商務溝通：原則和特點

商務交流是在各個商務領域進行交流的過程，其結果是信息、活動和經驗在其參與者之間傳遞，以便找到解決某些問題並取得必要的結果。

與日常溝通相比，商務溝通的特點正是任務集和尋找解決方案。 這樣的概念具有特定的特點和特點。

• 商務溝通不是一個單獨的過程，而是人與人之間共同互動的一部分。因此，它組織了這項活動。
• 談話的內容是由交流的主題決定的。主體可以創建一些服務（例如，廣告或經濟）；討論一個重要問題（政治、科學等）；生產這個或那個產品，開發項目，制定未來工作計劃，分享經驗。
• 在商務溝通中，主體（下屬和上級）在各種類型（說服、建議等）的幫助下相互影響。
• 這種交流是基於其參與者的一系列知識和能力。在談話的過程中，不僅發生了這種知識的獲得，而且發生了這種知識的發展。因此，正是由於業務互動，每個員工的專業能力都得到了提高。
• 商業互動取決於道德標準、機構的商業傳統、地位框架和規範。

該領域的規範是指包含若干原則的規則。

• 合作性，即為每個員工做出必要的貢獻。
• 信息充分性。沒必要保持沉默，但也不應該拖長獨白。
• 信息質量，這意味著誠實。
• 權宜之計。最主要的是要堅持對話的既定方向，而不偏離它。
• 論據的說服力。
• 禮貌。缺乏對其他員工的貶低和諷刺的言論。
• 傾聽和理解對話者想法的能力，同時考慮到他的個人特徵。這是必要的，以防止可能的衝突情況。
• 能夠清晰簡潔地表達想法。商務交流中的每個參與者都應該發展正確的演講，這將有助於在語調的幫助下正確放置口音。
• 接受批評和糾正操作缺陷的能力。

業務溝通的存在是為了組織員工之間富有成效的關係並管理這種聯合活動。

這種類型的通信旨在執行三個功能：

• 交流性，這包括對話中的參與者相互交換信息的事實；
• 互動，除了信息交流，還有行動交流；
• 感性的，參與者相互了解並達成協議。

商務溝通的過程是基於作為成功合作基礎的原則。

• 人際交往原則。 儘管商業領域的溝通主要是為了解決某些問題，但它是人與人之間的一種或另一種人際接觸。每個員工的個人素質，員工之間的態度，都與他們的共同活動密不可分。
• 目的性原則。 商務溝通總是有一個最終目標。但除了開放目標（找到問題的解決方案）外，對話中的每個參與者都可能有個人目標。例如，一名員工閱讀了一份關於給定主題的報告，但也想在同事面前“炫耀才智和口才”。
• 連續性原則。 共同活動過程中的業務往來不斷發生。從一名員工到另一名員工的信息甚至是非語言的，任何行為因素都很重要。即使是沉默也能說明問題。重要的是要監控對話參與者的反應，以便閱讀明確和隱藏的消息。
• 多維性原則。 在商務溝通中，不僅要進行信息交流，還要進行關係的調節。對對話者的情緒反應可以是積極的也可以是消極的。

有些原則本質上是道德的，是商業溝通不可或缺的一部分。

• 體面的原則。 每個人都必須按照自己的信念行事，否則會顯得虛偽。在商業領域，重要的是信守承諾，幫助同事而不讓他們陷入困境。
• 責任原則.每個員工都必須了解分配給他的職責，並且能夠在不讓經理、同事或整個組織失望的情況下應對這些職責。
• 正義原則.這對領導者來說尤其重要。你不能偏袒任何員工，並以此為基礎對他們的工作形成意見。這樣的評估是先驗的。傾聽並接受任何其他立場很重要。這首先體現了對所有商業夥伴的尊重。

每個國家都有自己的禮儀特點，這取決於人們的心態。當然，有些規範對所有國家都是通用的，例如商務會議期間的握手和成功的談判。但是，對不熟悉的人或通過名字和父名來吸引領導人的吸引力僅在俄羅斯是典型的。 俄羅斯人具有獨特的商務禮儀特徵。

• 俄羅斯重視守時的人，因此其中一位合作夥伴的談判延遲甚至五分鐘都會破壞計劃中的交易。畢竟，遲到被視為不尊重，尤其是在業務方面。這條規則在“時間就是金錢”的短語單元中很明顯，這表明俄羅斯商人如何珍惜每一分鐘。
• 商務禮儀延伸到服裝。 在一個嚴肅的公司裡，對外表的要求很高：一定要嚴格（短裙或連衣裙，以及高跟鞋都不能接受）。

• 沒有俄羅斯的商業關係是不可能的 遵守言語禮儀規則。 對於傾聽的能力尤其如此。有必要傾聽你的對手，然後才把自己說出來。即使是最無聊的報告，其中一名員工也必須表現出感興趣的表情，否則會被其他人視為對同事的不尊重。
• 在俄羅斯商業領域，他們非常重視 保守商業秘密。 如果其中一名員工“洩露”其組織的這個或那個秘密，他的聲譽將受到不可挽回的損害。洩露秘密可能會被解僱。
• 如果要在俄羅斯與一個重要代表團進行商務談判，那麼所有員工都在為它的到來做好充分的準備。 商務會議以自助餐桌結束，這證明了俄羅斯人民的熱情好客。而接待的廣度直接取決於客人的重要性。
• 從屬 是俄羅斯商務禮儀的重要規則。上司和下屬之間有嚴格的界限，不容忍任何熟悉。經理不應該拿他的員工開玩笑，就像員工應該尊重老闆一樣。
• 女性和男性在平等的基礎上工作男女都沒有特權。年齡差異也是如此。碰巧領導比他的一些下屬年輕，但這並不意味著他們應該對他表現出不尊重和不屑一顧。

這些是俄羅斯商業關係的規則。 至於其他國家，則有著不同於俄羅斯人民所習以為常的禮儀特點。

• 在美國，比如商務溝通更流暢。開會時，員工可以談論與工作無關的抽像話題，而彼此之間只能直呼其名。慶祝成功的交易可以變成一次自然之旅或度假勝地。
• 英語 不要為即將到來的商務談判準備得太徹底，因為他們認為只有在現場對話中才能找到正確的解決方案。這個人在行為上是克制的，同時又珍惜自己的頭銜和等級。英國人在商務談判後不會互相贈送禮物，但他們不會拒絕共同去餐廳。
• 在德國 商業關係受到嚴格的規範。用“你”來稱呼對手，遲到也是不可接受的。至於外表，除了西裝打領帶外，對於男士來說，不排除任何其他形式的服裝。在這種情況下，您甚至無法解開襯衫領子上的鈕扣。德國人在為商務談判做準備時一絲不苟。他們喜歡計劃談話的每一點，同時特別注意文檔。合同明確規定了違反某些義務的條款，以及隨後的罰款。

• 在法國 守時並沒有什麼特別的時尚。當然，沒有人喜歡遲到，但法國人對他們更忠誠。同時，誰是已故員工的官方身份也很重要。如果這是一個優越的人，那麼他的不守時不會被視為對個人的侮辱或不尊重。在商務談判中，法國人重視優美的演講方式和有趣的思想表達方式。至於禮物，是不被禁止的。但是最好提供一些知識性的東西，例如出版一本書。
• 意大利人 脾氣暴躁，習慣於公開表達自己的感受。因此，在與員工會面時，主動甚至長時間的握手並不被認為是違反商務禮儀的。談判中的克制是意大利人所不具備的。他們的特點是大聲講話和積極的手勢。但對外觀的要求很嚴格——衣服必須優雅，不僅在商務會議上，而且在日常生活中也是如此。
• 西班牙人 不要認為遲到是不好的形式。他們的商務會議持續了很長時間，有時甚至談話也會朝著不同的方向發展。員工經常互相邀請參觀。至於禮物，是可以接受的。

• 業務關係 在中國 以嚴格遵守守時規則為基礎。與夥伴見面時相互鞠躬或握手。會議上的禮物不僅不被禁止，而且被認為是常態。同時，贈送禮物伴隨著一個原始的儀式——首先，員工必須拒絕禮物，但如果同事堅持，仍然接受。至於談判本身，是在友好的氣氛中進行的，但可以持續很長時間。
• 見面時 在日本 員工相互鞠躬（減少握手）。見面時禁止碰觸商業夥伴的肩膀或點名。在日本，準時是一項嚴格的規則。談判以克制和“實質性”的方式進行。日本人對感情很吝嗇，但在做交易時卻很謹慎，所以他們總是問很多問題。
• 關於 印度，然後當遇到一個男人時，習慣上會握手，而女人 - 將雙臂交叉在她的胸前鞠躬。商務會議遲到被認為是不好的形式，所以印度人在這方面總是很準時。會議本身總是在友好的氣氛中舉行。邀請訪問在印度很常見，被視為尊重的標誌。

• 在土耳其 非常注重商業夥伴的外表。談判不排除投標，因此最初的要求價格可能太高。當被邀請訪問土耳其人時，也遵守規則，例如必須在進入房屋之前脫鞋。作為禮物，最好用糖果或鮮花贈送一些東西。
• 關於 東方國家，那麼商務會議遲到是不習慣的。談判本身是熱烈而密集的，幾個話題可以同時出現在視野中，重要的是要跟隨合作夥伴的思想發展。一個有趣的特點是，在商務交流中盤腿被認為是一種不尊重的姿勢。不禁止給穆斯林送禮物——最好是某種銀製品、一支原筆或一套瓷盤。
• 西班牙人 欣賞守時和嚴格的外表（西裝和領帶）。見面時僅限於握手，但下次見面時可以擁抱商業夥伴，甚至親吻臉頰。拉丁美洲人喜歡禮物，尤其是包裝精美的禮物。

商業溝通的藝術受道德標準的約束。他們必須由組織負責人和下屬跟隨。

它們如下。

• 重要的是，組織可以擁有一個緊密結合的團隊，這要歸功於領導者的勤奮。他必須為員工創造一個舒適的環境，並尊重他們每一個人。
• 及時幫助員工執行某些任務非常重要。如果任務被惡意執行，不要立即批評下屬，重點關注他的缺點。也許員工沒有完全理解任務的本質。你需要弄清楚原因。
• 如果訂單沒有完成，經理必須對員工做出適當的評論，這是商業溝通道德規範的一部分。同時，老闆最好在一對一的情況下大聲疾呼，以免員工的尊嚴在公開場合受到侵犯。

• 批評時，不能“私下”，否則有得罪下屬和挑起衝突的風險。批評時，最好採用“三明治”法，即先讚美，再評論，再讚美。
• 對領導者來說，公平是很重要的——鼓勵和獎勵員工的任何優點，不僅在經濟上，而且在道德上（例如，公開表揚或為他人樹立榜樣）。
• 為了避免溝通障礙，你需要信任你的團隊，而團隊信任領導者很重要。因此，應從業務互動中排除對個人的各種操縱和其他不光彩的影響形式。
• 老闆必須能夠根據情況選擇訂單的形式。例如，訂單應在極端情況下使用，也應用於一名或另一名不誠實的員工。

請求是更信任的管理形式。在這裡，員工有權對任務發表意見。該命令可能聽起來像一個問題，而這反過來又會促使其中一名下屬承擔這項任務。

區分以下規則。

• 在表達自己的意見時，領導者需要機智和禮貌。不包括指揮和強加自己的立場。
• 領導者必須知道所有快樂或不愉快的集體事件，因此下屬應將這些事件告知他。
• 沒有人喜歡阿諛奉承的人，所以一味地贊同老闆可能會被誤解，與他的關係只會惡化。同時，你不應該走極端，過於絕對。永遠的失敗並不能保證良好的聲譽。
• 如果下屬需要領導的幫助和建議，那麼你需要直接向你的老闆申請，而不是向上級申請。否則，可能會暴露你的領導無能，這會對他的權威產生負面影響。
• 如果經理將負責任的任務分配給他的一名下屬，那麼員工必須討論提供給他的“行動自由”以及在這種情況下他擁有哪些權利。

您需要了解以下內容。

• 對組織的所有成員保持友好是很重要的。儘管存在競爭，但員工是一個共同的團隊。
• 在業務關係中，不能接受無禮的個人問題。如果員工有問題，他可以自己徵求意見，你不能把你的意見強加給他。
• 在與同事的關係中，您不應該假裝自己不是。如果談話轉向其中一名員工不稱職的方向，那麼試圖用頭腦發光是沒有意義的，有可能以不利的方式呈現自己。
• 必須用他們的名字或名字和父名稱呼同事（取決於年齡和與特定員工的認識程度）。
• 在與員工的業務交流中，排除任何偏見和偏見。所以，你不應該聽同事的八卦，更不應該自己傳播。
• 您可以藉助非語言交流（一個眼神、一個手勢）來表達對特定員工的同情。只是對他微笑而不移開視線就足夠了。

• 使用其中一名員工作為實現自私目標的手段是不道德的。同樣，您不能“設置”員工以獲取利益。如您所知，“為另一個人挖洞”總是錯誤的決定。
• 如果領導給了一個小組任務，你應該把自己的職責和同事的職責分開，這樣它們就不會相互交叉。如果自己做起來有困難，可以向老闆尋求幫助。
• 您應該意識到自己對執行共同任務的責任，並且在失敗的情況下，不要將所有責任推給您的同事。

業務通信分為幾種類型，它們之間的關係是可以追溯的。

• 口頭，即語言交互。交流是在商業領域固有的語音、公式化表達、穩定的結構、措辭轉換的幫助下進行的。
• 非語言的，即非語言交互。交流是在手勢、姿勢、觀點的幫助下進行的。非語言信號傳達感覺和情緒。

有幾種類型的商務溝通。

• 對話當員工相互交換信息並就特定問題或問題發表意見時。通常，對話先於談判，或者是談判的一部分。這是最常見的互動形式。經理可以與下屬和同事交談。對話並不總是需要正式的環境。
• 談判。 它們的持有是為了在利益相關方（可以是合作夥伴和競爭對手）之間達成特定交易、合同或協議的特定目的。談判並不總是需要個人會議，有時您可以將自己限制在通信或電話中。
• 爭議。 在這種口頭交流形式中，對某個問題的意見會發生衝突。這是一種不同觀點和捍衛自己立場的鬥爭。爭議形式有爭議、討論、爭議等。
• 會議。 團隊中的這種互動形式旨在討論專家參與的問題。
• 公開演講.通常，這是演講者就特定主題發表報告的群眾活動的一部分。這種商務交流形式的特點是有時間限制，演講者的演講技巧也很重要。
• 一致.它包括以下文件：信函、請求、通知、通知、電子郵件、確認等。

在一種或另一種形式的商務交流（例如，談判或會議）中，可以使用各種通信手段，例如，電話、電子郵件或Skype。這些是快速且負擔得起的技術，可幫助員工完成交易並遠程討論重要問題。但訴諸這些手段，人們不應該忘記禮儀的特殊性：要有禮貌和能幹。

如果國際商務會議有口譯員在場，那麼與外國合作夥伴的交流就會有自己的特點：

• 說話要慢，句子短些為好；
• 應排除使用難以翻譯成另一種語言的典故、民族笑話和表達方式；
• 理想情況下，口譯員應該在對話開始之前就知道對話的主要方面，以便他更容易導航。

當在談話過程中獲得信任時，商務人際溝通就會成功。 有幾點有助於提高信心水平。

• 友好的態度。 工作中的緊張氣氛將成為與商業夥伴建立信任關係的嚴重障礙。
• 對話者在所討論問題中的能力。 如果對該主題的定位不佳，員工可能會給人留下錯誤的印象，而不僅會失去對他的信任，還會失去對整個組織的信任。能夠回答任何問題很重要，這樣對手就不會對合作產生任何懷疑。
• 說話正確，思路清晰。 用詞應該清楚，最好用明確的短語說話，這些短語的解釋可能與預期的不同。
• 公開展示每一個意圖.溝通必須可靠，沒有任何分散注意力的動作，否則對話者將不會相互信任。

在商務對話中，放棄對對話者的負面陳述以及緩和自己的自尊是值得的。 溝通時，可以捍衛自己的信念，但不要忘記對方也有自己的立場，必須考慮到這一點。

在商務溝通中，不排除有壓力的情況。在壓力的幫助下，神經系統可以保護自己免受刺激。 由於以下原因，該區域可能會出現壓力：

• 要求不一致；
• 誤解他們在共同事業中的角色參與（究竟什麼是“我的角色”和“我的貢獻”）；
• 對活動冷漠（無趣的工作是慢性神經狀態的根源）；
• 干擾有成效的工作的外部因素（這可能是乾擾注意力的噪音、寒冷和其他不舒服的條件）；
• 大量的工作；
• 害怕犯錯、破壞名譽、不如其他員工有用。

壓力通常來自商務溝通參與者之間的工作衝突。領導者和下屬都有一種特殊的策略。它旨在預防神經疾病，同時達到有效的效果。

領導者需要：

• 嘗試準確地評估下屬，給他們任務的複雜程度與他們的能力相稱；
• 當員工拒絕完成某項任務時不要生氣，與他討論拒絕的原因會更方便；

• 有必要明確界定每個員工的職能和權力，以防止可能發生的衝突；
• 不要忘記妥協、道歉、讓步。應該摒棄對下屬的諷刺和諷刺；
• 不一定要堅持一成不變的領導風格，一定要得體，同時兼顧員工的特點；
• 對下屬的批評必須是建設性的，在任何情況下都不應羞辱他或質疑他的個人素質；
• 您需要與員工建立信任關係並支持他們的主動性。美國的一項研究表明，如果下屬在緊張的情況下感到老闆支持他們，他們患疾病的可能性就會降低。

下屬需要：

• 如果對工作條件和工資不滿意，首先要評估組織是否可以改善這些參數，值得與經理討論這個問題。同時，獨白看起來不像是抱怨或指責，這一點很重要。主要是實現問題的解決，而不是加劇人際關係；
• 當工作超負荷時，你不應該承擔額外的任務，有時你需要能夠拒絕。最主要的是拒絕看起來並不突然，重要的是要明確如果您從幾個現有職責中解脫出來，您可以完成新任務；
• 如果訂單不清楚，請不要害怕要求澄清。這將在完成一項不完全清楚的任務時減輕不必要的壓力；
• 負面情緒最好以可接受的形式拋出。你不應該與你的老闆或同事發生衝突，最好撕掉舊紙，然後在休息日進行積極的運動（足球、網球）或去健身房。這些是更合理的憤怒髮洩方式；
• 如果工作壓力太大，你應該定期休息一下。白天 10 到 15 分鐘的放鬆時間足以讓工作保持高效；

• 最好提前計劃好您的活動，包括失敗時的備份計劃。心不在焉會引起壓力，如果你有額外的計劃，你可以讓自己遠離不必要的神經；
• 談判時，最好仔細考慮策略，包括對手的反對意見，以便快速導航對話。心理學有一條規律——如果你在潛意識里為消極的結果做好了準備，並在精神上倖存下來，那麼如果現實中發生了失敗，就更容易應對；
• 區分工作和人際關係。碰巧有親屬或配偶在同一個單位工作，這種情況下最好事先約定遵守商務禮儀。

了解商務禮儀只是成功的一半。了解如何提高特定類型業務溝通的有效性也很重要。 促成團隊合作成功的主要因素。

• 經理應該為員工創造有利的條件，讓他們在討論某些問題時感到自在。這樣的環境將有助於團隊中友好關係的發展。
• 會議按時組織很重要，而員工做好準備也很重要。
• 為了避免衝突情況（批評、抱怨、互相指責），領導者必須營造一種輕鬆但工作的氛圍。重要的是，過程中的每個參與者都感到重要。但這裡最重要的是不要輕易過度，否則商務會議將類似於朋友會議。
• 保存記錄是必要的。經理可以在筆記本上記下具體提案以及提出這些提案的人。在會議期間，必要的信息將以書面形式積累，然後可以在工作中應用。

• 每個員工都必須參與這個過程。每個人都有發言權，最好讓初級員工發言。沒有經驗的工人在表達了管理層的意見後不會害怕說話，所以最好先讓他們發言。
• 領導者必須考慮小組中每個成員的意見。如果意見是錯誤的，那麼理解這個職位出現的原因是有道理的，否則員工不會改變它。

員工之間的成功互動，需要學習日常商務禮儀的基本規則。他們必須適用於每個人，而不僅僅是老闆。穩定的標準公式的存在是在任何工作中建立集體關係的一個組成部分。

商務會議上的溝通如下：

• 首先是問候。男先迎女，年齡小或地位低的迎老一輩或領導；
• 要了解對方，您需要自我介紹。通常這個方案看起來像“你好，我是（名字），很高興認識你”；
• 問候語可以用商務讚美來完成（這不是讚美或奉承），以贏得對話者的支持；
• 為了使商務對話順利進行，您需要做好準備並仔細考慮您的演講。重要的是要營造一種信任和友好的氛圍；
• 找到解決方案後，必須結束商務會議。最主要的是，你不應該永遠說再見，最好是暗示對話者繼續進一步的合作。

如果員工失去了親人，或者周圍的人生病了，在這種情況下表達同情是很重要的。但同情的表現形式應該受到限制。重要的是要考慮男性和女性的情緒反應。男人需要幾句話，握手或肩膀上的同情撫摸來表示同情。對女人來說，詢問發生的事情並傾聽她的意見很重要。

至於表達同情的言語形式，最佳的表達形式是：“我同情你”、“我同情你”或“對不起”。你可以轉向更開放的表格，例如：“這是怎麼發生的？ “ “我怎麼幫你？或“你現在感覺如何？ »

有必要了解這些規則，以便業務交流不會超出範圍，不會引發衝突情況。

在下一個視頻中，您將找到來自 Radislav Gandapas 的通信秘密。