کاروباری مواصلات کی اقسام

کاروباری مواصلات ساتھیوں، ماتحتوں، شراکت داروں اور گاہکوں کے ساتھ تعلقات استوار کرنے میں مدد کرتا ہے۔ مواصلات کے عمل میں، نہ صرف معلومات کا تبادلہ ہوتا ہے، بلکہ ایک مخصوص علاقے میں تجربے اور علم کا بھی تبادلہ ہوتا ہے۔ کاروباری آداب زندگی کے بالکل تمام شعبوں میں داخل ہوتے ہیں، کاروباری مواصلات کی مختلف اقسام ہیں۔

کاروباری مواصلات انسانی زندگی کا ایک اہم حصہ ہے۔ کاروباری ماحول میں آداب ایک قسم کی مدد کے طور پر کام کرتے ہیں۔ کاروبار میں، مواصلات کی کئی شکلیں ہیں۔ بحث میں حصہ لینے والوں کی ذاتی اور نفسیاتی خصوصیات کو مدنظر رکھتے ہوئے مناسب اختیارات کا انتخاب کیا جانا چاہیے۔ مواصلات کی مندرجہ ذیل شکلوں میں فرق کیا جا سکتا ہے:

• بات چیت - بات چیت کرنے والوں کے درمیان زبانی رابطہ، اہم مسائل اور کاموں کی بحث تک کم ہو جاتا ہے، جس سے کام سے متعلق کچھ باریکیوں کو واضح کیا جاتا ہے۔ اس معاملے میں گفتگو میں شریک افراد کو مختلف کاموں سے نمٹنے اور فیصلے کرنے کا حق ہونا چاہیے۔ بات چیت کرنے والوں کی حیثیت برابر ہونی چاہیے۔
• مذاکرات ایک زیادہ سخت ساخت ہے. ایک اصول کے طور پر، مختلف کمپنیوں یا ڈویژنوں کے نمائندے ان میں شرکت کرتے ہیں.مذاکرات کا استعمال ان شراکت داروں کے ساتھ افواج میں شامل ہونے کے لیے کیا جاتا ہے جو کسی خاص مسئلے کو حل کرنے میں دلچسپی رکھتے ہیں۔
• اجلاس میں دلچسپی رکھنے والے اور ملوث افراد کا ایک گروپ یا بڑا حلقہ حصہ لیتا ہے۔ اس میٹنگ میں معلومات جمع کرنے، تجزیہ کرنے، ڈیٹا کا تبادلہ کرنے کے ساتھ ساتھ متنازعہ مسائل میں فیصلہ سازی شامل ہے۔
• کارکردگی - اس معاملے میں، ایک شخص یا ایک چھوٹا گروپ سامعین کے ساتھ ضروری معلومات کا اشتراک کرتا ہے۔ اس معاملے میں، پیغام کو موضوع کی بحث تک نہیں کم کیا جاتا ہے، بلکہ معلومات کے طور پر پیش کیا جاتا ہے۔ مواصلات کی اس شکل کے لیے مقرر کو قائدانہ خصوصیات، معاشرے میں رہنے کی صلاحیت کے ساتھ ساتھ تقریری صلاحیتوں کی ضرورت ہوتی ہے۔
• خط و کتابت - مواصلات کا ایک بالواسطہ طریقہ، خط و کتابت کے مواصلات کا ایک قسم کا کردار ادا کرتا ہے۔ اس قسم کے مواصلات میں احکامات، پروٹوکول، قراردادیں، درخواستیں، رپورٹس، سرکاری خطوط، ہدایات وغیرہ شامل ہیں۔ خط و کتابت کا استعمال محکموں یا تنظیموں کے درمیان رابطے کے لیے کیا جاتا ہے۔ خط و کتابت کرتے وقت مخصوص اصولوں پر عمل کرنا ضروری ہے۔

کاروباری مواصلات سیکھنے کی ضرورت ہے۔ ایک ہی وقت میں، ذاتی خصوصیات اور کسی کی "I" کا مظاہرہ پس منظر میں دھندلا جاتا ہے۔ سب سے اہم بات یہ ہے کہ مخالف کے مفادات اور خواہشات کو مدنظر رکھا جائے اور انہیں اپنی ضروریات کے ساتھ اس طرح جوڑ دیا جائے کہ دونوں فریق مطلوبہ نتیجہ حاصل کریں۔

کاروباری مواصلات کئی مراحل پر مشتمل ہے:

• ایک محرک کی تشکیل. اس کے بغیر موثر تعامل کا حصول ممکن نہیں ہوگا۔
• مواصلت کی تیاری - یہ بات چیت کے منصوبے کی تیاری، دلائل اور معلومات کی تیاری ہے۔بات چیت کے دوران جن کاموں کو حل کرنے کی ضرورت ہے ان کی فہرست تیار کرنا بھی ضروری ہے۔
• بات چیت شروع کر رہا ہے۔. رابطہ قائم کرنا ضروری ہے، اس کے بعد بات چیت کے لیے سازگار "تعلقات کا ماحول" پیدا کرنا ضروری ہے۔
• مسئلہ کی تشکیل - مسائل کی حد کو اجاگر کرنا، ان کی پوزیشن اور اس کام کے وژن کو پیش کرنا۔ تاہم، براہ کرم نوٹ کریں کہ آپ کو گفتگو کے موضوع پر خلاصہ پہلے سے تیار کرنا چاہیے اور پوچھے گئے سوالات کے جوابات دینے کے لیے تیار رہنا چاہیے۔
• معلومات کا تبادلہ - بات چیت کرنے والے کی پوزیشن کو واضح کرنا۔ بات چیت کو برقرار رکھنا اور قابل رسائی سرکاری زبان میں سوالات کا جواب دینا ضروری ہے، اگر ضروری ہو تو پیشہ ورانہ اصطلاحات کو چھوڑ دیں۔

• قائل اور دلیل - اختلاف کی صورت میں ضروری ہیں اور بات چیت کے پچھلے مرحلے سے عمل کریں۔ صورتحال کے بارے میں آپ کے نقطہ نظر اور متنازعہ مسئلے کے حل کے مثبت پہلوؤں کو نوٹ کرنا ضروری ہے۔
• کسی مسئلے یا مسئلے کا حل تلاش کرنا - بحث کا اختتام، اس کا نتیجہ تمام شرکاء کے مطابق ہونا چاہیے۔
• معاہدہ کا مسودہ تیار کرنا - اس کا مطلب یہ ہے کہ، میٹنگ کے نتیجے میں، بحث میں شریک افراد ایک مشترکہ فرق پر آئے یا مختلف مسائل کو حل کرنے میں شراکت داروں کے تعاون کو درج کیا۔ بحث کا مثبت نتیجہ تحریری تصدیق کے ساتھ ختم ہوتا ہے۔
• نتائج کا تجزیہ - یہ ظاہر کرتا ہے کہ کیا کیے گئے فیصلے درست تھے۔
• فیصلہ سازی۔ - تجزیہ کے بعد تمام فریقین کی رضامندی کا مطلب ہے۔ اس صورت میں، بحث میں شریک افراد مزید تعاون یا رابطوں کو ختم کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں۔

جدید معاشرے میں، لوگ کارپوریٹ ماحول میں مخصوص اہداف حاصل کرنے کے لیے کاروباری مواصلات کے اصولوں پر شعوری طور پر عمل کرتے ہیں۔ کاروبار میں کسی خاص عہدے پر فائز ہونا کافی نہیں ہوتا بلکہ مختلف لوگوں سے تعلقات کو مضبوط کرنا بھی ضروری ہوتا ہے۔ درج ذیل بہت اہمیت کا حامل ہے:

• لوگوں کو جیتنے اور معاشرے میں رہنے کی صلاحیت کارپوریٹ ڈائیلاگ کے اہم پہلو ہیں۔ ایسا کرنے کے لئے، آپ کو اپنے خیالات کو واضح طور پر اور واضح طور پر تشکیل دینے کے قابل ہونا چاہئے، اپنے نقطہ نظر کو قابلیت سے بحث کریں.
• تجزیاتی ڈیٹا اور فوری فیصلے کرنے کی صلاحیت ہمیشہ آپ کے ساتھ ہوتی ہے۔ شراکت داروں کے ساتھ بات چیت کرتے وقت، یاد رکھیں کہ تمام فریق تنازعات کو جلد حل کرنے میں دلچسپی رکھتے ہیں۔
• بات چیت کرنے والے کی ثقافتی خصوصیات اور قومی روایات کو مدنظر رکھنا ضروری ہے: بلاشبہ، کسی دوسرے ملک میں اپنائے گئے کچھ رسم و رواج ناقابل قبول یا جارحانہ لگ سکتے ہیں۔

کاروباری اخلاقیات کے بنیادی تصورات اور اصولوں کو ہر عزت دار شخص کو معلوم ہونا چاہیے۔ یہ سمجھنا ضروری ہے کہ کاروبار میں، لوگوں کے درمیان مواصلات شراکت داروں کے مزاج کی باہمی گرفت کے مطابق نہیں، بلکہ بعض معیارات کے مطابق ہوتے ہیں۔ کاروباری مواصلات کی درج ذیل اقسام ہیں (فعال مقصد کے لحاظ سے):

• زبانی اور غیر زبانی - تقریر، چہرے کے تاثرات، اشاروں اور کرنسیوں کی نگرانی کرنے کی ضرورت پر مشتمل ہے۔ غیر زبانی بات چیت میں، بازوؤں، ٹانگوں، نگاہوں، سر کے جھکاؤ اور غیر ارادی حرکات کی پوزیشن زبانی تقریر سے زیادہ کسی شخص کے جذبات اور مزاج کے بارے میں بہت کچھ بتا سکتی ہے۔ چہرے کے تاثرات اور اشاروں کو کنٹرول کرنا سیکھنے کے قابل ہے۔
• تحریری اور زبانی. مواصلات کی ہر شکل کے لئے، الگ الگ تصورات اور اصولوں کو ممتاز کیا جاتا ہے۔دستخطوں اور مہروں سے تصدیق شدہ کوئی بھی دستاویز مواصلات کی تحریری شکل سے مراد ہے۔ زبانی - میٹنگز، میٹنگز، گفت و شنید، رپورٹس اور کاروباری مواصلات کی دیگر اقسام کی منصوبہ بندی کرنا۔

• یکجہتی اور مکالمہ - اہم لسانی اختلافات ہیں. مکالمہ باہمی رابطہ ہے۔ ایکولوگ ایک نقطہ نظر کی عکاسی کرتا ہے؛ اس قسم کے مواصلات میں ایک پریزنٹیشن یا پختہ تقریر کے ساتھ ساتھ ایک رپورٹ یا تعارفی تقریر بھی شامل ہے۔

• دور دراز اور ذاتی۔ دور دراز مواصلات میں ٹیلی فون پر بات چیت، میل کے ذریعے خط و کتابت شامل ہیں۔ خاص طور پر تقریر کے لہجے کے انداز، پیغام کی اختصار پر توجہ دی جاتی ہے۔ آپ اشاروں کا استعمال نہیں کر سکتے۔

ہر طرز کی کچھ خصوصیات ہوتی ہیں۔ آپ کو ان کو سمجھنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے۔

طرز کی درجہ بندی:

• آمرانہ. یہ باس کی ناقابل تردید طاقت اور ملازمین کی مکمل ماتحتی پر مبنی ہے۔ کوئی بھی فیصلہ مکمل طور پر کیا جاتا ہے اور دلچسپی رکھنے والے یا ملوث افراد سے بات نہیں کی جاتی ہے۔
• جمہوری - اہم خصوصیت مسائل کی مشترکہ بحث اور باہمی افہام و تفہیم کی خواہش ہے۔ بات چیت کرنے والے کے ساتھ بات چیت کرتے وقت، ایک درخواست، سفارشات اور حوصلہ افزائی کا استعمال کیا جاتا ہے.
• سازگار یا رسمی - عملے کے انتظام، گفت و شنید اور فیصلہ سازی میں سربراہ کی کم از کم شرکت سے طے ہوتا ہے۔ مشکل مقدمات اور پرخطر فیصلے دوسروں کو منتقل کر دیے جاتے ہیں۔ اس طرح کے انتظام کی تاثیر کا انحصار لیڈر پر نہیں بلکہ گروپ کی ترقی کی سطح پر ہے۔
• آزاد خیال - آمرانہ اور جمہوری انداز کے درمیان کچھ۔شراکت داروں یا ساتھیوں کے ساتھ مختلف مسائل پر بات چیت کو کم سے کم کیا جاتا ہے، لیکن اس کا استعمال شاذ و نادر صورتوں میں کیا جاتا ہے اور صرف اس مقصد کے ساتھ کہ ذمہ داری مخالف پر ڈالی جائے۔
• سرکاری کاروبار - مواصلات کے اصولوں، تقریر کے کلچوں اور کاروباری مواصلات کے قواعد کی سختی سے پابندی کا مطلب ہے، جہاں انفرادیت کے اظہار کے لئے کوئی جگہ نہیں ہے.
• سائنسی - سخت، مختصر اور روک ٹوک تقریر، صرف سائنس اور تعلیم کے شعبوں میں مناسب۔ یہ تحقیق یا تدریسی سرگرمیوں میں استعمال ہوتا ہے۔

کاروباری مواصلات رویے کے تمام بیرونی پہلوؤں سے متعلق ہے اور اسے کئی شعبوں میں تقسیم کیا گیا ہے:

• گفتگو میں شرکاء کے مشترکہ مقاصد اور مقاصد ہوتے ہیں۔
• بات چیت ایک جگہ وقت کے وقفے میں ہوتی ہے۔
• بات چیت کے تمام شرکاء کے درمیان مواصلات کا ایک واضح درجہ بندی بنایا گیا ہے، سماجی حیثیت تقسیم کی جاتی ہے؛
• کمیونیکیشن کے شرکاء مواصلت کرتے وقت عام طور پر قبول شدہ اصولوں اور اصولوں کی پابندی کرتے ہیں۔

کاروباری مواصلات فوری طور پر ضروری روابط قائم کرنے، قابل اعتماد سرپرستوں کی حمایت حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے۔ یہ باہمی افہام و تفہیم حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے۔

کاروباری مواصلات کے 4 اہم کام ہیں:

• معلومات اور مواصلات - اس میں مخصوص معلومات کی جمع اور فراہمی کے ساتھ ساتھ علم اور تجربے کا تبادلہ شامل ہے۔
• انٹرایکٹو - لوگوں کے درمیان تعامل کے عمل کی وجہ سے۔ یہ بات چیت کے عمل میں استعمال ہوتا ہے (رویے، سرگرمیاں اور شراکت داروں کے فیصلے)۔
• ادراک دوسرے شخص کو سمجھنا ہے۔ رابطے کا قائم ہونا یا کمزور ہونا باہمی افہام و تفہیم کی بنیاد پر ہوتا ہے۔
• ریگولیٹری-مواصلاتی - آپ کو بحث میں حصہ لینے والوں کے رویے کو ایڈجسٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ایسا کرنے کے لیے، آپ کو خصوصی تکنیکوں میں روانی ہونی چاہیے: قائل کرنے، سمجھوتہ کرنے اور رعایتیں کرنے کے قابل ہوں۔

اس کے علاوہ، کاروباری لوگوں کے ساتھ معاملہ کرتے وقت خاص قوانین کو مدنظر رکھنا ضروری ہے۔ کوئی بھی اپیل، پیغامات اور معلومات تین ستونوں کی تعمیل کریں:

• مواد کے لحاظ سے - فراہم کردہ پیغامات اور معلومات واضح اور جامع ہونی چاہئیں؛
• اظہاری حصہ جذباتی جزو سے مراد ہے؛
• حوصلہ افزائی کی طرف - بات چیت کرنے والے کے خیالات اور احساسات کا مقصد ہے.

بات چیت کرتے وقت، ایک شخص بات چیت کرنے والے کی تقریر اور آواز پر توجہ دیتا ہے. اس کا اندازہ بعض اشارے کے مطابق کیا جاتا ہے:

• ذخیرہ الفاظ - طفیلی الفاظ اور قابل، اظہار خیال کی غیر موجودگی ہمیں اعتماد کے ساتھ بتانے کی اجازت دیتی ہے کہ وہ شخص تعلیم یافتہ اور مہذب ہے۔
• قابل فہم تقریر اور الفاظ کا درست تلفظ کسی بھی شخص کی کامیابی کی کلید ہے۔
• intonation - آپ کو ضروری لہجے رکھنے کی اجازت دیتا ہے۔
• تقریر کی شرح - سست تقریر اداسی کا سبب بنے گی، اور تیز تقریر آپ کو فراہم کردہ معلومات پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت نہیں دے گی۔
• حریفوں کی مثبت اور منفی خصوصیات پر بحث۔ ایسے موضوعات کو انتہائی تدبر اور احتیاط سے چھونے کی کوشش کریں۔ یہ ایک قسم کی بے ضرر ہیرا پھیری ہے جو بات چیت کرنے والے کو جیتنے میں مدد دے گی۔
• لمبے اور چھوٹے فقروں کا مجموعہ. یہ تکنیک بات چیت کرنے والے کی توجہ برقرار رکھنے میں مدد کرے گی۔

ساتھیوں اور شراکت داروں کے درمیان احترام حاصل کرنے کے لئے، کچھ باریکیوں کو مدنظر رکھنا ضروری ہے:

• حریفوں کی مثبت اور منفی خصوصیات پر بحث۔ ایسے موضوعات کو انتہائی تدبر اور احتیاط سے چھونے کی کوشش کریں۔ یہ ایک قسم کی بے ضرر ہیرا پھیری ہے جو بات چیت کرنے والے کو جیتنے میں مدد دے گی۔
• لمبے اور چھوٹے فقروں کا مجموعہ. یہ تکنیک بات چیت کرنے والے کی توجہ برقرار رکھنے میں مدد کرے گی۔
• کاروباری ماحول میں آپ کو اپنی ذاتی ترجیحات اور جذبات نہیں دکھانا چاہیے۔ مختلف مسائل کو حل کرتے وقت. آپ جس کمپنی کی نمائندگی کرتے ہیں اس کے مفادات اور بات چیت کرنے والے کے مفادات کا مرکزی کردار ادا کیا جاتا ہے۔ آپ کو بلند آوازوں کی طرف متوجہ نہیں ہونا چاہئے یا زبانی جھگڑے میں ملوث نہیں ہونا چاہئے: جذبات کا کوئی بھی اظہار آپ کی ساکھ اور امیج کو منفی طور پر متاثر کرے گا۔
• کام اور ذاتی زندگی کو نہ ملایا جائے۔ ساتھیوں کے ساتھ تعلقات کو کمپنی کے مسائل کے حل پر اثر انداز نہیں ہونا چاہیے۔ اگر آپ کسی شخص کے ساتھ گرمجوشی سے تعلق نہیں بنا سکتے تو اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو عام مسائل کو حل کرتے وقت اس کی رائے اور مشورے کو نظر انداز کر دینا چاہیے۔ ذاتی تعلقات کو کاروبار سے الگ کرنے کی صلاحیت مطلوبہ کاموں پر توجہ مرکوز کرنے اور تنازعات کو حل کرنے میں مدد دیتی ہے۔

• بحث کے لیے تیاری کریں: بات چیت کرنے والے کے بارے میں پوچھ گچھ کریں اور مناسب مواصلاتی حربوں کا انتخاب کریں۔
• وقت کی پابندی کرو - کاروباری شراکت داروں سے وقت نہ لیں۔
• بات چیت کرنے والے کو سننے کی صلاحیت - آپ کا ناقابل تردید فائدہ۔ گاہکوں کے ساتھ بات چیت کرنے، ان کی ضروریات اور خواہشات کو سمجھنے کی صلاحیت کے بغیر، کامیاب ہونا ناممکن ہے۔
• تمام بات چیت کرنے والوں کے ساتھ دوستانہ رویہ. یہاں تک کہ ایک بے ایمان ساتھی کے ساتھ بھی حقارت سے پیش نہیں آنا چاہیے۔ دشمنی کو بھول جائیں اور بات کرنے والے کے ساتھ حسن سلوک اور مہربانی سے پیش آنے کی کوشش کریں۔ یاد رکھیں کہ آپ کو کاروباری ماحول میں دوسرے لوگوں کے ساتھ اپنے تعلقات پر بات نہیں کرنی چاہیے۔ کسی سے تعلقات، ذاتی زندگی پر بات نہیں کرنی چاہیے۔
• ضروری چیزوں پر توجہ مرکوز کرنے کی صلاحیت۔ یہ جاننے کی کوشش کریں کہ آپ کا مکالمہ کیا چاہتا ہے۔ اس کے مفادات پر غور کرتے ہوئے، مسئلہ کو حل کرنے کی کوشش کریں اور اپنی خواہشات سے محروم نہ ہوں، ایک مشترکہ فرق پر آئیں۔
• ایماندار ہونے کی صلاحیت. اگر معلومات ناقابل اعتبار، تحریف شدہ ہے، تو یہ کسی بھی نامناسب وقت معلوم ہو سکتی ہے اور آپ کی ساکھ کو متاثر کر سکتی ہے۔
• اچھے آداب کے قوانین کے بارے میں مت بھولنا. ہمیشہ اس شخص کو اس کے پہلے نام سے مخاطب کریں، مسکرائیں، اور ان کی تعریف کرنے کی کوشش کریں، لیکن چاپلوسی سے گریز کریں۔

اگلی ویڈیو میں آپ کو سب سے اہم کاروباری مواصلات کی مہارتیں ملیں گی۔