کاروباری مذاکرات: اقسام، قواعد اور طرز عمل کی مثالیں۔

کاروباری مذاکرات کسی بھی سطح کے ہر مینیجر کی زندگی میں موجود ہوتے ہیں۔ درحقیقت، یہ ایک کاروباری گفتگو ہے، جو کئی لوگوں کے درمیان معلومات کے زبانی تبادلے کی ایک شکل ہے۔ رسمی فیصلے ہمیشہ کاروباری مذاکرات کے بعد نہیں کیے جاتے، لیکن بات چیت کے دوران موصول ہونے والی معلومات کی وجہ سے وہ کارآمد ہوتے ہیں۔

کاروباری مذاکرات کاروباری مواصلات ہیں جو فریقین کے درمیان معاہدے تک پہنچنے میں مدد کرتے ہیں۔ پارٹنر کے ساتھ مسئلہ پر بات کرنے کے قابل ہونے کے لیے، اور ایسا حل تلاش کرنے کی کوشش کرنے کے لیے جو تمام فریقین کو مطمئن کرے۔ آج، ایک قابل مینیجر کے لیے کاروباری مذاکرات کرنے کے قابل ہونا بہت ضروری ہے۔

مذاکرات مندرجہ ذیل افعال انجام دے سکتے ہیں:

• معلوماتی – جب فریقین صرف اہم مذاکرات کی تیاری میں مختلف نقطہ نظر کا تبادلہ کرنا چاہتے ہیں۔
• بات چیت کرنے والا - اس صورت میں، فریقین نئے تعلقات، تعلقات قائم کرنے کو ترجیح دیتے ہیں۔
• اختیار، اعمال کی ہم آہنگی. اس معاملے میں، مذاکرات ان شراکت داروں کے ذریعے کیے جاتے ہیں جنہوں نے پہلے ہی کاروباری تعلقات قائم کر لیے ہیں، اور انہیں صرف پہلے سے حاصل کردہ تعلقات کی کچھ باریکیوں کو واضح کرنے کی ضرورت ہے۔
• ریگولیٹری - یہ فنکشن ضروری ہے اگر آپ کو کسی مسئلے یا تنازعات کو بروقت حل کرنے کی ضرورت ہو، تمام تنازعات کو روکنے کے لیے۔

کاروباری مذاکرات کو دو اقسام میں تقسیم کیا جاسکتا ہے - اندرونی اور بیرونی۔ اندرونی مذاکرات آپ کی ٹیم یا کمپنی کے اندر ہوتے ہیں۔ بیرونی مذاکرات وہ ہیں جن میں مدعو پارٹی موجود ہے، یہ شراکت دار، حریف یا گاہک ہو سکتے ہیں۔ اندرونی مذاکرات اکثر باہمی معاہدوں پر ختم ہوتے ہیں۔ یہاں، دو فریق کمپنی کے لیے مثبت نتیجہ حاصل کرنے کے لیے کام کر رہے ہیں: وہ تجزیہ کرتے ہیں، نتائج اخذ کرتے ہیں اور موجودہ صورت حال سے نکلنے کے لیے بہترین اختیارات پیش کرتے ہیں۔

ہارورڈ میں، سابق طلباء اور پروفیسرز ایک نئی قسم کے اصولی مذاکرات کے ساتھ آئے ہیں۔ یہاں، مراعات اور پوزیشن کی مضبوطی متبادل. ہم اس طریقہ کو "گاجر اور چھڑی کا طریقہ" کے نام سے جانتے ہیں۔ اس اصول کا خلاصہ یہ ہے کہ ایک سخت پوزیشن برقرار رکھی جائے، جس کی مدد سے آپ کو صرف اس مسئلے کے کلیدی جوہر یا زیر بحث مسئلے پر ہی غور کرنے کی اجازت ملتی ہے۔

کاروباری شراکت داروں کے ساتھ، کاروباری ماحول میں قائم کردہ قواعد پر عمل کرنا بہتر ہے۔ اس سے آپ کو مستقبل میں اچھے، مضبوط اور باہمی طور پر فائدہ مند تعلقات رکھنے کا موقع ملے گا۔

قدیم بازنطیم میں، "منٹ" دستاویز کا پہلا حصہ تھا، جس میں عام طور پر میٹنگ کے شرکاء کی فہرست ہوتی تھی۔ آج یہ اصولوں کا ایک مجموعہ ہے، جس کے مطابق طرح طرح کی تقریبات منعقد کی جانی چاہئیں، لباس کا ضابطہ، سرکاری خطوط کی ایک شکل، وغیرہ۔

پروٹوکول کے قوانین کی ہر خلاف ورزی کا مطلب یہ ہوگا کہ پروٹوکول کی خلاف ورزی کرنے والوں کو مشکلات کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔ اس جماعت کو اپنی غلطی پر معافی مانگنی چاہیے۔ پھر نگرانی کو درست کرنا ہوگا۔ مذاکرات اور مبارکباد کے دوران پروٹوکول کی پابندی کی بدولت، دستاویز کے انتظام اور مختلف معاہدوں کے انعقاد کے ساتھ، کاروباری ملاقاتیں زیادہ اہم ہو جاتی ہیں۔

ہر ملک کے اپنے قومی اخلاقی معیار ہوتے ہیں۔ لیکن بنیادی طور پر یہ تصور سب کے لیے یکساں ہے۔

مذاکرات کی تقریباً تمام تیاری (اندرونی اور خارجی دونوں) کو کئی عناصر میں تقسیم کیا گیا ہے۔ اہم میں مندرجہ ذیل شامل ہیں:

• مسئلہ کی تعریف، جس کے لیے بات چیت ضروری ہے۔
• ان لوگوں کی تلاش کریں جو پیدا ہونے والے مسائل کو حل کرنے میں مدد کریں گے۔
• مفادات کا تعین (اپنا اور پارٹنر)؛
• میٹنگ کے پلان اور پروگرام کی واضح تشکیل؛
• اگر ضروری ہو تو، وفد کے نمائندوں کو منتخب کیا جاتا ہے؛
• تنظیمی لمحات - دستاویزات، میزیں، نمونے اور دیگر مواد کا مجموعہ جو مذاکرات میں مفید ہو سکتا ہے۔

ملاقاتیں اندرونی اور بیرونی، سرکاری اور غیر رسمی ہو سکتی ہیں۔ یہ ان کے اہم انداز ہیں۔ان میں فرق انفرادی نکات کی دستاویزی استحکام، مذاکرات کے پروٹوکول، زیر بحث موضوعات کی خصوصیات اور اس گفتگو کا موضوع ہے۔

مذاکرات کی نوعیت کے مطابق شراکت داری اور کاؤنٹر میں تقسیم کیا جا سکتا ہے۔ اگر فریقین کے درمیان کوئی تنازعہ ہو جسے حل کرنے کی ضرورت ہو تو جوابی مذاکرات کیے جاتے ہیں۔ اس صورت میں، حل غیر جانبدار ہونا چاہئے اور دونوں فریقوں کے مطابق ہونا چاہئے۔. اس قسم کی گفتگو جارحانہ ہونے کی وجہ سے مشہور ہے، کیونکہ ہر فریق مذاکرات جیتنا چاہتا ہے۔ اس قسم کی گفتگو میں عموماً فریقین کی شراکت داری، تعاون، ترقی پر بات کی جاتی ہے۔

مذاکراتی عمل کو کئی مراحل میں تقسیم کیا جا سکتا ہے۔ ان کی ساخت طویل عرصے سے طے کی گئی ہے۔ مذاکرات کے اہم مراحل میں سے ایک تعارفی گفتگو ہے، جس کے دوران آپ ملاقات کے موضوع کو واضح کر سکتے ہیں، مذاکرات کی تنظیم پر ابھرتے ہوئے مسائل کو حل کر سکتے ہیں۔ یہ ماہرین کی میٹنگ بھی ہو سکتی ہے، جو عام طور پر رہنماؤں اور وفود کے درمیان مذاکرات شروع ہونے سے پہلے ہوتی ہے۔

اہم چھ مراحل ہیں:

• تربیت. کاروباری مذاکرات کے لیے مناسب تیاری 90% کامیابی ہے۔ فوری طور پر کام کرنے کی بڑی خواہش کے باوجود، اجلاس سے پہلے اس مرحلے کو نظر انداز کرنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے. اگلا، آپ مناظر کا ایک درمیانی مرحلہ شامل کر سکتے ہیں۔
• وضاحت. فوری طور پر عمل نہ کریں، بولی شروع نہ کریں۔ تکنیکی طور پر دوسری طرف سے رابطہ قائم کرنے کی کوشش کریں، اس کے معیارات کا تعین کریں۔ اس کے بعد، پہلے سے تیار سوالات کی مدد سے یہ جاننے کی کوشش کریں کہ دوسرے فریق کی کیا دلچسپی ہے۔
• تجاویز پیش کرنا۔ یہ مرحلہ تنازعات کو حل کرنے کے ایک ذریعہ کے طور پر عام ہے۔یہاں فریقین تجاویز کا تبادلہ کر سکتے ہیں، اس بات کا تعین کر سکتے ہیں کہ انہیں کہاں اور کیوں غلط فہمیاں ہیں۔ تمام اختلافات اور تنازعات کو ریکارڈ کرنا یقینی بنائیں۔
• سودا۔ میٹنگ کا یہ حصہ اس بات پر اثر انداز ہوتا ہے جس پر آپ اتفاق کرتے ہیں۔ یہاں آپ معلومات کے تبادلے، مراعات کے ذریعے تمام اختلافات کو حل کر سکتے ہیں۔ مؤثر سودے بازی کسی چیز کا تبادلہ ہے جس کی قیمت ہر مخالف کے لیے مختلف ہو سکتی ہے۔

• فیصلے کرنا. ہم فرض کر سکتے ہیں کہ آپ مذاکرات کے آخری مرحلے کے قریب پہنچ رہے ہیں۔ تاہم، اپنا وقت لے لو. اپنے آپ سے سوال پوچھیں: "کیا مجوزہ معاہدہ منافع بخش ہے یا اس سے بھی بہتر آپشن پر بات چیت کی جا سکتی ہے؟ »
• معاہدوں کا استحکام - آپ کی میٹنگ کا حتمی. بعض اوقات مخالفین ہر بات پر متفق ہو کر منتشر ہو جاتے ہیں۔ تاہم اگلے ہی دن معاہدوں پر عمل درآمد کے دوران ایسی صورتحال پیدا ہو سکتی ہے کہ کسی نے اپنے مخالف کو غلط فہمی میں ڈال دیا۔ اس لیے اجلاس کے تمام معاہدوں اور نتائج کو تکنیکی طور پر درست کرنا ضروری ہے۔ اس سے مستقبل میں مبہم حالات سے بچنے میں مدد ملے گی۔

بالکل کسی بھی مذاکرات کے لیے پہلے سے تیار رہنا چاہیے۔ تیاری کرتے وقت، یہ ضروری ہے کہ پارٹنر کے بارے میں ضروری معلومات اکٹھی کریں، اپنی تجویز کے دلائل پر پہلے سے غور کریں، اور یہ بھی مشورہ دیا جاتا ہے کہ کاروباری گفتگو کے نتائج کے لیے تمام ممکنہ آپشنز کو پہلے سے سوچیں اور ان پر عمل کریں۔

سخت مذاکرات کرنے کے بہت سارے طریقے ہیں۔ کئی اہم۔

یہاں سخت مذاکرات کار تقریباً فوراً تمام کارڈ میز پر رکھ دیتا ہے۔ ایک ہی وقت میں، وہ بالکل ان تمام وسائل کا اعلان کرتا ہے جو اس کے پاس دستیاب ہیں (یا نہیں)۔اس مذاکراتی حربے میں حساب کتاب اس حقیقت پر مبنی ہے کہ وہ تمام آپشنز جو دوسرا فریق تیار کر سکتا ہے فوری طور پر تعاون کے لیے "غلط" اور "غیر کشش" سمجھے جاتے ہیں۔

اگر سخت فریق کا مخالف اس معلومات کو حقیقت کے طور پر سمجھتا ہے تو اس کے پاس اس سے اتفاق کرنے یا چھوڑنے کے سوا کوئی چارہ نہیں ہوتا۔ اس طریقہ کار کے نقصانات میں ممکنہ ساتھی کا ممکنہ نقصان (ممکنہ طور پر مستقبل میں) شامل ہے۔

سخت حریف کی طرف سے "متاثرہ" کو تمام شرائط کا اعلان کرنے کے بعد، آپ ان شرائط کے بارے میں بات کرنے پر راضی ہو سکتے ہیں۔ اس صورت میں، "متاثرہ" اپنے دلائل فراہم کر کے مخالف کو اس منظر نامے کی طرف لے جا سکتا ہے جس کی اسے ضرورت ہے۔

آپ اپنی زمین کو زیادہ مضبوطی سے کھڑا کر سکتے ہیں۔ یہاں، مخالف پہلے ہی سوچ سکتا ہے کہ وہ اصل میں کیا کھوئے گا، اور "قربانی" کی شرائط کو قبول کر سکتا ہے (اس کے حق میں کچھ ترامیم کے ساتھ)۔

الفاظ کے ساتھ مجموعہ میں "ہاں، لیکن شرط پر ..." اور ایک دوستانہ گفتگو، مخالف تھوڑا سا آرام کر سکتا ہے. مزید، "شکار" جارحیت پر جا سکتا ہے. اس گیم کا مقصد بات چیت کو جاری رکھنا ہے۔

ایک مضبوط مذاکرات کار دوسری طرف کا مزاج بدل دے گا۔ یہاں، ایک سخت مذاکرات کار سے، یا تو خوشگوار الفاظ یا الزامات سننے میں آتے ہیں. ایک بات چیت کے دوران ایک شخص کے منہ سے تضادات "شکار" کو اپنی پیشکش کے بارے میں سوچنے سے روکیں گے۔ وہ الجھن میں پڑ سکتی ہے، نفسیاتی استحکام کھو سکتی ہے۔

اس قسم کے مذاکرات میں مضبوط مخالف کا مقابلہ کرنے کے لیے، "شکار" کو شروع میں سمجھنا چاہیے کہ یہ ایک کھیل ہے اور یہ صرف اور صرف ایک مقصد کے لیے کھیلا جاتا ہے۔ حملہ کرنے والے فریق کو روکنے کے لیے، "معیار تصادم" کے طریقہ کار کو استعمال کرتے ہوئے، پیش آنے والی صورت حال کو سمجھنے کے لیے نرمی سے لیکن مستقل طور پر پوچھنا کافی ہوگا۔ ایک شرط یہ ہے کہ "شکار" کو اعتماد اور غیر جارحانہ انداز میں بات کرنی چاہیے۔ یہ حملہ آور کو آخری حد تک لے جاتا ہے اور مخالف کو بدتمیزی کے لیے ملامت کرنے کا موقع نہیں دیتا۔

یہ حربہ پچھلے دو کا ایک اچھا امتزاج ہے۔ سب سے پہلے، ایک سخت مذاکرات کار بات چیت کرتا ہے، بولی لگاتا ہے، وغیرہ۔ اس لمحے تک سب کچھ ٹھیک ہو جاتا ہے جب "متاثرہ" اپنی حتمی "ہاں" کہنا چاہتا ہے۔ یہاں، سخت فریق پہلے ہی کام میں پوری طرح شامل ہے اور یہ کہتے ہوئے حملہ کرتا ہے: "یہ تجویز ہمارے لیے مناسب نہیں ہے۔ ہمیں اس میں کوئی دلچسپی نہیں ہے۔"

حساب اس حقیقت پر کیا جاتا ہے کہ نرمی کا شکار "متاثرہ" سخت مذاکرات کار کو پیچھے نہیں ہٹائے گا اور وہ پہلی شرائط کو قبول کرنے کے قابل ہو جائے گا جو سخت حریف نے مذاکرات کے آغاز میں شروع میں رکھی تھیں۔

گفت و شنید کے اس طریقہ کار کے دوران، متعدد واضح ممانعتیں لاگو ہوتی ہیں:

• آپ اپنے اور تجویز کے سلسلے میں کوئی بیان قبول نہیں کر سکتے۔ اگر کسی سخت مخالف کے پاس آپ کی شخصیت کے حوالے سے کوئی تبصرہ ہوتا تو وہ فوراً اس کا اظہار کر دیتا۔
• بات چیت کا یہ طریقہ پہلے انکار کے بعد ختم نہیں ہونا چاہیے۔ اس صورت میں، سودا مناسب ہے.
• آپ کو معافی مانگنے کی ضرورت نہیں ہے۔
• بہانے مت بناؤ۔
• اپنے عہدوں سے دستبردار نہ ہوں۔
• آپ کو بھی جواب میں حملہ نہیں کرنا چاہیے اور نہ ہی جارحیت کا مظاہرہ کرنا چاہیے۔
• اپنے بات کرنے والے کو منفی اندازہ نہ لگائیں۔ اس کی طرح مت بنو۔
• ناخوشگوار اور منفی الفاظ کو نرم الفاظ سے بدلنے کی کوشش کریں۔

اس قسم کی گفت و شنید میں، حالات کو اپنے حق میں موڑنے کے لیے آپ کئی اقدامات کر سکتے ہیں:

• واضح سوالات پوچھیں۔ ہر انفرادی پوزیشن پر کام کریں، جسے انٹرلوکیوٹر کہتے ہیں۔
• معیار کے بارے میں پوچھیں۔ مثال کے طور پر: "کیا میں صحیح طور پر سمجھتا ہوں کہ ..."، "آپ کے لیے کیا اہم ہے، ہم نے گفتگو میں ذکر نہیں کیا؟ "
• آپ اہم سوالات کے ساتھ بات کرنے والے کو بے نقاب کرنے کی کوشش کر سکتے ہیں: "کیا میں صحیح طور پر سمجھتا ہوں کہ آپ میرے ساتھ سودا کر رہے ہیں؟ "،" مجھے لگتا ہے کہ ہماری تجویز مناسب نہیں ہے۔ کیا آپ بالکل وضاحت کر سکتے ہیں؟ "

گفت و شنید کے آداب کے بعض اصولوں کے مطابق، گفتگو کے لیے ٹائم فریم ہوتے ہیں، جن پر ابتدائی طور پر ابتدائی مرحلے پر بات کی جاتی ہے۔ اس لیے جب فریقین مذاکرات کے لیے آتے ہیں تو وہ پہلے ہی سمجھ جاتے ہیں کہ ان کا کیا انتظار ہے۔ اس کی بنیاد پر وہ گفتگو کا منصوبہ بناتے ہیں، دلائل، حکمت عملی، حقائق کا انتخاب کرتے ہیں۔ اس معاملے میں سخت فریق مذاکرات کے اس پورے منظر نامے کو توڑنے کی کوشش کر رہا ہے جسے آپ نے پہلے سے تیار کر رکھا ہے اور اپنا مسلط کر دیا ہے۔

میٹنگ کے آغاز سے پہلے، فریقین مذاکرات میں زیر بحث آنے والے مسائل کی حد مقرر کر سکتے ہیں۔ مذاکرات کار کے خیال میں یہ ملاقات کم از کم 40 منٹ تک جاری رہے گی۔ تاہم، میٹنگ کے فوراً بعد، سخت فریق نے اعلان کیا کہ صرف 10-15 منٹ ہیں اور مزید نہیں۔ "متاثرہ" نے کم از کم 15 منٹ تک اپنی پیشکش تیار کی۔

یہ اس کی کمزوری کے کمزور پہلو کو ظاہر کرنے کے لیے شمار کیا جاتا ہے۔ یا تو "متاثرہ" قواعد و ضوابط کی تعمیل کرے گا، یا وہ فوراً چلا جائے گا۔کسی بھی صورت میں آپ کو ناراض نہیں ہونا چاہئے، سخت طرف سے کہے گئے تمام الفاظ کو سچ سمجھیں، مقررہ وقت پر پورا اترنے کی کوشش کریں۔

کیا کیا جا سکتا ہے:

• آپ اتفاق کر سکتے ہیں۔ تاہم، اسے نظر انداز کرنا بہتر ہے۔ مذاکرات ایسے کریں جیسے کچھ ہوا ہی نہیں۔
• میٹنگ عام طور پر کسی ایسے شخص کے ذریعہ چلائی جاتی ہے جو جانتا ہے کہ کس طرح سننا اور صحیح سوالات پوچھنا ہے۔ سب سے بڑھ کر، اپنی اور اپنی تجویز کی پیشکش کے ساتھ دوسری طرف کو مغلوب نہ کریں۔ سب سے پہلے، اس سے اس کی ضروریات کے بارے میں پوچھیں، کہ اس کے لیے انتخاب کے کون سے معیارات اہم ہیں۔
• ایک بار جب آپ اس کی تمام ضروریات کا اندازہ لگا لیں، تو آپ اپنے مخالف کو بالکل وہی دے سکتے ہیں جو وہ چاہتا تھا۔

اگلی ویڈیو میں، آپ کو کاروباری گفت و شنید کرنے کا طریقہ کار مل جائے گا (تیاریاں، ہیرا پھیری کی تکنیک اور موثر کاروباری مواصلات کی مثالیں)۔