商務對話：規則、品種和階段
業務關係的結果往往取決於個人談判和對話。以書面或電話方式建立的業務聯繫是在個人對話中發展起來的。同時，採訪參與者使用了各種各樣的交流手段：他們不僅使用語言，還使用手勢、面部表情和個人影響力。
官方溝通有其自身的邏輯和傳統，需要一種特殊的方法。它受道德原則和規定的約束，並要求進行必不可少的準備工作。它的結構概念非常清晰。
特點和功能
商務對話通常是兩個對話者之間的對話，這就是為什麼他們應該考慮到對方的個人特徵、動機、說話特徵和禮儀。人際溝通涉及影響對話者的多種方法。
管理理論將對話視為一種專門安排的主題對話，旨在規範管理目的。對話是在正式的環境中進行的，他們的特徵非常清楚。
具有特定主題且以個人為導向的業務對話通常在同一組織內的員工之間進行。對話的目的是交流的一個參與者希望通過語言影響另一個或整個員工群體，以推動活動，改變現有的工作環境或關係，並提高他們的素質。
業務對話的另一個目標是管理層需要根據員工的意見和推理形成結論和決策。
與其他類型的口頭交流相比，商務對話的優勢在於：
- 對對話者言論的反應速度，這有助於獲得預期的結果；
- 通過考慮、控制和監控在面談期間聽到的觀點、判斷、想法、論點和懷疑陳述，提高管理人員的意識；
- 在研究討論主題的靈活合理的方法集的權宜之計中，這是解決問題和各方主張的結果。
在商務對話中，由於反饋效應，經理能夠直接回應所發表的言論並考慮員工的觀點和利益。
業務對話側重於某些功能的實現：
- 尋找新方向；
- 啟動有前景的項目；
- 數據交換；
- 對發起的活動進行監管；
- 一個企業的員工相互交流；
- 促進機構、公司、行業之間的業務聯繫。
深思熟慮和有組織的業務對話為組織的改進提供了極好的結果。
基本規則
商務對話和會議的結果不僅取決於對它的準備，還取決於對話本身的構建。通過行之有效的採訪方法和遵守原則，可以避免無可爭辯的錯誤。 應該始終有一種善意的氣氛——嚴厲的言論是不可接受的。
理性原則意味著對行為的克制，尤其是在伴侶表現出情緒化的情況下。缺乏對情緒的控制通常會對做出的決定產生負面影響。這樣的解決方案不能稱為最佳解決方案。
理解的原則是必要的，這樣對話者才能在對話中找到共同點，達到預期的效果。
在談話過程中，即使沒有耗散因素，說話者的注意力也會波動。考慮並註意到這些細微差別，此時有必要再次引起對自己的注意並恢復中斷的聯繫。
可靠性原則要求必須遵守通知對話者的真實性——即使他提供了虛假信息。這有利於對話並實現預期目標。
一個重要的心理學原則是與對話者交談的主題之間的區別。 對對手的主觀態度會影響指標評估的客觀性。建設性的對話基於事件與觀點之間的區別，以及意見與經驗之間的區別。
這些進行商務對話的一般原則的具體化是它們的實施規則，這有助於談判的安全性和效率。
雙重利益的規則是每個面試官都有雙重利益：不僅是談話主題的本質和內容，還有與合作夥伴的合作。保持富有成效的關係在對話中的重要性不亞於交換信息。
專家建議以不干擾員工與經理之間關係的方式引導對話。 為此，您需要：
- 不要急於根據對話者自己的假設得出關於對話者的動機和意圖的結論；
- 專心傾聽對手並表明他被理解；
- 表達你的興趣和你的目標，而不是爭論過去，並且應該清楚地表達你的想法；
- 討論未來的行動。
強調對合作夥伴的興趣也被認為是一項重要規則，這將有助於極大地促進雙方對話者的任務。短語：“可以理解”、“有趣”、“很高興知道”，自然地插入談話中，將營造輕鬆的氛圍，有助於表達同意和相互理解。如果您向對話者講話，直呼其名字和父名，並且不表現出焦慮和煩躁，同樣的問題也可以解決。
澄清附加或輔助信息的願望也將有助於保持興趣。
您不應該通過質疑合作夥伴陳述中的某些觀點來破壞關係。他的錯誤可以通過非語言表現出來：用眼神、語氣或手勢。
每一次談話都是尋找共同點的一種方式。 為了對話成功，不建議以矛盾開始。 通常他們從觀點相同的話題開始，例如關於天氣。這樣做是為了從一開始就沒有否定的答案，也不必費力說服對話者。專家建議總是有一些預先準備好的短語，答案只是肯定的。
訓練
商務對話的準備工作始於最重要的階段 - 計劃，其中包括制定會議的問題和目標，以及製定談判計劃和實施方法。 專業人士建議：
- 考慮並權衡計劃對話的擬議過程，擬定其計劃；
- 收集有關可能的對話者的所有必要信息；
- 測試他們證明他們的信念和意圖所需的論點的有效性；
- 檢查他們的定義和想法的一致性；
- 考慮對話者或反對者對所提出論點的反應選項。
未來談話的時間和地點的約定取決於參加者的立場和態度。它可以在自己的、外國的或中立的領土上進行。在進行操作培訓後，需要對收集和準備的材料進行檢查和編輯，並給出未來面試計劃的最終形式。
通過精心準備，成功完成商業對話的前景將會增加。
結構
商務對話的構建包括 5 個階段：
- 談話的開始；
- 提供信息；
- 論證;
- 推翻對方的論點；
- 提案的批准。
這些步驟中的每一個都基於專業知識、清晰度、邏輯，再加上面試官的個人素質，這在談話中非常重要。 對話計劃應建立在其結果的各種可能選項的基礎上。 有時你必須重複一些論點。
在第一階段 - 在對話開始時 - 與合作夥伴建立聯繫，組織有吸引力的環境，引起對話者的興趣並掌握主動權是很重要的。建議使用開始對話的特殊技巧。 這些包括：
- 一種釋放緊張的技巧，有助於與對手建立密切聯繫；
- 一種吸引對話者的方法，使您可以快速更新問題；
- 一種激發幻想的方法，涉及大量問題的出現；
- 直接解決問題。
談話的正確開端是熟人，其目的和目的的確切制定，話題的提名，考慮問題的規則的溝通。
在提供信息的階段，應了解對方的要求和意見、動機、論點和願望，報告計劃的信息，分析對話者的立場。
在辯論的過程中，不能忽略任何有時可以起決定性作用的小事。有必要記住概念的簡單性、清晰性和說服力。
在反駁對方判斷的階段，他的言論應該被中和。為此，有必要令人信服地陳述你的論點，毫無疑問，不允許反駁你的觀點。否認的邏輯在於對可疑信息的分析，尋找真正的原因，選擇概念和方法。在這種情況下，使用了各種技巧和竅門。
在決策階段，對對話者接受和認可的論證結果進行總結，消除負面的細微差別和結論，鞏固和確認已取得的結果，提出進一步合作的主題。 在這個階段，不應該表現出不確定性，這樣合作夥伴也不會開始懷疑所做的決定。
在對手猶豫的情況下，您必須始終保留額外的論據來確認您的論點。建議控制夥伴的行為以預測他的下一步行動。
品種
獨立類型的業務對話具有以下分類特徵：
- 申請工作時；
- 解僱時；
- 關於問題；
- 紀律性質。
第一個品種是介紹類型，主要任務是確定和評估該職位申請人的業務素質。經理只需要問申請人幾個基本問題，其中包含有關此人的信息：教育水平、工作經驗、現有技能和能力、找工作的原因、付款要求的水平。有時也有必要澄清個人品質。
關於員工離職的面談可以分為兩種類型：自願解決或強制。在第一種情況下，管理員應該找出解僱的原因 - 這是由於注意改進組織的管理。通常在這種情況下，可以找到有助於解決某些問題的有用信息。
第三種是與被迫離職的員工的對話。通常，對於領導者來說，這是非常困難的。在這樣的談話過程中，一個人應該注意微妙，但同時正確和公平地陳述對他的要求。有關如何進行此類對話的特殊規則和建議。
在進行有問題的、有紀律的談話時，也要注意已經出現的情況，不能倉促行事，要仔細找出原因，找到解決辦法。
論證方法和會話例子、分類
論證可以基於修辭和推測的方法。 修辭的有：
- 基本的，包括對合作夥伴的直接呼籲；
- 基於在爭論中發現分歧而產生的矛盾；
- 一種突出結論的技術，通過中間結論導致預期結果；
- 比較;
- 基於單個部分選擇的肢解方法；
- 迴旋鏢法；
- 聯合抵制;
- 轉移重點，突出他們的利益；
- 基於問題本質漸變的推理方法；
- 投票方式，以預設問題結束；
- 顯式輔助技術。
可以考慮推測方法：
- 誇張手法；
- 軼事；
- 使用權限的技術；
- 懷疑對話者身份的技巧；
- 一種隔離方法，包括以修改的形式呈現單個表達式；
- 轉變方向，基於轉移到與爭議無關的另一個問題；
- 壓制，包括誇大小問題；
- 一種妄想的技術，其中報告了令人困惑的信息；
- 延遲 - 延遲對話；
- 基於呼籲同情的呼籲；
- 扭曲技術；
- 陷阱問題。
專家建議通過以下方式進行商務對話：以問答形式提出建議或評估某事，讓您保持主動立場，不允許使用明確的語氣，鼓勵對話者積極並同時獲得必要的信息。 例如，使用以下短語是適當且合理的：
- “你對這件事有什麼看法？ »;
- “你怎麼想？.. ”;
- “我是否正確理解了您的觀點？ »;
- “你和我不應該看看另一個選擇嗎？ »;
- “你不覺得現在的情況對你不利嗎？ ”。
商務對話有助於實現人們改變現狀或在對話參與者之間建立全新關係的願望。這種對話是商業和政治關係的重要組成部分，代表了在其組織授權的合作夥伴之間建立聯繫以解決問題。你需要簡短地說一下。
有關商務溝通規則的更多信息，請參閱以下視頻。
