کاروباری خط و کتابت کے آداب

دفتری خط و کتابت ایک بہت ہی خاص صنف ہے جس میں اگر آپ کارپوریٹ سیڑھی چڑھنے جارہے ہیں تو آپ کو اس میں مہارت حاصل کرنی ہوگی۔ اچھی کاروباری تحریری مہارتیں آپ کی وفاداری سے خدمت کریں گی: وہ آپ کو ماتحتوں، اعلیٰ افسران اور شراکت داروں کے ساتھ بات چیت کرنے، آپ کی تعلیم اور نقطہ نظر پر زور دینے میں مدد کریں گی۔ بات چیت کا انداز محدود، بامقصد، دیئے گئے موضوع سے ہٹے بغیر ہونا چاہیے۔

کوئی بھی بات چیت، ذاتی اور تحریری دونوں، معلومات کا تبادلہ کرنے، متاثر کرنے اور گفت و شنید کرنے کے لیے لوگوں کے ساتھ بات چیت ہے۔ ہمارے لیے کوئی بھی چیز اجنبی نہیں ہے، ہم بعض اوقات جذبات کو ہوا دیتے ہیں، لیکن کاروباری میدان میں ہمارے جذبات، کردار کی خصوصیات اور مزاج کے پرتشدد اظہار کے لیے کوئی جگہ نہیں ہونی چاہیے۔

کاروباری ابلاغ کی ایک اہم خصوصیت یہ ہے کہ اسے وسط جملے میں نہیں کاٹا جا سکتا۔ آپ کو موصول ہونے والے ہر خط کے لیے، آپ کو جواب لکھنے کی ضرورت ہے، چاہے آپ کو ایسا محسوس نہ ہو۔اگر آپ کو کال موصول ہوتی ہے اور آپ کے پاس فون اٹھانے کا وقت نہیں ہے، تو واپس کال کرنا یقینی بنائیں۔ یقیناً، کچھ لوگوں کے ساتھ بات چیت ناگوار ہوتی ہے۔ اسی لیے مینیجر کی لازمی خصوصیات کی فہرست میں تناؤ کے خلاف مزاحمت بھی شامل ہے۔

کاروباری ملاقات، فون پر گفتگو یا کاروباری ای میل خط و کتابت کا یقیناً کوئی نہ کوئی مقصد ہوگا۔ نتیجے کے طور پر، فریقین کو کسی نتیجے پر پہنچنا چاہیے، منصوبے پر بات چیت کرنا، اسٹریٹجک شراکت داری پر اتفاق کرنا، وغیرہ۔

تحریری تقریر میں، زبانی تقریر کے مقابلے میں شاید اس سے بھی زیادہ پابندیاں اور کنونشنز ہیں۔ بات چیت کرنے والے کے ساتھ براہ راست بات چیت کرتے ہوئے، ایک ذاتی ملاقات میں، ہم اس یا اس حقیقت پر بین الاقوامی طور پر زور دے سکتے ہیں، اگر بات کرنے والے نے ہمیں سمجھا نہیں تو کچھ واضح کر سکتے ہیں۔ اگر تقریر کی غلطی ہو جائے تو ہم اسے فوراً درست کر سکتے ہیں۔ لیکن ایک کاروباری خط میں، ہمیں انتہائی واضح اور عین مطابق ہونا چاہیے تاکہ الفاظ کی دوہری تشریح نہ ہو۔

وہ کہتے تھے: "کاغذ سب کچھ برداشت کرے گا،" اس کا مطلب یہ ہے کہ ناقابل اعتماد حقائق بھی لکھے جا سکتے ہیں۔ ہماری رائے ہے کہ کاروباری خط و کتابت ہر ممکن حد تک ایماندار ہونی چاہیے۔ ویسے اب کاغذی خط کم بھیجے جاتے ہیں۔ بنیادی طور پر، وہ معاہدے اور دیگر دستاویزات نقل و حمل کرتے ہیں۔ اس معاملے میں، لیٹر ہیڈز کو تنظیم کی اعلیٰ حیثیت کے ثبوت کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے۔

آج کل، زیادہ تر معاملات میں، کاروباری خط و کتابت ورچوئل اسپیس میں ہوتی ہے، اور اس کی اپنی خصوصیات ہیں۔ جب مکالمہ ابھی شروع ہو رہا ہے، تو آداب کے مطابق سلام لکھنے کا رواج ہے، مثال کے طور پر: "ہیلو، پیارے اولیگ سرجیویچ! " اور کام کے دن کے دوران بعد کے خطاب پر سلام کو چھوڑا جا سکتا ہے۔

تحریری مواصلات، بشمول ای میل کے ذریعے، زبان کے اصولوں کی پابندی اور بے عیب خواندگی کی ضرورت ہوتی ہے۔ سب کے بعد، خط و کتابت آپ کے خلاء کو ایک تعلیم یافتہ بات کرنے والے کو ظاہر کر دے گی۔ لہذا، ہم آپ کو مشورہ دیتے ہیں کہ اگر آپ کو اپنے علم کے بارے میں مکمل طور پر یقین نہیں ہے تو خصوصی خدمات کی مدد سے کیا لکھا گیا ہے اس کی جانچ کریں۔

ہم ان عمومی اصولوں کی فہرست بناتے ہیں جن کے لیے الیکٹرانک مواصلات کی اخلاقیات کی ضرورت ہوتی ہے۔ وہ بہت آسان ہیں، لیکن بہت سے، افسوس، ان کو نظر انداز کرتے ہیں:

• ہر جملے کا آغاز بڑے حروف میں ہوتا ہے۔
• فقرے کے آخر میں ایک وقفہ لگایا جاتا ہے تاکہ جو پڑھا جاتا ہے اس کا مفہوم واضح ہو۔
• مسئلے کو حل کرنے اور حل تجویز کرنے کے لیے، گولیوں والی یا نمبر والی فہرست کا استعمال کرنا مفید ہے۔
• وضاحت کے لیے، میزیں، گراف، چارٹ استعمال کرنا اچھا ہے۔
• خاص طور پر ایک ذہین، پڑھے لکھے مکالمے کی طرح نظر آنے کی کوشش نہ کریں، سادہ خیالات کو ضرورت سے زیادہ شریک اور حصہ دار موڑ کے ساتھ پیچیدہ نہ کریں۔
• آپ جتنی آسانی سے اپنے خیالات کا اظہار کریں گے، اتنا ہی بہتر ہے۔
• اگرچہ روزمرہ کی تقریری ثقافت میں لفظیات سے گریز کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن کاروباری ماحول میں، پیشہ ورانہ لفظیات اور انگریزی سے قرض لینا اب اچھی شکل سمجھا جاتا ہے (لیکن اس سے زیادہ نہ کریں!)

پیغامات کی درج ذیل اقسام ہیں:

• پروموشنل پیشکش؛
• یوم تشکر؛
• ساتھ؛
• وارنٹی
• یاد دہانیاں؛
• انتباہات
• تعاون کی تجاویز

عام قواعد کے علاوہ، کاروباری تحریر کی کچھ تفصیلات جاننا بھی ضروری ہے۔ہم وہ قواعد دیں گے جو زیادہ تر معاملات میں مناسب ہوں گے۔

ای میل کے آغاز کو ہیڈر کہا جاتا ہے۔ اس پر تنظیم کا لوگو ہے۔ ہمیشہ ہاتھ میں رکھنا مفید ہے (یعنی آپ کے کمپیوٹر کے ڈیسک ٹاپ پر) ایک ٹیمپلیٹ جس میں یہ لوگو درج کیا گیا ہے۔

آف لائن کمیونیکیشن کے برعکس، جدید اصول آپ کو مخاطب کو سلام کرنے کا پابند نہیں کرتے ہیں، اور آپ اسے فوری طور پر نام اور سرپرستی سے پکار کر معاملے کا نچوڑ بیان کر سکتے ہیں۔ تاہم، بہت سے لوگ پیغام کے شروع میں لکھتے رہتے ہیں: "صبح بخیر! "، "ہیلو! "، "شام بخیر! ' یا 'سلام۔' اور اس میں بھی معمول سے کوئی انحراف نہیں ہے۔

خط کے جسم کے تقاضے بتاتے ہیں کہ اس میں خط و کتابت کا مفہوم مضمر ہے۔ متن کو پیراگراف میں تقسیم کرنا اچھی شکل سمجھا جاتا ہے، جو بات کرنے والے کی طرف توجہ دینے والے رویے کی علامت ہے۔ ہر پیراگراف میں، موضوع کے ایک یا دوسرے پہلو کا نام اور انکشاف کیا گیا ہے۔ مسئلہ کی نشاندہی کرنے کے علاوہ، اسے حل کرنے کے طریقے تجویز کرنے کا رواج ہے۔ تو بات کرنے کے لئے، چھوٹے میں ایک کاروباری خیال کو ظاہر کرنے کے لئے.

پیغام کے آخری حصے میں، آپ رسمی اور زیادہ ذاتی جذبات کا اظہار کر سکتے ہیں۔ الفاظ "احترام کے ساتھ…"، "بہترین سلام..." (انگریزی میں "بہترین سلام") یا زیادہ جذباتی خواہش "آپ کا دن اچھا گزرے! "

ذاتی دستخط میں، آخری نام اور پہلا نام (اور کچھ حلقوں میں، سرپرستی بھی) کی نشاندہی کرنا ضروری ہے۔ ایسے فون نمبر بھی ہونے چاہئیں جن پر آپ کال کر سکتے ہیں: موبائل اور آفس سٹی۔ حال ہی میں، کمپنی کے لوگو کے ساتھ ایک الیکٹرانک دستخط فیشن میں آیا ہے۔

تنظیم کے الیکٹرانک پورٹل کا ایک اضافی لنک اضافی اشتہار کے طور پر کام کرتا ہے اور مستقبل میں اس سائٹ پر ٹریفک کو بڑھا سکتا ہے۔

زیادہ تر دفتری ملازمین کے پاس اپنے ای میل باکس میں خطوط کا ایک بہت وسیع ذخیرہ ہوتا ہے۔ تاکہ بات کرنے والا طویل خط و کتابت میں الجھن کا شکار نہ ہو، جواب کی شکل میں خط بھیجنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ جب آپ خط کے مضمون کے شروع میں مناسب باکس پر کلک کرتے ہیں تو انگریزی مخفف "Re…" ظاہر ہوتا ہے۔ یہ بہت آسان ہے، کیونکہ مکتوب فوری طور پر خط و کتابت کی پیشرفت کو یاد رکھے گا۔

آپ اس انٹرلوکیوٹر کے ساتھ ورچوئل کمیونیکیشن کی پوری تاریخ محفوظ کر سکتے ہیں، یا آپ صرف آخری یا سب سے اہم اقتباسات چھوڑ سکتے ہیں۔ جدید کاروباری آداب کا تقاضا ہے کہ آپ ای میلز کا فوری جواب دیں۔ بہر حال، ہم اپنے دن کا ایک اہم حصہ کام کے کمپیوٹر پر گزارتے ہیں۔ اس کے علاوہ، میل کو موبائل آلات سے بھی چیک کیا جا سکتا ہے۔

اگر پیغام کی خاص اہمیت اور فوری ضرورت ہے، تو اسے خط کے بارے میں یاد دلانے کے لیے ایس ایم ایس لکھنے یا فون کال کرنے کی اجازت ہے۔

تخلیقی شخصیات میں، ڈاک ٹکٹوں کے استعمال کو قبول نہیں کیا جاتا ہے اور اس کے علاوہ، مذاق اور مذمت کی جاتی ہے۔ لیکن کاروباری خط و کتابت میں، ڈاک ٹکٹ معیاری حالات کی عکاسی کرنے میں مدد کرتے ہیں۔

متعین تاثرات اور فقروں کا ورچوئل پگی بینک رکھنا مفید ہے۔ درحقیقت، ساختہ مواصلات، دفتری کام، اور رسمی مسائل کا حل انہی کلچوں پر بنایا گیا ہے۔ مثال کے طور پر، ٹرن اوور سے ہمدردی کا اظہار کیا جاتا ہے "بدقسمتی سے، ہمیں آپ کو مطلع کرنا ہے ..."۔تعریف کا احساس اس ڈیوٹی فارمولے میں جھلکتا ہے: "آپ کی انمول شراکت کا شکریہ..."۔ اور، آخر میں، خوشی: "ہمیں یہ بتاتے ہوئے فخر ہے کہ..." لیکن آخری جملہ: "ہم مزید نتیجہ خیز تعاون کے منتظر ہیں" مزید کاروباری رابطوں کی امید کا اظہار کرتا ہے۔

تو، ہم نے کاروباری خط و کتابت کے آداب کے بارے میں بات کی۔ مواصلات کو ہر ممکن حد تک آرام دہ اور نتیجہ خیز بنانے کے لیے یہ اصول ضروری ہیں۔ ان کا استعمال کریں اور آپ دیکھیں گے کہ خدمت میں آپ کا کام آسانی سے چلا گیا ہے!

ای میل سمیت کاروباری خط و کتابت کے قواعد کے بارے میں مزید معلومات کے لیے درج ذیل ویڈیو دیکھیں۔