Tâm lý giao tiếp kinh doanh

Doanh nhân ngày nay có nhiều cách để giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp và các bên liên quan khác. Hiểu bản chất của giao tiếp kinh doanh có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu của công ty và quản lý hàng ngày.

Trong tâm lý học, thuật ngữ "giao tiếp" có nghĩa là sự trao đổi thông tin giữa con người với nhau thông qua một hệ thống ký hiệu chung. Định nghĩa về giao tiếp này bao gồm hai khía cạnh:

• Đầu tiên, đó là những gì được truyền đạt, chẳng hạn như sự kiện, cảm xúc, ý tưởng, v.v. Điều này có nghĩa là trong quá trình giao tiếp, ai đó phải nhận được thông tin được truyền đi.
• Thứ hai, định nghĩa trên nhấn mạnh đến yếu tố thấu hiểu trong quá trình giao tiếp. Sự hiểu biết sẽ chỉ đạt được khi người nhận thông điệp hiểu nó theo nghĩa giống như người gửi. Do đó, việc giải thích thông điệp một cách chính xác có tầm quan trọng lớn.

Giao tiếp kinh doanh là trao đổi thông tin, dữ kiện và ý tưởng liên quan đến kinh doanh. Trong thời đại toàn cầu hóa này, mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần có sự giao tiếp kinh doanh phù hợp, cả bên trong và bên ngoài.

Các đặc điểm chính của giao tiếp kinh doanh bao gồm các thành phần sau:

• Sự phân đoạn. Ngay cả trong các tổ chức nhỏ, sẽ là sai lầm nếu cho rằng tất cả nhân viên đều có nhu cầu, sở thích và mong muốn giống nhau khi giao tiếp trong kinh doanh. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả được phân đoạn để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng cụ thể. Ví dụ, nhân viên làm việc trong môi trường hành chính sẽ có nhu cầu khác và khả năng tiếp cận thông tin khác với nhân viên làm việc trong môi trường sản xuất.
• tính cụ thể. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả phải cụ thể, và càng cụ thể, thì nó càng phù hợp với những chi tiết cụ thể của chính nó.
• Sự chính xác. Khi thông tin không chính xác, uy tín sẽ bị mất. Người gửi thông tin này cũng mất lòng tin. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả phải chính xác cả về nội dung được truyền đạt và về những điều đơn giản bao gồm ngữ pháp, chính tả và dấu câu.
• Tính kịp thời. Nhân viên cần nhận thức được những gì đang xảy ra trong tổ chức của họ và trong môi trường bên ngoài vì nó ảnh hưởng đến họ. Giao tiếp với nhân viên kịp thời khó khăn hơn bao giờ hết, nhưng nó là điều cần thiết để giao tiếp kinh doanh hiệu quả.

• Độ lặp lại. Nếu một tin nhắn chỉ được gửi một lần, bạn không thể chắc chắn rằng nó đã đến tay người nhận. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả đòi hỏi phải giao tiếp thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có thông tin họ cần. Ngoài ra, nhân viên thay đổi, một số nghỉ việc, những người khác gia nhập công ty, và tất cả những điều này đòi hỏi phải cập nhật thông tin.
• Đa kênh. Các doanh nghiệp có nhiều kênh giao tiếp từ truyền thống (báo in, bảng tin, cuộc họp) đến mới (e-mail, blog, các trang mạng xã hội).Tất cả các kênh này phải được sử dụng để đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin trong các điều kiện khác nhau.
• Biện pháp khắc phục hậu quả. Theo các chuyên gia, giao tiếp mặt đối mặt vẫn là hiệu quả nhất và nên được sử dụng bất cứ khi nào có thể. Tất nhiên, trong các tổ chức rất lớn, điều này có thể khó khăn, nhưng ngay cả khi đó, các lựa chọn thay thế có thể bao gồm hội nghị truyền hình hoặc sử dụng hội thảo trên web.
• Sự hiện diện của phản hồi. Nhân viên nên có thể chia sẻ phản hồi, ý kiến ​​và suy nghĩ của họ với người quản lý và người sử dụng lao động. Giao tiếp hai chiều có hiệu quả cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Đôi khi bạn phải làm việc với người mà bạn không thích hoặc không thể chịu đựng được. Nhưng vì lợi ích của công việc của bạn, điều quan trọng là phải duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với họ. Trong trường hợp này, hãy cố gắng hiểu rõ hơn về người đó. Anh ấy có thể biết rõ rằng bạn không thích anh ấy, vì vậy hãy thực hiện bước đầu tiên: bắt đầu một cuộc trò chuyện bí mật hoặc mời anh ấy đi ăn tối cùng nhau. Trong cuộc trò chuyện, hãy tập trung tìm kiếm những điểm chung mà bạn có thể có: hỏi về gia đình, sở thích, những thành công trong quá khứ.

Văn hóa doanh nghiệp là điều cần thiết để giao tiếp kinh doanh thành công. Nó góp phần duy trì các nghi thức kinh doanh tại nơi làm việc, ngoài ra, các nghiên cứu trong lĩnh vực này cho thấy mối quan hệ trực tiếp giữa văn hóa doanh nghiệp và doanh thu của các công ty.

Các chuyên gia nêu tên sáu nguyên tắc tâm lý cơ bản của giao tiếp kinh doanh:

• Có đi có lại. Có đi có lại trong kinh doanh có nghĩa là kỳ vọng lẫn nhau khi trao đổi giá trị. Nếu một người cho một thứ gì đó, thì người nhận sẽ phải đáp lại. Có đi có lại tạo ra sự tin tưởng giữa các đối tác và mối quan hệ của họ phát triển tốt đẹp hơn.
• Tính thuyết phục. Biết được sản phẩm, xu hướng, kết quả nghiên cứu đàm phán sẽ giúp bạn thuyết phục hơn rất nhiều. Điều quan trọng là bạn phải thể hiện được ý thức của mình để lấy được lòng tin của đối tác.
• bắt buộc. Luôn hoàn thành nghĩa vụ của mình, không chỉ bằng văn bản, mà còn bằng lời nói. Hãy nhớ rằng ngay cả một cái bắt tay cũng là một dấu hiệu của sự đồng ý. Nếu bạn cảm thấy khó nhớ những gì mình đã nói vào lúc này hay lúc khác, hãy viết nó ra giấy. Bạn sẽ tạo ấn tượng về một người ràng buộc.
• Trình tự phụ. Luôn kiên định trong các việc làm và hành động của bạn, và không bao giờ thay đổi các nguyên tắc kinh doanh của bạn.
• Phấn đấu cho sự đồng thuận. Sự đồng thuận ngụ ý rằng tất cả mọi người đều đưa ra và ủng hộ quyết định và hiểu lý do của việc đưa ra quyết định đó. Có thể có sự đồng thuận giữa các đối tác nếu họ có những giá trị và mục tiêu chung, đồng thời có sự thống nhất giữa họ về các vấn đề cụ thể và một hướng đi chung.
• Tình cảm cá nhân. Chúng tôi có nhiều khả năng tương tác với những người nói rõ rằng họ thích chúng tôi và sự hiện diện của họ mà chúng tôi cảm thấy có ý nghĩa. Sự hấp dẫn về thể chất đóng một phần trong điều này, nhưng sự tương đồng cũng rất hiệu quả. Chúng tôi kêu gọi những người giống chúng tôi về quần áo, tuổi tác, tình trạng kinh tế xã hội.

Giao tiếp là đạo đức khi nó trực tiếp, trung thực và có đi có lại.Nếu giao tiếp nhằm che giấu sự thật hoặc làm hại người khác, nó không thể là đạo đức.

Mặc dù đạo đức không giống với đạo đức, nhưng có một mối quan hệ chặt chẽ giữa hai khái niệm: đạo đức là những ý tưởng về điều đúng và điều sai, và đạo đức là những nguyên tắc hành vi chịu ảnh hưởng của các niềm tin đạo đức. Vì vậy, đạo đức giao tiếp phụ thuộc nhiều vào các nguyên tắc đạo đức:

• Trung thực. Nói chung, giao tiếp có đạo đức là giao tiếp trung thực. Mặc dù có những lúc sẽ hợp đạo đức hơn nếu nói dối, ví dụ như với một kẻ bị cáo buộc là kẻ giết người, về nơi ở của một nạn nhân tiềm năng, những trường hợp này là ngoại lệ chứ không phải là quy luật. Bên cạnh đó, trung thực không chỉ là sự thật; nó có nghĩa là cởi mở, tình nguyện với bất kỳ thông tin nào bạn có, ngay cả khi nó ảnh hưởng đến lợi ích ngắn hạn của bạn. Sự tin tưởng vào con người có liên quan mật thiết đến sự trung thực. Tạo môi trường tin cậy là con đường dẫn đến giao tiếp có đạo đức trong môi trường kinh doanh.
• sự cởi mở. Cởi mở là một trong những điểm mấu chốt của giao tiếp có đạo đức. Trong giao tiếp, điều này có nghĩa là cởi mở với những ý kiến ​​và quan điểm khác nhau, cũng như sẵn sàng nói lên ý kiến ​​của riêng bạn, ngay cả khi bạn không mong đợi chúng được chấp nhận.

• Lòng trung thành. Trong bối cảnh giao tiếp kinh doanh, lòng trung thành có nghĩa là phân bổ thời gian và nguồn lực cần thiết cho một cuộc thảo luận toàn diện về các vấn đề. Chỉ khi đó mọi người mới có cơ hội được lắng nghe.
• Xây dựng sự đồng thuận. Giao tiếp đạo đức được định hướng theo mục tiêu hơn là định hướng về địa vị. Một phong cách giao tiếp trong đó các nhóm khác nhau đoàn kết trong các phe đối lập và chủ yếu được hướng dẫn bởi lợi ích riêng của họ không đóng góp bất cứ điều gì cho tổ chức nói chung. Đạo đức đối với một tổ chức là một phong cách giao tiếp trong đó mọi người tìm kiếm sự đồng thuận chứ không phải sự chống đối và tập trung vào việc làm những gì họ có thể cho công ty. Vì vậy, vì giúp đỡ một tổ chức là một mệnh lệnh đạo đức, nên việc đạt được sự đồng thuận là một phong cách giao tiếp có đạo đức.

Người ta tin rằng có sáu kiểu người đối thoại chính. Để chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc trò chuyện quan trọng, điều quan trọng là phải biết bạn thuộc loại nào:

• phản chiếu. Bạn là một người đối thoại phản xạ nếu trong quá trình giao tiếp, bạn cảm nhận được tâm trạng của đối tác. Lời nói của bạn nhẹ nhàng, điềm tĩnh, bạn nhạy cảm, hiểu người đối thoại và bạn thích xây dựng mối quan hệ với người khác.
• Trọng tài. Bạn là một người đối thoại kiểu giám khảo nếu bạn phân tích các chủ đề và vấn đề, tìm ra những điểm chính và sau đó giải thích chúng một cách hiệu quả cho người khác. Bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện và dẫn dắt nó một cách trực tiếp và thuyết phục.
• Cao quý. Bạn là kiểu người đối thoại "cao quý" nếu bạn thích giao tiếp cởi mở và người khác dễ dàng giao tiếp với bạn. Bạn cũng rất tập trung, và luôn đi thẳng đến mục tiêu.
• Phó. Người đối thoại kiểu cấp phó là người ngoại giao và sử dụng giao tiếp để chấm dứt xung đột. Anh ấy cũng ăn nói nhẹ nhàng, duyên dáng và làm cho mọi người cảm thấy thoải mái.
• Socrates. Kiểu người đối thoại Socrates giỏi giải quyết vấn đề và thuyết phục người khác, ông thích những cuộc tranh luận dài.Anh ấy là người chi tiết và đầy đủ thông tin, và ý kiến ​​của anh ấy được người khác đánh giá cao.
• Chính thức. Kiểu người đối thoại này sử dụng giao tiếp để thực hiện ước mơ của họ và trở nên thành công trong công việc và gia đình. Đây là một nhà tư tưởng khôn ngoan và chiến lược.

Các chuyên gia nói rằng có bốn phong cách giao tiếp chính: phân tích, trực quan, chức năng và cá nhân. Không có phong cách giao tiếp nào là tốt hơn phong cách khác. Nhưng việc chọn sai phong cách giao tiếp cho một đối tượng cụ thể có thể gây ra vấn đề:

• Phong cách phân tích. Giao tiếp phân tích liên quan đến việc xử lý dữ liệu cứng và số thực. Những người giao tiếp theo phong cách này tránh thể hiện cảm xúc và cảm xúc khi nói chuyện. Một điểm cộng lớn của phong cách giao tiếp phân tích là bạn có thể phân tích vấn đề một cách logic và từ tốn. Điều này có nghĩa là mọi người thấy rằng bạn được cung cấp thông tin đầy đủ và có kinh nghiệm phân tích tuyệt vời. Một nhược điểm tiềm ẩn khi có phong cách giao tiếp phân tích là bạn có thể bị coi là người lạnh lùng hoặc thiếu tế nhị.
• Phong cách trực quan. Khi giao tiếp theo phong cách trực quan, bạn thích chụp toàn bộ bức tranh và tránh các chi tiết vì sợ bị sa lầy vào chúng. Điều này cho phép bạn đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề hơn là trải qua từng giai đoạn. Ưu điểm của phong cách này là bạn giao tiếp nhanh chóng và chính xác, dễ dàng đi sâu vào các vấn đề lớn và phức tạp. Tuy nhiên, trong một tình huống thực sự đòi hỏi sự chi tiết, bạn có thể không đủ kiên nhẫn.

• phong cách chức năng. Phong cách này bao hàm sự bài bản, có kế hoạch chi tiết, thời hạn chính xác. Những người giao tiếp theo phong cách này là những người biểu diễn tốt và không bao giờ bỏ sót bất cứ điều gì.Nhược điểm tiềm ẩn của phong cách giao tiếp chức năng là bạn có thể làm mất sự chú ý của khán giả, đặc biệt là khi bạn đang nói chuyện với những người đối thoại trực quan.
• Phong cách cá nhân. Bằng cách giao tiếp theo phong cách cá nhân, bạn cảm thấy có sự kết nối tình cảm với đối tác của mình và điều này cho phép bạn biết anh ấy thực sự nghĩ gì. Bạn là người biết lắng nghe và ngoại giao giỏi, bạn biết cách làm dịu xung đột, bạn duy trì mối quan hệ tốt với nhiều người. Phong cách này cho phép bạn xây dựng các mối quan hệ cá nhân sâu sắc. Mọi người thường quay sang bạn vì bạn có khả năng tập hợp các nhóm khác nhau lại với nhau. Nhược điểm của phong cách giao tiếp này là đôi khi bạn có thể làm phiền người đối thoại kiểu phân tích, những người thích những con số khó và thảo luận logic.

Để biết các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất, hãy xem video sau.