Đàm phán kinh doanh: các loại hình, quy tắc và ví dụ về việc tiến hành

Các cuộc đàm phán kinh doanh hiện diện trong cuộc sống của mọi nhà quản lý ở bất kỳ cấp độ nào. Trên thực tế, đây là một cuộc trò chuyện kinh doanh, là một hình thức trao đổi thông tin bằng lời nói giữa một số người. Các quyết định chính thức không phải lúc nào cũng được đưa ra sau các cuộc đàm phán kinh doanh, nhưng chúng rất hữu ích do thông tin nhận được trong các cuộc trò chuyện.

Đàm phán kinh doanh là giao tiếp kinh doanh giúp đạt được thỏa thuận giữa các bên. Đàm phán là cần thiết để có thể thảo luận vấn đề với đối tác, đồng thời cố gắng tìm ra giải pháp làm hài lòng tất cả các bên. Ngày nay, điều rất quan trọng đối với một nhà quản lý có năng lực để có thể tiến hành các cuộc đàm phán kinh doanh.

Đàm phán có thể thực hiện các chức năng sau:

• Thông tin – khi các bên chỉ muốn trao đổi các quan điểm khác nhau để chuẩn bị cho các cuộc đàm phán chính.
• Giao tiếp - trong trường hợp này, các bên muốn thiết lập các mối quan hệ, mối quan hệ mới.
• Điều khiển, phối hợp hành động. Trong trường hợp này, các cuộc đàm phán được tiến hành bởi các đối tác đã thiết lập quan hệ kinh doanh và họ chỉ cần làm rõ một số sắc thái của các mối quan hệ đã đạt được trước đó.
• Quy định - chức năng này là cần thiết nếu bạn cần giải quyết vấn đề hoặc xung đột kịp thời, để chấm dứt mọi tranh chấp.

Đàm phán kinh doanh có thể được chia thành hai loại - nội bộ và bên ngoài. Các cuộc đàm phán nội bộ được tổ chức trong nhóm hoặc công ty của bạn. Đàm phán bên ngoài là những cuộc đàm phán mà bên được mời có mặt, nó có thể là đối tác, đối thủ cạnh tranh hoặc khách hàng. Các cuộc đàm phán nội bộ thường kết thúc bằng các thỏa thuận chung. Ở đây, hai bên đang làm việc để đạt được một kết quả tích cực cho công ty: họ phân tích, đưa ra kết luận và đưa ra các phương án tốt nhất để thoát khỏi tình trạng hiện tại.

Tại Harvard, các cựu sinh viên và giáo sư đã đưa ra một kiểu đàm phán mới có nguyên tắc. Ở đây, sự nhượng bộ và sự vững chắc của vị trí thay thế nhau. Chúng tôi gọi phương pháp này là “phương pháp củ cà rốt và cây gậy”. Bản chất của nguyên tắc này là giữ một lập trường cứng rắn, điều này cho phép bạn chỉ xem xét bản chất chính của vấn đề hoặc vấn đề đang thảo luận ngay từ đầu.

Với các đối tác kinh doanh, tốt nhất là tuân theo các quy tắc được thiết lập trong môi trường kinh doanh. Điều này sẽ giúp bạn có cơ hội có được những mối quan hệ tốt đẹp, bền chặt và đôi bên cùng có lợi trong tương lai.

Trong Byzantium cổ đại, "biên bản" là phần đầu tiên của tài liệu, thường chứa danh sách những người tham gia cuộc họp. Ngày nay, nó là một bộ quy tắc, theo đó, một loạt các nghi lễ nên được tổ chức, quy định về trang phục, hình thức công văn, v.v. nên được thiết lập.

Mỗi vi phạm luật của giao thức sẽ có nghĩa là những người vi phạm giao thức có thể gặp vấn đề. Bên này nên xin lỗi vì sai lầm của họ. Sau đó, sự giám sát phải được sửa chữa. Nhờ việc tuân thủ các nghi thức trong các cuộc đàm phán và chào hỏi, với việc quản lý tài liệu và thực hiện các hợp đồng khác nhau, các cuộc họp kinh doanh trở nên quan trọng hơn.

Mỗi quốc gia đều có những chuẩn mực đạo đức quốc gia riêng. Nhưng về cơ bản khái niệm này là giống nhau đối với tất cả mọi người.

Hầu như tất cả sự chuẩn bị cho các cuộc đàm phán (cả bên trong và bên ngoài) được chia thành nhiều yếu tố. Những điều chính bao gồm những điều sau đây:

• định nghĩa vấn đề cần thương lượng;
• tìm kiếm những người sẽ giúp giải quyết các vấn đề đã phát sinh;
• xác định lợi ích (riêng và đối tác);
• xây dựng rõ ràng kế hoạch và chương trình của cuộc họp;
• nếu cần, các đại diện của phái đoàn được lựa chọn;
• các khoảnh khắc của tổ chức - thu thập tài liệu, bảng biểu, mẫu và các tài liệu khác có thể hữu ích trong các cuộc đàm phán.

Các cuộc họp có thể là nội bộ và bên ngoài, chính thức và không chính thức. Đây là những phong cách chính của họ.Sự khác biệt ở chúng là sự hiện diện của tài liệu hợp nhất các điểm riêng lẻ, giao thức đàm phán, đặc điểm của các chủ đề được thảo luận và chủ đề của cuộc trò chuyện này.

Theo bản chất của các cuộc đàm phán có thể được chia thành quan hệ đối tác và đối tác. Các cuộc đàm phán phản đối được tổ chức nếu có mâu thuẫn giữa các bên cần được giải quyết. Trong trường hợp này, giải pháp nên trung lập và phù hợp với cả hai bên.. Kiểu trò chuyện này nổi tiếng là gây hấn, vì mỗi bên đều muốn giành chiến thắng trong cuộc đàm phán. Trong kiểu trò chuyện này, quan hệ đối tác, hợp tác, phát triển của các bên thường được thảo luận.

Quá trình đàm phán có thể được chia thành nhiều giai đoạn. Cấu trúc của chúng đã được xác định từ lâu. Một trong những giai đoạn chính của cuộc đàm phán là một cuộc trò chuyện giới thiệu, trong đó bạn có thể làm rõ chủ đề của cuộc họp, giải quyết các vấn đề nảy sinh về tổ chức cuộc đàm phán. Nó cũng có thể là một cuộc họp của các chuyên gia, thường diễn ra trước khi bắt đầu đàm phán giữa các nhà lãnh đạo và phái đoàn.

Sáu giai đoạn chính là:

• Tập huấn. Chuẩn bị thích hợp cho các cuộc đàm phán kinh doanh là 90% thành công. Mặc dù rất muốn hành động ngẫu hứng, nhưng không nên bỏ qua giai đoạn này trước cuộc họp. Tiếp theo, bạn có thể thêm một giai đoạn xem trung gian.
• làm rõ. Không hành động ngay lập tức, không bắt đầu đấu thầu. Cố gắng thiết lập kỹ thuật liên hệ với phía bên kia, xác định các tiêu chuẩn của nó. Tiếp theo, hãy cố gắng tìm hiểu xem, với sự trợ giúp của những câu hỏi đã chuẩn bị trước, đối phương có mối quan tâm nào.
• Đưa ra các đề xuất. Giai đoạn này là điển hình như một phương tiện giải quyết tranh chấp.Tại đây các bên có thể trao đổi các đề xuất, xác định vị trí và lý do tại sao họ có sự hiểu lầm. Hãy chắc chắn để ghi lại tất cả các bất đồng và tranh chấp.
• Mặc cả. Phần này của cuộc họp ảnh hưởng đến những gì bạn đồng ý. Ở đây bạn có thể giải quyết mọi bất đồng thông qua việc trao đổi thông tin, nhượng bộ. Thương lượng hiệu quả là trao đổi một thứ gì đó có thể có một mức giá và giá trị khác nhau đối với mỗi đối thủ.

• Đưa ra quyết định. Chúng tôi có thể cho rằng bạn đang tiến đến giai đoạn cuối của cuộc đàm phán. Tuy nhiên, hãy dành thời gian của bạn. Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi: “Liệu thỏa thuận được đề xuất có mang lại lợi nhuận hay có thể thương lượng một phương án tốt hơn không? »
• Hợp nhất các thỏa thuận - kết thúc cuộc họp của bạn. Có những lúc đối thủ đã đồng ý về mọi thứ và phân tán. Tuy nhiên, ngay ngày hôm sau, trong quá trình thực hiện các thỏa thuận, có thể nảy sinh tình huống ai đó hiểu nhầm đối phương. Đó là lý do tại sao cần phải sửa chữa tuyệt đối về mặt kỹ thuật tất cả các thỏa thuận và kết quả của cuộc họp. Điều này sẽ giúp tránh những tình huống mơ hồ trong tương lai.

Tuyệt đối mọi cuộc đàm phán phải được chuẩn bị trước. Khi chuẩn bị, bạn nên thu thập thông tin cần thiết về đối tác, suy nghĩ trước các lý lẽ cho đề xuất của mình và cũng nên suy nghĩ kỹ và đưa ra trước tất cả các phương án có thể có cho kết quả của một cuộc trò chuyện kinh doanh.

Có rất nhiều phương pháp để tiến hành các cuộc đàm phán khó khăn. Một số chính.

Ở đây, nhà đàm phán khó tính đặt tất cả các quân bài lên bàn gần như ngay lập tức. Đồng thời, anh ta tuyên bố tuyệt đối tất cả các nguồn lực mà anh ta có sẵn (hoặc không).Tính toán trong chiến thuật đàm phán này dựa trên thực tế là tất cả các phương án mà bên kia có thể chuẩn bị ngay lập tức bị coi là “sai” và “không hấp dẫn” để hợp tác.

Nếu đối thủ của phe khó coi thông tin này là sự thật, anh ta không còn cách nào khác là đồng ý hoặc rời đi. Những bất lợi của phương pháp này là có thể mất một đối tác tiềm năng (có thể trong tương lai).

Sau khi đối thủ khó thông báo tất cả các điều kiện cho “nạn nhân”, bạn có thể đồng ý nói về những điều kiện này. Trong trường hợp này, “nạn nhân” có thể dẫn đối phương đến tình huống mà cô ấy cần bằng cách đưa ra lý lẽ của mình.

Bạn có thể giữ vững lập trường của mình hơn. Ở đây, đối thủ đã có thể nghĩ về chính xác những gì mình sẽ mất, và có thể chấp nhận các điều kiện của “sự hy sinh” (với một số sửa đổi có lợi cho mình).

Kết hợp với câu nói "Có, nhưng với điều kiện ..." và một cuộc trò chuyện thân thiện, đối phương có thể thư giãn một chút. Hơn nữa, "nạn nhân" có thể tiếp tục tấn công. Mục đích của trò chơi này là để tiếp tục cuộc trò chuyện.

Một nhà đàm phán mạnh mẽ sẽ thay đổi tâm trạng của phía bên kia. Ở đây, từ một nhà đàm phán cứng rắn, những lời nói dễ chịu hoặc những lời buộc tội đều được lắng nghe. Những mâu thuẫn từ miệng của một người trong một cuộc trò chuyện sẽ khiến "nạn nhân" không nghĩ đến lời đề nghị của anh ta. Cô ấy có thể rơi vào trạng thái hoang mang, có thể mất ổn định tâm lý.

Để chống lại một đối thủ mạnh trong kiểu thương lượng này, "Nạn nhân" ban đầu phải hiểu rằng đây là một trò chơi và nó chỉ được chơi cho một mục đích. Để đẩy phe tấn công vào bế tắc, chỉ cần nhẹ nhàng nhưng kiên trì hỏi để hiểu tình huống đã xảy ra, sử dụng phương pháp “tiêu chí đụng độ”. Điều kiện tiên quyết là “nạn nhân” phải nói một cách tự tin và không gây hấn. Điều này dẫn kẻ tấn công vào ngõ cụt và không cho cơ hội để trách móc đối phương thương lượng thô lỗ.

Chiến thuật này là sự kết hợp tốt của hai chiến thuật trước. Đầu tiên, một nhà đàm phán cứng rắn giao tiếp, tiến hành đấu thầu, v.v. Mọi thứ diễn ra tốt đẹp cho đến thời điểm “nạn nhân” muốn nói “đồng ý” cuối cùng của mình. Ở đây, bên cứng đã tham gia đầy đủ vào công việc và tiếp tục công kích, nói: “Đề xuất này không phù hợp với chúng tôi. Chúng tôi không quan tâm đến nó. "

Tính toán được thực hiện dựa trên thực tế là “nạn nhân” thoải mái sẽ không đẩy lùi nhà đàm phán cứng rắn và sẽ có thể chấp nhận các điều kiện đầu tiên mà đối thủ khó khăn ban đầu quy định khi bắt đầu đàm phán.

Trong phương pháp thương lượng này, áp dụng một số quy định cấm:

• Bạn không thể chấp nhận bất kỳ tuyên bố nào liên quan đến bản thân và đề xuất. Nếu một đối thủ khó tính có bất kỳ nhận xét nào liên quan đến tính cách của bạn, anh ta sẽ ngay lập tức bày tỏ chúng.
• Phương pháp trò chuyện này không nên kết thúc sau lần từ chối đầu tiên. Trong trường hợp này, thương lượng là thích hợp.
• Bạn không cần phải xin lỗi.
• Đừng bao biện.
• Đừng từ bỏ vị trí của bạn.
• Bạn cũng không nên tấn công để đáp trả hoặc tỏ ra hung hăng.
• Đừng đánh giá tiêu cực người đối thoại của bạn. Đừng như anh ấy.
• Cố gắng thay thế những từ khó chịu và tiêu cực bằng những từ nhẹ nhàng hơn.

Trong kiểu thương lượng này, bạn có thể thực hiện một số hành động để xoay chuyển tình thế có lợi cho mình:

• Đặt câu hỏi làm rõ. Làm việc trên từng vị trí riêng lẻ, được gọi là người đối thoại.
• Hỏi về tiêu chí. Ví dụ: “Tôi có hiểu đúng rằng…”, “Điều gì là quan trọng đối với bạn mà chúng tôi đã không đề cập đến trong cuộc trò chuyện? ".
• Bạn có thể cố gắng giới thiệu cho người đối thoại những câu hỏi hàng đầu: “Tôi có hiểu đúng là bạn đang mặc cả với tôi không? "," Tôi nghĩ rằng đề xuất của chúng tôi là không phù hợp. Bạn có thể giải thích chính xác những gì? ".

Theo các quy tắc nhất định của nghi thức đàm phán, có các khung thời gian cho cuộc trò chuyện, được thảo luận ban đầu ở giai đoạn sơ bộ. Do đó, khi các bên tham gia đàm phán, họ đã hiểu điều gì đang chờ đợi họ. Dựa trên cơ sở này, họ xây dựng kế hoạch trò chuyện, lựa chọn lý lẽ, chiến thuật, sự kiện. Mặt khó trong trường hợp này là cố gắng phá vỡ toàn bộ kịch bản đàm phán mà bạn đã chuẩn bị trước và áp đặt theo ý mình.

Trước khi bắt đầu cuộc họp, các bên có thể quy định phạm vi các vấn đề sẽ được thảo luận trong cuộc đàm phán. Nhà đàm phán cho rằng cuộc họp sẽ kéo dài ít nhất 40 phút. Tuy nhien, ngay sau buoi tiec, phe keo dai thong báo se co 10-15 phut va khong the thieu. “Nạn nhân” đã chuẩn bị bài thuyết trình của mình trong ít nhất 15 phút.

Điều này được tính toán để chứng minh mặt yếu trong điểm yếu của nó. Hoặc “nạn nhân” sẽ tuân theo các quy tắc và yêu cầu, hoặc anh ta rời đi ngay lập tức.Trong mọi trường hợp, bạn không nên phẫn nộ, hãy coi tất cả những lời mà phe cứng rắn nói ra là sự thật, cố gắng đáp ứng thời gian quy định.

Những gì có thể được thực hiện:

• Bạn có thể đồng ý. Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên bỏ qua nó. Đàm phán như thể không có chuyện gì xảy ra.
• Cuộc họp thường được điều hành bởi một người biết cách lắng nghe và đặt những câu hỏi phù hợp. Trên hết, đừng áp đảo phía đối phương bằng phần trình bày về bản thân và đề xuất của bạn. Đầu tiên, hãy hỏi anh ấy về nhu cầu của anh ấy, về những tiêu chí lựa chọn nào là quan trọng đối với anh ấy.
• Một khi bạn đã tìm ra tất cả các nhu cầu của anh ấy, bạn có thể cung cấp cho đối phương chính xác những gì anh ấy muốn.

Trong video tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy phương pháp tiến hành các cuộc đàm phán kinh doanh (chuẩn bị, kỹ thuật thao tác và các ví dụ về giao tiếp kinh doanh hiệu quả).