Nghi thức kinh doanh: các quy tắc ứng xử cơ bản

Điều quan trọng là mỗi người phải biết những nguyên tắc cơ bản của phép xã giao khi đối nhân xử thế. Điều này là cần thiết để tạo ra một môi trường thuận lợi trong xã hội và các mối quan hệ hữu nghị. Nghi thức kinh doanh có tầm quan trọng đặc biệt. Nó bao hàm một thủ tục được thiết lập để giao tiếp và ứng xử trong lĩnh vực kinh doanh và quan hệ kinh doanh. Kiến thức trong lĩnh vực này sẽ giúp bạn tạo dựng bản thân tốt trong công việc trong mắt cấp trên và đồng nghiệp, cũng như có được vị trí cao hơn một bước.

Điều thường xảy ra là nhân viên công ty không có ý tưởng về các quy tắc giao tiếp giữa họ trong một nhóm, và điều này dẫn đến việc không thể tìm được liên lạc với cấp trên và đồng nghiệp. Trong trường hợp này, nhân viên cảm thấy bế tắc khi phải yêu cầu tăng lương, giới thiệu bản thân một cách thành thạo với nhân viên mới hoặc giám đốc.

Từ những điều trên, có thể kết luận rằng kiến thức về các quy tắc giao tiếp đúng đắn trong kinh doanh là chìa khóa để kinh doanh thành công và là chỉ số chính đánh giá kỹ năng chuyên môn của một nhân viên.

Vì vậy, để đi sâu vào chủ đề này và có được kiến ​​thức và quy tắc mới, bạn cần phải biết các tính năng của khu vực này.

Nghi thức kinh doanh thuộc các loại sau:

• Hành vi phi ngôn ngữ - cử chỉ, cách cư xử (bắt tay, cách ngồi, vị trí giữa các đồng nghiệp).
• Các vấn đề về giao thức: cuộc gặp đầu tiên, giới thiệu với đồng nghiệp hoặc cấp trên, vị trí của một người trong khách sạn.
• Hành vi của sếp và nhân viên.
• Nội quy lễ tân đối với chủ và khách của nhà hàng, quán ăn,… (đặt bàn, tiền boa, vị trí của khách tại bàn).
• Quy định về trang phục. Nó có nghĩa là các quy tắc lựa chọn trang phục và thiết kế ngoại hình theo các tiêu chí chính.

• Quy tắc uống đồ uống có cồn.
• Các đặc điểm của hành vi ở các quốc gia khác nhau (Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Ấn Độ và nhiều quốc gia khác yêu cầu các hành vi khác nhau tương ứng với truyền thống quốc gia).
• Các cuộc trò chuyện qua điện thoại.
• Quy tắc hội thoại trực tuyến.
• Các quy tắc giao tiếp bằng lời - cách xây dựng câu, cách sử dụng các từ nhất định, quy định ngữ điệu, v.v.

Khái niệm về nghi thức kinh doanh bao gồm tất cả các chuẩn mực và nhóm hành vi trong văn phòng.

Có vẻ như các quy tắc giao tiếp hiện có cần được tuân thủ trong xã hội cũng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh. Để quyết định về vấn đề này và xua tan nghi ngờ về sự cần thiết của kiến ​​thức trong lĩnh vực nghi thức làm việc, trước tiên chúng ta sẽ xem xét các chức năng của nó.

Nghi thức kinh doanh là một trong những khía cạnh chính của hoạt động nghề nghiệp. Thông thường, một phần lớn khả năng xảy ra giao dịch nằm ở khả năng tạo ấn tượng phù hợp với một người.

Nhận thấy tầm quan trọng to lớn của việc cư xử đúng mực trong kinh doanh, người Nhật đã chi hàng tỷ đô la mỗi năm.Điều này không có nghĩa là khoản đầu tư này là vô nghĩa: sự thành công của công ty và các giao dịch phụ thuộc vào kỹ năng của nhân viên để tương tác trong lĩnh vực kinh doanh và nỗ lực đầu tư vào công ty chung.

Thật không may, rất nhiều doanh nhân trong nước ở Nga không quá quen thuộc với các phép xã giao chuyên nghiệp. Điều này không phải do cá nhân không muốn học hỏi những điều mới, mà là do sự thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của các quy tắc ứng xử. Điều đáng chú ý là thường xuyên diễn ra các cuộc gặp gỡ của các doanh nhân trong và ngoài nước. Để thực hiện thành công các giao dịch trong những trường hợp như vậy, cần phải biết sự phức tạp của tương tác với công dân nước ngoài.

Các phép xã giao hiện đại gần như giống nhau ở nhiều quốc gia, mặc dù văn hóa của họ khác nhau. Khi hình thành các quy tắc này, tất cả các thành phần của văn hóa dân tộc đều được tính đến.

Dưới đây là một số quy tắc sẽ làm nền tảng để xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên tại nơi làm việc:

• Quy tắc đạo đức vàng: "Làm với người khác như bạn muốn họ làm với bạn". Sự thật, đây là quy tắc giao tiếp chính trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Một người nhận biết tâm trạng của bạn trong tiềm thức bằng các dấu hiệu bằng lời nói và không lời. Vì vậy, anh ta cảm thấy cả thái độ tích cực và tiêu cực hướng về mình. Nếu bạn chào một người bằng một nụ cười ấm áp, thì chắc chắn người ấy cũng sẽ trả lời bạn theo cách tương tự. Quy tắc tương tự cũng hoạt động với một cử chỉ bình thường hoặc một lời chào lạnh lùng.
• Quần áo của bạn không nên thu hút quá nhiều sự chú ý.. Ai cũng muốn trở nên xinh đẹp, nhưng trong một số trường hợp, phụ kiện thừa thãi, chiếc áo khoét cổ hở hang hay bộ đồ quá chói lóa có thể phản tác dụng với bạn.Người đối thoại sẽ không thể tập trung vào bản chất của cuộc trò chuyện hoặc chỉ đơn giản là nhìn bạn một cách nghiêm túc. Phong cách tinh tế phù hợp nhất cho môi trường kinh doanh.

• Đúng giờ là quy tắc chính của công việc thành công. Không đi muộn và không bỏ dở công việc trong thời gian dài. Khả năng làm mọi việc đúng giờ thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc và nhận được sự tôn trọng từ đồng nghiệp và cấp trên. Một nhân viên đúng giờ có nhiều khả năng được thăng chức và giữ được vị trí tốt với cấp trên.
• Luôn xem bài phát biểu của bạn. Bạn phải thể hiện bản thân một cách rõ ràng và có năng lực. Khả năng nói đẹp đã được coi trọng ở một mức độ cao từ thời cổ đại. Các ghi chú và ghi nhớ bạn viết nên được thông báo và gọn gàng.

• Sự phục tùng là điều cần thiết. Bạn không thể kết hợp mối quan hệ cá nhân và mối quan hệ chính thức, nếu không sẽ dẫn đến hậu quả tai hại cho cả mối quan hệ đầu tiên và thứ hai.
• Quy tắc này liên quan đến quy tắc trước đó: đừng nói quá nhiều về bản thân. Bạn nên luôn giữ khoảng cách với một người. Nếu không, sẽ có sự bất hòa với đồng nghiệp hoặc cấp trên, hoặc thậm chí là vô số tin đồn nảy sinh từ chính những câu chuyện của bạn.

Mỗi lá thư bạn viết phải theo phong cách kinh doanh. Những lời lẽ hàm súc, ẩn dụ, trữ tình lạc đề, trình bày dài dòng những điều “không thực chất” là hoàn toàn không thể chấp nhận được. Ngoài ra, các câu phải được định dạng chính xác về ngữ pháp, chính tả và dấu câu. Khi tạo tài liệu, chỉ sử dụng giấy phù hợp, tiêu đề thư, nhập địa chỉ hợp lệ. Thiết kế phù hợp của bức thư sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận.

Quy tắc quan trọng nhất là thể hiện sự tôn trọng đối với người đối thoại. Cần hạn chế tất cả các chủ đề có thể đánh bật cuộc trò chuyện ra khỏi guồng quay tích cực. Việc thảo luận về người lạ, tập trung vào ngoại hình, tình trạng hôn nhân, tin đồn hoặc bệnh tật của họ là hoàn toàn không thể chấp nhận được. Trong trường hợp này, bạn có thể bị nghi ngờ vu khống, điều này sẽ khiến người đối thoại có cảm tình tiêu cực với bạn.

Nói một cách bình tĩnh, cố gắng tránh những cử chỉ biểu cảm và những chủ đề có thể biến cuộc trò chuyện của bạn thành một cuộc thảo luận sôi nổi. Nếu bạn cảm thấy rằng một chủ đề gây tranh cãi sắp xảy ra, hãy cố gắng chuyển chủ đề của cuộc trò chuyện một cách lịch sự và không phô trương. Nếu bạn muốn phản đối người đối thoại, bạn cần phải làm điều này với một giọng điệu bình tĩnh, đồng đều.

Có loại người vì nóng nảy nên ngay lập tức vô hiệu mọi lý lẽ của đối phương và vội vàng thuyết phục bằng cách khác, thậm chí không cho phép người đối thoại nói ra toàn bộ ý kiến ​​của mình. Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Đừng cố lái quan điểm của bạn vào đầu đối phương, chỉ cần nói một cách bình tĩnh và đầy đủ thì khả năng cao là anh ấy sẽ ủng hộ bạn. Nhưng bạn không nên hành động ngược lại: vội vàng đồng ý với mọi điều mà một người nói, vì điều này cũng khó chịu như sự bất đồng liên tục.

Biết cách ngắt quãng trong giao tiếp, tập trung mọi sự chú ý vào người đối thoại.Hãy lắng nghe cẩn thận những gì anh ấy nói, bạn có thể đáp lại bằng những cái xen kẽ nhẹ nhàng hoặc một cái gật đầu. Trong trường hợp này, người nói sẽ rất vui khi được giao tiếp với bạn, liên hệ sẽ được thiết lập.

Giọng nói của bạn không được quá to hoặc quá nhỏ, không thể chấp nhận được nếu bạn nói với người đối thoại, nói với giọng đe dọa hoặc chế giễu. Không nên trì hoãn người đối thoại quá 10 phút, nếu không cuộc trò chuyện có thể khiến người đối thoại khó chịu. Thay đổi người đối thoại, mở rộng vòng kết nối - trong trường hợp này, biện pháp tạm thời chính xác của cuộc trò chuyện sẽ được quan sát.

Nếu cuộc trò chuyện kéo dài, các chủ đề của cuộc trò chuyện đã kết thúc và bạn dự đoán một khoảng dừng khó xử, cách tốt để kết thúc cuộc trò chuyện là rót nước, gọi điện thoại khẩn cấp, v.v.

Nói chuyện qua điện thoại có tầm quan trọng lớn khi thực hiện các cuộc trò chuyện công việc, vì công cụ này cho phép bạn đưa ra các mệnh lệnh, yêu cầu điều gì đó và thực hiện một cuộc trò chuyện kinh doanh. Các cuộc trò chuyện qua điện thoại đặc biệt hữu ích trong trường hợp người đối thoại ở xa. Một cuộc trò chuyện qua điện thoại xác định mức độ một người sẽ muốn đối phó với bạn trong thời gian thực, do đó, phần nghi thức này cần được coi trọng.

Một đặc điểm của việc thực hiện các cuộc trò chuyện qua điện thoại là khả năng bắt buộc phải trình bày ngắn gọn và rõ ràng ý chính và nhận được câu trả lời. Đồng thời, thời gian lấy đi của thuê bao càng ít càng tốt. Ví dụ, một nhân viên của một công ty Nhật Bản có nghĩa vụ giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh qua điện thoại trong vòng ba phút, nếu không anh ta sẽ đơn giản là không có việc làm.

Nền tảng của các cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công là sự tế nhị, thiện chí (điều này không chỉ áp dụng cho lời nói và cách diễn đạt mà còn cho cả giọng điệu của bạn), mong muốn kịp thời giúp đỡ người đối thoại trong vấn đề của họ. Điều quan trọng là phải thiết lập sự tin tưởng lẫn nhau, điều này chủ yếu dựa trên thái độ tích cực của bạn.

Tâm trạng thực sự của người nói luôn dễ nhận thấy, cho dù anh ta cố gắng che giấu nó đến đâu.

Không cần phải nói chuyện chậm rãi và nhỏ nhẹ. Biểu hiện vừa phải trong trường hợp này đóng một vai trò lớn. Khả năng thu hút sự quan tâm của người đối thoại và thu hút sự chú ý của anh ta đến đối tượng trò chuyện phụ thuộc vào khả năng đó. Bạn cần phải nói một cách thuyết phục và hoàn toàn tự tin vào kiến ​​thức và năng lực của mình.

Đừng bỏ qua ý nghĩa của ngữ điệu: các nhà tâm lý học nói rằng một người nhận thức được gần một nửa thông tin với sự trợ giúp của ngữ điệu của người đối thoại. Nói một cách bình tĩnh và đều đều, đừng cố ngắt lời người đối thoại.

Nếu người đối thoại đang có tâm trạng tồi tệ và đang cố gắng đáp trả bạn bằng cách đưa ra những lời buộc tội vô căn cứ và bắt đầu một cuộc tranh cãi, đừng trả lời anh ta theo cách tương tự. Đồng ý một phần với ý kiến ​​của anh ấy và cố gắng hiểu động cơ của anh ấy. Cố gắng tránh những cách diễn đạt chuyên môn hẹp hòi có thể khiến người đối thoại đi vào ngõ cụt: hãy trình bày mọi thứ rõ ràng và rành mạch nhất có thể, nhưng với giọng điệu kinh doanh.

Nói chuyện điện thoại có thể phức tạp bởi thực tế là nghe tên các thành phố, tên phức tạp và các thuật ngữ có thể khó khăn.Nói những từ dài chậm rãi và theo từng âm tiết, nếu người đăng ký viết ra địa chỉ trong cuộc trò chuyện, thì bạn có thể đánh vần nó - điều này rõ ràng sẽ không làm tổn thương bất kỳ ai.

Dưới đây là danh sách ngắn các cụm từ mà bạn có thể cần khi giao tiếp trên điện thoại.

Yêu cầu:

• “Xin lỗi, bạn có thể gọi cho chúng tôi một lát sau được không? »
• "Xin vui lòng lặp lại một lần nữa, nếu bạn không phiền."

Xin lỗi:

• "Tôi xin lỗi vì cuộc gọi muộn."
• “Xin lỗi vì cuộc trò chuyện dài hơi gượng ép.”

Lòng biết ơn:

• "Cảm ơn lời khuyên của bạn, chúng tôi chắc chắn sẽ xem xét các đề xuất của bạn."
• "Cảm ơn bạn đã cho chúng tôi sự chú ý của bạn."

Mong muốn:

• "Tất cả những gì tốt nhất".
• "Chúc một buổi tối vui vẻ".

Câu trả lời cho bất kỳ yêu cầu nào:

• "Tất nhiên chúng tôi sẽ giúp bạn."
• "Vâng, làm ơn".

Câu trả lời xin lỗi:

• "Đừng xin lỗi, không sao đâu."
• "Đừng lo".

Cảm ơn bạn đã trả lời:

• "Tôi rất hân hạnh được phục vụ bạn."
• "Chà, đó là công việc của tôi."

Những sai lầm có thể mắc phải khi nói chuyện điện thoại:

• Nếu bạn nghi ngờ rằng số thuê bao bạn cần liên lạc, tốt hơn là bạn nên nêu rõ: “Tôi xin lỗi, đây có phải là số 536-27-679 không? Không cần phải hỏi, “Tôi đã đến đó chưa? " "Bạn là ai? »Nếu ​​bạn gọi cho một thuê bao và có nhu cầu khẩn cấp để phân tán cuộc gọi, hãy nói với họ rằng bạn sẽ gọi lại sau vài phút. Đừng để người đó phải chờ đợi.
• Cố gắng quay một số đã được xác minh chính xác. Đừng hỏi những câu như, “Bạn đang làm gì vào tối thứ Sáu? »Đây không phải là cách xây dựng câu hỏi đúng lắm, điều này sẽ buộc người đăng ký phải nói rõ công việc cá nhân của mình hoặc thừa nhận rằng anh ta không bận việc gì. Tốt hơn hết là bạn nên làm rõ liệu việc gặp gỡ anh ấy sẽ không khó khăn vào thời điểm cụ thể này hay không.

• Gọi vào đúng thời điểm. Buổi tối hoặc giờ ăn trưa chắc chắn sẽ làm phức tạp người đối thoại. Trước khi bắt đầu các cuộc trò chuyện qua điện thoại, hãy lập một kế hoạch trò chuyện ngắn để cuộc trò chuyện không đi chệch hướng. Không tiến hành các cuộc đối thoại song song.
• Tránh độc thoại dài và đừng quên lắng nghe người đối thoại. Những câu hỏi như “Tôi đang nói chuyện với ai? " "Bạn muốn gì? nghe có vẻ cực kỳ thô lỗ và biến một cuộc trò chuyện công việc thành một cuộc thẩm vấn cổ điển.

Đặc điểm của đàm phán với người nước ngoài không chỉ ở sự khác biệt về phong tục tập quán mà còn ở những nét đặc trưng của tính cách dân tộc. Ví dụ, người Mỹ và người Ý được tự do nói với tông giọng cao hơn, trong khi người Anh cố gắng giữ một cuộc trò chuyện bình tĩnh. Những người đối thoại gốc Tây Ban Nha có xu hướng gần gũi nhau trong quá trình trao đổi thông tin, trong khi đối với các quốc tịch khác, điều quan trọng là phải giữ khoảng cách.

Lời chào ở mỗi quốc gia là khác nhau. Ở một số quốc gia, bắt tay với phụ nữ là không phù hợp, vì vậy sẽ là hợp lý khi đợi cho đến khi chính người phụ nữ đó đưa tay ra với bạn. Cái bắt tay không nên quá mạnh. Ở Châu Mỹ Latinh, họ thường chào hỏi bằng những cái ôm, ở các nước Châu Á, họ thường cúi chào. Ở Pháp và các nước Địa Trung Hải, việc chào hỏi bằng nụ hôn trên má không phải là hiếm.

Thông thường, nhiệm vụ chính trong trao đổi thông tin là phiên dịch giải thích chính xác các câu. Cần tránh sử dụng các cụm từ không rõ ràng, nói chậm và dễ hiểu. Không trích dẫn từ các bài thơ, các đơn vị ngữ học và các cách diễn đạt tương tự - chúng sẽ khó dịch, vì việc dịch các cách diễn đạt đó mất rất nhiều thời gian.

Nếu bạn có cảm giác rằng tình huống phát sinh không quá thân thiện, đúng hơn là do sự hiểu lầm liên quan đến bản dịch, đừng để mọi thứ diễn ra theo chiều hướng của chúng. Thông dịch viên có thể yêu cầu bạn và người đối thoại một lần nữa bày tỏ quan điểm của bạn để quyết định tất cả các câu hỏi đã nảy sinh và giải quyết sự khó xử có thể xảy ra.

Bạn không thể bỏ qua vẻ bề ngoài của mình, bởi vì đó là ấn tượng đầu tiên hình thành thái độ đối với một người:

• Bộ vest là yếu tố chính của một doanh nhân. Một người trông gọn gàng và chỉn chu sẽ tạo cảm hứng tự tin, một người có ấn tượng rằng trong các vấn đề chuyên môn, một người không kém phần chính xác và chu đáo.
• Không kết hợp bộ vest công sở với giày thể thao hoặc túi xách. Tùy chọn này làm hỏng toàn bộ phong cách kinh doanh chính thức. Nhưng nếu có nhu cầu sử dụng túi thể thao, hãy chọn chiếc túi phù hợp với màu sắc của bộ đồ.

• Cà vạt là một thuộc tính bắt buộc của một phong cách kinh doanh chính thức. Đừng bỏ qua yếu tố này của quần áo. Một số áo khoác được mặc thường xuyên nhất mà không có cà vạt, nhưng tùy chọn này không thuộc về phong cách kinh doanh chính thức.
• Hãy chọn những bộ vest có màu sắc cổ điển và một chiếc cà vạt kín đáo không có họa tiết tươi sáng. Tất cũng nên có màu tối. Đây là hình ảnh lý tưởng cho một doanh nhân.
• Một chiếc cà vạt buộc phải có độ dài vừa phải: dài đến cuối khóa thắt lưng.
• Bạn không nên kết hợp hai yếu tố có chứa một mẫu trong hình ảnh của bạn. Đồ trang trí nên được giữ ở mức tối thiểu.
• Sự xuất hiện của phụ nữ không nên thu hút nhiều sự chú ý. Không thể chấp nhận được đường viền cổ hở hang hoặc trang phục bắt mắt, nên trang điểm với tông màu trầm. Tóc nên được loại bỏ gọn gàng, và các phụ kiện nên được sử dụng với số lượng hạn chế.

Khả năng cư xử đàng hoàng, thể hiện bản thân rõ ràng, tránh các tình huống xung đột một cách không phô trương và có vẻ ngoài hấp dẫn là cần thiết cho một người thành công. Mong rằng những quy định trên sẽ giúp bạn tham gia thành công đội chơi và đánh lô đề thành công.

Tại buổi phỏng vấn, bạn cần lắng nghe cẩn thận các câu hỏi của lãnh đạo. Để đi sâu vào công nghệ giao tiếp trong nhóm, nội dung của nó. Tìm hiểu xem việc cấp dưới tặng quà cho nhau và cho cấp trên có phổ biến không. Tất cả những đề xuất này sẽ giúp bạn hòa nhập vào nhóm và hiểu các quy tắc trong giao thức của công ty.

Ở Anh, Ý và Mỹ, các yêu cầu về nghi thức kinh doanh hoàn toàn khác so với ở Nga. Ví dụ, các công ty Ả Rập không bao giờ nhận quà. Nhưng bản chất của nghi thức kinh doanh và định nghĩa của nó luôn được giữ nguyên. Các yêu cầu là như nhau cho tất cả mọi người.

Để biết thêm thông tin về nghi thức kinh doanh, hãy xem video sau.