Các hình thức giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh giúp xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp dưới, đối tác và khách hàng. Trong quá trình giao tiếp, có sự trao đổi không chỉ thông tin, mà còn cả kinh nghiệm và kiến ​​thức trong một lĩnh vực nhất định. Nghi thức kinh doanh thâm nhập tuyệt đối vào tất cả các lĩnh vực của cuộc sống, có nhiều loại hình giao tiếp kinh doanh.

Giao tiếp trong kinh doanh là một phần quan trọng trong cuộc sống của con người. Phép xã giao trong môi trường kinh doanh đóng vai trò như một dạng hỗ trợ. Trong kinh doanh, có một số hình thức giao tiếp. Các phương án thích hợp nên được lựa chọn có tính đến các đặc điểm cá nhân và tâm lý của những người tham gia thảo luận. Có thể phân biệt các hình thức giao tiếp sau:

• Cuộc hội thoại - tiếp xúc bằng miệng giữa những người đối thoại, được rút gọn thành một cuộc thảo luận về các vấn đề và nhiệm vụ quan trọng, làm rõ một số sắc thái liên quan đến công việc. Những người tham gia cuộc trò chuyện trong trường hợp này phải có quyền giải quyết các nhiệm vụ khác nhau và đưa ra quyết định. Địa vị của những người đối thoại phải ngang nhau.
• Đàm phán có cấu trúc cứng cáp hơn. Theo quy định, đại diện của các công ty hoặc bộ phận khác nhau tham gia vào chúng.Đàm phán được sử dụng để hợp lực với các đối tác quan tâm đến việc giải quyết một vấn đề cụ thể.
• Tại cuộc họp một nhóm hoặc một nhóm lớn những người quan tâm và có liên quan sẽ tham gia. Cuộc họp liên quan đến việc thu thập, phân tích thông tin, trao đổi dữ liệu, cũng như đưa ra quyết định trong các vấn đề gây tranh cãi.
• Màn biểu diễn - trong trường hợp này, một người hoặc một nhóm nhỏ chia sẻ thông tin cần thiết với khán giả. Trong trường hợp này, thông báo không được rút gọn thành một cuộc thảo luận về chủ đề, nhưng được trình bày dưới dạng thông tin. Hình thức giao tiếp này đòi hỏi người nói phải có tố chất lãnh đạo, khả năng trụ vững trong xã hội, cũng như kỹ năng hùng biện.
• Thư tín - một cách giao tiếp gián tiếp, đóng một vai trò của giao tiếp thư từ. Loại giao tiếp này bao gồm các mệnh lệnh, giao thức, nghị quyết, yêu cầu, báo cáo, công văn, hướng dẫn, v.v. Thư từ được sử dụng để liên lạc giữa các phòng ban hoặc tổ chức. Cần tuân theo những quy tắc cụ thể khi tiến hành trao đổi thư từ.

Giao tiếp kinh doanh cần phải học. Đồng thời, phẩm chất cá nhân và sự thể hiện cái "tôi" của một người cũng mờ dần vào nền. Điều chính vẫn là khả năng tính đến lợi ích và mong muốn của đối phương và kết hợp chúng với yêu cầu của riêng bạn theo cách mà cả hai bên đều đạt được kết quả mong muốn.

Giao tiếp kinh doanh bao gồm một số giai đoạn:

• Hình thành động cơ. Nếu không có nó, sẽ không thể đạt được sự tương tác hiệu quả.
• Chuẩn bị giao tiếp - đây là sự chuẩn bị của một kế hoạch trò chuyện, chuẩn bị các lập luận và thông tin.Cũng cần chuẩn bị một danh sách các công việc cần giải quyết trong quá trình thảo luận.
• Bắt đầu một cuộc trò chuyện. Cần phải thiết lập sự tiếp xúc, sau đó cần tạo ra một “bầu không khí quan hệ” thuận lợi cho cuộc trò chuyện.
• Công thức của vấn đề - làm nổi bật phạm vi của các vấn đề, trình bày vị trí và tầm nhìn của họ về nhiệm vụ này. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn phải chuẩn bị trước các bản tóm tắt về chủ đề của cuộc trò chuyện và sẵn sàng trả lời các câu hỏi được đặt ra.
• Trao đổi thông tin - Làm rõ vị trí của người đối thoại. Điều quan trọng là duy trì giao tiếp và trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ chính thức có thể sử dụng được, bỏ qua thuật ngữ chuyên môn nếu cần.

• Thuyết phục và tranh luận - là cần thiết trong trường hợp không đồng ý và tuân theo từ giai đoạn trước của giao tiếp. Cần phải ghi nhận những khía cạnh tích cực trong tầm nhìn của bạn về tình huống và cách giải quyết vấn đề đang gây tranh cãi.
• Tìm giải pháp cho một vấn đề hoặc một vấn đề - kết thúc của cuộc thảo luận, kết quả của nó phải phù hợp với tất cả những người tham gia.
• Soạn thảo hợp đồng - điều này có nghĩa là kết quả của cuộc họp, những người tham gia thảo luận đã đi đến một mẫu số chung hoặc tranh thủ sự hỗ trợ của các đối tác trong việc giải quyết các vấn đề khác nhau. Một kết quả tích cực của cuộc thảo luận kết thúc bằng một văn bản xác nhận.
• Phân tích kết quả - chứng minh liệu các quyết định được đưa ra có đúng hay không.
• Quyết định - ngụ ý sự đồng ý của tất cả các bên sau khi phân tích. Trong trường hợp này, những người tham gia cuộc thảo luận quyết định về việc tiếp tục hợp tác hoặc chấm dứt liên hệ.

Trong xã hội hiện đại, mọi người có ý thức tuân theo các quy tắc giao tiếp kinh doanh để đạt được các mục tiêu cụ thể trong môi trường doanh nghiệp. Trong kinh doanh, giữ một vị trí nhất định thôi chưa đủ, còn cần tăng cường mối quan hệ với những người khác phái. Những điều sau đây rất quan trọng:

• Khả năng thu phục mọi người và hòa nhập xã hội là những khía cạnh quan trọng của đối thoại doanh nghiệp. Để làm được điều này, bạn phải có khả năng hình thành rõ ràng và rõ ràng những suy nghĩ của mình, lập luận thành thạo quan điểm của mình.
• Dữ liệu phân tích và khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng luôn đứng về phía bạn. Khi giao tiếp với đối tác, hãy nhớ rằng tất cả các bên đều quan tâm đến việc giải quyết nhanh chóng các tranh chấp.
• Điều quan trọng là phải tính đến các đặc điểm văn hóa và truyền thống dân tộc của người đối thoại: không nghi ngờ gì nữa, một số phong tục và chuẩn mực được áp dụng ở một quốc gia khác có vẻ không thể chấp nhận được hoặc gây khó chịu.

Các khái niệm và chuẩn mực cơ bản của đạo đức kinh doanh nên được biết đến với mọi người tự trọng. Cần phải hiểu rằng trong kinh doanh, sự giao tiếp giữa người với người được xây dựng không phải theo sự nắm bắt tâm trạng của đối tác lẫn nhau mà theo những tiêu chuẩn nhất định. Có các loại giao tiếp kinh doanh sau (theo mục đích chức năng):

• Lời nói và không lời - cần theo dõi lời nói, nét mặt, cử chỉ và tư thế. Trong giao tiếp không lời, vị trí của cánh tay, chân, ánh nhìn, nghiêng đầu và các chuyển động không tự chủ có thể nói lên nhiều điều về cảm xúc và tâm trạng của một người hơn là lời nói. Việc kiểm soát các biểu hiện và cử chỉ trên khuôn mặt là điều đáng học.
• Viết và nói. Đối với mỗi hình thức giao tiếp, các khái niệm và chuẩn mực riêng biệt được phân biệt.Bất kỳ tài liệu nào được chứng nhận bằng chữ ký và con dấu đều đề cập đến hình thức giao tiếp bằng văn bản. Lên kế hoạch bằng miệng - lập kế hoạch các cuộc họp, cuộc họp, đàm phán, báo cáo và các hình thức giao tiếp kinh doanh khác.

• Độc thoại và Đối thoại - có sự khác biệt đáng kể về ngôn ngữ. Đối thoại là giao tiếp giữa các cá nhân. Lời độc thoại phản ánh một quan điểm duy nhất; kiểu giao tiếp này bao gồm một bài thuyết trình hoặc bài phát biểu trang trọng, cũng như một bài báo cáo hoặc bài phát biểu giới thiệu.

• Từ xa và cá nhân. Liên lạc từ xa bao gồm đàm thoại qua điện thoại, thư từ qua thư từ. Đặc biệt chú ý đến mẫu ngữ điệu của lời nói, sự ngắn gọn của thông điệp. Bạn không thể sử dụng cử chỉ.

Mỗi phong cách có một số tính năng nhất định. Bạn cần phải có khả năng hiểu chúng.

Phân loại phong cách:

• Người độc đoán. Nó dựa trên quyền lực không thể phủ nhận của sếp và sự phục tùng tuyệt đối của nhân viên. Mọi quyết định chỉ được đưa ra và không được thảo luận với những người quan tâm hoặc có liên quan.
• Dân chủ - đặc điểm chính là thảo luận chung về các vấn đề và mong muốn hiểu biết lẫn nhau. Khi giao tiếp với người đối thoại, một yêu cầu, khuyến nghị và động cơ được sử dụng.
• thông minh hoặc chính thức - được xác định bởi sự tham gia tối thiểu của người đứng đầu vào việc quản lý nhân sự, đàm phán và ra quyết định. Các trường hợp khó khăn và các quyết định rủi ro được chuyển giao cho người khác. Hiệu quả của việc quản lý như vậy không còn phụ thuộc vào người lãnh đạo mà phụ thuộc vào mức độ phát triển của nhóm.
• Phóng khoáng - một cái gì đó giữa phong cách độc tài và dân chủ.Thảo luận về các vấn đề khác nhau với đối tác hoặc đồng nghiệp được giảm thiểu, nhưng được sử dụng trong một số trường hợp hiếm hoi và chỉ với mục đích chuyển giao trách nhiệm cho đối phương.
• Kinh doanh chính thức - ngụ ý tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực giao tiếp, lời nói sáo rỗng và các quy tắc giao tiếp kinh doanh, không có chỗ cho sự biểu hiện của cá nhân.
• Thuộc về khoa học - lời nói chặt chẽ, ngắn gọn và hạn chế, chỉ thích hợp trong các lĩnh vực khoa học và giáo dục. Nó được sử dụng trong các hoạt động nghiên cứu hoặc giảng dạy.

Giao tiếp kinh doanh liên quan đến tất cả các khía cạnh bên ngoài của hành vi và được chia thành một số lĩnh vực:

• những người tham gia cuộc trò chuyện đều có mục tiêu và động cơ chung;
• cuộc trò chuyện diễn ra trong một khoảng thời gian không-thời gian;
• một hệ thống giao tiếp phân cấp rõ ràng được xây dựng giữa tất cả những người tham gia thảo luận, các địa vị xã hội được phân bổ;
• những người tham gia giao tiếp tuân thủ các quy tắc và chuẩn mực được chấp nhận chung khi giao tiếp.

Giao tiếp trong kinh doanh giúp thiết lập nhanh chóng các liên hệ cần thiết, tranh thủ sự ủng hộ của những khách hàng quen đáng tin cậy. Nó giúp đạt được sự hiểu biết lẫn nhau.

Có 4 chức năng chính của giao tiếp kinh doanh:

• Thông tin và giao tiếp - liên quan đến việc thu thập và cung cấp thông tin cụ thể, cũng như trao đổi kiến ​​thức và kinh nghiệm.
• Tương tác - do quá trình tác động qua lại giữa người với người. Nó được sử dụng trong quá trình tương tác (hành vi, hoạt động và quyết định của các đối tác).
• Tri giác là hiểu người kia. Việc thiết lập hay suy yếu liên hệ xảy ra trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau.
• Quy định-giao tiếp - cho phép bạn điều chỉnh hành vi của những người tham gia thảo luận.Để làm được điều này, bạn phải thông thạo các kỹ thuật đặc biệt: có khả năng thuyết phục, tìm ra các thỏa hiệp và nhượng bộ.

Ngoài ra, cần tính đến những quy tắc đặc biệt khi giao dịch với người kinh doanh. Mọi kháng nghị, thông điệp và thông tin phải tuân thủ ba trụ cột:

• về nội dung - thông điệp và thông tin được cung cấp cần rõ ràng và ngắn gọn;
• phần biểu cảm chỉ thành phần tình thái;
• động cơ thúc đẩy - là nhằm vào suy nghĩ và cảm xúc của người đối thoại.

Khi giao tiếp, một người chú ý đến lời nói và giọng nói của người đối thoại. Nó được đánh giá theo các chỉ số nhất định:

• Ngữ vựng - sự vắng mặt của các từ ngữ ký sinh và lời nói có thẩm quyền, biểu cảm cho phép chúng ta tự tin khẳng định rằng người đó được học hành và có văn hóa.
• bài phát biểu dễ hiểu và việc phát âm đúng các từ là chìa khóa thành công của bất kỳ người nào.
• âm điệu - cho phép bạn đặt các điểm nhấn cần thiết.
• Tốc độ nói - Nói chậm sẽ gây ra sự u uất, và nói nhanh sẽ không cho phép bạn tập trung vào thông tin được cung cấp.
• Thảo luận về những phẩm chất tích cực và tiêu cực của đối thủ cạnh tranh. Cố gắng chạm vào những chủ đề như vậy một cách cực kỳ khéo léo và cẩn thận. Đây là một kiểu thao túng vô hại sẽ giúp thu phục người đối thoại.
• Sự kết hợp của các cụm từ dài và ngắn. Kỹ thuật này sẽ giúp giữ sự chú ý của người đối thoại.

Để đạt được sự tôn trọng giữa các đồng nghiệp và đối tác, cần phải tính đến một số sắc thái:

• Thảo luận về những phẩm chất tích cực và tiêu cực của đối thủ cạnh tranh. Cố gắng chạm vào những chủ đề như vậy một cách cực kỳ khéo léo và cẩn thận. Đây là một kiểu thao túng vô hại sẽ giúp thu phục người đối thoại.
• Sự kết hợp của các cụm từ dài và ngắn. Kỹ thuật này sẽ giúp giữ sự chú ý của người đối thoại.
• Trong môi trường kinh doanh bạn không nên thể hiện sở thích và cảm xúc cá nhân của bạn khi giải quyết các vấn đề khác nhau. Vai trò chính được thực hiện bởi lợi ích của công ty mà bạn đại diện và lợi ích của người đối thoại. Bạn không nên chuyển sang cao giọng hoặc tham gia vào một cuộc giao tranh bằng lời nói: mọi biểu hiện của cảm xúc sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và hình ảnh của bạn.
• Đừng trộn lẫn công việc và cuộc sống cá nhân. Mối quan hệ với đồng nghiệp không được ảnh hưởng đến việc giải quyết các vấn đề của công ty. Nếu bạn không thể xây dựng mối quan hệ nồng ấm với một người, điều này không có nghĩa là bạn nên phớt lờ ý kiến ​​và lời khuyên của anh ấy khi giải quyết các vấn đề chung. Khả năng tách các mối quan hệ cá nhân ra khỏi công việc kinh doanh giúp tập trung vào các nhiệm vụ mong muốn và giải quyết tranh chấp.

• Chuẩn bị cho cuộc thảo luận: đặt câu hỏi về người đối thoại và lựa chọn chiến thuật giao tiếp phù hợp.
• Đúng giờ - không làm mất thời gian của các đối tác làm ăn.
• Khả năng lắng nghe người đối thoại - lợi thế không thể phủ nhận của bạn. Nếu không có khả năng giao tiếp với khách hàng, hiểu nhu cầu và mong muốn của họ thì không thể thành công.
• Thái độ thân thiện với tất cả những người đối thoại. Ngay cả một đối tác không trung thực cũng không nên bị coi thường. Quên đi sự thù địch và cố gắng đối xử với người đối thoại một cách thuận lợi và tử tế. Hãy nhớ rằng bạn không nên thảo luận về mối quan hệ của mình với người khác trong môi trường kinh doanh. Các mối quan hệ, cuộc sống cá nhân không nên bàn bạc với ai.
• Khả năng tập trung vào những yếu tố cần thiết. Cố gắng tìm ra người đối thoại của bạn muốn gì. Cân nhắc lợi ích của anh ấy, hãy cố gắng giải quyết vấn đề và đi đến một mẫu số chung, đừng để mất đi những mong muốn của bạn.
• Khả năng trung thực. Nếu thông tin không đáng tin cậy, bị bóp méo, nó có thể bị phát hiện vào bất kỳ thời điểm không thích hợp nào và ảnh hưởng đến uy tín của bạn.
• Đừng quên các quy tắc cư xử tốt. Luôn gọi người đó bằng tên, mỉm cười và cố gắng khen họ, nhưng tránh xu nịnh.

Trong video tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất.