu – poskytované zprávy a informace by měly být jasné a stručné;
• expresivní část odkazuje na emocionální složku;
• motivační stránka - je zaměřena na myšlenky a pocity partnera.

Při komunikaci člověk věnuje pozornost řeči a hlasu partnera. Hodnotí se podle určitých ukazatelů:

• Slovní zásoba - nepřítomnost parazitických slov a kompetentní, expresivní řeč nám umožňují s jistotou konstatovat, že daný člověk je vzdělaný a kultivovaný.
• srozumitelná řeč a správná výslovnost slov je klíčem k úspěchu každého člověka.
• intonace - umožňuje umístit potřebné akcenty.
• Rychlost řeči - pomalá řeč způsobí melancholii a rychlá řeč vám nedovolí soustředit se na poskytované informace.
• Diskuse o pozitivních a negativních vlastnostech konkurentů. Zkuste se takových témat dotknout mimořádně taktně a opatrně. Jedná se o druh neškodné manipulace, která pomůže získat partnera.
• Kombinace dlouhých a krátkých frází. Tato technika pomůže udržet pozornost partnera.

K dosažení respektu mezi kolegy a partnery je nutné vzít v úvahu některé nuance:

• Diskuse o pozitivních a negativních vlastnostech konkurentů. Zkuste se takových témat dotknout mimořádně taktně a opatrně. Jedná se o druh neškodné manipulace, která pomůže získat partnera.
• Kombinace dlouhých a krátkých frází. Tato technika pomůže udržet pozornost partnera.
• V podnikatelském prostředí neměli byste ukazovat své osobní preference a emoce při řešení různých problémů. Hlavní roli hrají zájmy společnosti, kterou zastupujete, a zájmy partnera. Neměli byste přecházet na zvýšené hlasy nebo se pouštět do slovní přestřelky: jakýkoli projev emocí negativně ovlivní vaši pověst a image.
• Nesměšujte práci a osobní život. Vztahy s kolegy by neměly mít vliv na řešení problémů firmy. Pokud si k člověku nedokážete vybudovat vřelý vztah, neznamená to, že byste při řešení běžných problémů měli ignorovat jeho názor a rady. Schopnost oddělit osobní vztahy od podnikání pomáhá soustředit se na požadované úkoly a řešit spory.

• Připravte se na diskusi: zeptat se na partnera a zvolit vhodnou komunikační taktiku.
• Buďte dochvilní - nebrat čas obchodním partnerům.
• Schopnost naslouchat partnerovi - vaše nesporná výhoda. Bez schopnosti komunikovat se zákazníky, rozumět jejich potřebám a přáním není možné uspět.
• Přátelský přístup ke všem účastníkům jednání. Ani s nepoctivým partnerem by se nemělo zacházet s pohrdáním. Zapomeňte na nepřátelství a snažte se s partnerem jednat příznivě a laskavě. Pamatujte, že byste neměli diskutovat o svém vztahu s ostatními lidmi v obchodním prostředí. O vztazích, osobním životě by se nemělo s nikým diskutovat.
• Schopnost soustředit se na to podstatné. Pokuste se zjistit, co váš partner chce. S ohledem na jeho zájmy se snažte problém vyřešit a dospět ke společnému jmenovateli, neztrácejte svá přání.
• Schopnost být upřímný. Pokud jsou informace nespolehlivé, zkreslené, lze je zjistit v každou nevhodnou chvíli a ovlivnit vaši pověst.
• Nezapomeňte na pravidla slušného chování. Vždy oslovujte osobu křestním jménem, ​​usmívejte se a snažte se ji pochválit, ale vyhněte se lichotkám.

V dalším videu najdete nejdůležitější obchodní komunikační dovednosti.