nghi thức thư từ kinh doanh

Thư tín văn phòng là một thể loại rất đặc biệt mà bạn phải thành thạo nếu bạn chuẩn bị leo lên nấc thang của công ty. Kỹ năng viết kinh doanh tốt sẽ phục vụ bạn một cách trung thực: chúng sẽ giúp bạn giao tiếp với cấp dưới, cấp trên và đối tác, nhấn mạnh trình độ học vấn và triển vọng của bạn. Phong cách giao tiếp cần hạn chế, có mục đích, không đi chệch chủ đề đã định.

Bất kỳ giao tiếp nào, cả cá nhân và bằng văn bản, là tương tác với mọi người để trao đổi thông tin, gây ấn tượng và thương lượng. Không có gì con người xa lạ với chúng ta, chúng ta đôi khi bộc lộ cảm xúc, nhưng trong lĩnh vực kinh doanh, không nên có chỗ cho sự bộc lộ bạo lực của cảm xúc, đặc điểm tính cách và tính khí của chúng ta.

Một đặc điểm quan trọng của giao tiếp kinh doanh là không thể cắt bỏ nó ở giữa câu. Đối với mỗi bức thư bạn nhận được, bạn cần phải viết thư trả lời, ngay cả khi bạn cảm thấy không thích.Nếu bạn nhận được một cuộc gọi và bạn không có thời gian để nhấc máy, hãy nhớ gọi lại. Tất nhiên, giao tiếp với một số người là khó chịu. Đó là lý do tại sao danh sách các phẩm chất bắt buộc của một nhà quản lý bao gồm khả năng chống căng thẳng.

Một cuộc họp kinh doanh, một cuộc trò chuyện điện thoại hoặc một thư từ e-mail công việc chắc chắn sẽ có một số mục đích. Do đó, các bên phải đi đến kết luận, thảo luận về dự án, đồng ý về quan hệ đối tác chiến lược, v.v.

Trong bài phát biểu bằng văn bản, có lẽ thậm chí còn có nhiều hạn chế và quy ước hơn so với bài nói bằng miệng. Trao đổi trực tiếp với người đối thoại, trong một cuộc họp cá nhân, chúng ta có thể nhấn mạnh một cách vô quốc gia về điều này hoặc thực tế kia, làm rõ điều gì đó nếu người đối thoại không hiểu chúng ta. Nếu mắc lỗi diễn đạt, chúng tôi có thể sửa ngay. Nhưng trong một bức thư kinh doanh, chúng ta phải cực kỳ rõ ràng và chính xác để các từ không có nghĩa là diễn giải kép.

Họ thường nói: "Giấy sẽ chịu đựng mọi thứ", ngụ ý rằng ngay cả những sự thật không đáng tin cậy cũng có thể được viết ra. Chúng tôi quan điểm rằng thư từ kinh doanh phải trung thực nhất có thể. Chẳng qua, bây giờ thư giấy được gửi đi ngày càng ít. Về cơ bản, họ vận chuyển hợp đồng và các tài liệu khác. Trong trường hợp này, tiêu đề thư được sử dụng làm bằng chứng về vị thế cao của tổ chức.

Ngày nay, trong hầu hết các trường hợp, thư từ kinh doanh diễn ra trong không gian ảo, và nó có những đặc điểm riêng. Khi cuộc đối thoại mới bắt đầu, theo thông lệ, bạn nên viết lời chào theo nghi thức, ví dụ: “Xin chào, Oleg Sergeevich thân mến! ". Và ở địa chỉ tiếp theo trong ngày làm việc, lời chào có thể được bỏ qua.

Giao tiếp bằng văn bản, bao gồm cả qua e-mail, đòi hỏi phải tuân thủ các quy tắc ngôn ngữ và khả năng đọc viết hoàn hảo. Rốt cuộc, thư từ sẽ tiết lộ khoảng trống của bạn cho một người đối thoại có học thức. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra những gì được viết với sự trợ giúp của các dịch vụ đặc biệt, nếu bạn không hoàn toàn chắc chắn về kiến ​​thức của chính mình.

Chúng tôi liệt kê các quy tắc chung yêu cầu đạo đức của giao tiếp điện tử. Chúng khá đơn giản, nhưng nhiều người, than ôi, bỏ bê chúng:

• đầu mỗi câu viết hoa;
• một dấu chấm được đặt ở cuối cụm từ để ý nghĩa của những gì được đọc được rõ ràng;
• để phân loại vấn đề và đề xuất giải pháp, sẽ hữu ích khi sử dụng danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số;
• để rõ ràng, nó là tốt để sử dụng các bảng, đồ thị, biểu đồ;
• không cố gắng tỏ ra như một người đối thoại thông minh, có học thức, không phức tạp hóa những suy nghĩ đơn giản với những lần tham gia và phân từ quá mức;
• bạn càng bày tỏ suy nghĩ của mình càng đơn giản thì càng tốt;
• Mặc dù trong văn hóa lời nói hàng ngày yêu cầu tránh sử dụng biệt ngữ, nhưng trong môi trường kinh doanh, biệt ngữ chuyên nghiệp và các từ mượn tiếng Anh hiện được coi là hình thức tốt (nhưng đừng lạm dụng nó!).

Có các loại thông báo sau:

• Mời quảng cáo;
• sự tạ ơn;
• đồng hành cùng;
• sự bảo đảm;
• lời nhắc nhở;
• những lời cảnh báo;
• các đề xuất hợp tác.

Ngoài các quy tắc chung, điều quan trọng là phải biết một số chi tiết của văn bản kinh doanh.Chúng tôi sẽ đưa ra các quy tắc phù hợp trong đại đa số các trường hợp.

Phần đầu của email được gọi là tiêu đề. Nó có logo của tổ chức. Sẽ rất hữu ích khi bạn luôn có sẵn (nghĩa là trên màn hình máy tính của bạn) một mẫu để nhập biểu trưng này.

Không giống như giao tiếp ngoại tuyến, các quy tắc hiện đại không bắt buộc bạn phải chào người nhận và bạn có thể nói rõ bản chất của vấn đề ngay lập tức bằng cách gọi anh ta bằng tên và từ viết tắt. Tuy nhiên, nhiều người vẫn tiếp tục viết ở đầu tin nhắn: “Chào buổi sáng! ", "Xin chào! ", "Chào buổi tối! 'hoặc' Xin chào. ' Và trong điều này, không có sự sai lệch so với tiêu chuẩn.

Các yêu cầu đối với nội dung của bức thư cho thấy rằng ý nghĩa của bức thư nằm trong đó. Chia văn bản thành các đoạn văn được coi là hình thức tốt, một dấu hiệu của thái độ quan tâm đến người đối thoại. Trong mỗi đoạn văn, một hoặc một khía cạnh khác của chủ đề được đặt tên và bộc lộ. Ngoài việc xác định vấn đề, theo thói quen, bạn nên đề xuất các cách giải quyết. Vì vậy, để nói, để tiết lộ một ý tưởng kinh doanh trong thu nhỏ.

Trong phần cuối của tin nhắn, bạn có thể thể hiện cả cảm xúc chính thức và cảm xúc cá nhân hơn. Từ ngữ “Trân trọng…”, “Trân trọng…” (“kính chào” bằng tiếng Anh) hoặc một lời chúc tình cảm hơn “Chúc một ngày tốt lành! ".

Trong chữ ký cá nhân, bắt buộc phải chỉ ra họ và tên (và trong một số vòng kết nối, cả tên viết tắt). Cũng phải có các số điện thoại mà bạn có thể gọi: di động và thành phố văn phòng. Gần đây, chữ ký điện tử với logo công ty đã trở thành mốt.

Một liên kết bổ sung đến cổng thông tin điện tử của tổ chức đóng vai trò là quảng cáo bổ sung và có thể tăng lưu lượng truy cập vào trang web này trong tương lai.

Hầu hết các nhân viên văn phòng đều có một kho thư rất phong phú trong hộp thư điện tử của họ. Để người đối thoại không bị bối rối trong một cuộc trao đổi thư từ dài, nên gửi thư dưới dạng thư trả lời. Khi bạn nhấp vào ô thích hợp ở đầu chủ đề của bức thư, từ viết tắt tiếng Anh “Re…” sẽ xuất hiện. Điều này rất thuận tiện, vì người nhận sẽ ghi nhớ ngay tiến trình của thư từ.

Bạn có thể lưu toàn bộ lịch sử giao tiếp ảo với người đối thoại này hoặc bạn chỉ có thể để lại những câu trích dẫn cuối cùng hoặc quan trọng nhất. Các nghi thức kinh doanh hiện đại đòi hỏi bạn phải trả lời email một cách nhanh chóng. Rốt cuộc, chúng ta dành một phần đáng kể trong ngày của mình trên máy tính làm việc. Ngoài ra, có thể kiểm tra thư từ thiết bị di động.

Nếu thư đặc biệt quan trọng và khẩn cấp thì được phép viết sms hoặc gọi điện để nhắc về thư.

Trong số các nhân vật sáng tạo, việc sử dụng tem không được chấp nhận và hơn nữa còn bị chế giễu và lên án. Nhưng trong thư từ kinh doanh, tem giúp phản ánh các tình huống tiêu chuẩn.

Sẽ rất hữu ích nếu bạn có một con heo đất ảo gồm các cụm từ và biểu thức. Thật vậy, giao tiếp có cấu trúc, công việc văn phòng và giải pháp cho các vấn đề chính thức được xây dựng dựa trên những khuôn mẫu này. Ví dụ, sự thông cảm được thể hiện bằng doanh số "Rất tiếc, chúng tôi phải thông báo cho bạn ...".Ý thức đánh giá cao được thể hiện trong công thức nghĩa vụ này: "Cảm ơn vì sự đóng góp vô giá của bạn ...". Và, cuối cùng là niềm vui: "Chúng tôi tự hào thông báo với bạn rằng ...". Nhưng cụm từ cuối cùng: “Chúng tôi mong muốn hợp tác hiệu quả hơn nữa” thể hiện hy vọng về các mối quan hệ kinh doanh xa hơn.

Vì vậy, chúng tôi đã nói về các nghi thức của thư từ kinh doanh. Những quy tắc này là cần thiết để làm cho giao tiếp thoải mái và hiệu quả nhất có thể. Sử dụng chúng và bạn sẽ thấy rằng công việc của bạn trong dịch vụ đã diễn ra suôn sẻ!

Để biết thêm thông tin về các quy tắc của thư từ kinh doanh, bao gồm cả email, hãy xem video sau.