فون پر کاروباری مواصلت

ٹیلی فون اس وقت رابطے کا سب سے مقبول ذریعہ ہے۔ یہ مختلف مسائل کو حل کرنے کے لیے درکار وقت کے وقفے کو کم کرنے اور دوسرے شہروں اور ممالک کے دوروں پر پیسے بچانے میں مدد کرتا ہے۔ ٹیلی فون پر ہونے والی بات چیت کی بدولت جدید کاروبار کو بہت آسان بنایا گیا ہے، جو کاروباری انداز میں طویل تحریری خط و کتابت کی ضرورت کو ختم کر دیتا ہے، طویل فاصلے پر کاروباری دوروں پر سفر کرتا ہے۔ اس کے علاوہ، ٹیلی فون دور دراز مذاکرات، اہم مسائل کی پیشکش اور پوچھ گچھ کا امکان فراہم کرتا ہے۔

کسی بھی انٹرپرائز کی کامیابی کا براہ راست انحصار ٹیلی فون پر بات چیت کی درستگی پر ہوتا ہے۔سب کے بعد، کمپنی کے بارے میں ایک عام تاثر پیدا کرنے کے لیے ایک کال کرنا کافی ہے۔ اگر یہ تاثر منفی نکلا تو صورت حال کو درست کرنا ناممکن ہو جائے گا۔ اس لیے، یہ جاننا ضروری ہے کہ فون پر قابل کاروباری بات چیت کیا ہے۔

کاروباری مواصلات پیشہ ورانہ کاموں کی تکمیل یا کاروباری تعلقات کا قیام ہے۔ فون کے ذریعے کاروباری مواصلات ایک مخصوص عمل ہے جس کے لیے آپ کو احتیاط سے تیاری کرنی چاہیے۔

فون کال کرنے سے پہلے، کچھ بنیادی چیزیں ہیں جن کے بارے میں واضح ہونا ضروری ہے۔

• کیا یہ کال واقعی ضروری ہے؟
• کیا ساتھی کا جواب جاننا ضروری ہے؟
• کیا ذاتی طور پر ملنا ممکن ہے؟

ٹیلی فون مواصلات کے قواعد کافی آسان ہیں اور ان میں شامل ہیں۔ مندرجہ ذیل اقدامات:

• سلام
• کارکردگی؛
• مکالمے کے لیے فارغ وقت کی دستیابی کی وضاحت؛
• ایک مختصر شکل میں مسئلہ کے جوہر کی وضاحت؛
• ان کے سوالات اور جوابات؛
• بات چیت کا اختتام.

ٹیلی فون بات چیت کا کلچر کاروباری مواصلات کے اہم اجزاء میں سے ایک ہے۔ ٹیلی فون مواصلات کی خصوصیت کا تعین ریموٹ مواصلات کے عنصر اور کام میں صرف ایک معلوماتی چینل کے استعمال سے ہوتا ہے - سمعی۔ لہذا، ٹیلی فون مواصلات کو کنٹرول کرنے والے اخلاقی معیارات کی تعمیل انٹرپرائز کی تاثیر اور شراکت داروں کے ساتھ تعلقات کی ترقی کا تعین کرنے والا ایک اہم عنصر ہے۔

آؤٹ گوئنگ کالز کے لیے کاروباری ٹیلی فون کے آداب میں کئی اصول شامل ہیں۔

• ڈائل کرنے سے پہلے، آپ کو یہ چیک کرنا ہوگا کہ فون نمبر درست ہے۔ اگر آپ غلطی کرتے ہیں تو زیادہ سوالات نہ کریں۔ سبسکرائبر سے معافی مانگنا ضروری ہے اور کال ختم ہونے کے بعد دوبارہ نمبر واضح کریں اور کال بیک کریں۔
• پریزنٹیشن ضروری ہے۔ بات چیت کرنے والے کی طرف سے سلام کے بعد، آپ کو سلام کے الفاظ، انٹرپرائز کا نام، کال کرنے والے ملازم کی پوزیشن اور کنیت کا استعمال کرتے ہوئے جواب دینا ہوگا۔
• یہ تجویز کیا جاتا ہے کہ آپ سب سے پہلے ایک ایسا منصوبہ تیار کریں جو مقصد کو ظاہر کرے (گراف/ڈائیگرام کی شکل میں یا متن کی شکل میں)۔آپ کی آنکھوں کے سامنے کاموں کی تفصیل ہونا ضروری ہے تاکہ آپ ٹیلی فون پر گفتگو کے دوران ان کے نفاذ کو ریکارڈ کر سکیں۔ اس کے علاوہ، ان مسائل کو نوٹ کرنا نہ بھولیں جو کسی خاص مقصد کے حصول کے راستے میں پیدا ہوئے ہیں۔

• 3-5 منٹ کاروباری گفتگو کے لیے مختص اوسط وقت ہے۔ اگر متعین وقفہ کافی نہیں تھا، تو ایک معقول حل یہ ہوگا کہ ذاتی ملاقات کا شیڈول بنایا جائے۔
• آپ کو صبح سویرے، دوپہر کے کھانے کے وقفے کے دوران، یا کام کے دن کے اختتام کے بعد لوگوں کو کال کے ذریعے پریشان نہیں کرنا چاہیے۔
• ایک اچانک کال کی صورت میں جس پر پارٹنر کے ساتھ پیشگی اتفاق نہیں کیا گیا تھا، ایک شرط یہ ہے کہ بات کرنے والے کے لیے فارغ وقت کی دستیابی کو واضح کیا جائے اور کال کرنے والے کے مسئلے کو حل کرنے کے لیے درکار وقت کی نشاندہی کی جائے۔ اگر بات کرنے والا کال کے وقت مصروف ہے، تو آپ کوئی اور وقت بتا سکتے ہیں یا ملاقات کا وقت بنا سکتے ہیں۔
• بات چیت کے اختتام پر، وقت گزارنے یا موصول ہونے والی معلومات کے لیے مکالمہ کرنے والے کا شکریہ ادا کرنا ضروری ہے۔

آنے والی کالوں کے لیے ٹیلی فون کے آداب میں کئی اہم نکات بھی شامل ہیں۔

• کالز کا جواب تیسری گھنٹی کے بعد دینا ضروری ہے۔
• جواب دیتے وقت، نام یا تنظیم کا نام بتانا ضروری ہے۔ ایک بڑی کمپنی میں، کمپنی کا نام نہیں، لیکن محکمہ کا رواج ہے.
• غلطی سے کی گئی کال کا جواب شائستگی سے دیا جائے، صورتحال کو واضح کیا جائے۔
• کام کے لیے استعمال ہونے والا مواد نظر میں ہونا چاہیے، اور بات چیت کا منصوبہ آپ کی آنکھوں کے سامنے ہونا چاہیے۔
• متعدد بیک وقت کنکشن سے گریز کرنا چاہیے۔ کالیں باری باری کی جانی چاہئیں۔
• کسی پروڈکٹ/سروس یا مجموعی طور پر انٹرپرائز کے کام پر تنقید کرنے کے لیے کی گئی کال کا جواب دیتے وقت، آپ کو بات کرنے والے کی حالت کو سمجھنے کی کوشش کرنی چاہیے اور اپنے اوپر کچھ ذمہ داری لینا چاہیے۔
• کاروباری اوقات کے باہر، جواب دینے والی مشین کو آن کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ پیغام میں تازہ ترین معلومات ہونی چاہیے جو تمام صارفین کے لیے مفید ہو گی۔
• اگر پوچھے جانے والا شخص دستیاب نہیں ہے، تو آپ کو اسے معلومات پہنچانے میں اپنی مدد کی پیشکش کرنی چاہیے۔

ٹیلیفون کے ذریعے کاروباری مواصلات کے نفاذ کے عمومی اصولوں کو اکٹھا کرنا ممکن ہے۔

• آپ کو اہداف، اہم نکات، آنے والی گفتگو کی ساخت اور گفتگو کے دوران پیدا ہونے والے مسائل کو حل کرنے کے طریقوں کے ساتھ ایک منصوبہ بنا کر کلائنٹس کے ساتھ فون پر بات چیت کے لیے پیشگی تیاری کرنی ہوگی۔
• آپ کو پہلے یا دوسرے سگنل کے بعد اپنے بائیں ہاتھ (بائیں ہاتھ والے - دائیں) سے فون اٹھانا ہوگا۔
• بات چیت کے موضوع سے متعلق معلومات کو مدنظر رکھنا ضروری ہے۔
• سبسکرائبر کی تقریر ہموار اور روک تھام ہونی چاہئے۔ یہ ضروری ہے کہ ساتھی کو غور سے سنیں اور بات چیت کے دوران اس میں خلل نہ ڈالیں۔ چھوٹے ریمارکس کے ساتھ گفتگو میں اپنی شرکت کو تقویت دینے کی سفارش کی جاتی ہے۔
• ٹیلی فون پر گفتگو کا دورانیہ چار سے پانچ منٹ سے زیادہ نہیں ہونا چاہیے۔

• بحث کی صورت میں ابھرتے ہوئے جذبات کو قابو میں رکھنا ضروری ہے۔ بیانات کی ناانصافی اور ساتھی کی طرف سے بڑھے ہوئے لہجے کے باوجود، کسی کو صبر سے کام لینا چاہیے اور جو تنازعہ پیدا ہوا ہے اسے سکون سے حل کرنے کی کوشش کرنی چاہیے۔
• پوری گفتگو کے دوران، آپ کو لہجے اور آواز کے لہجے کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہے۔
• دوسری فون کالز کا جواب دیتے ہوئے گفتگو میں خلل ڈالنا ناقابل قبول ہے۔ انتہائی صورتوں میں، مواصلات میں خلل ڈالنے کے لیے سبسکرائبر سے معافی مانگنا ضروری ہے، اور اس کے بعد ہی دوسری کال کا جواب دیں۔
• میز پر کاغذ اور قلم ضرور رکھیں تاکہ آپ وقت پر ضروری معلومات لکھ سکیں۔
• کال کرنے والا گفتگو ختم کر سکتا ہے۔اگر آپ کو اگلے چند منٹوں میں گفتگو ختم کرنے کی ضرورت ہے، تو اسے شائستگی سے ختم کریں۔ بات کرنے والے سے معافی مانگنا اور الوداع کہنا ضروری ہے، پہلے توجہ دلانے کے لیے شکریہ ادا کرنا۔

جیسا کہ پہلے ہی ذکر کیا گیا ہے، فون کے ذریعے کاروباری مواصلات کو زیادہ وقت کی ضرورت نہیں ہے۔ قوانین کے مطابق، اس طرح کی ایک ٹیلی فون بات چیت 4-5 منٹ سے زیادہ نہیں رہ سکتی. تمام مسائل کو حل کرنے کے لیے یہ بہترین وقت ہے۔

کاروباری فون پر کاروباری مواصلات کے دوران، ان مراحل کی ترتیب کی پیروی کرنا ضروری ہے جو کال کی ساخت کو بناتے ہیں۔

• دن کے وقت کے مطابق خصوصی فقروں کے ساتھ سلام کرنا جس کے دوران کال کی جاتی ہے۔
• کال کرنے والے ملازم کے نام اور پوزیشن کے ساتھ ساتھ اس کی تنظیم کے نام کا ورچوئل انٹرلوکیوٹر کو پیغام۔
• بات چیت کرنے والے کے فارغ وقت کی اطلاع۔
• بنیادی معلومات کی جامع پیشکش۔ اس مرحلے پر، ایک یا دو فقروں میں مسئلہ کے جوہر کی نشاندہی کرنا ضروری ہے۔
• ان کے سوالات اور جوابات۔ بات چیت کرنے والے کے سوالات میں دلچسپی ظاہر کرنا ضروری ہے۔ ان کے جوابات واضح اور قابل اعتماد معلومات فراہم کرنے چاہئیں۔ اگر کال کا جواب دینے والا ملازم اس معاملے میں اہل نہیں ہے، تو آپ کو کسی ایسے شخص کو فون پر مدعو کرنا چاہیے جو درست جواب دے سکے۔
• گفتگو کا اختتام۔ ایک ٹیلی فون گفتگو اس کے شروع کرنے والے کے ذریعہ ختم کردی جاتی ہے۔ یہ عہدہ، عمر اور عورت کے لحاظ سے سینئر بھی کر سکتا ہے۔

موبائل فون پر گفتگو کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے، آپ کو عام سفارشات پر عمل کرنا چاہیے:

• ضروری خط و کتابت کو پہلے سے تیار کریں؛
• بات چیت میں مثبت طور پر دھنیں؛
• پرسکون رہتے ہوئے خیالات کا واضح اظہار کریں؛
• معنی خیز الفاظ کو درست کریں؛
• گفتگو کی رفتار کو بدل کر یکجہتی سے بچیں؛
• بات چیت کے صحیح لمحات پر توقف کریں؛
• حفظ کرنے کے لئے معلومات کو دوبارہ پیش کرنا؛
• سخت الفاظ کا استعمال نہ کریں؛
• انکار موصول ہونے پر، دوستانہ رہنا چاہیے اور بات کرنے والے کا احترام کرنا چاہیے۔

ٹیلی فون پر گفتگو کی درج ذیل مثالیں آپ کو کاروباری کمیونیکیشن کے جوہر کو سمجھنے میں مدد کریں گی۔ مکالمے واضح طور پر دکھاتے ہیں کہ غلط فہمیوں سے بچنے کے لیے فون پر کسی گاہک یا کاروباری پارٹنر سے بات کیسے کی جائے۔

فون پر گفتگو کی مثال نمبر 1۔

• ہوٹل مینیجر - صبح بخیر! پروگریس ہوٹل، ریزرویشن ڈیپارٹمنٹ، اولگا، میں آپ کی بات سن رہا ہوں۔
• مہمان - ہیلو! یہ Skazka کمپنی کی نمائندہ ماریا ایوانوا ہے۔ میں اپنی بکنگ میں تبدیلیاں کرنا چاہوں گا۔
• A - جی ہاں، بالکل. آپ کیا تبدیل کرنا چاہیں گے؟
• D - کیا آمد اور روانگی کی تاریخوں میں تبدیلی ممکن ہے؟
• A - جی ہاں، بالکل.
• D - رہائش کی مدت 1 ستمبر سے 7 ستمبر تک نہیں بلکہ 3 سے 10 ستمبر تک ہوگی۔
• A - ٹھیک ہے، ریزرویشن تبدیل کر دیا گیا ہے۔ ہم 3 ستمبر کو اپنے ہوٹل میں آپ کا انتظار کر رہے ہیں۔
• جی - بہت بہت شکریہ۔ خدا حافظ!
• A - آپ کے لیے نیک تمنائیں خدا حافظ!

فون پر گفتگو کی مثال نمبر 2۔

• سیکرٹری - ہیلو. چھٹیوں کی کمپنی۔
• ساتھی - صبح بخیر۔ یہ پیٹرووا ایلینا ہے، تخلیقی ٹیم "فلائٹ آف فنتاسی" کی نمائندہ۔ کیا میں آپ کے ڈائریکٹر سے بات کر سکتا ہوں؟
• S - بدقسمتی سے، وہ اس وقت دفتر میں نہیں ہے - وہ ایک میٹنگ میں ہے۔ کیا میں آپ کی مدد کرسکتاہوں؟ کیا تم اسے کچھ دے سکتے ہو؟
• P - ہاں، مجھے بتائیں، براہ کرم، وہ وہاں کب آئے گا؟
• S - وہ صرف سہ پہر تین بجے واپس آئے گا۔
• P - آپ کا شکریہ، میں آپ کو پھر کال کروں گا۔ خدا حافظ!
• ایس - الوداع!

اخلاقیات نہ صرف کاروبار میں شراکت داروں کے کاروباری تعلقات کو کنٹرول کرتی ہے اور حریفوں کے ساتھ روابط قائم کرتی ہے بلکہ ٹیلی فون پر بات چیت کو مناسب طریقے سے منظم کرنے کا ایک ذریعہ بھی ہے۔ ٹیلی فون کے ذریعے کاروباری مواصلات کے قواعد کی تعمیل، جس میں ہر چیز کا گہرائی سے مطالعہ شامل ہے، ایک مؤثر نتیجہ اور طویل مدتی شراکت کو یقینی بناتا ہے۔

آپ کی آنکھوں کے سامنے ہمیشہ ایک یاد دہانی کے ساتھ، آپ یقینی بنا سکتے ہیں۔ ٹیلی فون کے ذریعے قابل کاروباری مواصلات کے قوانین کی سختی سے پابندی۔

• ہمیشہ ہیلو کہیں۔
• اپنی آواز بلند کرنے، چیخنے چلانے سے گریز کریں۔
• پوائنٹ ٹو دی بات کریں۔
• کال میں تاخیر نہ کریں۔
• صبح سویرے یا شام کو دیر سے فون نہ کریں۔
• اگر آپ نے کوئی نمبر ڈائل کرتے وقت غلطی کی ہے تو معافی مانگیں۔
• کسی بھی سوال کا جواب دیتے وقت شائستگی اور نیک نیتی کا مظاہرہ کریں۔

کام کے مسائل پر کال کرنے کے طریقے کے بارے میں معلومات کے لیے، درج ذیل ویڈیو دیکھیں۔