Giao tiếp kinh doanh: nguyên tắc và tính năng

Giao tiếp trong kinh doanh là một quá trình giao tiếp trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, là kết quả của việc thông tin, hoạt động và kinh nghiệm được chuyển giao giữa những người tham gia nhằm tìm ra giải pháp cho các vấn đề nhất định và đạt được kết quả cần thiết.

Giao tiếp kinh doanh, trái ngược với giao tiếp hàng ngày, được đặc trưng chính xác bởi các nhiệm vụ được đặt ra và việc tìm kiếm giải pháp của chúng. Một khái niệm như vậy có một đặc điểm và tính năng cụ thể.

• Giao tiếp trong kinh doanh không phải là một quá trình riêng biệt, mà là một phần của sự tương tác chung giữa mọi người. Do đó, nó tổ chức chính hoạt động này.
• Nội dung hội thoại do chủ thể giao tiếp quyết định. Các chủ thể có thể tạo ra một số dịch vụ (ví dụ, quảng cáo hoặc kinh tế); thảo luận về một vấn đề quan trọng (chính trị, khoa học, v.v.); sản xuất sản phẩm này hay sản phẩm kia, phát triển dự án, vạch ra kế hoạch cho công việc trong tương lai, chia sẻ kinh nghiệm.
• Trong giao tiếp kinh doanh, các chủ thể (cấp dưới và cấp trên) ảnh hưởng lẫn nhau với sự trợ giúp của nhiều hình thức khác nhau (thuyết phục, gợi ý và những hình thức khác).
• Giao tiếp này dựa trên một tập hợp kiến ​​thức và khả năng của những người tham gia. Trong quá trình trò chuyện, không chỉ diễn ra sự tiếp thu mà còn diễn ra sự phát triển của kiến ​​thức này. Như vậy, chính nhờ sự tương tác trong kinh doanh mà năng lực chuyên môn của mỗi nhân viên được nâng lên.
• Tương tác kinh doanh được xác định bởi các tiêu chuẩn đạo đức, truyền thống kinh doanh của tổ chức, khung trạng thái và quy tắc.

Mã trong lĩnh vực này đề cập đến các quy tắc bao gồm một số nguyên tắc.

• Tính hợp tác, tức là sự đóng góp cần thiết của mỗi người lao động.
• đầy đủ thông tin. Không cần giữ im lặng, nhưng cũng không nên lôi ra độc thoại.
• Chất lượng thông tin, nghĩa là trung thực.
• Khẩn trương. Điều chính là bám sát hướng đã cho của cuộc trò chuyện, không đi chệch hướng.
• Tính thuyết phục của lập luận.
• Lịch sự. Thiếu giọng điệu chê bai và nhận xét mỉa mai về các nhân viên khác.
• Khả năng lắng nghe và hiểu suy nghĩ của người đối thoại, có tính đến các đặc điểm cá nhân của họ. Điều này là cần thiết để ngăn chặn tình huống xung đột có thể xảy ra.
• Khả năng diễn đạt ý tưởng rõ ràng, ngắn gọn. Mỗi người tham gia giao tiếp kinh doanh nên phát triển cách nói chính xác, điều này sẽ giúp đặt trọng âm một cách chính xác với sự trợ giúp của ngữ điệu.
• Khả năng chấp nhận phê bình và sửa chữa những thiếu sót trong hoạt động.

Giao tiếp kinh doanh tồn tại nhằm mục đích tổ chức các mối quan hệ hiệu quả giữa các nhân viên và quản lý hoạt động chung này.

Loại giao tiếp này được thiết kế để thực hiện ba chức năng:

• giao tiếp, bao gồm thực tế là những người tham gia cuộc trò chuyện trao đổi thông tin với nhau;
• tương tác, ở đó, ngoài trao đổi thông tin, còn có trao đổi hành động;
• tri giác, trong đó những người tham gia tìm hiểu nhau và đi đến thỏa thuận.

Quá trình giao tiếp kinh doanh dựa trên các nguyên tắc là nền tảng của sự hợp tác thành công.

• Nguyên tắc giữa các cá nhân. Mặc dù thực tế là giao tiếp trong lĩnh vực kinh doanh chủ yếu nhằm giải quyết các vấn đề nhất định, nhưng theo cách này hay cách khác, đó là cách tiếp xúc giữa các cá nhân giữa con người với nhau. Các phẩm chất cá nhân của mỗi nhân viên, thái độ của nhân viên đối với nhau gắn bó chặt chẽ với các hoạt động chung của họ.
• Nguyên tắc của mục đích. Giao tiếp kinh doanh luôn có mục tiêu cuối cùng. Nhưng cùng với một mục tiêu mở (để tìm ra giải pháp cho vấn đề), có thể có những mục tiêu cá nhân cho mỗi người tham gia vào cuộc trò chuyện. Ví dụ, một nhân viên đọc báo cáo về một chủ đề nhất định, nhưng cũng muốn “thể hiện trí thông minh và tài hùng biện” trước đồng nghiệp.
• Nguyên tắc liên tục. Các cuộc tiếp xúc công việc trong quá trình hoạt động chung diễn ra liên tục. Thông tin từ nhân viên này sang nhân viên khác được truyền tải thậm chí không bằng lời nói, bất kỳ yếu tố hành vi nào đều có ý nghĩa. Ngay cả sự im lặng cũng nói lên âm lượng. Điều quan trọng là phải theo dõi phản ứng của những người tham gia cuộc trò chuyện để đọc được cả tin nhắn rõ ràng và ẩn.
• Nguyên tắc đa chiều. Trong giao tiếp kinh doanh không chỉ diễn ra sự trao đổi thông tin mà còn là sự điều chỉnh các quan hệ.Phản ứng cảm xúc với người đối thoại có thể vừa tích cực vừa tiêu cực.

Có những nguyên tắc mang bản chất đạo đức và là một phần không thể thiếu trong giao tiếp kinh doanh.

• Nguyên tắc lễ phép. Mỗi người phải hành động theo sự xác tín của mình, nếu không sẽ có vẻ đạo đức giả. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều quan trọng là phải giữ lời hứa, giúp đỡ đồng nghiệp mà không để họ rơi vào tình huống khó khăn.
• Nguyên tắc trách nhiệm. Mỗi nhân viên phải nhận thức được trách nhiệm được giao cho mình và có khả năng đối phó với chúng mà không làm mất lòng người quản lý, đồng nghiệp hoặc toàn bộ tổ chức.
• Nguyên tắc công lý. Nó đặc biệt quan trọng đối với một nhà lãnh đạo. Bạn không được thiên vị bất kỳ nhân viên nào và đưa ra ý kiến ​​về công việc của họ dựa trên điều này. Đánh giá như vậy là thiên vị trước. Điều quan trọng là phải lắng nghe và chấp nhận bất kỳ vị trí nào khác. Điều này trước hết nói lên sự tôn trọng đối với tất cả các đối tác kinh doanh.

Mỗi quốc gia đều có những đặc thù riêng về nghi thức, phụ thuộc vào tâm lý của người dân. Tất nhiên, có những chuẩn mực chung cho tất cả các quốc gia, ví dụ, một cái bắt tay trong cuộc họp kinh doanh và các cuộc đàm phán thành công. Nhưng sự hấp dẫn đối với những người không quen thuộc hoặc đối với nhà lãnh đạo bằng tên và chữ bảo trợ chỉ đặc trưng cho Nga. Người dân Nga có những nét đặc biệt về nghi thức kinh doanh.

• Những người đúng giờ được coi trọng ở Nga, do đó, sự chậm trễ đàm phán của một trong các đối tác dù chỉ trong năm phút cũng có thể làm gián đoạn thỏa thuận đã lên kế hoạch. Rốt cuộc, đến muộn được coi là thiếu tôn trọng, đặc biệt là khi liên quan đến công việc kinh doanh. Quy tắc này được thể hiện rõ ràng trong cụm từ đơn vị “thời gian là tiền bạc”, cho biết các doanh nhân Nga đánh giá như thế nào mỗi phút.
• Nghi thức kinh doanh mở rộng đến quần áo. Trong một công ty nghiêm túc, có yêu cầu cao về ngoại hình: nó phải nghiêm ngặt (váy ngắn hoặc váy, cũng như giày cao gót là không thể chấp nhận).

• Các mối quan hệ kinh doanh ở Nga là không thể thiếu tuân thủ các quy tắc về nghi thức lời nói. Điều này đặc biệt đúng với khả năng lắng nghe. Cần phải lắng nghe đối phương của bạn, và chỉ sau đó nói ra chính mình. Khi đọc bản báo cáo dù là nhàm chán nhất, một trong các nhân viên nhất thiết phải thể hiện vẻ mặt quan tâm, nếu không, sự thiếu chú ý sẽ bị người khác coi là thiếu tôn trọng đồng nghiệp.
• Trong lĩnh vực kinh doanh của Nga, họ rất coi trọng giữ bí mật kinh doanh. Nếu một trong những nhân viên làm "rò rỉ" bí mật này hoặc bí mật khác của tổ chức anh ta, danh tiếng của anh ta sẽ bị tổn hại không thể sửa chữa. Tiết lộ bí mật đe dọa bị sa thải.
• Nếu các cuộc đàm phán kinh doanh với một phái đoàn quan trọng sắp diễn ra ở Nga, thì tất cả các nhân viên đang chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự xuất hiện của nó. Cuộc họp kinh doanh kết thúc bằng bàn tiệc buffet, minh chứng cho lòng hiếu khách của người dân Nga. Và bề rộng của việc tiếp đón trực tiếp phụ thuộc vào mức độ quan trọng của khách.
• Sự phục tùng là một quy tắc quan trọng của nghi thức kinh doanh ở Nga. Có một ranh giới nghiêm ngặt giữa ông chủ và cấp dưới, không cho phép bất kỳ sự quen thuộc nào. Người quản lý không nên đùa cợt về nhân viên của mình, cũng như nhân viên nên đối xử với ông chủ một cách tôn trọng.
• Phụ nữ và nam giới làm việc kinh doanh bình đẳngKhông có đặc quyền cho cả hai giới tính. Điều này cũng xảy ra đối với sự khác biệt về tuổi tác. Có thể xảy ra trường hợp người lãnh đạo trẻ hơn một số cấp dưới của mình, nhưng điều này không có nghĩa là họ nên cư xử thiếu tôn trọng và cách chức với anh ta.

Đây là những quy tắc của quan hệ kinh doanh ở Nga. Đối với các quốc gia khác, họ có những nét đặc biệt và thú vị về nghi thức khác với những nghi thức mà người dân Nga đã quen thuộc.

• Tại Mỹ, ví dụ, giao tiếp kinh doanh trôi chảy hơn. Khi họp, các nhân viên có thể nói về những chủ đề trừu tượng không liên quan đến công việc, đồng thời chỉ gọi nhau bằng tên. Ăn mừng một thỏa thuận thành công có thể biến thành một chuyến đi đến thiên nhiên hoặc một khu nghỉ mát.
• Tiếng Anh không chuẩn bị quá kỹ lưỡng cho cuộc đàm phán kinh doanh sắp tới, vì họ tin rằng chỉ trong một cuộc trò chuyện trực tiếp, bạn mới có thể tìm ra giải pháp phù hợp. Những người này được kiềm chế trong hành vi của họ, trong khi quý trọng chức danh và cấp bậc của họ. Người Anh không tặng quà cho nhau sau khi đàm phán kinh doanh, nhưng họ sẽ không từ chối một chuyến đi chung đến nhà hàng.
• Ở Đức quan hệ kinh doanh là đối tượng của các quy tắc nghiêm ngặt. Không thể chấp nhận được việc xưng hô với đối thủ bằng “bạn”, cũng như đến muộn. Về ngoại hình, ngoài bộ vest có cà vạt, đối với nam giới, không loại trang phục nào khác bị loại trừ.Trong trường hợp này, bạn thậm chí không thể mở cúc trên cổ áo sơ mi. Người Đức rất cẩn thận trong việc chuẩn bị cho các cuộc đàm phán kinh doanh. Họ thích lập kế hoạch cho từng điểm của cuộc trò chuyện, trong khi đặc biệt chú ý đến tài liệu. Hợp đồng nêu rõ các điều khoản về việc vi phạm một số nghĩa vụ, cũng như các khoản phạt sau đó.

• Ở Pháp không có mốt đặc biệt về đúng giờ. Tất nhiên, không ai thích đến muộn, nhưng người Pháp trung thành với họ hơn. Đồng thời, điều quan trọng là nhân viên đến muộn là ai theo địa vị chính thức. Nếu đây là một người cấp trên, thì sự thiếu đúng giờ của anh ta sẽ không bị coi là sự xúc phạm hay thiếu tôn trọng cá nhân. Trong các cuộc đàm phán kinh doanh, người Pháp coi trọng cách ăn nói đẹp và cách trình bày suy nghĩ thú vị. Còn quà thì không cấm. Nhưng mong muốn đưa ra một cái gì đó trí tuệ, ví dụ, xuất bản một cuốn sách.
• Người Ý khá thất thường và hay công khai tình cảm của mình. Vì vậy, khi gặp gỡ nhân viên, một cái bắt tay chủ động và thậm chí kéo dài không bị coi là vi phạm nghi thức kinh doanh. Sự kiềm chế trong khi đàm phán là đặc điểm của người Ý. Chúng được phân biệt bằng giọng nói lớn và cử chỉ tích cực. Nhưng yêu cầu về ngoại hình rất khắt khe - quần áo phải lịch sự, không chỉ trong cuộc họp kinh doanh mà còn trong cuộc sống hàng ngày.
• Người tây ban nha đừng coi việc đến muộn là một hình thức xấu. Các cuộc họp kinh doanh của họ kéo dài một thời gian dài, thậm chí đôi khi một cuộc trò chuyện có thể đi theo một hướng khác. Các nhân viên thường rủ nhau đi thăm quan.Còn về quà tặng thì có thể chấp nhận được.

• Mối quan hệ kinh doanh ở Trung Quốc dựa trên việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc về đúng giờ. Khi gặp gỡ đối tác cúi đầu chào nhau hoặc bắt tay nhau. Quà tặng tại một cuộc họp không những không bị cấm mà còn được coi là chuẩn mực. Đồng thời, việc trình bày một món quà đi kèm với một nghi thức ban đầu - trước tiên, nhân viên phải từ chối món quà, nhưng nếu đồng nghiệp nhất quyết, vẫn nhận nó. Đối với bản thân các cuộc đàm phán, chúng được diễn ra trong bầu không khí thân thiện, nhưng chúng có thể kéo dài trong một thời gian dài.
• Khi gặp mặt Ở Nhật nhân viên cúi thấp đầu với nhau (ít bắt tay hơn). Cấm chạm vai hoặc gọi tên đối tác kinh doanh khi gặp mặt. Đúng giờ là một quy tắc nhất định ở Nhật Bản. Các cuộc đàm phán được tổ chức một cách hạn chế và "thực chất". Người Nhật rất bủn xỉn với cảm xúc, nhưng rất cẩn thận khi thực hiện một thỏa thuận, vì vậy họ luôn đặt ra rất nhiều câu hỏi.
• Liên quan Ấn Độ, sau đó, khi gặp một người đàn ông, theo phong tục bắt tay của anh ta, và đối với một người phụ nữ - cúi đầu với hai tay khoanh trước ngực. Đi muộn trong các cuộc họp kinh doanh được coi là một hình thức xấu, vì vậy người Ấn Độ luôn đúng giờ trong vấn đề này. Bản thân cuộc họp luôn được tổ chức trong bầu không khí thân thiện. Lời mời đến thăm là phổ biến ở Ấn Độ và được coi là dấu hiệu của sự tôn trọng.

• Ở Thổ Nhĩ Kỳ sự xuất hiện của các đối tác kinh doanh được chú ý lớn. Đàm phán không loại trừ đấu thầu, vì vậy ban đầu giá với các yêu cầu có thể quá cao. Khi được mời đến thăm người Thổ Nhĩ Kỳ, các quy tắc cũng được tuân thủ, ví dụ, giày dép phải được cởi bỏ trước khi vào nhà. Là một món quà, tốt hơn là nên trình bày một cái gì đó từ đồ ngọt hoặc hoa.
• Liên quan Các nước phương đông, vậy thì việc đến muộn trong các cuộc họp kinh doanh không phải là thói quen.Bản thân các cuộc đàm phán diễn ra sôi nổi và chuyên sâu, một số chủ đề có thể nằm trong lĩnh vực xem cùng một lúc, điều quan trọng là phải theo sát sự phát triển suy nghĩ của đối tác. Một đặc điểm thú vị là bắt chéo chân trong giao tiếp kinh doanh được coi là tư thế thiếu tôn trọng. Không bị cấm người Hồi giáo tặng quà - tốt hơn hết là một loại sản phẩm bằng bạc, một cây bút ban đầu hoặc một bộ bát đĩa sứ.
• Người Tây Ban Nha đánh giá cao sự đúng giờ và vẻ ngoài nghiêm túc (com lê và cà vạt). Khi gặp mặt, họ hạn chế bắt tay, nhưng ở lần gặp sau, bạn có thể ôm đối tác làm ăn và thậm chí hôn lên má. Người Mỹ Latinh thích quà tặng, đặc biệt là trong những gói đẹp.

Nghệ thuật giao tiếp kinh doanh tuân theo các tiêu chuẩn đạo đức. Họ phải được tuân theo bởi cả người đứng đầu tổ chức và cấp dưới.

Chúng như sau.

• Điều quan trọng là tổ chức có thể tự hào về một đội gắn bó chặt chẽ, điều này đạt được nhờ vào sự siêng năng của người lãnh đạo. Anh ta phải tạo ra một môi trường thoải mái cho nhân viên và tôn trọng từng người trong số họ.
• Điều quan trọng là phải giúp đỡ nhân viên một cách kịp thời trong việc thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Nếu nhiệm vụ được thực hiện không tốt, đừng phê bình cấp dưới ngay lập tức, tập trung vào những khuyết điểm của anh ta. Có lẽ nhân viên đã không hiểu hết bản chất của nhiệm vụ. Bạn cần phải tìm ra lý do.
• Nếu mệnh lệnh không được thực hiện, người quản lý phải đưa ra nhận xét thích đáng đối với nhân viên, đây là một phần của chuẩn mực đạo đức trong giao tiếp kinh doanh. Đồng thời, tốt hơn hết là sếp nên lên tiếng trong bối cảnh một mất một còn để nhân phẩm của nhân viên không bị xâm phạm một cách công khai.

• Khi chỉ trích, bạn không thể “cá nhân hóa”, nếu không sẽ có nguy cơ làm mất lòng cấp dưới và kích động xung đột. Khi phê bình, tốt hơn là sử dụng phương pháp “bánh mì kẹp”, bao gồm nói một lời khen trước, sau đó nhận xét, sau đó lại khen.
• Điều quan trọng đối với nhà lãnh đạo là phải công bằng - khuyến khích và khen thưởng nhân viên vì bất kỳ thành tích nào, không chỉ về mặt tài chính mà còn về mặt đạo đức (ví dụ: công khai khen ngợi hoặc làm gương cho người khác).
• Để tránh các rào cản giao tiếp, bạn cần tin tưởng vào nhóm của mình, và điều quan trọng là nhóm phải tin tưởng vào người lãnh đạo. Vì vậy, tất cả các loại thao túng và các hình thức ảnh hưởng đáng ghê tởm khác đối với một người cần được loại trừ khỏi tương tác kinh doanh.
• Ông chủ phải có khả năng lựa chọn các hình thức đặt hàng theo tình huống. Ví dụ, các mệnh lệnh nên được sử dụng trong các tình huống cực đoan, cũng như đối với một hoặc một nhân viên không trung thực khác.

Yêu cầu là hình thức quản trị đáng tin cậy hơn. Tại đây người lao động có quyền bày tỏ ý kiến ​​của mình đối với công việc được giao. Mệnh lệnh có thể phát ra dưới dạng một câu hỏi, do đó, sẽ thúc giục một trong những cấp dưới nhận nhiệm vụ này.

Các quy tắc sau đây được phân biệt.

• Khi bày tỏ ý kiến ​​của mình, một nhà lãnh đạo cần tế nhị và lịch sự. Chỉ huy và áp đặt vị trí của một người bị loại trừ.
• Người lãnh đạo phải biết tất cả những sự kiện vui vẻ hay khó chịu của tập thể, vì vậy cấp dưới nên thông báo cho anh ta biết về chúng.
• Không ai thích những người đồng tình, vì vậy sự đồng ý liên tục với sếp có thể bị hiểu lầm, và mối quan hệ với anh ta sẽ chỉ xấu đi. Đồng thời, bạn không nên đi đến cực đoan và quá phân biệt. Những thất bại vĩnh viễn sẽ không đảm bảo một danh tiếng tốt.
• Nếu cấp dưới cần sự giúp đỡ và lời khuyên từ lãnh đạo, thì bạn cần phải nộp đơn trực tiếp cho sếp của mình chứ không phải cho người cao hơn. Nếu không, có nguy cơ cho thấy lãnh đạo của bạn là người không đủ năng lực, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quyền lực của anh ta.
• Nếu người quản lý giao một nhiệm vụ có trách nhiệm cho một trong những cấp dưới của mình, thì nhân viên phải thảo luận về “quyền tự do hành động” được cung cấp cho anh ta và những quyền anh ta có trong trường hợp này.

Bạn cần biết những điều sau đây.

• Điều quan trọng là phải thân thiện với tất cả các thành viên trong tổ chức. Bất chấp sự cạnh tranh, nhân viên là một đội chung.
• Trong một mối quan hệ kinh doanh, những câu hỏi cá nhân thiếu tế nhị là không thể chấp nhận được. Nếu nhân viên gặp khó khăn, anh ta có thể tự hỏi ý kiến, bạn không thể áp đặt ý kiến ​​của mình lên anh ta.
• Trong các mối quan hệ với đồng nghiệp, bạn không nên giả vờ trở thành một người không phải là bạn. Nếu cuộc trò chuyện đã đi vào hướng mà một trong những nhân viên không đủ năng lực, cố gắng tỏa sáng bằng trí óc là vô ích, thì sẽ có nguy cơ thể hiện bản thân trong ánh sáng không thuận lợi.
• Đồng nghiệp phải được xưng hô bằng họ hoặc tên và từ viết tắt (tùy thuộc vào độ tuổi và mức độ quen biết với một nhân viên cụ thể).
• Trong giao tiếp kinh doanh với nhân viên, mọi thành kiến ​​và thành kiến ​​đều bị loại trừ. Vì vậy, bạn không nên nghe những lời đàm tiếu của đồng nghiệp và hơn nữa, bạn cũng không nên tự mình gieo rắc điều đó.
• Bạn có thể bày tỏ sự cảm thông đối với một nhân viên cụ thể với sự trợ giúp của giao tiếp không lời - một cái nhìn, một cử chỉ. Chỉ cần mỉm cười với anh ấy mà không cần nhìn đi chỗ khác là đủ.

• Việc sử dụng một trong các nhân viên như một phương tiện để đạt được một mục tiêu ích kỷ là phi đạo đức. Theo cách tương tự, bạn không thể “thiết lập” một nhân viên để đạt được lợi ích. Như bạn đã biết, “đào hố tìm người khác” luôn là một quyết định sai lầm.
• Nếu người lãnh đạo đã giao nhiệm vụ nhóm, bạn nên tách nhiệm vụ của riêng mình với nhiệm vụ của đồng nghiệp để chúng không xen kẽ với nhau. Nếu khó tự làm thì bạn có thể nhờ sếp giúp đỡ.
• Bạn nên nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ chung, và trong trường hợp thất bại, đừng đổ hết lỗi cho đồng nghiệp.

Giao tiếp kinh doanh được chia thành nhiều loại, trong đó mối quan hệ có thể được truy tìm.

• bằng lời nói, nghĩa là, tương tác ngôn ngữ. Giao tiếp diễn ra với sự trợ giúp của lời nói, các cách diễn đạt công thức, các cấu trúc ổn định, các biến đổi cụm từ vốn có trong lĩnh vực kinh doanh.
• không lời, nghĩa là, tương tác phi ngôn ngữ. Giao tiếp được thực hiện với sự trợ giúp của cử chỉ, tư thế, quan điểm. Các tín hiệu phi ngôn ngữ truyền tải cảm xúc và cảm xúc.

Có một số loại giao tiếp kinh doanh.

• Cuộc hội thoạikhi các nhân viên trao đổi thông tin với nhau và bày tỏ ý kiến ​​về một vấn đề hoặc một vấn đề cụ thể. Thông thường, cuộc trò chuyện diễn ra trước các cuộc đàm phán hoặc là một phần của chúng.Đây là hình thức tương tác phổ biến nhất. Người quản lý có thể trao đổi với cấp dưới và đồng nghiệp. Một cuộc trò chuyện không phải lúc nào cũng yêu cầu một khung cảnh chính thức.
• Đàm phán. Chúng được tổ chức với mục đích cụ thể là ký kết một giao dịch, hợp đồng hoặc thỏa thuận cụ thể giữa các bên quan tâm (đây có thể là cả đối tác và đối thủ cạnh tranh). Các cuộc đàm phán không phải lúc nào cũng yêu cầu một cuộc gặp gỡ cá nhân, đôi khi bạn có thể giới hạn bản thân trong thư từ hoặc một cuộc điện thoại.
• Tranh chấp. Trong hình thức giao tiếp bằng miệng này, các ý kiến ​​về một vấn đề sẽ va chạm với nhau. Đây là một loại đấu tranh của các quan điểm khác nhau và bảo vệ lập trường của một người. Các hình thức tranh chấp là tranh chấp, thảo luận, tranh cãi và những hình thức khác.
• Gặp gỡ. Hình thức tương tác này trong nhóm nhằm thảo luận các vấn đề mà các chuyên gia tham gia.
• Nói trước công chúng. Theo quy định, đây là một phần của sự kiện đại chúng, nơi diễn giả trình bày báo cáo của mình về một chủ đề nhất định. Hình thức giao tiếp kinh doanh này có đặc điểm là có giới hạn thời gian và kỹ năng sử dụng giọng nói của người nói cũng rất quan trọng.
• Thư tín. Nó bao gồm các tài liệu sau: thư, yêu cầu, thông báo, thông báo, email, xác nhận và những tài liệu khác.

Trong một hình thức giao tiếp kinh doanh (ví dụ, đàm phán hoặc một cuộc họp), có thể sử dụng nhiều phương tiện giao tiếp khác nhau, ví dụ, điện thoại, email hoặc Skype. Đây là những công nghệ nhanh chóng và giá cả phải chăng giúp nhân viên chốt các giao dịch và thảo luận các vấn đề quan trọng từ xa. Nhưng sử dụng những phương tiện này, người ta không nên quên về đặc thù của phép xã giao: lịch sự và có thẩm quyền.

Nếu phiên dịch viên có mặt tại cuộc họp kinh doanh quốc tế, thì giao tiếp với đối tác nước ngoài sẽ có những đặc điểm riêng:

• lời nói nên chậm rãi, tốt hơn là các câu ngắn gọn;
• Cần loại trừ việc sử dụng những ám chỉ, những trò đùa dân tộc và những cách diễn đạt khó dịch sang một ngôn ngữ khác;
• lý tưởng nhất là thông dịch viên nên biết các khía cạnh chính của cuộc trò chuyện ngay cả trước khi nó bắt đầu, để họ điều hướng dễ dàng hơn.

Giao tiếp giữa các cá nhân trong kinh doanh sẽ thành công khi đạt được sự tin tưởng trong cuộc trò chuyện. Một số điểm góp phần làm tăng mức độ tự tin.

• Thái độ thân thiện. Bầu không khí căng thẳng tại nơi làm việc sẽ trở thành rào cản nghiêm trọng trong việc thiết lập mối quan hệ tin cậy với đối tác kinh doanh.
• Năng lực của người đối thoại trong các vấn đề được thảo luận. Với định hướng không tốt trong chủ đề, một nhân viên có thể đưa ra ấn tượng sai lầm, trong khi niềm tin bị mất không chỉ ở anh ta, mà còn trong toàn bộ tổ chức. Điều quan trọng là có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào để đối thủ không có bất kỳ nghi ngờ nào về việc hợp tác.
• Lời nói chính xác, trình bày rõ ràng suy nghĩ của một người. Từ ngữ phải rõ ràng, tốt hơn là nói bằng những cụm từ rõ ràng có thể được hiểu khác với dự định.
• Công khai minh chứng cho mọi ý định. Giao tiếp phải đáng tin cậy mà không có bất kỳ thao tác nào gây mất tập trung, nếu không những người đối thoại sẽ không tin tưởng lẫn nhau.

Trong một cuộc trò chuyện công việc, bạn nên bỏ những câu nói tiêu cực về người đối thoại, cũng như tiết chế lòng kiêu hãnh của bản thân. Khi giao tiếp, bạn có thể bảo vệ niềm tin của mình, nhưng đừng quên rằng đối phương cũng có lập trường riêng, cần phải tính đến.

Trong giao tiếp kinh doanh, không loại trừ những tình huống căng thẳng. Với sự hỗ trợ của căng thẳng, hệ thống thần kinh tự bảo vệ mình khỏi các kích thích. Căng thẳng có thể phát sinh trong lĩnh vực này do:

• sự không nhất quán của các yêu cầu;
• hiểu sai về vai trò của họ tham gia vào sự nghiệp chung (chính xác là “vai trò của tôi” và “đóng góp của tôi”);
• thờ ơ với hoạt động (công việc không hứng thú là nguồn gốc của trạng thái thần kinh mãn tính);
• các yếu tố bên ngoài cản trở công việc hiệu quả (điều này có thể là tiếng ồn, lạnh và các điều kiện khó chịu khác cản trở sự tập trung);
• một lượng lớn công việc;
• sợ mắc sai lầm, làm hỏng danh tiếng, kém hữu ích hơn tất cả các nhân viên khác.

Căng thẳng thường phát sinh từ xung đột công việc giữa những người tham gia giao tiếp kinh doanh. Có một chiến thuật đặc biệt cho cả người lãnh đạo và cấp dưới. Nó được thiết kế để ngăn ngừa các tình trạng thần kinh, đồng thời đạt được một kết quả hiệu quả.

Người lãnh đạo cần:

• cố gắng đánh giá chính xác cấp dưới, giao cho họ những nhiệm vụ tương xứng về mức độ phức tạp với khả năng của họ;
• Đừng khó chịu khi một nhân viên từ chối hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, sẽ tốt hơn nếu thảo luận với anh ta lý do từ chối;

• cần phân định rõ chức năng, quyền hạn của từng nhân viên để đề phòng xung đột có thể xảy ra;
• đừng quên những thỏa hiệp, xin lỗi, nhượng bộ. Nên bỏ những lời mỉa mai, mỉa mai đối với cấp dưới;
• không nhất thiết phải tuân theo cùng một phong cách lãnh đạo mà phải phù hợp, đồng thời tính đến đặc điểm của nhân viên;
• phê bình cấp dưới phải mang tính xây dựng, không có trường hợp nào phải hạ nhục hoặc đặt câu hỏi về phẩm chất cá nhân của người đó;
• bạn cần có một mối quan hệ tin cậy với nhân viên và ủng hộ sáng kiến ​​của họ. Có bằng chứng từ một nghiên cứu của Mỹ cho thấy cấp dưới ít có nguy cơ mắc bệnh hơn nếu họ cảm thấy được sếp hỗ trợ trong tình trạng căng thẳng.

Cấp dưới cần:

• trong trường hợp không hài lòng với điều kiện làm việc và tiền lương, trước tiên cần đánh giá xem tổ chức có thể cải thiện các thông số này hay không, cần thảo luận vấn đề này với người quản lý. Đồng thời, điều quan trọng là cuộc độc thoại không giống như một lời phàn nàn hoặc buộc tội. Điều chính là đạt được một giải pháp cho vấn đề, và không làm trầm trọng thêm các mối quan hệ giữa các cá nhân;
• Khi quá tải công việc, bạn không nên nhận thêm việc, đôi khi cần phải từ chối. Điều chính là sự từ chối không có vẻ đột ngột, điều quan trọng là phải làm rõ rằng bạn có thể hoàn thành một nhiệm vụ mới nếu bạn được giải phóng khỏi một số nhiệm vụ hiện có;
• Nếu thứ tự không rõ ràng, đừng ngại yêu cầu làm rõ. Điều này sẽ làm giảm bớt căng thẳng không cần thiết khi hoàn thành một nhiệm vụ chưa hoàn toàn rõ ràng;
• những cảm xúc tiêu cực tốt nhất nên được loại bỏ dưới một hình thức có thể chấp nhận được. Bạn không nên xung đột với sếp hoặc đồng nghiệp của mình, tốt hơn là xé giấy cũ và vào ngày nghỉ của bạn, hãy tham gia một môn thể thao năng động (bóng đá, quần vợt) hoặc đến phòng tập thể dục. Đây là những lối thoát hợp lý hơn cho sự tức giận;
• Nếu công việc quá căng thẳng, bạn nên định kỳ nghỉ ngơi. Mười đến mười lăm phút trong ngày để thư giãn là đủ để giữ cho công việc hiệu quả;

• tốt hơn hết là bạn nên lên kế hoạch trước cho các hoạt động của mình, bao gồm cả các kế hoạch dự phòng trong trường hợp thất bại. Sự lơ đễnh có thể gây căng thẳng, và nếu bạn có kế hoạch bổ sung, bạn có thể tự cô lập mình khỏi những lo lắng không cần thiết;
• khi đàm phán, tốt hơn hết bạn nên cân nhắc kỹ chiến lược, kể cả những phản đối của đối phương, để nhanh chóng điều hướng cuộc đối thoại. Có một quy luật trong tâm lý học - nếu bạn chuẩn bị tiềm thức cho một kết quả tiêu cực và tinh thần sống sót qua nó, thì nếu thất bại xảy ra trong thực tế, bạn sẽ dễ dàng đối phó với nó hơn;
• phân biệt giữa công việc và các mối quan hệ cá nhân. Có thể xảy ra rằng người thân hoặc vợ / chồng làm việc trong cùng một tổ chức, vì vậy tốt hơn hết trong trường hợp này nên thỏa thuận trước về việc tuân thủ các nghi thức kinh doanh.

Biết các nghi thức kinh doanh chỉ là một nửa của trận chiến. Điều quan trọng nữa là bạn phải biết cách bạn có thể cải thiện hiệu quả của một loại hình giao tiếp kinh doanh cụ thể. Những yếu tố chính góp phần tạo nên thành công của làm việc nhóm.

• Người quản lý nên tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên cảm thấy thoải mái khi thảo luận vấn đề nào đó. Môi trường như vậy sẽ góp phần phát triển các mối quan hệ thân thiện trong đội.
• Cuộc họp là quan trọng để tổ chức đúng giờ, trong khi điều quan trọng là nhân viên đã sẵn sàng cho nó.
• Để tránh các tình huống xung đột (phê bình, phàn nàn, trách móc lẫn nhau), người lãnh đạo phải tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái, nhưng. Điều quan trọng là mỗi người tham gia trong quá trình này cảm thấy có ý nghĩa. Nhưng điều chính ở đây là không nên làm quá dễ dàng, nếu không cuộc họp kinh doanh sẽ giống như một cuộc gặp gỡ bạn bè.
• Bắt buộc phải lưu giữ hồ sơ. Người quản lý có thể ghi chép vào sổ tay về các đề xuất cụ thể và người đưa ra các đề xuất này. Trong cuộc họp, những thông tin cần thiết sẽ được tích lũy thành văn bản, sau đó có thể áp dụng trong công việc.

• Mọi nhân viên phải tham gia vào quá trình này. Mọi người đều có nghĩa vụ lên tiếng, và tốt hơn hết là nên nhường điểm từ nhân viên cấp dưới đến cấp cao. Những người lao động chưa có kinh nghiệm sẽ không cảm thấy ngại phát biểu sau khi nói lên ý kiến ​​của cấp quản lý, vì vậy tốt hơn là nên cho họ lên sàn trước.
• Người lãnh đạo phải tính đến ý kiến ​​của từng thành viên trong nhóm. Nếu ý kiến ​​là sai, thì nên hiểu lý do của sự xuất hiện của vị trí này, nếu không nhân viên sẽ không thay đổi nó.

Để tương tác thành công giữa các nhân viên, bạn cần học các quy tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh hàng ngày. Và chúng phải áp dụng cho mọi người, chứ không chỉ cho sếp. Sự hiện diện của các công thức chuẩn, ổn định là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng mối quan hệ tập thể trong bất kỳ công việc nào.

Thông tin liên lạc tại một cuộc họp kinh doanh như sau:

• đầu tiên đến lời chào.Đàn ông nên chào phụ nữ trước, còn những người trẻ hơn tuổi hoặc địa vị thì chào thế hệ cũ hoặc các nhà lãnh đạo;
• Để làm quen với nhau, bạn cần phải giới thiệu về bản thân. Thông thường, lược đồ này trông giống như “Xin chào, tôi là (tên), rất vui được gặp bạn”;
• Lời chào có thể được kết thúc bằng một lời khen kinh doanh (đây không phải là khen ngợi hay xu nịnh) để lấy lòng người đối thoại;
• Để một cuộc trò chuyện kinh doanh diễn ra tốt đẹp, bạn cần phải sẵn sàng cho nó và suy nghĩ về bài phát biểu của mình. Điều quan trọng là bầu không khí tin cậy và thân thiện luôn ngự trị;
• sau khi một giải pháp được tìm thấy, cuộc họp kinh doanh phải được hoàn thành. Cái chính là bạn không nên nói lời chia tay mãi mãi, tốt hơn nên gợi ý cho người đối thoại để tiếp tục hợp tác hơn nữa.

Nếu một nhân viên đã mất một người thân yêu hoặc một người nào đó từ môi trường của họ bị ốm, điều quan trọng là trong tình huống này phải bày tỏ sự cảm thông. Nhưng hình thức biểu hiện của sự đồng cảm thì nên hạn chế. Điều quan trọng là phải tính đến các phản ứng cảm xúc của đàn ông và phụ nữ. Một người đàn ông cần thông cảm bằng một vài lời nói, một cái bắt tay hay một cái chạm vai đầy cảm thông. Điều quan trọng là một người phụ nữ phải hỏi về những gì đã xảy ra và lắng nghe cô ấy.

Đối với các dạng bài phát biểu mà bạn có thể bày tỏ sự đồng cảm, dạng tối ưu sẽ là cách diễn đạt: "Tôi thông cảm với bạn", "Tôi thông cảm với bạn" hoặc "Tôi xin lỗi." Bạn có thể chuyển sang các hình thức mở hơn, ví dụ: “Điều này xảy ra như thế nào? " "Làm thế nào để tôi giúp bạn? hoặc “Bạn cảm thấy thế nào ngay bây giờ? »

Cần nắm rõ những quy tắc này để giao tiếp trong kinh doanh không đi quá đà, không làm nảy sinh những tình huống xung đột.

Trong video tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy bí quyết giao tiếp từ Radislav Gandapas.