کاروباری مواصلات کی نفسیات

کاروباری لوگوں کے پاس آج کل گاہکوں، ساتھیوں اور دیگر اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ بات چیت کرنے کے بہت سے طریقے ہیں۔ کاروباری مواصلات کی نوعیت کو سمجھنے سے آپ کو اپنی کمپنی کے اہداف اور روزمرہ کے انتظام کو حاصل کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔

نفسیات میں، اصطلاح "مواصلات" کا مطلب ہے علامتوں کے مشترکہ نظام کے ذریعے لوگوں کے درمیان معلومات کا تبادلہ۔ مواصلات کی اس تعریف میں دو پہلو شامل ہیں:

• سب سے پہلے، وہ ہے جو پہنچایا جاتا ہے، جیسے حقائق، احساسات، خیالات، وغیرہ۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ مواصلات کے عمل میں، کسی کو منتقل شدہ معلومات حاصل کرنا ضروری ہے.
• دوسری بات یہ کہ مذکورہ بالا تعریف ابلاغ کے عمل میں تفہیم کے عنصر پر زور دیتی ہے۔ تفہیم تب ہی حاصل ہو گی جب پیغام وصول کرنے والا اسے اسی معنی میں سمجھے جس طرح بھیجنے والا۔ اس طرح پیغام کی صحیح تشریح بہت اہمیت کی حامل ہے۔

کاروباری مواصلات کاروبار سے متعلق معلومات، حقائق اور خیالات کا تبادلہ ہے۔ عالمگیریت کے اس دور میں، ہر کاروبار، بڑے یا چھوٹے، کو اندرونی اور بیرونی طور پر مناسب کاروباری رابطے کی ضرورت ہوتی ہے۔

کاروباری مواصلات کی اہم خصوصیات میں درج ذیل اجزاء شامل ہیں:

• انقطاع۔ یہاں تک کہ چھوٹی تنظیموں میں، یہ فرض کرنا غلط ہوگا کہ تمام ملازمین کی ضروریات، دلچسپیاں اور خواہشات ایک جیسی ہوتی ہیں جب بات کاروباری مواصلات کی ہو۔ مؤثر کاروباری مواصلات کو مخصوص سامعین کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے تقسیم کیا گیا ہے۔ مثال کے طور پر، انتظامی ماحول میں کام کرنے والے ملازمین کی پیداواری ماحول میں کام کرنے والے ملازمین کی نسبت مختلف ضروریات اور معلومات تک مختلف رسائی ہوگی۔
• ٹھوس پن. مؤثر کاروباری مواصلات مخصوص ہونا چاہیے، اور یہ جتنا زیادہ مخصوص ہے، اتنا ہی اس کی اپنی خصوصیات میں فٹ بیٹھتا ہے۔
• درستگی. جب معلومات غلط ہوتی ہیں تو اعتبار ختم ہوجاتا ہے۔ یہ معلومات بھیجنے والا بھی اعتماد کھو دیتا ہے۔ مؤثر کاروباری مواصلت کو بیان کردہ مواد کے لحاظ سے اور ان سادہ چیزوں کے لحاظ سے درست ہونا چاہیے جن میں گرامر، ہجے اور اوقاف شامل ہیں۔
• وقت کی پابندی۔ ملازمین کو ان کی تنظیموں اور بیرونی ماحول میں کیا ہو رہا ہے اس سے آگاہ ہونے کی ضرورت ہے کیونکہ یہ ان پر اثر انداز ہوتا ہے۔ ملازمین کے ساتھ بروقت بات چیت کرنا پہلے سے کہیں زیادہ مشکل ہے، لیکن مؤثر کاروباری مواصلات کے لیے یہ ضروری ہے۔

• تکراری قابلیت. اگر کوئی پیغام صرف ایک بار بھیجا جاتا ہے، تو آپ اس بات کا یقین نہیں کر سکتے کہ یہ وصول کنندہ تک پہنچ گیا ہے۔ مؤثر کاروباری مواصلت کے لیے اس بات کو یقینی بنانے کے لیے بار بار بات چیت کی ضرورت ہوتی ہے کہ تمام ملازمین کو وہ معلومات حاصل ہوں جن کی انہیں ضرورت ہے۔ اس کے علاوہ، ملازمین تبدیل ہوتے ہیں، کچھ رخصت ہوتے ہیں، دوسرے کمپنی میں شامل ہوتے ہیں، اور اس سب کے لیے معلومات کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
• ملٹی چینل۔ کاروبار کے پاس روائتی (پرنٹ، میسج بورڈز، میٹنگز) سے لے کر نئے (ای میل، بلاگز، سوشل نیٹ ورکنگ سائٹس) تک مواصلات کے بہت سے ذرائع ہوتے ہیں۔ان تمام چینلز کو یقینی بنانے کے لیے استعمال کیا جانا چاہیے کہ ملازمین مختلف حالات میں معلومات حاصل کریں۔
• فوری طور پر۔ ماہرین کا کہنا ہے کہ آمنے سامنے بات چیت اب بھی سب سے زیادہ مؤثر ہے، اور جب بھی ممکن ہو اسے استعمال کیا جانا چاہیے۔ یقیناً، بہت بڑی تنظیموں میں یہ مشکل ہو سکتا ہے، لیکن اس کے باوجود، متبادل میں ویڈیو کانفرنسنگ یا ویبینرز کا استعمال شامل ہو سکتا ہے۔
• تاثرات کی موجودگی. ملازمین کو مینیجرز اور آجروں کے ساتھ اپنے تاثرات، آراء اور خیالات کا اشتراک کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ دو طرفہ مواصلت ملازمین اور آجروں دونوں کے لیے موثر ہے۔

بعض اوقات آپ کو کسی ایسے شخص کے ساتھ کام کرنا پڑتا ہے جسے آپ پسند نہیں کرتے یا صرف برداشت نہیں کر سکتے۔ لیکن اپنے کام کی خاطر ان کے ساتھ اچھے کاروباری تعلقات کو برقرار رکھنا ضروری ہے۔ اس صورت میں، اس شخص کو بہتر طور پر جاننے کی کوشش کریں. وہ شاید اچھی طرح جانتا ہے کہ آپ اسے پسند نہیں کرتے، لہذا پہلا قدم اٹھائیں: ایک خفیہ گفتگو شروع کریں، یا اسے ایک ساتھ رات کے کھانے پر مدعو کریں۔ گفتگو کے دوران، ان چیزوں کی تلاش پر توجہ مرکوز کریں جو آپ میں مشترک ہو سکتی ہیں: خاندان، دلچسپیوں، ماضی کی کامیابیوں کے بارے میں پوچھیں۔

کامیاب کاروباری مواصلات کے لیے کارپوریٹ کلچر ضروری ہے۔ یہ کام پر کاروباری آداب کو برقرار رکھنے میں معاون ہے، اس کے علاوہ، اس علاقے میں مطالعہ کارپوریٹ ثقافت اور کمپنیوں کے کاروبار کے درمیان براہ راست تعلق کو ظاہر کرتا ہے.

ماہرین کاروباری مواصلات کے چھ بنیادی نفسیاتی اصول بتاتے ہیں:

• باہمی تعاون. کاروبار میں باہمی تعاون کا مطلب ہے قدر کا تبادلہ کرتے وقت باہمی توقعات۔ اگر ایک شخص کچھ دیتا ہے، تو وصول کنندہ سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ بدلے میں کچھ دے گا۔ باہمی تعاون شراکت داروں کے درمیان اعتماد پیدا کرتا ہے، اور ان کے تعلقات بہتر ہوتے ہیں۔
• قائل پن۔ مصنوعات، رجحانات، گفت و شنید کے تحقیقی نتائج کو جاننا آپ کو بہت زیادہ قائل کر دے گا۔ پارٹنر کا اعتماد حاصل کرنے کے لیے اپنی بیداری ظاہر کرنا ضروری ہے۔
• واجب. ہمیشہ اپنی ذمہ داریاں پوری کریں، نہ صرف تحریری، بلکہ زبانی بھی۔ یاد رکھیں کہ مصافحہ بھی معاہدے کی علامت ہے۔ اگر آپ کو یاد رکھنا مشکل ہو کہ آپ نے ایک وقت یا دوسرے وقت کیا کہا ہے تو اسے لکھ دیں۔ آپ ایک پابند شخص کا تاثر دیں گے۔
• بعد میں۔ ہمیشہ اپنے اعمال اور اعمال میں مستقل مزاجی سے کام لیں اور اپنے کاروباری اصولوں کو کبھی تبدیل نہ کریں۔
• اتفاق رائے کے لیے کوشاں ہیں۔. اتفاق رائے کا مطلب ہے کہ ہر کوئی فیصلہ کرتا ہے اور اس کی حمایت کرتا ہے اور اسے بنانے کی وجوہات کو سمجھتا ہے۔ شراکت داروں کے درمیان اتفاق رائے ممکن ہے اگر ان کے پاس مشترکہ اقدار اور اہداف ہوں، اور ان کے درمیان مخصوص مسائل اور مشترکہ سمت پر اتفاق ہو۔
• ذاتی پیار۔ ہم ان لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنے کا زیادہ امکان رکھتے ہیں جو یہ واضح کرتے ہیں کہ وہ ہمیں پسند کرتے ہیں اور جن کی موجودگی میں ہم اہم محسوس کرتے ہیں۔ جسمانی کشش اس میں کردار ادا کرتی ہے، لیکن مماثلت بھی بہت موثر ہے۔ ہم ان لوگوں سے اپیل کرتے ہیں جو لباس، عمر، سماجی و معاشی حیثیت میں ہم سے ملتے جلتے ہیں۔

بات چیت اس وقت اخلاقی ہوتی ہے جب یہ براہ راست، دیانت دار اور باہمی ہے۔اگر بات چیت کا مقصد سچائی کو چھپانا یا کسی دوسرے شخص کو نقصان پہنچانا ہے تو یہ اخلاقی نہیں ہو سکتا۔

اگرچہ اخلاقیات اخلاقیات جیسی نہیں ہیں، دونوں تصورات کے درمیان ایک مضبوط رشتہ ہے: اخلاقیات صحیح اور غلط کے بارے میں خیالات ہیں، اور اخلاقیات ایسے رویے کے اصول ہیں جو اخلاقی عقائد سے متاثر ہوتے ہیں۔ لہذا، مواصلات کی اخلاقیات اخلاقی اصولوں پر بہت زیادہ منحصر ہے:

• ایمانداری. عام طور پر، اخلاقی مواصلت ایماندارانہ مواصلت ہے۔ اگرچہ ایسے اوقات ہوتے ہیں جب جھوٹ بولنا زیادہ اخلاقی ہوتا ہے، مثال کے طور پر کسی مبینہ قاتل سے، کسی ممکنہ شکار کے ٹھکانے کے بارے میں، یہ معاملات اصول کے بجائے مستثنیٰ ہیں۔ اس کے علاوہ، دیانت صرف سچائی سے زیادہ ہے۔ اس کا مطلب ہے کھلا رہنا، رضاکارانہ طور پر جو بھی معلومات آپ کے پاس ہیں، چاہے وہ آپ کے اپنے قلیل مدتی مفادات سے سمجھوتہ کرے۔ لوگوں پر اعتماد کا ایمانداری سے گہرا تعلق ہے۔ اعتماد کا ماحول بنانا کاروباری ماحول میں اخلاقی رابطے کا راستہ ہے۔
• کشادگی. کھلا پن اخلاقی ابلاغ کے اہم نکات میں سے ایک ہے۔ مواصلات میں، اس کا مطلب ہے کہ مختلف خیالات اور آراء کے لیے کھلے رہنا، اور ساتھ ہی اپنی رائے دینے کے لیے تیار رہنا، چاہے آپ ان کے قبول کیے جانے کی توقع نہ کریں۔

• وفاداری۔. کاروباری مواصلات کے تناظر میں، وفاداری کا مطلب ہے مسائل کی جامع بحث کے لیے ضروری وقت اور وسائل مختص کرنا۔ تب ہی سب کو سننے کا موقع ملے گا۔
• اتفاق رائے کی تعمیر۔ اخلاقی مواصلت حیثیت پر مبنی ہونے کے بجائے مقصد پر مبنی ہے۔ مواصلات کا ایک انداز جس میں مختلف گروہ مخالف کیمپوں میں متحد ہوتے ہیں اور بنیادی طور پر ان کے اپنے مفادات کے تحت رہنمائی کرتے ہیں، مجموعی طور پر تنظیم کو کچھ بھی نہیں دیتے۔ کسی تنظیم کے لیے اخلاقی بات چیت کا ایک انداز ہے جس میں لوگ اتفاق رائے تلاش کرتے ہیں، مخالفت نہیں، اور کمپنی کے لیے جو کچھ وہ کر سکتے ہیں اس پر توجہ مرکوز کرتے ہیں۔ اس طرح، چونکہ کسی تنظیم کی مدد کرنا ایک اخلاقی ضروری ہے، اس لیے اتفاق رائے تک پہنچنا مواصلت کا ایک اخلاقی انداز ہے۔

یہ خیال کیا جاتا ہے کہ بات چیت کرنے والوں کی چھ اہم اقسام ہیں۔ اہم بات چیت کے لیے بہتر تیاری کے لیے، یہ جاننا ضروری ہے کہ آپ کس قسم کے ہیں:

• عکاس. اگر آپ بات چیت کے عمل میں کسی ساتھی کے مزاج کو محسوس کرتے ہیں تو آپ ایک عکاس بات چیت کرنے والے ہیں۔ آپ کی گفتگو نرم، پرسکون ہے، آپ حساس ہیں، بات کرنے والے کو سمجھتے ہیں، اور آپ دوسرے لوگوں کے ساتھ تعلقات استوار کرنا پسند کرتے ہیں۔
• ریفری. اگر آپ موضوعات اور مسائل کا تجزیہ کرتے ہیں، اہم نکات کا پتہ لگاتے ہیں، اور پھر دوسروں کو مؤثر طریقے سے ان کی وضاحت کرتے ہیں تو آپ جج قسم کے مکالمے ہیں۔ آپ گفتگو کی رہنمائی کرتے ہیں اور براہ راست اور قائل کرتے ہیں۔
• نوبل. اگر آپ کھلی بات چیت پسند کرتے ہیں تو آپ ایک قسم کے "نوبل" انٹرلوکیوٹر ہیں، اور دوسرے لوگوں کے لیے آپ کے ساتھ بات چیت کرنا آسان ہے۔ آپ بھی توجہ مرکوز کرتے ہیں، اور ہمیشہ براہ راست مقصد کی طرف جاتے ہیں۔
• ایم پی. نائب قسم کا انٹرلوکیوٹر سفارتی ہوتا ہے اور تنازعات کو ختم کرنے کے لیے مواصلات کا استعمال کرتا ہے۔ وہ نرم بولنے والا، دلکش بھی ہے اور لوگوں کو راحت محسوس کرتا ہے۔
• سقراط۔ سقراط قسم کا مکالمہ مسائل کو حل کرنے اور دوسروں کو قائل کرنے میں اچھا ہوتا ہے، اسے لمبی بحثیں پسند ہوتی ہیں۔وہ مفصل اور اچھی طرح سے باخبر ہے، اور اس کی رائے کو دوسرے لوگ اہمیت دیتے ہیں۔
• سرکاری. اس قسم کا مکالمہ اپنے خوابوں کو پورا کرنے اور کام اور گھر پر کامیاب ہونے کے لیے مواصلات کا استعمال کرتا ہے۔ یہ ایک ہوشیار اور اسٹریٹجک سوچنے والا ہے۔

ماہرین کا کہنا ہے کہ مواصلات کے چار اہم انداز ہیں: تجزیاتی، بدیہی، فعال اور ذاتی۔ مواصلات کا کوئی انداز فطری طور پر دوسرے سے بہتر نہیں ہے۔ لیکن کسی خاص سامعین کے لیے مواصلات کے غلط انداز کا انتخاب مسائل کا سبب بن سکتا ہے:

• تجزیاتی انداز. تجزیاتی مواصلات میں سخت ڈیٹا اور حقیقی نمبروں سے نمٹنا شامل ہے۔ جو لوگ اس انداز میں بات چیت کرتے ہیں وہ بات کرتے وقت احساسات اور جذبات ظاہر کرنے سے گریز کرتے ہیں۔ تجزیاتی ابلاغ کے انداز کا ایک بڑا فائدہ یہ ہے کہ آپ مسائل کا منطقی اور بے حسی سے تجزیہ کر سکتے ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ لوگ دیکھتے ہیں کہ آپ اچھی طرح سے باخبر ہیں اور آپ کو بہترین تجزیاتی تجربہ ہے۔ تجزیاتی کمیونیکیشن سٹائل رکھنے کا ایک ممکنہ منفی پہلو یہ ہے کہ آپ کو سرد یا غیر حساس دیکھا جا سکتا ہے۔
• بدیہی انداز. بدیہی انداز میں بات چیت کرتے وقت، آپ پوری تصویر لینے کو ترجیح دیتے ہیں اور ان میں پھنس جانے کے خوف سے تفصیلات سے گریز کرتے ہیں۔ یہ آپ کو مسائل کے مراحل سے گزرنے کے بجائے اس کے دل تک پہنچنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس انداز کا فائدہ یہ ہے کہ آپ بڑے اور پیچیدہ مسائل کو آسانی سے ڈھونڈتے ہوئے جلدی اور درست طریقے سے بات چیت کرتے ہیں۔ تاہم، ایسی صورت حال میں جو واقعی تفصیلات کی ضرورت ہے، آپ کو صبر نہیں ہو سکتا۔

• فنکشنل انداز. اس انداز کا مطلب طریقہ کار، تفصیلی منصوبوں کی موجودگی، عین آخری تاریخ ہے۔ جو لوگ اس انداز میں بات چیت کرتے ہیں وہ اچھے اداکار ہیں جو کبھی بھی کسی چیز سے محروم نہیں ہوتے ہیں۔ایک فعال مواصلاتی انداز کا ایک ممکنہ منفی پہلو یہ ہے کہ آپ اپنے سامعین کی توجہ کھو سکتے ہیں، خاص طور پر جب آپ بدیہی بات کرنے والوں سے بات کر رہے ہوں۔
• ذاتی انداز. ذاتی انداز میں بات چیت کرنے سے، آپ اپنے ساتھی کے ساتھ ایک جذباتی تعلق محسوس کرتے ہیں، اور یہ آپ کو یہ جاننے کی اجازت دیتا ہے کہ وہ واقعی کیا سوچتا ہے۔ آپ اچھے سننے والے اور اچھے سفارت کار ہیں، آپ تنازعات کو ہموار کرنا جانتے ہیں، آپ بہت سے لوگوں سے اچھے تعلقات برقرار رکھتے ہیں۔ یہ انداز آپ کو گہرے ذاتی تعلقات استوار کرنے دیتا ہے۔ لوگ اکثر آپ کی طرف رجوع کرتے ہیں کیونکہ آپ مختلف گروہوں کو اکٹھا کرنے کے قابل ہوتے ہیں۔ مواصلات کے اس انداز کا منفی پہلو یہ ہے کہ آپ بعض اوقات تجزیاتی قسم کے بات چیت کرنے والوں کو ناراض کر سکتے ہیں جو مشکل نمبر اور منطقی گفتگو کو پسند کرتے ہیں۔

سب سے اہم کاروباری مواصلاتی مہارتوں کے لیے، درج ذیل ویڈیو دیکھیں۔