商务信函礼仪

办公室信函是一种非常特殊的类型，如果您要爬上公司阶梯，您必须掌握它。良好的商务写作技巧将忠实地为您服务：它们将帮助您与下属、上级和合作伙伴沟通，强调您的教育和前景。交流的风格应该是有节制的，有目的的，不偏离给定的主题。

任何沟通，无论是个人的还是书面的，都是为了交换信息、给人留下深刻印象和谈判而与人互动。人类对我们来说没有什么是陌生的，我们有时会发泄情绪，但在商业领域，我们的感情、性格特征和气质不应该有暴力表现的地方。

商务交流的一个重要特点是不能在句子中间被切断。 对于收到的每封信，即使您不喜欢，您也需要写回信。如果您接到电话而您没有时间接电话，请务必回电。当然，与某些人的交流是不愉快的。这就是为什么经理的必备素质清单包括抗压能力。

商务会议、电话交谈或商务电子邮件通信肯定会有一些目的。因此，各方必须得出结论，讨论项目，就战略伙伴关系达成一致，等等。

在书面演讲中，可能比口头演讲有更多的限制和惯例。直接与对话者交流，在个人会议中，我们可以用语调强调这个或那个事实，如果对话者不理解我们，可以澄清一些事情。如果出现语音错误，我们可以立即纠正。但是在商务信函中，我们必须非常清楚和准确，以免这些文字意味着双重解释。

他们常说：“纸能忍耐”，意思是即使不可靠的事实也能写出来。我们认为 商务信函应尽可能诚实。 顺便说一句，现在纸质信件越来越少了。基本上，他们运输合同和其他文件。在这种情况下，信笺抬头被用作组织高地位的证据。

如今，大多数情况下，商务通信都是在虚拟空间中进行的，并且具有自己的特点。对话刚开始时，习惯上按照礼节写一句问候语，例如：“你好，亲爱的奥列格·谢尔盖耶维奇！ ”。并且在工作日的后续地址中，问候语可以省略。

书面交流（包括通过电子邮件）需要遵守语言规范和无可挑剔的读写能力。毕竟，通信会向受过教育的对话者揭示你的差距。因此，如果您不完全确定自己的知识，我们建议您在特殊服务的帮助下检查所写的内容。

我们列出了要求电子通信道德规范的一般规则。 它们很简单，但是很多人却忽略了它们：

• 每个句子的开头大写；
• 句末加上句号，使所读内容的意思清楚；
• 为了解决问题并提出解决方案，使用项目符号或编号列表很有用；
• 为清楚起见，最好使用表格、图形、图表；
• 不要特意表现得像一个聪明的、受过教育的对话者，不要用过度的分词和分词使简单的想法复杂化；
• 你表达你的想法越简单越好；
• 尽管在日常演讲中，文化需要避免使用行话，但在商业环境中，专业术语和英语借用现在被认为是一种很好的形式（但不要过度使用！）。

有以下类型的消息：

• 促销优惠；
• 感恩;
• 随同;
• 保修单;
• 提醒；
• 警告；
• 合作建议。

除了一般规则外，了解商务写作的一些细节也很重要。我们将给出适用于绝大多数情况的规则。

电子邮件的开头称为标题。它有该组织的标志。始终在手边（即在您的计算机桌面上）输入此徽标的模板很有用。

与线下交流不同，现代规则并不要求您与收件人打招呼，您可以通过直呼其姓名和父名来立即陈述事情的本质。然而，许多人继续在信息的开头写道：“早上好！ “， “你好！ “， “晚上好！ '或'问候。在这方面，也没有偏离规范。

对信件正文的要求表明，信件的意义就在其中。将文本分成段落被认为是良好的形式，这是对对话者态度认真的标志。在每个段落中，主题的一个或另一个方面都被命名和披露。除了识别问题外，习惯上还建议解决问题的方法。可以这么说，以微缩形式揭示商业理念。

在信息的最后一部分，你可以表达正式的和更个人的感受。措辞“尊重……”、“最好的问候……”（英语中的“最好的问候”）或更情绪化的愿望“祝你有美好的一天！ ”。

在个人签名中，必须注明姓氏和名字（在某些圈子中，还包括父名）。还应该有您可以拨打的电话号码：移动和办公城市。最近，带有公司标志的电子签名开始流行起来。

指向该组织电子门户的附加链接可用作附加广告，并可能在未来增加该站点的访问量。

大多数办公室员工的电子邮箱中都有大量的信件档案。为了使对话者不会在冗长的信件中感到困惑，建议以回复的形式发送信件。当您单击信件主题开头的相应框时，会出现英文缩写“Re...”。这很方便，因为收件人会立即记住通信的进度。

您可以保存与该对话者的整个虚拟通信历史，也可以只留下最后或最重要的报价。 现代商务礼仪要求您快速回复电子邮件。 毕竟，我们一天中的大部分时间都花在工作计算机上。此外，可以从移动设备检查邮件。

如果消息特别重要和紧急，则允许写短信或打电话提醒有关信件。

在创意人物中，不接受使用邮票，而且受到嘲笑和谴责。但在商务信函中，邮票有助于反映标准情况。

拥有一组表达和短语的虚拟存钱罐很有用。事实上，结构化的沟通、办公室工作和正式问题的解决都是建立在这些陈词滥调之上的。例如，通过营业额表示同情“不幸的是，我们必须通知您......”。感激之情体现在这个责任公式中：“感谢您的宝贵贡献……”。最后，喜悦：“我们很自豪地通知您……”。但最后一句话：“我们期待进一步富有成果的合作”表达了对进一步业务联系的希望。

所以，我们谈到了商务信函的礼仪。为了使沟通尽可能舒适和富有成效，这些规则是必要的。使用它们，您会发现您在服务中的工作进展顺利！

有关包括电子邮件在内的商务信函规则的更多信息，请参阅以下视频。