کاروباری مواصلات: اصول اور خصوصیات

کاروباری مواصلات مختلف کاروباری شعبوں میں ایک مواصلاتی عمل ہے، جس کے نتیجے میں معلومات، سرگرمیاں اور تجربہ اس کے شرکاء کے درمیان منتقل ہوتا ہے تاکہ بعض مسائل کا حل تلاش کیا جا سکے اور ضروری نتائج حاصل کیے جا سکیں۔

کاروباری مواصلات، روزمرہ کے مواصلات کے برعکس، خاص طور پر کاموں کے سیٹ اور ان کے حل کی تلاش کے ذریعہ نمایاں ہوتے ہیں۔ اس طرح کے تصور کی ایک خاص خصوصیت اور خصوصیات ہیں۔

• کاروباری مواصلات ایک الگ عمل نہیں ہے، لیکن لوگوں کے درمیان مشترکہ بات چیت کا حصہ ہے. اس طرح، یہ اس سرگرمی کو منظم کرتا ہے.
• گفتگو کے مواد کا تعین مواصلت کے موضوع سے ہوتا ہے۔ مضامین کچھ خدمات بنا سکتے ہیں (مثال کے طور پر، اشتہاری یا اقتصادی)؛ ایک اہم مسئلہ (سیاسی، سائنسی، وغیرہ) پر بحث کریں؛ یہ یا وہ پروڈکٹ تیار کریں، پروجیکٹ تیار کریں، مستقبل کے کام کے لیے منصوبے بنائیں، تجربہ شیئر کریں۔
• کاروباری مواصلات میں، مضامین (ماتحت اور اعلیٰ افسران) مختلف اقسام (قائل، تجویز، اور دیگر) کی مدد سے ایک دوسرے پر اثر انداز ہوتے ہیں۔
• یہ مواصلات اس کے شرکاء کے علم اور صلاحیتوں کے ایک سیٹ پر مبنی ہے۔ گفتگو کے عمل میں نہ صرف اس علم کا حصول بلکہ ترقی بھی ہوتی ہے۔ اس طرح، یہ کاروباری تعامل کی بدولت ہے کہ ہر ملازم کی پیشہ ورانہ قابلیت میں اضافہ ہوتا ہے۔
• کاروباری تعامل کا تعین اخلاقی معیارات، ادارے کی کاروباری روایات، سٹیٹس فریم ورک اور کوڈ سے ہوتا ہے۔

اس علاقے میں ایک کوڈ سے مراد ایسے اصول ہیں جن میں کئی اصول شامل ہیں۔

• تعاون، یعنی ہر ملازم کا ضروری حصہ ڈالنا۔
• معلومات کی کفایت خاموش رہنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن کسی کو یک زبانی بھی نہیں کھینچنی چاہیے۔
• معلوماتی معیار، جس کا مطلب ایمانداری ہے۔
• مصلحت۔ اہم بات بات چیت کی دی گئی سمت پر قائم رہنا ہے، اس سے انحراف کیے بغیر۔
• دلائل کی قائلی۔
• شائستگی۔ دوسرے ملازمین کے بارے میں توہین آمیز لہجے اور طنزیہ ریمارکس کی کمی۔
• بات چیت کرنے والے کے خیالات کو سننے اور سمجھنے کی صلاحیت، اس کی انفرادی خصوصیات کو مدنظر رکھتے ہوئے. ممکنہ تنازعہ کی صورت حال کو روکنے کے لیے یہ ضروری ہے۔
• واضح اور اختصار کے ساتھ خیالات کا اظہار کرنے کی صلاحیت۔ کاروباری مواصلات میں ہر شریک کو صحیح تقریر تیار کرنی چاہئے، جس سے لہجے کو درست طریقے سے رکھنے میں مدد ملے گی.
• تنقید کو قبول کرنے اور آپریشنل کوتاہیوں کو درست کرنے کی صلاحیت۔

کاروباری مواصلات ملازمین کے درمیان نتیجہ خیز تعلقات کو منظم کرنے اور اس مشترکہ سرگرمی کو منظم کرنے کے مقصد کے لیے موجود ہے۔

اس قسم کے مواصلات کو تین افعال انجام دینے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے:

• مواصلاتی، جو اس حقیقت پر مشتمل ہے کہ گفتگو میں شریک افراد ایک دوسرے کے ساتھ معلومات کا تبادلہ کرتے ہیں۔
• انٹرایکٹو، جہاں معلومات کے تبادلے کے علاوہ عمل کا تبادلہ بھی ہوتا ہے۔
• ادراک، جس میں شرکاء ایک دوسرے کو جانتے ہیں اور ایک معاہدے پر آتے ہیں۔

کاروباری مواصلات کا عمل ان اصولوں پر مبنی ہے جو کامیاب تعاون کی بنیاد ہیں۔

• باہمی شخصیت کا اصول۔ اس حقیقت کے باوجود کہ کاروباری شعبے میں مواصلات کا بنیادی مقصد بعض مسائل کو حل کرنا ہوتا ہے، یہ کسی نہ کسی طریقے سے لوگوں کے درمیان باہمی رابطہ ہے۔ ہر ملازم کی ذاتی خصوصیات، ایک دوسرے کے ساتھ ملازمین کا رویہ ان کی مشترکہ سرگرمیوں سے جڑا ہوا ہے۔
• مقصد کا اصول۔ کاروباری مواصلات کا ہمیشہ ایک آخری مقصد ہوتا ہے۔ لیکن کھلے مقصد کے ساتھ (مسئلہ کا حل تلاش کرنے کے لیے)، گفتگو میں ہر شریک کے لیے ذاتی اہداف ہو سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک ملازم کسی دیے گئے موضوع پر رپورٹ پڑھتا ہے، لیکن ساتھیوں کے سامنے "ذہانت اور فصاحت" کا مظاہرہ کرنا بھی چاہتا ہے۔
• تسلسل کا اصول۔ مشترکہ سرگرمیوں کے دوران کاروباری رابطے مسلسل ہوتے رہتے ہیں۔ ایک ملازم سے دوسرے کو معلومات غیر زبانی طور پر بھی منتقل کی جاتی ہیں، کوئی بھی رویے کے عناصر اہم ہوتے ہیں۔ یہاں تک کہ خاموشی بھی بولتی ہے۔ واضح اور پوشیدہ دونوں پیغامات کو پڑھنے کے لیے گفتگو میں شرکاء کے ردعمل کی نگرانی کرنا ضروری ہے۔
• کثیر جہتی کا اصول۔ کاروباری مواصلات میں، نہ صرف معلومات کا تبادلہ ہوتا ہے، بلکہ تعلقات کا ضابطہ بھی ہوتا ہے۔بات چیت کرنے والے کے جذباتی ردعمل مثبت اور منفی دونوں ہو سکتے ہیں۔

ایسے اصول ہیں جو اخلاقی نوعیت کے ہیں اور کاروباری مواصلات کا ایک لازمی حصہ ہیں۔

• شرافت کا اصول۔ ہر شخص کو اپنے عقیدے کے مطابق عمل کرنا چاہیے، ورنہ یہ منافق نظر آئے گا۔ کاروباری میدان میں، کیے گئے وعدوں کو نبھانا، ساتھیوں کو مشکل حالات میں چھوڑے بغیر ان کی مدد کرنا ضروری ہے۔
• ذمہ داری کا اصول. ہر ملازم کو اپنی تفویض کردہ ذمہ داریوں سے آگاہ ہونا چاہیے اور مینیجر، یا ساتھیوں، یا مجموعی طور پر تنظیم کو مایوس کیے بغیر ان سے نمٹنے کے قابل ہونا چاہیے۔
• انصاف کا اصول. یہ ایک لیڈر کے لیے خاص طور پر اہم ہے۔ آپ کسی ملازم کے ساتھ متعصب نہیں ہو سکتے اور اس کی بنیاد پر ان کے کام کے بارے میں رائے قائم نہیں کر سکتے۔ اس طرح کی تشخیص ایک ترجیحی تعصب ہے۔ کسی دوسرے موقف کو سننا اور قبول کرنا ضروری ہے۔ یہ سب سے پہلے، تمام کاروباری شراکت داروں کے احترام کی بات کرتا ہے۔

ہر ملک کے آداب کی اپنی خصوصیات ہیں، جو لوگوں کی ذہنیت پر منحصر ہیں۔ بلاشبہ، ایسے اصول ہیں جو تمام ممالک کے لیے عالمگیر ہیں، مثال کے طور پر، کاروباری میٹنگ کے دوران مصافحہ اور کامیاب مذاکرات۔ لیکن ناواقف لوگوں یا لیڈر سے نام اور سرپرستی کی اپیل صرف روس کے لیے مخصوص ہے۔ روسی لوگوں میں کاروباری آداب کی مخصوص خصوصیات ہیں۔

• روس میں وقت کے پابند لوگوں کی قدر کی جاتی ہے۔، لہذا مذاکرات کے لئے شراکت داروں میں سے ایک کی تاخیر سے پانچ منٹ تک بھی منصوبہ بند معاہدے میں خلل پڑ سکتا ہے۔ بہر حال، دیر سے ہونا بے عزتی سمجھا جاتا ہے، خاص کر جب بات کاروبار کی ہو۔ یہ اصول فقرے کی اکائی میں واضح طور پر دیکھا گیا ہے "وقت پیسہ ہے"، جو اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ روسی تاجر ہر منٹ کی قدر کیسے کرتے ہیں۔
• کاروباری آداب لباس تک پھیلا ہوا ہے۔ ایک سنجیدہ کمپنی میں، ظاہری شکل کے لئے اعلی ضروریات ہیں: یہ سخت ہونا چاہئے (مختصر سکرٹ یا کپڑے، ساتھ ساتھ اونچی ایڑی کے جوتے ناقابل قبول ہیں).

• روس میں کاروباری تعلقات اس کے بغیر ناممکن ہیں۔ تقریر کے آداب کے قوانین کے ساتھ تعمیل. یہ خاص طور پر سننے کی صلاحیت کے لیے درست ہے۔ یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے مخالف کی بات سنیں، اور تب ہی اپنے آپ کو بولیں۔ سب سے زیادہ بورنگ رپورٹ کو پڑھتے وقت، ملازمین میں سے ایک کو لازمی طور پر دلچسپی کا مظاہرہ کرنا چاہیے، بصورت دیگر لاپرواہی کو دوسرے ساتھی کی بے عزتی سمجھیں گے۔
• روسی کاروباری میدان میں، وہ بہت سنجیدگی سے لیتے ہیں تجارتی راز رکھنا. اگر ملازمین میں سے کوئی اپنی تنظیم کا یہ یا وہ راز "لیک" کرتا ہے، تو اس کی ساکھ کو ناقابل تلافی نقصان پہنچے گا۔ راز افشا کرنے سے برطرفی کا خطرہ ہے۔
• اگر روس میں ایک اہم وفد کے ساتھ کاروباری مذاکرات ہو رہے ہیں، تو تمام ملازمین اس کی آمد کے لیے بھرپور تیاری کر رہے ہیں۔ کاروباری میٹنگ ایک بوفے ٹیبل کے ساتھ ختم ہوتی ہے، جو روسی لوگوں کی مہمان نوازی کی گواہی دیتی ہے۔ اور استقبال کی وسعت براہ راست مہمانوں کی اہمیت پر منحصر ہے۔
• ماتحتی۔ روس میں کاروباری آداب کا ایک اہم اصول ہے۔ باس اور ماتحت کے درمیان ایک سخت لکیر ہے جو کسی قسم کی واقفیت کو برداشت نہیں کرتی۔ مینیجر کو اپنے ورکرز کے بارے میں کوئی مذاق نہیں کرنا چاہیے، جس طرح ملازمین کو باس کے ساتھ عزت سے پیش آنا چاہیے۔
• عورت اور مرد کاروبار میں برابری کی بنیاد پر کام کرتے ہیں۔کسی بھی جنس کے لیے کوئی مراعات نہیں ہیں۔ عمر کے فرق کے لیے بھی یہی ہے۔ ایسا ہوتا ہے کہ رہنما اپنے کچھ ماتحتوں سے چھوٹا ہے، لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ وہ اس کے ساتھ بے عزتی اور حقارت سے پیش آئیں۔

یہ روس میں کاروباری تعلقات کے اصول ہیں۔ دوسرے ممالک کے طور پر، ان کے آداب کی عجیب اور دلچسپ خصوصیات ہیں جو ان لوگوں سے مختلف ہیں جن کے روسی لوگ عادی ہیں۔

• امریکہ میںمثال کے طور پر، کاروباری مواصلات زیادہ روانی ہے۔ ملاقات کرتے وقت، ملازمین خلاصہ موضوعات کے بارے میں بات کر سکتے ہیں جو کام سے متعلق نہیں ہیں، جبکہ ایک دوسرے کو صرف ان کے پہلے ناموں سے پکارتے ہیں۔ ایک کامیاب معاہدے کا جشن فطرت یا ریزورٹ کے سفر میں بدل سکتا ہے۔
• انگریزی آنے والے کاروباری مذاکرات کے لیے بہت اچھی طرح سے تیاری نہ کریں، کیونکہ ان کا ماننا ہے کہ صرف لائیو گفتگو میں ہی آپ صحیح حل تلاش کر سکتے ہیں۔ یہ لوگ اپنے القاب اور مرتبے کی قدر کرتے ہوئے اپنے طرز عمل میں روکھے رہتے ہیں۔ برطانوی کاروباری گفت و شنید کے بعد ایک دوسرے کو تحائف نہیں دیتے، لیکن وہ کسی ریستوراں میں مشترکہ سفر سے انکار نہیں کریں گے۔
• جرمنی میں کاروباری تعلقات سخت قوانین کے تابع ہیں۔ مخالفین کو "آپ" سے مخاطب کرنا، اور ساتھ ہی دیر سے ہونا بھی ناقابل قبول ہے۔ جہاں تک ظاہری شکل کا تعلق ہے، ٹائی والے سوٹ کے علاوہ، مردوں کے لیے، لباس کی کوئی دوسری شکل خارج نہیں ہے۔اس صورت میں، آپ شرٹ کے کالر پر بٹن بھی نہیں کھول سکتے۔ جرمن کاروباری مذاکرات کی تیاری کے بارے میں محتاط ہیں۔ وہ دستاویزات پر خصوصی توجہ دیتے ہوئے گفتگو کے ہر نکتے کی منصوبہ بندی کرنا پسند کرتے ہیں۔ معاہدہ واضح طور پر بعض ذمہ داریوں کی خلاف ورزی پر شقوں کے ساتھ ساتھ اس کے بعد کے جرمانے بھی بیان کرتا ہے۔

• فرانس میں وقت کی پابندی کا کوئی خاص شوق نہیں ہے۔ بے شک، کوئی بھی دیر سے ہونا پسند نہیں کرتا، لیکن فرانسیسی ان کے زیادہ وفادار ہیں۔ ساتھ ہی یہ بھی اہم ہے کہ دیر سے آنے والا ملازم سرکاری حیثیت سے کون ہے۔ اگر یہ کوئی اعلیٰ شخص ہے تو اس کی وقت کی پابندی نہ ہونے کو ذاتی توہین یا بے عزتی نہیں سمجھا جائے گا۔ کاروباری مذاکرات میں، فرانسیسی تقریر کے خوبصورت انداز اور خیالات کی ایک دلچسپ پیشکش کو اہمیت دیتے ہیں۔ جہاں تک تحائف کا تعلق ہے، وہ حرام نہیں ہیں۔ لیکن یہ ضروری ہے کہ کوئی علمی بات پیش کی جائے، مثلاً کسی کتاب کی اشاعت۔
• اطالوی لوگ کافی خوش مزاج اور اپنے جذبات کا کھل کر اظہار کرتے تھے۔ لہذا، ملازمین سے ملاقات کرتے وقت، ایک فعال اور یہاں تک کہ طویل مصافحہ کو کاروباری آداب کی خلاف ورزی نہیں سمجھا جاتا ہے۔ مذاکرات کے دوران تحمل اطالویوں کے لیے غیر معمولی ہے۔ وہ بلند آواز اور فعال اشاروں سے پہچانے جاتے ہیں۔ لیکن ظہور کے لئے ضروریات سخت ہیں - کپڑے خوبصورت ہونے چاہئیں، اور نہ صرف کاروباری میٹنگ میں، بلکہ روزمرہ کی زندگی میں بھی.
• ہسپانوی دیر ہونے کو برا نہ سمجھیں۔ ان کی کاروباری ملاقاتیں کافی دیر تک چلتی ہیں، بعض اوقات بات چیت بھی مختلف سمت میں جا سکتی ہے۔ ملازمین اکثر ایک دوسرے کو ملنے کی دعوت دیتے ہیں۔تحفے کے طور پر، وہ قابل قبول ہیں.

• کاروباری تعلقات چین میں وقت کی پابندی کے قوانین کی سختی سے پابندی پر مبنی ہیں۔ جب شراکت دار ایک دوسرے کے سامنے جھکتے ہیں یا مصافحہ کرتے ہیں۔ میٹنگ میں تحائف نہ صرف منع ہیں بلکہ اسے معمول بھی سمجھا جاتا ہے۔ ایک ہی وقت میں، ایک تحفہ کی پیشکش ایک اصل رسم کے ساتھ ہے - سب سے پہلے، ملازم کو تحفہ سے انکار کرنا ضروری ہے، لیکن اگر ساتھی اصرار کرتا ہے، تو پھر بھی اسے قبول کریں. جہاں تک بات چیت کا تعلق ہے، وہ دوستانہ ماحول میں منعقد ہوتے ہیں، لیکن وہ طویل عرصے تک چل سکتے ہیں۔
• جب ملاقات ہوتی ہے۔ جاپان میں ملازمین ایک دوسرے کے سامنے جھک جاتے ہیں (کثرت سے ہاتھ ملاتے ہیں)۔ کاروباری شراکت داروں کو کندھے سے چھونا یا ملاقات کے وقت انہیں نام سے پکارنا منع ہے۔ جاپان میں وقت کی پابندی ایک مضبوط اصول ہے۔ مذاکرات روکے ہوئے اور "کافی" انداز میں ہوتے ہیں۔ جاپانی جذبات میں بخل کرتے ہیں، لیکن معاہدہ کرتے وقت بہت محتاط ہوتے ہیں، اس لیے وہ ہمیشہ بہت سے سوالات کرتے ہیں۔
• کے متعلق انڈیا، پھر جب کسی مرد سے ملتے ہیں تو ، اس کا ہاتھ ملانے کا رواج ہے ، اور عورت سے - اس کے سینے پر بازو باندھ کر جھکنا۔ کاروباری ملاقاتوں کے لیے دیر سے آنا بری شکل سمجھا جاتا ہے، اس لیے ہندوستانی اس سلسلے میں ہمیشہ وقت کے پابند رہتے ہیں۔ ملاقات ہمیشہ دوستانہ ماحول میں ہوتی ہے۔ ہندوستان میں دورے کی دعوتیں عام ہیں اور اسے احترام کی علامت سمجھا جاتا ہے۔

• ترکی میں کاروباری شراکت داروں کی ظاہری شکل پر بہت زیادہ توجہ دی جاتی ہے۔ مذاکرات میں بولی کو خارج نہیں کیا جاتا ہے، لہذا ابتدائی طور پر ضروریات کے ساتھ قیمتیں بہت زیادہ ہوسکتی ہیں۔ جب ترکوں کو آنے کی دعوت دی جائے تو قوانین کی بھی پاسداری کی جاتی ہے، مثال کے طور پر گھر میں داخل ہونے سے پہلے جوتے اتار دینے چاہئیں۔ تحفہ کے طور پر، مٹھائی یا پھولوں سے کچھ پیش کرنا بہتر ہے.
• کے متعلق مشرقی ممالک، پھر کاروباری میٹنگوں کے لیے دیر کرنا رواج نہیں ہے۔مذاکرات خود جاندار اور گہرے ہوتے ہیں، کئی موضوعات ایک ہی وقت میں ہو سکتے ہیں، شراکت داروں کے خیالات کی ترقی پر عمل کرنا ضروری ہے۔ ایک دلچسپ خصوصیت یہ ہے کہ کاروباری مواصلات میں کراس ٹانگوں کو ایک بے عزت کرنسی سمجھا جاتا ہے۔ مسلمانوں کو تحفہ دینا منع نہیں ہے - یہ بہتر ہے کہ یہ کسی قسم کی چاندی کی مصنوعات، اصلی قلم یا چینی مٹی کے برتنوں کا ایک سیٹ ہو۔
• ھسپانوی وقت کی پابندی اور سخت ظاہری شکل (سوٹ اور ٹائی) کی تعریف کریں۔ ملاقات کرتے وقت وہ صرف مصافحہ تک ہی محدود رہتے ہیں لیکن اگلی ملاقات میں آپ کسی بزنس پارٹنر کو گلے لگا سکتے ہیں اور گال پر بوسہ بھی دے سکتے ہیں۔ لاطینی امریکی تحائف پسند کرتے ہیں، خاص طور پر خوبصورت پیکجوں میں۔

کاروباری مواصلات کا فن اخلاقی معیارات کے تابع ہے۔ ان کی پیروی تنظیم کے سربراہ اور ماتحتوں دونوں کو کرنی چاہیے۔

وہ درج ذیل ہیں۔

• یہ ضروری ہے کہ تنظیم ایک قریبی ٹیم پر فخر کر سکے، جو قائد کی محنت کی بدولت حاصل کی جاتی ہے۔ اسے ملازمین کے لیے ایک آرام دہ ماحول بنانا چاہیے، اور ان میں سے ہر ایک کا احترام کرنا چاہیے۔
• بعض اسائنمنٹس کے نفاذ میں بروقت ملازمین کی مدد کرنا ضروری ہے۔ اگر کام بری نیت سے کیا جائے تو فوراً ماتحت پر تنقید نہ کریں، اس کی کوتاہیوں پر توجہ دیں۔ شاید ملازم کو تفویض کے جوہر کو پوری طرح سے سمجھ نہیں آیا۔ آپ کو وجوہات معلوم کرنے کی ضرورت ہے۔
• اگر آرڈر پورا نہیں ہوتا ہے تو، مینیجر کو ملازم سے مناسب تبصرہ کرنا چاہیے، یہ کاروباری مواصلات کے اخلاقی معیار کا حصہ ہے۔ ساتھ ہی، باس کے لیے بہتر ہے کہ وہ یکے بعد دیگرے بات کرے تاکہ ملازم کے وقار کو عوامی سطح پر مجروح نہ کیا جائے۔

• تنقید کرتے وقت، آپ "ذاتی حاصل" نہیں کر سکتے، ورنہ ماتحت کو ناراض کرنے اور تنازعہ کو ہوا دینے کا خطرہ ہوتا ہے۔ تنقید کرتے وقت، "سینڈوچ" کا طریقہ استعمال کرنا بہتر ہے، جس میں پہلے تعریف، پھر تبصرہ، پھر تعریف۔
• ایک رہنما کے لیے منصفانہ ہونا ضروری ہے - کسی بھی قابلیت کے لیے کسی ملازم کی حوصلہ افزائی اور انعام دینا، نہ صرف مالی طور پر، بلکہ اخلاقی طور پر بھی (مثال کے طور پر، عوامی طور پر تعریف کرنا یا دوسروں کے لیے مثال قائم کرنا)۔
• مواصلاتی رکاوٹوں سے بچنے کے لیے، آپ کو اپنی ٹیم پر بھروسہ کرنے کی ضرورت ہے، اور یہ ضروری ہے کہ ٹیم لیڈر پر بھروسہ کرے۔ لہٰذا، ہر قسم کی ہیرا پھیری اور کسی شخص پر اثر و رسوخ کی دوسری بے عزتی کو کاروباری تعامل سے خارج کر دینا چاہیے۔
• باس کو حالات کے مطابق آرڈر کی شکلیں منتخب کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ مثال کے طور پر، آرڈرز کو انتہائی حالات میں استعمال کیا جانا چاہیے، اسی طرح ایک یا دوسرے بے ایمان ملازم کے لیے۔

درخواستیں زیادہ قابل اعتماد انتظامی شکلیں ہیں۔ یہاں ملازم کو تفویض پر اپنی رائے کا اظہار کرنے کا حق ہے۔ آرڈر ایک سوال کی شکل میں لگ سکتا ہے، جس کے نتیجے میں، ماتحتوں میں سے ایک کو اس تفویض کو لینے کا اشارہ ملے گا۔

مندرجہ ذیل قوانین کو ممتاز کیا گیا ہے۔

• اپنی رائے کے اظہار میں رہنما کو تدبر اور شائستگی کی ضرورت ہوتی ہے۔ حکم دینا اور کسی کا عہدہ مسلط کرنا خارج ہے۔
• قائد کو تمام خوشگوار یا ناخوشگوار اجتماعی واقعات کا علم ہونا چاہیے، اس لیے ماتحتوں کو ان کے بارے میں آگاہ کرنا چاہیے۔
• کوئی بھی سفاکوں کو پسند نہیں کرتا ہے، لہذا باس کو مسلسل رضامندی غلط سمجھا جا سکتا ہے، اور اس کے ساتھ تعلقات صرف خراب ہو جائیں گے. ایک ہی وقت میں، آپ کو انتہا پر نہیں جانا چاہئے اور بہت زیادہ واضح نہیں ہونا چاہئے. دائمی ناکامیاں اچھی ساکھ کی ضمانت نہیں دیں گی۔
• اگر کسی ماتحت کو قیادت سے مدد اور مشورے کی ضرورت ہے، تو آپ کو اس کے لیے براہ راست اپنے باس کو درخواست دینے کی ضرورت ہے، نہ کہ کسی اعلیٰ شخص کو۔ بصورت دیگر، آپ کے لیڈر کو نااہل قرار دینے کا خطرہ ہے، جو اس کے اختیار پر منفی اثر ڈالے گا۔
• اگر مینیجر اپنے ماتحتوں میں سے کسی کو ذمہ دارانہ تفویض دیتا ہے، تو ملازم کو اس کو فراہم کردہ "آزادی عمل" اور اس معاملے میں اس کے کیا حقوق ہیں اس پر بات کرنی چاہیے۔

آپ کو درج ذیل جاننے کی ضرورت ہے۔

• تنظیم کے تمام اراکین کے ساتھ دوستانہ رویہ رکھنا ضروری ہے۔ مقابلے کے باوجود، ملازمین ایک مشترکہ ٹیم ہیں۔
• کاروباری تعلقات میں، بے تکلف ذاتی سوالات ناقابل قبول ہیں۔ اگر کسی ملازم کو پریشانی ہو تو وہ خود مشورہ مانگ سکتا ہے، آپ اس پر اپنی رائے مسلط نہیں کر سکتے۔
• ساتھیوں کے ساتھ تعلقات میں، آپ کو کسی ایسے شخص کا بہانہ نہیں کرنا چاہیے جو آپ نہیں ہیں۔ اگر بات چیت کسی ایسی سمت میں چلی گئی ہے جس میں ملازمین میں سے کوئی نااہل ہے، تو دماغ کو چمکانے کی کوشش کرنا بے معنی ہے، اپنے آپ کو ناگوار روشنی میں پیش کرنے کا خطرہ ہے۔
• ساتھیوں کو ان کے پہلے نام یا پہلے نام اور سرپرستی (کسی خاص ملازم سے واقفیت کی عمر اور ڈگری پر منحصر ہے) سے مخاطب ہونا چاہیے۔
• ملازمین کے ساتھ کاروباری مواصلت میں، کسی قسم کے تعصب اور تعصب کو خارج کر دیا جاتا ہے۔ لہذا، آپ کو اپنے ساتھیوں کے بارے میں گپ شپ نہیں سننی چاہئے اور اس کے علاوہ، آپ کو اسے خود نہیں پھیلانا چاہئے.
• آپ غیر زبانی مواصلات کی مدد سے کسی خاص ملازم کے لیے ہمدردی کا اظہار کر سکتے ہیں - ایک نظر، ایک اشارہ۔ اسے دیکھے بغیر صرف مسکرا دینا ہی کافی ہے۔

• خود غرض مقصد کے حصول کے لیے ملازمین میں سے کسی ایک کو بطور ذریعہ استعمال کرنا غیر اخلاقی ہے۔ اسی طرح، آپ فائدہ حاصل کرنے کے لیے کسی ملازم کو "قائم" نہیں کر سکتے۔ جیسا کہ آپ جانتے ہیں، "دوسرے کے لیے گڑھا کھودنا" ہمیشہ غلط فیصلہ ہوتا ہے۔
• اگر لیڈر نے کوئی گروپ ٹاسک دیا ہے تو آپ کو اپنے اپنے فرائض کو ساتھی کے فرائض سے الگ کرنا چاہئے تاکہ وہ ایک دوسرے سے نہ جڑیں۔ اگر یہ خود کرنا مشکل ہے، تو آپ اپنے باس سے مدد کے لیے کہہ سکتے ہیں۔
• آپ کو کسی مشترکہ کام کے نفاذ کے لیے اپنی ذمہ داری سے آگاہ ہونا چاہیے اور ناکامی کی صورت میں سارا الزام اپنے ساتھیوں پر نہ ڈالیں۔

کاروباری مواصلات کو کئی اقسام میں تقسیم کیا گیا ہے، جن کے درمیان تعلقات کا پتہ لگایا جا سکتا ہے۔

• زبانی، یعنی لسانی تعامل۔ مواصلات تقریر، فارمولک اظہار، مستحکم تعمیرات، کاروباری دائرے میں موروثی محاوراتی موڑ کی مدد سے ہوتا ہے۔
• غیر زبانی، یعنی غیر لسانی تعامل۔ بات چیت اشاروں، کرنسیوں، خیالات کی مدد سے کی جاتی ہے۔ غیر زبانی اشارے احساسات اور جذبات کا اظہار کرتے ہیں۔

کاروباری مواصلات کی کئی قسمیں ہیں۔

• بات چیتجب ملازمین ایک دوسرے کے ساتھ معلومات کا تبادلہ کرتے ہیں اور کسی خاص مسئلے یا مسئلے پر رائے کا اظہار کرتے ہیں۔ عام طور پر، بات چیت مذاکرات سے پہلے ہوتی ہے یا ان کا حصہ ہوتی ہے۔یہ تعامل کی سب سے عام شکل ہے۔ مینیجر ماتحتوں اور ساتھیوں سے بات کر سکتا ہے۔ بات چیت کے لیے ہمیشہ رسمی ترتیب کی ضرورت نہیں ہوتی۔
• مذاکرات۔ ان کا انعقاد کسی خاص لین دین، معاہدہ یا دلچسپی رکھنے والے فریقین کے درمیان معاہدہ کرنے کے مخصوص مقصد کے لیے کیا جاتا ہے (یہ شراکت دار اور حریف دونوں ہو سکتے ہیں)۔ مذاکرات کے لیے ہمیشہ ذاتی ملاقات کی ضرورت نہیں ہوتی، بعض اوقات آپ خود کو خط و کتابت یا فون کال تک محدود کر سکتے ہیں۔
• تنازعہ. زبانی مواصلات کی اس شکل میں، کسی مسئلے پر رائے آپس میں ٹکرا جاتی ہے۔ یہ مختلف نقطہ نظر اور اپنے موقف کا دفاع کرنے کی ایک قسم کی جدوجہد ہے۔ تنازعہ کی شکلیں ہیں تنازعہ، بحث، تنازعہ اور دیگر۔
• ملاقات ٹیم میں بات چیت کی اس شکل کا مقصد ان مسائل پر تبادلہ خیال کرنا ہے جس میں ماہرین شرکت کرتے ہیں۔
• عوامی خطابت. ایک اصول کے طور پر، یہ ایک اجتماعی تقریب کا حصہ ہے جہاں مقرر کسی موضوع پر اپنی رپورٹ پیش کرتا ہے۔ کاروباری مواصلات کی یہ شکل ایک وقت کی حد سے متصف ہے، اور اسپیکر کی تقریری مہارتیں بھی اہم ہیں۔
• خط و کتابت. اس میں درج ذیل دستاویزات شامل ہیں: خط، درخواست، نوٹس، نوٹس، ای میل، تصدیق، اور دیگر۔

کاروباری مواصلات کی ایک یا دوسری شکل میں (مثال کے طور پر، مذاکرات یا میٹنگ)، مواصلات کے مختلف ذرائع استعمال کیے جا سکتے ہیں، مثال کے طور پر، ٹیلی فون، ای میل یا اسکائپ۔ یہ تیز اور سستی ٹیکنالوجیز ہیں جو ملازمین کو سودے بند کرنے اور اہم مسائل پر دور سے بات کرنے میں مدد کرتی ہیں۔ لیکن ان ذرائع کا سہارا لیتے ہوئے، کسی کو آداب کی خصوصیات کے بارے میں نہیں بھولنا چاہئے: شائستہ اور قابل ہونا۔

اگر ایک بین الاقوامی کاروباری میٹنگ میں مترجم موجود ہے، تو غیر ملکی پارٹنر کے ساتھ بات چیت کی اپنی خصوصیات ہوں گی:

• تقریر سست ہو، بہتر ہے کہ جملے مختصر ہوں؛
• اشارے، قومی لطیفے اور تاثرات جن کا دوسری زبان میں ترجمہ کرنا مشکل ہو، کو خارج کر دینا چاہیے۔
• مثالی طور پر، مترجم کو گفتگو شروع ہونے سے پہلے ہی اس کے اہم پہلوؤں سے آگاہ ہونا چاہیے، تاکہ اس کے لیے تشریف لانا آسان ہو۔

کاروباری باہمی رابطے کامیاب ہوں گے جب بات چیت کے دوران اعتماد حاصل کیا جائے گا۔ کئی نکات اعتماد کی سطح کو بڑھانے میں معاون ہیں۔

• دوستانہ رویہ۔ کام کی جگہ پر تناؤ کا ماحول کاروباری پارٹنر کے ساتھ بھروسہ مند تعلقات قائم کرنے میں ایک سنگین رکاوٹ بن جائے گا۔
• زیر بحث مسائل میں مکالمہ کرنے والے کی اہلیت۔ موضوع میں خراب واقفیت کے ساتھ، ایک ملازم غلط تاثر دے سکتا ہے، جب کہ اعتماد نہ صرف اس پر، بلکہ پوری تنظیم میں ختم ہو جاتا ہے۔ کسی بھی سوال کا جواب دینے کے قابل ہونا ضروری ہے تاکہ مخالفین کو تعاون کے بارے میں کوئی شک نہ ہو۔
• درست تقریر، کسی کے خیالات کی واضح پیشکش۔ الفاظ واضح ہونے چاہئیں، بہتر ہے کہ غیر مبہم فقروں میں بات کی جائے جن کی تشریح مقصود سے مختلف ہو سکے۔
• ہر ارادے کا کھلا مظاہرہ. بات چیت قابل اعتماد ہونی چاہیے بغیر کسی پریشان کن چالوں کے، ورنہ بات کرنے والے ایک دوسرے پر بھروسہ نہیں کریں گے۔

کاروباری بات چیت کے دوران، یہ بات چیت کرنے والے کے بارے میں منفی بیانات کو چھوڑنے کے ساتھ ساتھ اپنے فخر کو معتدل کرنے کے قابل ہے. بات چیت کرتے وقت، آپ اپنے عقائد کا دفاع کر سکتے ہیں، لیکن یہ نہ بھولیں کہ دوسری طرف کا بھی اپنا موقف ہے، جس کا خیال رکھنا چاہیے۔

کاروباری مواصلات میں، کشیدگی کے حالات کو مسترد نہیں کیا جاتا ہے. تناؤ کی مدد سے اعصابی نظام محرکات سے اپنا دفاع کرتا ہے۔ اس علاقے میں تناؤ اس وجہ سے پیدا ہو سکتا ہے:

• ضروریات کی عدم مطابقت؛
• عام مقصد میں ان کے کردار کی شمولیت کے بارے میں غلط فہمی ("میرا کردار" اور "میرا تعاون" کیا ہے)؛
• سرگرمی کے لئے بے حسی (دلچسپ کام ایک دائمی اعصابی حالت کا ذریعہ ہے)؛
• بیرونی عوامل جو نتیجہ خیز کام میں مداخلت کرتے ہیں (یہ شور، سردی اور دیگر غیر آرام دہ حالات ہو سکتے ہیں جو حراستی میں مداخلت کرتے ہیں)؛
• کام کی ایک بڑی رقم؛
• غلطی کرنے، ساکھ کو خراب کرنے، دوسرے تمام ملازمین سے کم مفید ہونے کا خوف۔

تناؤ عام طور پر کاروباری مواصلات میں شرکاء کے درمیان کام کرنے والے تنازعہ سے پیدا ہوتا ہے۔ لیڈر اور ماتحت دونوں کے لیے ایک خاص حربہ ہے۔ یہ اعصابی حالات کو روکنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے، اور ایک ہی وقت میں ایک مؤثر نتیجہ حاصل کرنا.

رہنما کی ضرورت ہے:

• اپنے ماتحتوں کا درست اندازہ لگانے کی کوشش کریں، انہیں ان کی صلاحیتوں کے مطابق پیچیدگی کے لحاظ سے کام دیں؛
• جب کوئی ملازم کسی خاص کام کو مکمل کرنے سے انکار کر دے تو ناراض نہ ہوں، انکار کی وجہ کے بارے میں اس سے بات کرنا زیادہ مناسب ہو گا۔

• ممکنہ تنازعات کو روکنے کے لیے ہر ملازم کے افعال اور اختیارات کو واضح طور پر بیان کرنا ضروری ہے۔
• سمجھوتہ، معافی، مراعات کے بارے میں مت بھولنا. ماتحتوں کے تئیں ستم ظریفی اور طنز کو ترک کر دینا چاہیے۔
• ایک ہی قائدانہ انداز پر عمل کرنا ضروری نہیں ہے، ملازمین کی خصوصیات کو مدنظر رکھتے ہوئے یہ مناسب ہونا چاہیے۔
• ماتحت کی تنقید تعمیری ہونی چاہیے، کسی بھی صورت میں اس کی تذلیل یا اس کی ذاتی خوبیوں پر سوال نہیں اٹھانا چاہیے۔
• آپ کو ملازمین کے ساتھ بھروسہ مندانہ تعلقات رکھنے اور ان کے اقدام کی حمایت کرنے کی ضرورت ہے۔ ایک امریکی تحقیق سے اس بات کے شواہد ملے ہیں کہ ماتحتوں کے امراض میں مبتلا ہونے کا امکان کم ہوتا ہے اگر وہ محسوس کرتے کہ باس اعصابی حالات میں ان کا ساتھ دیتا ہے۔

ماتحتوں کی ضرورت ہے:

• کام کے حالات اور اجرت سے عدم اطمینان کی صورت میں، سب سے پہلے یہ جائزہ لینا ضروری ہے کہ آیا تنظیم ان پیرامیٹرز کو بہتر بنا سکتی ہے، یہ مینیجر کے ساتھ اس مسئلے پر بات کرنے کے قابل ہے۔ ایک ہی وقت میں، یہ ضروری ہے کہ ایکولوگ شکایت یا الزامات کی طرح نظر نہ آئے۔ اہم چیز مسئلہ کا حل حاصل کرنا ہے، نہ کہ باہمی تعلقات کو بڑھانا؛
• جب کام سے زیادہ بوجھ ہو، تو آپ کو اضافی اسائنمنٹس نہیں لینا چاہیے، بعض اوقات آپ کو انکار کرنے کے قابل ہونا پڑتا ہے۔ اہم بات یہ ہے کہ انکار اچانک نظر نہیں آتا، یہ واضح کرنا ضروری ہے کہ اگر آپ کو کئی موجودہ فرائض سے فارغ کر دیا جاتا ہے تو آپ نیا کام مکمل کر سکتے ہیں۔
• اگر حکم واضح نہیں ہے تو وضاحت طلب کرنے سے نہ گھبرائیں۔ یہ غیر ضروری تناؤ کو دور کرے گا جب کسی ایسے کام کو مکمل کرتے ہیں جو مکمل طور پر واضح نہیں ہے۔
• منفی جذبات کو ایک قابل قبول شکل میں بہترین طریقے سے پھینک دیا جاتا ہے۔ آپ کو اپنے باس یا ساتھیوں سے جھگڑا نہیں کرنا چاہیے، پرانے کاغذ کو پھاڑ دینا بہتر ہے، اور چھٹی والے دن ایک فعال کھیل (فٹ بال، ٹینس) کے لیے جائیں یا فٹنس روم میں جائیں۔ یہ غصے کے لیے زیادہ معقول ذرائع ہیں۔
• اگر کام بہت زیادہ دباؤ والا ہے، تو آپ کو وقتاً فوقتاً اس سے وقفہ لینا چاہیے۔ آرام کے لیے دن میں دس سے پندرہ منٹ کام کو نتیجہ خیز رکھنے کے لیے کافی ہیں۔

• بہتر ہے کہ اپنی سرگرمیوں کی پہلے سے منصوبہ بندی کریں، بشمول ناکامی کی صورت میں بیک اپ پلان۔ غیر حاضر دماغی تناؤ کو بھڑکا سکتی ہے، اور اگر آپ کے پاس کوئی اضافی منصوبہ ہے، تو آپ اپنے آپ کو غیر ضروری اعصاب سے الگ کر سکتے ہیں۔
• گفت و شنید کرتے وقت، حریف کے اعتراضات سمیت حکمت عملی پر غور کرنا بہتر ہے تاکہ بات چیت کو تیزی سے آگے بڑھایا جا سکے۔ نفسیات میں ایک قانون ہے - اگر آپ لاشعوری طور پر کسی منفی نتائج کے لیے تیار ہیں اور ذہنی طور پر اس سے بچ جاتے ہیں، تو اگر حقیقت میں کوئی ناکامی واقع ہوتی ہے، تو اس کا مقابلہ کرنا آسان ہو جائے گا۔
• کام اور ذاتی تعلقات کے درمیان فرق. ایسا ہوتا ہے کہ رشتہ دار یا میاں بیوی ایک ہی تنظیم میں کام کرتے ہیں، لہذا اس صورت میں بہتر ہے کہ کاروباری آداب کی پابندی پر پہلے سے اتفاق کیا جائے۔

کاروباری آداب کو جاننا صرف آدھی جنگ ہے۔ یہ جاننا بھی ضروری ہے کہ آپ کس طرح کسی خاص قسم کے کاروباری مواصلات کی تاثیر کو بہتر بنا سکتے ہیں۔ اہم عوامل جو ٹیم ورک کی کامیابی میں اہم کردار ادا کرتے ہیں۔

• مینیجر کو ملازمین کے لیے سازگار حالات پیدا کرنے چاہئیں تاکہ وہ کچھ مسائل پر بات کرنے میں آرام محسوس کریں۔ اس طرح کا ماحول ٹیم میں دوستانہ تعلقات کو فروغ دینے میں اہم کردار ادا کرے گا۔
• اجلاس کا وقت پر اہتمام کرنا ضروری ہے، جب کہ ضروری ہے کہ ملازمین اس کے لیے تیار ہوں۔
• تنازعات کے حالات (تنقید، شکایات، ایک دوسرے کے خلاف ملامت) سے بچنے کے لیے رہنما کو ایک پر سکون، لیکن کام کرنے کا ماحول بنانا چاہیے۔ یہ ضروری ہے کہ اس عمل میں ہر شریک اہم محسوس کرے۔ لیکن یہاں اہم بات یہ ہے کہ اسے آسانی سے زیادہ نہ کیا جائے، ورنہ کاروباری میٹنگ دوستوں کی میٹنگ سے مشابہت رکھتی ہے۔
• ریکارڈ رکھنا ضروری ہے۔ مینیجر مخصوص تجاویز کے بارے میں نوٹ بک میں نوٹ لے سکتا ہے اور ان تجاویز کو کس نے پیش کیا ہے۔ میٹنگ کے دوران، ضروری معلومات تحریری طور پر جمع کی جائیں گی، جس کے بعد کام پر لاگو کیا جا سکتا ہے۔

• ہر ملازم کو اس عمل میں شامل ہونا چاہیے۔ ہر کوئی اپنی بات کہنے کا پابند ہے، اور بہتر ہے کہ جونیئر ملازمین سے لے کر سینئر تک کو منزل دی جائے۔ ناتجربہ کار کارکن انتظامیہ کی رائے ظاہر کرنے کے بعد بات کرنے میں گھبراہٹ محسوس نہیں کریں گے، اس لیے بہتر ہے کہ انہیں پہلے منزل دے دیں۔
• لیڈر کو گروپ کے ہر ممبر کی رائے کو مدنظر رکھنا چاہیے۔ اگر رائے غلط ہے، تو اس پوزیشن کے ظہور کی وجہ کو سمجھنا سمجھ میں آتا ہے، ورنہ ملازم اسے تبدیل نہیں کرے گا۔

ملازمین کے درمیان کامیاب تعامل کے لیے، آپ کو روزمرہ کے کاروباری آداب کے بنیادی اصول سیکھنے کی ضرورت ہے۔ اور ان کا اطلاق ہر فرد پر ہونا چاہیے، نہ کہ صرف باس پر۔ مستحکم، معیاری فارمولوں کی موجودگی کسی بھی کام میں اجتماعی تعلقات استوار کرنے کا ایک لازمی حصہ ہے۔

کاروباری میٹنگ میں مواصلت حسب ذیل ہے:

• سب سے پہلے سلام آتا ہے.مردوں کو پہلے عورتوں کو سلام کرنا چاہیے، اور جو عمر یا حیثیت میں چھوٹے ہیں وہ پرانی نسل یا لیڈروں کو سلام کریں۔
• ایک دوسرے کو جاننے کے لیے، آپ کو اپنا تعارف کروانا ہوگا۔ عام طور پر یہ اسکیم "ہیلو، میں (نام) ہوں، آپ سے مل کر خوشی ہوئی" جیسی نظر آتی ہے۔
• سلام کو کاروباری تعریف کے ساتھ مکمل کیا جا سکتا ہے (یہ تعریف یا چاپلوسی نہیں ہے) تاکہ بات کرنے والے کو جیت سکے۔
• کاروباری بات چیت کو اچھی طرح سے چلانے کے لیے، آپ کو اس کے لیے تیار رہنے اور اپنی تقریر پر غور کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ ضروری ہے کہ اعتماد اور دوستانہ ماحول کا راج ہو۔
• حل تلاش کرنے کے بعد، کاروباری میٹنگ کو ختم کرنا ضروری ہے. اہم بات یہ ہے کہ آپ کو ہمیشہ کے لئے الوداع نہیں کہنا چاہئے، یہ بہتر ہے کہ مزید تعاون جاری رکھنے کے لئے بات چیت کرنے والے کو اشارہ کریں.

اگر کسی ملازم نے اپنے کسی عزیز کو کھو دیا ہے یا اس کے ماحول سے کوئی بیمار ہو گیا ہے تو اس صورت حال میں ہمدردی کا اظہار کرنا ضروری ہے۔ لیکن ہمدردی کے اظہار کی شکل کو روکنا چاہیے۔ مردوں اور عورتوں کے جذباتی ردعمل کو مدنظر رکھنا ضروری ہے۔ آدمی کو چند الفاظ، ہاتھ ملانے یا کندھے پر ہمدردی کے لمس کی ضرورت ہوتی ہے۔ عورت کے لیے یہ ضروری ہے کہ وہ اس کے بارے میں پوچھے اور اس کی بات سنے۔

جہاں تک تقریری شکلوں کا تعلق ہے جس کے ساتھ آپ ہمدردی کا اظہار کر سکتے ہیں، بہترین شکل یہ ہو گی: "میں آپ کے ساتھ ہمدردی رکھتا ہوں"، "میں آپ سے ہمدردی رکھتا ہوں" یا "مجھے افسوس ہے۔" آپ مزید کھلی شکلوں کی طرف رجوع کر سکتے ہیں، مثال کے طور پر: "یہ کیسے ہوا؟ " "میں آپ کی کیسے مدد کر سکتا ہوں؟ یا "آپ ابھی کیسا محسوس کر رہے ہیں؟ »

ان اصولوں کو جاننا ضروری ہے تاکہ کاروباری بات چیت آگے نہ بڑھے، تنازعات کو بھڑکانے نہ پائے۔

اگلی ویڈیو میں آپ کو Radislav Gandapas سے رابطے کے راز ملیں گے۔