Các giai đoạn của giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp là quá trình tương tác giữa con người với nhau, bao gồm trao đổi, đánh giá và hiểu biết thông tin. Khi nói đến giao tiếp kinh doanh, các chuẩn mực và quy tắc nhất định được sử dụng để giúp sự tương tác của các đối tác được thoải mái nhất. Việc tính đến trình tự chính xác, bao gồm việc tuân thủ các giai đoạn cần thiết của giao tiếp kinh doanh, đảm bảo đạt được kết quả mong muốn, điều này tốt hơn cho cả hai đối tác.

Giao tiếp trong kinh doanh là một quá trình gồm nhiều giai đoạn liên quan đến việc tạo ra và cải thiện hơn nữa các mối quan hệ giữa những người liên quan đến các nhu cầu cụ thể. Quá trình này liên quan đến việc chuyển giao thông tin quan trọng, sự phát triển của khái niệm tương tác, nhận thức và hiểu biết của người đối thoại.

Giao tiếp kinh doanh có một số tính năng, kiến ​​thức về chúng sẽ giúp hiểu bản chất của loại tương tác này:

• Giá trị danh tiếng. Trong kinh doanh, bộ mặt của doanh nghiệp chính là uy tín của doanh nghiệp, là nền tảng tạo dựng nên sự thành công trong tương lai của doanh nghiệp.Vì lý do này, giao tiếp kinh doanh là nhằm duy trì và bảo vệ nó.
• Sự rõ ràng và chính xác. Định nghĩa rõ ràng và chính xác về mục tiêu đảm bảo sự phát triển nghề nghiệp hiệu quả, thúc đẩy quá trình tự tổ chức nhanh chóng và hình thành trách nhiệm.
• Hoạt động chung, có lợi cho cả hai bên. Trong tương tác kinh doanh, người ta không thể chỉ chăm lo cho phúc lợi của một phía. Sự thống nhất giữa các đối tác và vị thế cùng có lợi đảm bảo sự thành công và kết quả xuất sắc cho cả hai bên.

Kết quả của giao tiếp kinh doanh phụ thuộc vào mức độ cẩn thận của quá trình được tổ chức. Trong cấu trúc của giao tiếp kinh doanh, có thể phân biệt một số giai đoạn nhất định. Kiến thức về những điểm chính của giao tiếp như vậy và các chuẩn mực hành vi tương ứng với từng giai đoạn sẽ giúp đạt được mục tiêu đã ấp ủ.

Giai đoạn này liên quan đến việc tổ chức trực tiếp cuộc họp. Ở giai đoạn đầu tiên, cần thiết lập một kế hoạch với các câu hỏi cụ thể và một số phương án để giải quyết vấn đề. Cần phân tích quan điểm của đối tác đàm phán và lựa chọn chiến lược quan hệ có lợi nhất; nên đưa ra dự đoán về kết quả của cuộc trò chuyện. Thời điểm tổ chức hoàn thành giai đoạn chuẩn bị: chỉ định địa điểm và thời gian của cuộc họp.

Chân dung tâm lý của người đối thoại, phát triển trong mắt bạn, phụ thuộc vào hoàn cảnh nhất định, thời gian quen biết, thông tin về người đó nhận được từ các nhân viên khác. Hành vi lời nói và hành vi phi ngôn ngữ được phân biệt, điều này có thể vẽ nên bức chân dung tâm lý của người đối thoại:

• cách nói (nội dung, tính nhất quán, thời lượng, tính biểu cảm và các đặc điểm của lời nói);
• cử chỉ và nét mặt;
• các hành động cụ thể (chuyển động và tư thế của một người, khoảng cách giữa những người đối thoại, những cái chạm);
• các cử động của cơ thể (sờ, vỗ, vuốt ve).

Một chức năng quan trọng trong việc tạo ra một bức chân dung tâm lý được thực hiện bởi việc nghiên cứu ngoại hình của người đối thoại. Đó là những sở thích về quần áo, sự sạch sẽ, gọn gàng và không chê vào đâu được về ngoại hình, tuân thủ các xu hướng thời trang hoặc bỏ bê chúng, sao chép quần áo của người khác mặc.

Xác định chân dung tâm lý của một nhân viên, cần chú trọng đến tính cách của anh ta:

• tính cách (sở thích, nguyên tắc, kế hoạch, sở thích);
• ứng xử (năng lực, kỹ năng sống, kinh nghiệm nghề nghiệp);
• mặt tinh thần của nhân cách (những nét độc đáo của các quá trình và thuộc tính của các lĩnh vực trí tuệ, nhận thức và tình cảm);
• các khía cạnh xã hội và tâm lý (địa vị, vai trò xã hội, lối sống và đặc thù công việc);
• đặc tính sinh học (tính khí, giới tính và tuổi của người đối thoại, tình trạng sức khỏe);
• liên hệ hình thành.

Để thiết lập giao tiếp kinh doanh, cần phải tạo ra một bầu không khí có lợi cho một cuộc trò chuyện nghiêm túc, bao gồm việc chứng minh cho đối tác thấy thiện chí và sự quan tâm của bạn. Điều này sẽ được tạo điều kiện thuận lợi bằng một nụ cười nhẹ nhàng, một lời chào lịch sự và tạm dừng để người đối thoại có cơ hội tham gia vào cuộc trò chuyện và tham gia trực tiếp vào cuộc trò chuyện.

Một cuộc trò chuyện tiêu chuẩn bắt đầu bằng việc thực hiện các hành động sau: tiết lộ mục tiêu, kết quả hoạt động của các đối tác cả bên này và bên kia, nói lên chủ đề, giới thiệu người tiến hành cuộc trò chuyện, thông báo thủ tục nghiên cứu vấn đề.

Giai đoạn này là bắt buộc để xác định một kế hoạch đàm phán phù hợp và tăng sự quan tâm đến sự tương tác từ phía đối tác. Thủ tục này có thể được tạo điều kiện thuận lợi bằng một trò đùa phù hợp với địa điểm và thời gian.

Bạn cũng nên quyết định về vai trò của các bên trong quá trình giao tiếp kinh doanh. Quá trình tăng tốc được tạo điều kiện thuận lợi bằng cách bắt chước bạn tình, một tấm gương phản chiếu tư thế, độ dẻo, giọng nói, cử chỉ của anh ta. Sau một thời gian (5-10 phút), có thể tiến hành công bố điều kiện. Điều này đòi hỏi các vị trí ngang nhau. Bạn có thể chuyển sang vị trí khác, điều này được biểu hiện bằng giao tiếp không lời.

Trong giai đoạn này, cần nhấn mạnh vào những điểm tương đồng hơn là sự khác biệt. Nhờ đó, các cuộc đàm phán sẽ giúp đạt được kết quả mong muốn. Trong trường hợp có những bất đồng không thể giải quyết được, nên chuyển sang lập trường trung lập, không liên quan đến việc đưa ra đánh giá của bản thân.

Hãy nhớ rằng cần có những lập luận chặt chẽ. Trong trường hợp này, các quy tắc nhất định phải được tuân thủ:

• Việc trình bày suy nghĩ nên được thực hiện bằng cách sử dụng các cụm từ đơn giản, dễ hiểu, chính xác và thuyết phục.
• Sẽ thích hợp để điều chỉnh các lý lẽ cho phù hợp với tính cách của đối tác.
• Bạn nên trình bày bằng chứng một cách rõ ràng và ngắn gọn.
• Khi nói về một vấn đề, bạn cần phải chắc chắn: bạn không thể nhượng bộ nếu bạn tự tin vào ý kiến ​​của mình.
• Luôn luôn phải có một bằng chứng quan trọng hỗ trợ cho luận điểm (trong trường hợp người đối thoại bắt đầu nghi ngờ về quyết định đó).
• Nên sử dụng các dữ kiện đáng tin cậy có thể giúp người đối thoại đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Đừng bỏ cuộc cho đến khi đối tác xác nhận từ chối.
• Bạn nên sử dụng những lý lẽ thuyết phục nhất có lợi cho vị trí của mình, cố gắng thể hiện suy nghĩ theo cách mà họ hoàn toàn quan tâm đến người đối thoại.

Khi tương tác, luôn khó tránh khỏi những cuộc thảo luận khác nhau. Nhiệm vụ chính cần phải xử lý trong tình huống như vậy là chứng minh cho đối tác thấy rằng bạn đúng (bằng cách loại bỏ nghi ngờ, xác định động cơ phản kháng, phản ứng phòng thủ, suy nghĩ về chiến thuật). Đồng thời, nên tránh những phán đoán mang tính phân loại, nếu không mọi thứ sẽ biến thành tác dụng ngược.

Nếu bạn đạt được sự hiểu biết, tương tác sâu hơn sẽ không gây ra khó khăn nghiêm trọng. Sau đó, bạn sẽ cần tìm ra lợi ích chung. Cho đối tác của bạn cơ hội để chủ động.

Cần kiểm soát sự tham gia của anh ta trong việc đạt được mục tiêu mong muốn.Nếu quyết định của chính bạn mạnh hơn nhiều so với quyết định của người đối thoại, thì bạn nên xem xét cẩn thận đề xuất của họ và giải thích lý do tại sao ý tưởng đó cần được hoàn thiện, dựa trên cơ sở nào sẽ có lợi hơn khi đảm nhận một vị trí khác.

Các tiêu chí đã xây dựng nên được dịch sang phiên bản cuối cùng. Sau đó, bạn cần bắt đầu một thỏa thuận. Khuyến nghị mô tả chi tiết hơn các nghĩa vụ mà mỗi bên đảm nhận. Ngay sau khi quyết định được đưa ra, sự biết ơn bày tỏ với người đối thoại sẽ là phù hợp.

Khâu cuối cùng của giao tiếp trong kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng nên cần được quan tâm như tất cả các khâu trước. Ý kiến ​​cuối cùng có tác động đến hình ảnh của người đối thoại nói chung và đến các mối quan hệ đối tác hiện đang được duy trì và lên kế hoạch cho tương lai. Cần thể hiện sự nhân từ, tôn trọng và tế nhị.

Giao tiếp kinh doanh sẽ được hưởng lợi và đảm bảo kết quả tốt khi sử dụng các quy tắc và hướng dẫn sau:

• Đồ uống (trà, cà phê) được cung cấp theo quyết định của chủ sở hữu hoặc trong các cuộc đàm phán kéo dài.
• Không gọi điện thoại trong khi đàm phán kinh doanh. Tốt hơn hết là bạn nên tắt điện thoại trong khoảng thời gian này. Cần phải thể hiện sự tôn trọng đối tác và quy trình chung trong việc tương tác kinh doanh.
• Rời khỏi cơ sở trong khi đàm phán bị cấm. Một trường hợp ngoại lệ là cần hỗ trợ y tế.
• Việc lưu giữ hồ sơ làm việc là điều đáng hoan nghênh, vì nó nhấn mạnh sự quan tâm và chú ý đối với đối tác.
• Một dấu hiệu tốt là không hỏi những câu hỏi liên quan đến bí mật kinh doanh của đối tác.Điều này giúp tránh tình trạng lúng túng và vị trí khó xử.

Tất cả về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng, hãy xem video sau đây.