商務溝通心理學

今天的商務人士有多種方式與客戶、同事和其他利益相關者進行溝通。了解商務溝通的本質可以幫助您實現公司的目標和日常管理。

在心理學中，“交流”一詞是指人與人之間通過共同的符號系統交換信息。 這種溝通的定義包括兩個方面：

• 首先是傳達的內容，例如事實、感受、想法等。這意味著在通信過程中，必須有人接收到傳輸的信息。
• 其次，上述定義強調了溝通過程中的理解要素。只有當消息的接收者在與發送者相同的意義上理解它時，才能實現理解。因此，對信息的正確解釋非常重要。

商務溝通是與商務相關的信息、事實和想法的交流。 在這個全球化時代，每個企業，無論大小，都需要適當的內部和外部業務溝通。

業務通信的主要特徵包括以下組件：

• 分割。 即使在小型組織中，假設所有員工在業務溝通方面都有相同的需求、興趣和願望也是錯誤的。有效的業務溝通被細分以滿足特定受眾的需求。例如，在管理環境中工作的員工與在生產環境中工作的員工會有不同的需求和對信息的不同訪問。
• 具體性.有效的商務溝通一定要具體，越具體越符合自己的特點。
• 準確性。 當信息不准確時，就會失去可信度。此信息的發送者也會失去信任。有效的商務溝通在傳達的內容和語法、拼寫和標點符號等簡單事物方面都必須準確無誤。
• 及時性。 員工需要了解他們的組織和外部環境中發生的事情，因為它會影響他們。與員工及時溝通比以往任何時候都更加困難，但這對於有效的業務溝通至關重要。

• 重複性.如果一條消息只發送一次，您無法確定它是否已送達收件人。有效的業務溝通需要經常溝通，以確保所有員工都能獲得所需的信息。此外，員工變動，有的離職，有的加入公司，這一切都需要更新信息。
• 多通道。 企業有許多溝通渠道，從傳統的（印刷、留言板、會議）到新的（電子郵件、博客、社交網站）。所有這些渠道都必須用於確保員工在不同條件下接收信息。
• 直接。 專家說，面對面的交流仍然是最有效的，應該盡可能使用。當然，在非常大的組織中，這可能很困難，但即便如此，替代方案可能包括視頻會議或使用網絡研討會。
• 反饋的存在.員工應該能夠與經理和雇主分享他們的反饋、意見和想法。雙向溝通對僱員和雇主都有效。

有時您必須與您不喜歡或無法忍受的人一起工作。但是為了您的工作，與他們保持良好的業務關係很重要。在這種情況下，試著更好地了解這個人。他可能很清楚你不喜歡他，所以邁出第一步：開始秘密談話，或者邀請他一起吃飯。 在談話中，專注於尋找你可能有的共同點：詢問家庭、興趣、過去的成功。

企業文化對於成功的商務溝通至關重要。它有助於維護工作中的商務禮儀，此外，該領域的研究表明企業文化與公司營業額之間存在直接關係。

專家列舉了商務溝通的六大基本心理學原則：

• 互惠.商業互惠意味著交換價值時的相互期望。如果一個人給予某物，那麼接受者就應該給予回報。互惠在合作夥伴之間建立信任，他們的關係會變得更好。
• 說服力。 了解產品、趨勢、談判研究結果會讓你更有說服力。為了獲得合作夥伴的信任，展示你的意識很重要。
• 強制性的.始終履行您的義務，不僅是書面的，而且是口頭的。請記住，即使是握手也是同意的標誌。如果你發現很難記住你曾經說過的話，就把它寫下來。你會給人一個有約束力的人的印象。
• 子序列。 在你的行為和行動上始終保持一致，永遠不要改變你的商業原則。
• 爭取共識.共識意味著每個人都做出並支持決定，並理解做出決定的原因。如果合作夥伴有共同的價值觀和目標，並且在具體問題和共同方向上達成一致，合作夥伴之間就有可能達成共識。
• 個人感情。 我們更有可能與那些明確表示他們喜歡我們並且在他們面前我們感到重要的人互動。外貌吸引力在其中起作用，但相似性也非常有效。我們吸引那些在服裝、年齡、社會經濟地位方面與我們相似的人。

直接、誠實和互惠的溝通是合乎道德的。如果交流是為了隱藏真相或傷害他人，那麼它就不可能是道德的。

儘管倫理與道德不同，但兩個概念之間有很強的關係：道德是關於對與錯的觀念，倫理是受道德信仰影響的行為原則。 因此，溝通倫理高度依賴於道德原則：

• 誠實.一般來說，道德溝通是誠實的溝通。雖然有時在潛在受害者的下落問題上撒謊（例如向所謂的殺手）撒謊更合乎道德，但這些情況是例外而不是規則。此外，誠實不僅僅是真理；這意味著開放，自願提供您擁有的任何信息，即使這會損害您自己的短期利益。對人的信任與誠實密切相關。創建信任環境是在商業環境中進行道德溝通的途徑。
• 開放性.開放是倫理溝通的關鍵點之一。在溝通中，這意味著對不同的想法和意見持開放態度，以及願意表達自己的意見，即使你不希望他們被接受。

• 忠誠.在商務溝通的背景下，忠誠度意味著分配必要的時間和資源來全面討論問題。只有這樣，每個人都有機會被聽到。
• 建立共識。 道德溝通是以目標為導向的，而不是以地位為導向的。不同群體在對立的陣營中聯合起來並主要以自己的利益為導向的溝通方式對整個組織沒有任何貢獻。對組織而言，道德是一種溝通方式，人們在這種溝通方式中尋求共識，而不是反對，並專注於為公司做他們可以做的事情。因此，由於幫助一個組織是一種道德要求，因此達成共識是一種道德的溝通方式。

據信，對話者主要有六種類型。 為了更好地準備重要的對話，重要的是要知道你是什麼類型：

• 反光的.如果在交流過程中你能感受到伴侶的情緒，你就是一個反思的對話者。你說話柔和、冷靜、敏感、理解對話者，並且喜歡與他人建立關係。
• 裁判。 如果您分析主題和問題，找出要點，然後有效地向他人解釋，您就是法官型對話者。你引導對話並直接和有說服力地引導它。
• 高貴.如果你喜歡開放的交流，你就是那種“高尚”的對話者，別人很容易和你交流。你也很專注，總是直奔目標。
• 國會議員.代理型對話者俱有外交性，並使用交流來結束衝突。他說話輕聲細語，很有魅力，讓人感覺很舒服。
• 蘇格拉底。 蘇格拉底型的對話者善於解決問題和說服他人，他喜歡長時間的辯論。他很詳細，見多識廣，他的意見受到他人的重視。
• 官方的.這種類型的對話者使用交流來實現他們的夢想並在工作和家庭中取得成功。這是一個精明的戰略思想家。

專家說，有四種主要的溝通方式：分析型、直覺型、功能型和個人型。沒有一種溝通方式天生就比另一種更好。 但是為特定受眾選擇錯誤的溝通方式可能會導致問題：

• 分析風格.分析通信涉及處理硬數據和實數。以這種方式交流的人避免在說話時表現出感情和情緒。分析式溝通方式的一大優點是你可以從邏輯上冷靜地分析問題。這意味著人們看到您消息靈通並且擁有豐富的分析經驗。具有分析性溝通風格的潛在缺點是您可能會被視為冷漠或麻木不仁。
• 直觀的風格.以直觀的方式進行交流時，您更喜歡全面了解並避免細節，以免陷入困境。這使您可以直接找到問題的核心，而不是分階段解決問題。這種風格的優點是您可以快速準確地溝通，輕鬆鑽研大而復雜的問題。但是，在真正需要細節的情況下，您可能沒有耐心。

• 功能風格.這種風格意味著有條不紊，有詳細的計劃，精確的截止日期。以這種方式交流的人是表現出色的人，他們不會錯過任何事情。功能性溝通方式的一個潛在缺點是您可能會失去聽眾的注意力，尤其是當您與直觀的對話者交談時。
• 個人風格.通過以個人風格進行交流，您會感受到與伴侶的情感聯繫，這使您可以了解他的真實想法。你是一個很好的傾聽者和一個很好的外交官，你知道如何平息衝突，你與很多人保持著良好的關係。這種風格可以讓你建立深厚的個人關係。人們經常求助於你，因為你能夠將不同的群體聚集在一起。這種交流方式的缺點是有時會惹惱喜歡硬數字和邏輯討論的分析型對話者。

有關最重要的商務溝通技巧，請參閱以下視頻。