商務信函禮儀

辦公室信函是一種非常特殊的類型，如果您要爬上公司階梯，您必須掌握它。良好的商務寫作技巧將忠實地為您服務：它們將幫助您與下屬、上級和合作夥伴溝通，強調您的教育和前景。交流的風格應該是有節制的，有目的的，不偏離給定的主題。

任何溝通，無論是個人的還是書面的，都是為了交換信息、給人留下深刻印象和談判而與人互動。人類對我們來說沒有什麼是陌生的，我們有時會發洩情緒，但在商業領域，我們的感情、性格特徵和氣質不應該有暴力表現的地方。

商務交流的一個重要特點是不能在句子中間被切斷。 對於收到的每封信，即使您不喜歡，您也需要寫回信。如果您接到電話而您沒有時間接電話，請務必回電。當然，與某些人的交流是不愉快的。這就是為什麼經理的必備素質清單包括抗壓能力。

商務會議、電話交談或商務電子郵件通信肯定會有一些目的。因此，各方必須得出結論，討論項目，就戰略夥伴關係達成一致，等等。

在書面演講中，可能比口頭演講有更多的限制和慣例。直接與對話者交流，在個人會議中，我們可以用語調強調這個或那個事實，如果對話者不理解我們，可以澄清一些事情。如果出現語音錯誤，我們可以立即糾正。但是在商務信函中，我們必須非常清楚和準確，以免這些文字意味著雙重解釋。

他們常說：“紙能忍耐”，意思是即使不可靠的事實也能寫出來。我們認為 商務信函應盡可能誠實。 順便說一句，現在紙質信件越來越少了。基本上，他們運輸合同和其他文件。在這種情況下，信箋抬頭被用作組織高地位的證據。

如今，大多數情況下，商務通信都是在虛擬空間中進行的，並且具有自己的特點。對話剛開始時，習慣上按照禮節寫一句問候語，例如：“你好，親愛的奧列格·謝爾蓋耶維奇！ ”。並且在工作日的後續地址中，問候語可以省略。

書面交流（包括通過電子郵件）需要遵守語言規範和無可挑剔的讀寫能力。畢竟，通信會向受過教育的對話者揭示你的差距。因此，如果您不完全確定自己的知識，我們建議您在特殊服務的幫助下檢查所寫的內容。

我們列出了要求電子通信道德規範的一般規則。 它們很簡單，但是很多人卻忽略了它們：

• 每個句子的開頭大寫；
• 句末加上句號，使所讀內容的意思清楚；
• 為了解決問題並提出解決方案，使用項目符號或編號列表很有用；
• 為清楚起見，最好使用表格、圖形、圖表；
• 不要特意表現得像一個聰明的、受過教育的對話者，不要用過度的分詞和分詞使簡單的想法複雜化；
• 你表達你的想法越簡單越好；
• 儘管在日常演講中，文化需要避免使用行話，但在商業環境中，專業術語和英語借用現在被認為是一種很好的形式（但不要過度使用！）。

有以下類型的消息：

• 促銷優惠；
• 感恩;
• 隨同;
• 保修單;
• 提醒；
• 警告；
• 合作建議。

除了一般規則外，了解商務寫作的一些細節也很重要。我們將給出適用於絕大多數情況的規則。

電子郵件的開頭稱為標題。它有該組織的標誌。始終在手邊（即在您的計算機桌面上）輸入此徽標的模板很有用。

與線下交流不同，現代規則並不要求您與收件人打招呼，您可以通過直呼其姓名和父名來立即陳述事情的本質。然而，許多人繼續在信息的開頭寫道：“早上好！ “， “你好！ “， “晚上好！ '或'問候。在這方面，也沒有偏離規範。

對信件正文的要求表明，信件的意義就在其中。將文本分成段落被認為是良好的形式，這是對對話者態度認真的標誌。在每個段落中，主題的一個或另一個方面都被命名和披露。除了識別問題外，習慣上還建議解決問題的方法。可以這麼說，以微縮形式揭示商業理念。

在信息的最後一部分，你可以表達正式的和更個人的感受。措辭“尊重……”、“最好的問候……”（英語中的“最好的問候”）或更情緒化的願望“祝你有美好的一天！ ”。

在個人簽名中，必須註明姓氏和名字（在某些圈子中，還包括父名）。還應該有您可以撥打的電話號碼：移動和辦公城市。最近，帶有公司標誌的電子簽名開始流行起來。

指向該組織電子門戶的附加鏈接可用作附加廣告，並可能在未來增加該站點的訪問量。

大多數辦公室員工的電子郵箱中都有大量的信件檔案。為了使對話者不會在冗長的信件中感到困惑，建議以回复的形式發送信件。當您單擊信件主題開頭的相應框時，會出現英文縮寫“Re...”。這很方便，因為收件人會立即記住通信的進度。

您可以保存與該對話者的整個虛擬通信歷史，也可以只留下最後或最重要的報價。 現代商務禮儀要求您快速回復電子郵件。 畢竟，我們一天中的大部分時間都花在工作計算機上。此外，可以從移動設備檢查郵件。

如果消息特別重要和緊急，則允許寫短信或打電話提醒有關信件。

在創意人物中，不接受使用郵票，而且受到嘲笑和譴責。但在商務信函中，郵票有助於反映標準情況。

擁有一組表達和短語的虛擬存錢罐很有用。事實上，結構化的溝通、辦公室工作和正式問題的解決都是建立在這些陳詞濫調之上的。例如，通過營業額表示同情“不幸的是，我們必須通知您......”。感激之情體現在這個責任公式中：“感謝您的寶貴貢獻……”。最後，喜悅：“我們很自豪地通知您……”。但最後一句話：“我們期待進一步富有成果的合作”表達了對進一步業務聯繫的希望。

所以，我們談到了商務信函的禮儀。為了使溝通盡可能舒適和富有成效，這些規則是必要的。使用它們，您會發現您在服務中的工作進展順利！

有關包括電子郵件在內的商務信函規則的更多信息，請參閱以下視頻。