Cuộc trò chuyện kinh doanh: các quy tắc, giống và các giai đoạn

Kết quả của các mối quan hệ kinh doanh thường phụ thuộc vào các cuộc đàm phán và đối thoại cá nhân. Các liên hệ công việc, được thiết lập bằng văn bản hoặc qua điện thoại, được phát triển trong các cuộc trò chuyện cá nhân. Đồng thời, những người tham gia phỏng vấn sử dụng toàn bộ các phương tiện giao tiếp: họ không chỉ sử dụng lời nói, mà còn sử dụng cử chỉ, nét mặt và ảnh hưởng cá nhân.

Một cuộc trò chuyện kinh doanh thường là cuộc trò chuyện giữa hai người đối thoại, đó là lý do tại sao họ nên xem xét các chi tiết cá nhân của đối phương, động cơ, đặc điểm lời nói của anh ta và áp dụng các phép xã giao. Giao tiếp giữa các cá nhân bao gồm nhiều phương pháp tác động đến người đối thoại.

Một cuộc trò chuyện kinh doanh có một chủ đề cụ thể và được định hướng cá nhân thường được thực hiện trong cùng một tổ chức giữa các nhân viên.Mục đích của cuộc trò chuyện là mong muốn của một người tham gia giao tiếp ảnh hưởng đến người khác hoặc toàn bộ nhóm nhân viên với sự trợ giúp của lời nói nhằm thúc đẩy hoạt động, những thay đổi trong môi trường làm việc hoặc các mối quan hệ hiện có và cải thiện chất lượng của họ.

Một mục tiêu khác của cuộc trò chuyện kinh doanh là sự cần thiết của quản lý để hình thành các kết luận và quyết định dựa trên ý kiến ​​và lý luận của nhân viên.

Lợi thế của các cuộc trò chuyện kinh doanh so với các loại giao tiếp bằng lời nói khác là:

• tốc độ phản ứng với nhận xét của người đối thoại, giúp đạt được kết quả mong muốn;
• trong việc nâng cao nhận thức của nhà quản trị bằng cách xem xét, kiểm soát và theo dõi các quan điểm, nhận định, suy nghĩ, lập luận và những phát biểu hoài nghi nghe được trong cuộc phỏng vấn;
• về hiệu quả của một tập hợp các phương pháp hợp lý linh hoạt để nghiên cứu chủ đề đang thảo luận, đó là hệ quả của việc giải quyết vấn đề và yêu cầu của tất cả các bên.

Một cuộc trò chuyện kinh doanh tập trung vào việc thực hiện các chức năng nhất định:

• tìm hướng đi mới;
• khởi động các dự án triển vọng;
• trao đổi dữ liệu;
• quy định các hoạt động khởi xướng;
• giao tiếp lẫn nhau của các nhân viên trong một doanh nghiệp;
• tạo điều kiện cho các mối liên hệ kinh doanh giữa các tổ chức, doanh nghiệp, ngành công nghiệp.

Kết quả của một cuộc trò chuyện công việc và các cuộc họp không chỉ được xác định bởi sự chuẩn bị sẵn sàng cho nó, mà còn được xác định bởi chính việc xây dựng cuộc trò chuyện.Những sai lầm không thể chối cãi có thể tránh được bằng các phương pháp thực hiện phỏng vấn được thiết lập tốt và tuân thủ các nguyên tắc của chúng. Luôn luôn cần có một bầu không khí thiện chí - những tuyên bố gay gắt là không thể chấp nhận được.

Nguyên tắc hợp lý ngụ ý hạn chế hành vi, đặc biệt là trong trường hợp đối tác thể hiện tình cảm. Thiếu kiểm soát cảm xúc thường ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định được đưa ra. Một giải pháp như vậy không thể được gọi là tối ưu.

Nguyên tắc thấu hiểu là cần thiết để những người đối thoại có thể tìm thấy điểm chung trong cuộc đối thoại và đạt được hiệu quả mong muốn.

Trong cuộc trò chuyện, sự tập trung chú ý của người nói dao động ngay cả khi không có các yếu tố tiêu tán. Xem xét và nhận thấy những sắc thái như vậy, lúc này cần phải thu hút lại sự chú ý của bản thân và nối lại liên lạc đã bị gián đoạn.

Nguyên tắc tin cậy quy định việc tuân thủ bắt buộc tính xác thực của việc thông báo cho người đối thoại - ngay cả khi người đó đưa ra thông tin sai lệch. Điều này có lợi cho cuộc đối thoại và đạt được các mục tiêu mong muốn.

Một nguyên tắc tâm lý quan trọng là sự phân biệt giữa chủ thể trò chuyện với người đối thoại. Thái độ chủ quan đối với đối thủ có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của việc đánh giá các chỉ số. Một cuộc trò chuyện mang tính xây dựng dựa trên sự phân biệt giữa các sự kiện với quan điểm và ý kiến ​​với kinh nghiệm.

Cụ thể hóa các nguyên tắc chung như vậy để tiến hành các cuộc trò chuyện kinh doanh là các quy tắc thực hiện chúng, góp phần vào sự an toàn và hiệu quả của các cuộc đàm phán.

Quy tắc về lợi ích kép là mỗi người phỏng vấn có lợi ích kép: không chỉ về bản chất và nội dung của chủ đề cuộc trò chuyện mà còn là sự hợp tác với đối tác.Duy trì các mối quan hệ hiệu quả là nhiệm vụ không kém phần quan trọng trong một cuộc trò chuyện so với việc trao đổi thông tin.

Các chuyên gia khuyên bạn nên hướng cuộc trò chuyện theo cách không gây trở ngại cho mối quan hệ giữa nhân viên và người quản lý. Đối với điều này, bạn cần:

• không vội vàng kết luận về động cơ và ý định của người đối thoại, dựa trên những giả định của riêng họ;
• chăm chú lắng nghe đối phương và thể hiện rằng anh ta đã được thấu hiểu;
• nói lên mối quan tâm và mục tiêu của bạn thay vì tranh cãi về quá khứ, và những suy nghĩ nên được thể hiện rõ ràng và rành mạch;
• thảo luận về các hành động trong tương lai.

Việc nhấn mạnh sự quan tâm đến đối tác cũng được coi là một quy tắc quan trọng sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho công việc của cả hai bên đối thoại. Các cụm từ: “dễ hiểu”, “thú vị”, “vui mừng được biết”, được đưa vào cuộc trò chuyện một cách tự nhiên sẽ tạo ra bầu không khí thoải mái và giúp thể hiện sự đồng tình và hiểu biết lẫn nhau. Vấn đề tương tự cũng có thể được giải quyết nếu bạn xưng hô với người đối thoại, gọi họ bằng tên và từ quen thuộc, đồng thời không tỏ ra lo lắng và cáu kỉnh.

Mong muốn làm rõ thông tin bổ sung hoặc phụ trợ cũng sẽ giúp duy trì sự quan tâm.

Mỗi cuộc trò chuyện là một cách để tìm ra điểm chung. Để cuộc đối thoại thành công, không nên bắt đầu nó bằng những mâu thuẫn. Thông thường họ bắt đầu với các chủ đề mà các ý kiến ​​giống nhau, ví dụ, về thời tiết. Điều này được thực hiện để ngay từ đầu không có câu trả lời tiêu cực và không phải tốn công sức vào việc thuyết phục người đối thoại.Các chuyên gia khuyên bạn nên luôn chuẩn bị trước một vài cụm từ, câu trả lời chỉ mang tính tích cực.

Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh bắt đầu với giai đoạn quan trọng nhất - lập kế hoạch, bao gồm việc hình thành các vấn đề và mục tiêu của cuộc họp, cũng như tạo ra một kế hoạch đàm phán và các phương pháp để thực hiện nó. Các chuyên gia khuyên:

• suy nghĩ kỹ và cân nhắc quá trình đề xuất của cuộc trò chuyện đã lên kế hoạch, lên chương trình của nó;
• thu thập tất cả các thông tin cần thiết về một người đối thoại có thể có;
• kiểm tra tính hiệu quả của các lập luận của họ được yêu cầu để chứng minh niềm tin và ý định của họ;
• kiểm tra tính nhất quán của các định nghĩa và suy nghĩ của họ;
• suy nghĩ về các lựa chọn cho phản ứng của người đối thoại hoặc đối phương đối với các lập luận được đưa ra.

Việc chỉ định thời gian và địa điểm của cuộc trò chuyện trong tương lai phụ thuộc vào vị trí và thái độ của những người tham gia. Nó có thể được thực hiện trên lãnh thổ của chính mình, nước ngoài hoặc trung lập. Sau khi thực hiện đào tạo vận hành, cần kiểm tra và chỉnh sửa các tài liệu đã thu thập và chuẩn bị và đưa ra kế hoạch cho cuộc phỏng vấn trong tương lai ở dạng cuối cùng.

Việc xây dựng một cuộc trò chuyện kinh doanh bao gồm 5 giai đoạn:

• đầu cuộc trò chuyện;
• cung cấp thông tin;
• sự tranh luận;
• lật ngược lý lẽ của đối phương;
• phê duyệt các đề xuất.

Mỗi bước này đều dựa trên kiến ​​thức chuyên môn, rõ ràng, logic, được bổ sung thêm các phẩm chất cá nhân của người phỏng vấn, điều rất quan trọng trong cuộc trò chuyện. Một kế hoạch hội thoại nên được xây dựng trên cơ sở các phương án khả thi khác nhau cho kết quả của nó. Đôi khi bạn phải lặp lại một số đối số.

Ở giai đoạn đầu - khi bắt đầu đối thoại - điều quan trọng là phải tìm được mối liên hệ với đối tác, tổ chức một môi trường hấp dẫn, thu hút người đối thoại và nắm bắt thế chủ động. Nên sử dụng các kỹ thuật đặc biệt để bắt đầu cuộc đối thoại. Bao gồm các:

• một kỹ thuật để giải tỏa căng thẳng, giúp thiết lập mối liên hệ chặt chẽ với đối phương;
• một cách để kết nối người đối thoại, cho phép bạn nhanh chóng cập nhật các vấn đề;
• một phương pháp kích thích trí tưởng tượng, liên quan đến sự xuất hiện của một số lượng lớn các câu hỏi;
• tiếp cận vấn đề một cách trực tiếp.

Khởi đầu chính xác của cuộc trò chuyện là làm quen, xây dựng chính xác mục tiêu và mục tiêu của nó, đề xuất chủ đề, truyền đạt các quy tắc xem xét vấn đề.

Ở giai đoạn cung cấp thông tin, người ta nên tìm hiểu các yêu cầu và ý kiến ​​của đối tác, động cơ, lập luận và mong muốn của anh ta, báo cáo thông tin đã lên kế hoạch và phân tích vị trí của người đối thoại.

Trong giai đoạn phản bác lại những nhận định của đối phương, những nhận xét của anh ta nên được hóa giải. Để làm được điều này, cần phải trình bày các lập luận của bạn một cách thuyết phục, không nghi ngờ và không cho phép có khả năng bác bỏ ý kiến ​​của bạn. Logic của sự phủ nhận nằm trong việc phân tích thông tin không rõ ràng, tìm ra nguyên nhân thực sự, lựa chọn các khái niệm và phương pháp. Trong trường hợp này, nhiều thủ thuật và mánh khóe khác nhau được sử dụng.

Ở giai đoạn ra quyết định, kết quả tranh luận được người đối thoại chấp nhận và chấp thuận được tóm tắt, loại bỏ các sắc thái và kết luận tiêu cực, kết quả đạt được được củng cố và xác nhận, đề xuất các chủ đề hợp tác tiếp theo. Ở giai đoạn này, người ta không nên tỏ ra không chắc chắn để đối tác cũng không bắt đầu nghi ngờ về quyết định đã đưa ra.

Các kiểu hội thoại kinh doanh độc lập được đặc trưng bởi sự phân loại sau:

• khi đi xin việc;
• khi sa thải;
• về vấn đề;
• tính chất kỷ luật.

Loại đầu tiên thuộc loại giới thiệu, nhiệm vụ chính là xác định và đánh giá các phẩm chất kinh doanh của người nộp đơn cho vị trí. Người quản lý chỉ cần hỏi người nộp đơn một số câu hỏi cơ bản chứa thông tin về người đó: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng và khả năng hiện có, lý do tìm việc, mức yêu cầu thanh toán. Đôi khi cũng cần phải làm rõ những phẩm chất cá nhân.

Một cuộc phỏng vấn về sự ra đi của một nhân viên có thể có hai loại: giải quyết tự nguyện hoặc ép buộc. Trong trường hợp đầu tiên, nhà quản trị nên tìm hiểu các lý do của việc sa thải - điều này là do sự chú ý cải tiến công tác quản lý của tổ chức. Thông thường trong những trường hợp như vậy có thể tìm ra thông tin hữu ích cho phép giải quyết một số vấn đề.

Loại thứ ba là một cuộc trò chuyện với một nhân viên mà họ buộc phải chia tay. Theo quy luật, rất khó cho một nhà lãnh đạo. Trong quá trình trò chuyện như vậy, người ta nên tế nhị quan sát, nhưng đồng thời cũng nêu những tuyên bố chống lại mình một cách chính xác và công bằng. Có những quy tắc và lời khuyên đặc biệt về cách thực hiện một cuộc trò chuyện như vậy.

Lập luận có thể dựa trên các phương pháp tu từ và suy đoán. Các phép tu từ là:

• cơ bản, bao gồm sự hấp dẫn trực tiếp đối với một đối tác;
• mâu thuẫn dựa trên việc tìm ra những điểm bất đồng trong các lập luận;
• một kỹ thuật để làm nổi bật các kết luận dẫn đến kết quả mong muốn thông qua các kết luận trung gian;
• so sánh;
• phương pháp tách rời dựa trên việc lựa chọn các bộ phận riêng lẻ;
• phương pháp boomerang;

• tẩy chay;
• chuyển trọng tâm và đặt lợi ích của họ lên hàng đầu;
• phương pháp suy luận dựa trên sự thay đổi dần bản chất của vấn đề;
• phương pháp thăm dò ý kiến, kết luận trong các câu hỏi đặt trước;
• kỹ thuật hỗ trợ rõ ràng.

Các phương pháp đầu cơ có thể được coi là:

• kỹ thuật phóng đại;
• không hoàn toàn đúng;
• công nghệ sử dụng quyền hạn;
• kỹ thuật nghi ngờ danh tính của người đối thoại;
• một phương pháp cô lập, bao gồm việc trình bày các biểu thức riêng lẻ dưới dạng sửa đổi;
• chuyển hướng, dựa trên sự chuyển đổi sang vấn đề khác không liên quan đến tranh chấp;
• sự đàn áp, bao gồm việc phóng đại các vấn đề nhỏ;
• một kỹ thuật ảo tưởng trong đó thông tin gây nhầm lẫn được báo cáo;
• trì hoãn - trì hoãn cuộc trò chuyện;
• một lời kêu gọi dựa trên một lời kêu gọi để có được sự cảm thông;
• kỹ thuật bóp méo;
• câu hỏi bẫy.

Các chuyên gia khuyên bạn nên tiến hành các cuộc trò chuyện kinh doanh theo cách sau: đưa ra đề xuất hoặc đánh giá điều gì đó dưới dạng câu hỏi-trả lời cho phép bạn duy trì vị thế chủ động, không cho phép giọng điệu phân biệt, khuyến khích người đối thoại tích cực và đồng thời đạt được những điều cần thiết thông tin. Ví dụ, thích hợp và hợp lý khi sử dụng các cụm từ:

• “Ý kiến ​​của bạn về vấn đề này là gì? »;
• "Bạn nghĩ như thế nào?.. ";
• “Tôi đã hiểu đúng quan điểm của bạn chưa? »;
• “Tôi và bạn có nên kiểm tra một lựa chọn khác không? »;
• “Cô không nghĩ rằng tình hình bây giờ không có lợi cho mình sao? ".

Một cuộc trò chuyện kinh doanh góp phần vào việc hiện thực hóa mong muốn của mọi người để thay đổi tình hình hoặc thiết lập các mối quan hệ mới về chất giữa những người tham gia đối thoại. Những cuộc trò chuyện như vậy là một phần quan trọng của các mối quan hệ trong kinh doanh và chính trị, đại diện cho việc thiết lập các liên kết giữa các đối tác được tổ chức của họ ủy quyền để giải quyết các vấn đề. Bạn cần nói ngắn gọn.

Để biết thêm về các quy tắc giao tiếp trong kinh doanh, hãy xem video sau.