کاروباری مواصلات کے مراحل

مواصلات لوگوں کے درمیان تعامل کا عمل ہے جس میں معلومات کا تبادلہ، تشخیص اور تفہیم شامل ہے۔ جب بات کاروباری مواصلات کی ہو تو، شراکت داروں کے تعامل کو سب سے زیادہ آرام دہ بنانے میں مدد کے لیے کچھ اصول اور اصول استعمال کیے جاتے ہیں۔ صحیح ترتیب کو مدنظر رکھتے ہوئے، جو کاروباری مواصلات کے ضروری مراحل کا مشاہدہ کرنے پر مشتمل ہوتا ہے، مطلوبہ نتائج کے حصول کی ضمانت دیتا ہے، جو دونوں شراکت داروں کے لیے بہتر ہے۔

کاروباری مواصلات ایک کثیر مرحلہ عمل ہے جس میں بعض ضروریات سے متعلق لوگوں کے درمیان تعلقات کی تخلیق اور مزید بہتری شامل ہوتی ہے۔ اس عمل میں اہم معلومات کی منتقلی، تعامل کے تصور کی ترقی، ادراک اور بات چیت کرنے والے کی تفہیم شامل ہے۔

کاروباری مواصلات میں متعدد خصوصیات ہیں، جن کا علم اس قسم کے تعامل کے جوہر کو سمجھنے میں مدد کرے گا:

• ساکھ کی قدر۔ کاروبار میں، ایک انٹرپرائز کا چہرہ اس کی ساکھ ہے، جو وہ بنیاد ہے جس پر کمپنی کی مستقبل کی کامیابی کی بنیاد رکھی جاتی ہے۔اس وجہ سے، کاروباری مواصلات کا مقصد اسے برقرار رکھنا اور اس کی حفاظت کرنا ہے۔
• وضاحت اور درستگی۔ اہداف کی ایک واضح اور درست تعریف مؤثر پیشہ ورانہ ترقی کو یقینی بناتی ہے جو تیزی سے خود تنظیم اور ذمہ داری کی تشکیل کو فروغ دیتی ہے۔
• مشترکہ سرگرمی، دونوں فریقوں کے لیے فائدہ مند۔ کاروباری تعامل میں، کوئی صرف ایک فریق کی فلاح و بہبود کا خیال نہیں رکھ سکتا۔ شراکت داروں کا اتحاد اور باہمی فائدہ مند پوزیشن دونوں فریقوں کے لیے کامیابی اور بہترین نتائج کو یقینی بناتی ہے۔

کاروباری مواصلات کا نتیجہ اس بات پر منحصر ہے کہ عمل کو خود کتنی احتیاط سے منظم کیا گیا ہے۔ کاروباری مواصلات کے ڈھانچے میں، بعض مراحل کو ممتاز کیا جا سکتا ہے. اس طرح کے مواصلات کے اہم نکات کا علم اور ہر مرحلے کے مطابق رویے کے اصولوں کو حاصل کرنے میں مدد ملے گی.

اس مرحلے میں اجلاس کی براہ راست تنظیم شامل ہے۔ پہلے مرحلے پر، مخصوص سوالات اور مسئلے کو حل کرنے کے لیے کئی اختیارات کے ساتھ ایک منصوبہ تیار کرنا ضروری ہے۔ بات چیت کرنے والے ساتھی کے نقطہ نظر کا تجزیہ کرنا اور سب سے زیادہ فائدہ مند تعلقات کی حکمت عملی کا انتخاب کرنا ضروری ہے۔ بات چیت کے نتائج کی پیشین گوئی کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ تنظیمی لمحات تیاری کے مرحلے کو مکمل کرتے ہیں: میٹنگ کی جگہ اور وقت کا عہدہ۔

بات چیت کرنے والے کی نفسیاتی تصویر، جو آپ کی آنکھوں میں تیار ہوتی ہے، بعض حالات، واقفیت کی مدت، دوسرے ملازمین سے موصول ہونے والے شخص کے بارے میں معلومات پر منحصر ہے. رویے کی زبانی اور غیر زبانی کارروائیوں میں فرق کیا جاتا ہے، جو بات چیت کرنے والے کی نفسیاتی تصویر بنانا ممکن بناتا ہے:

• بولنے کا طریقہ (مواد، مستقل مزاجی، دورانیہ، اظہار اور تقریر کی خصوصیات)؛
• اشاروں اور چہرے کے تاثرات؛
• مخصوص اعمال (ایک شخص کی حرکات اور کرنسی، بات چیت کرنے والوں کے درمیان فاصلہ، چھونے)؛
• جسمانی حرکات (چھونے، تھپتھپانے، اسٹروک کرنا)۔

ایک نفسیاتی پورٹریٹ بنانے میں ایک اہم کام بات چیت کرنے والے کی ظاہری شکل کے مطالعہ کی طرف سے کیا جاتا ہے. یہ ہیں لباس کی ترجیحات، صفائی، صفائی ستھرائی اور ظاہری شکل کی معصومیت، فیشن کے رجحانات کی پاسداری یا ان کو نظر انداز کرنا، دوسرے لوگوں کے پہنے ہوئے کپڑوں کی نقل کرنا۔

ایک ملازم کی نفسیاتی تصویر کا تعین کرتے ہوئے، اس کی شخصیت پر توجہ مرکوز کرنا ضروری ہے:

• کردار (مفادات، اصول، منصوبے، ترجیحات)؛
• سلوک (قابلیت، زندگی کی مہارت، پیشہ ورانہ تجربہ)؛
• شخصیت کا روحانی پہلو (فکری، علمی اور جذباتی شعبوں کے عمل اور خصوصیات کی منفرد خصوصیات)؛
• سماجی اور نفسیاتی پہلو (حیثیت، سماجی کردار، طرز زندگی اور کام کی تفصیلات)؛
• بایو سائک خصوصیات (مزاج، جنس اور بات چیت کرنے والے کی عمر، صحت کی حالت)؛
• رابطہ کی تشکیل.

کاروباری رابطہ قائم کرنے کے لیے، ایک سنجیدہ گفتگو کے لیے سازگار ماحول بنانا ضروری ہے، جس میں شراکت دار کے لیے آپ کی خیر سگالی اور دلچسپی کا اظہار شامل ہو۔ یہ ایک نرم مسکراہٹ، ایک شائستہ سلام اور ایک وقفہ کے ذریعہ سہولت فراہم کرے گا جو بات کرنے والے کو گفتگو میں شامل ہونے اور اس میں براہ راست حصہ لینے کا موقع فراہم کرتا ہے۔

ایک معیاری گفتگو کا آغاز درج ذیل اعمال کے نفاذ کے ساتھ ہوتا ہے: اہداف کا انکشاف، ایک طرف اور دوسری طرف شراکت داروں کی کارکردگی، موضوع پر آواز اٹھانا، گفتگو کرنے والے شخص کا تعارف، مسئلہ کی تحقیق کے طریقہ کار کا اعلان۔

یہ مرحلہ ایک مناسب مذاکراتی منصوبہ کا تعین کرنے اور پارٹنر کی طرف سے بات چیت میں دلچسپی بڑھانے کے لیے لازمی ہے۔ اس طریقہ کار کو ایک لطیفے کے ذریعے آسان بنایا جا سکتا ہے جو جگہ اور وقت کے لیے موزوں ہو۔

آپ کو ان کرداروں کے بارے میں بھی فیصلہ کرنا چاہیے جو فریقین کاروباری مواصلات کے دوران ادا کریں گے۔ عمل کی سرعت ایک پارٹنر کی تقلید، اس کی کرنسی، پلاسٹکٹی، آواز کے لہجے، اشاروں کا آئینہ دکھا کر سہولت فراہم کرتی ہے۔ کچھ وقت (5-10 منٹ) کے بعد، حالات کے اعلان پر آگے بڑھنا ممکن ہے۔ اس کے لیے مساوی عہدوں کی ضرورت ہے۔ آپ دوسری پوزیشن پر جا سکتے ہیں، جو غیر زبانی مواصلات سے ظاہر ہوتا ہے.

اس مرحلے کے دوران، اختلافات کے بجائے مماثلت پر زور دیا جانا چاہئے. اس کی بدولت مذاکرات سے مطلوبہ نتیجہ حاصل کرنے میں مدد ملے گی۔ حل نہ ہونے والے اختلاف کی صورت میں، یہ تجویز کی جاتی ہے کہ ایک غیر جانبدار پوزیشن پر چلے جائیں، جس میں خود کا اندازہ لگانا شامل نہیں ہے۔

یاد رکھیں کہ مضبوط دلائل کی ضرورت ہے۔ اس صورت میں، کچھ قوانین کا مشاہدہ کیا جانا چاہئے:

• خیالات کی پیش کش سادہ، قابل فہم، قطعی اور قائل فقروں کا استعمال کرتے ہوئے کی جانی چاہیے۔
• دلائل کو ساتھی کی شخصیت کے مطابق ڈھالنا مناسب رہے گا۔
• اپنے شواہد کو واضح اور اختصار کے ساتھ پیش کرنا ضروری ہے۔
• کسی مسئلے کے بارے میں بات کرتے وقت، آپ کو ثابت قدم رہنے کی ضرورت ہے: اگر آپ کو اپنی رائے پر یقین ہے تو آپ ہار نہیں مان سکتے۔
• ریزرو میں مقالے کی حمایت کرنے والے ثبوت کا ہمیشہ ایک وزنی ٹکڑا ہونا چاہئے (اگر بات کرنے والا فیصلے پر شک کرنے لگے)۔
• قابل اعتماد حقائق استعمال کرنے کی سفارش کی جاتی ہے جو بات چیت کرنے والے کو بغیر کسی تاخیر کے فیصلہ کرنے میں مدد فراہم کریں۔
• اس وقت تک ہمت نہ ہاریں جب تک کہ ساتھی اپنے انکار کی تصدیق نہ کر دے۔
• آپ کو اپنے موقف کے حق میں انتہائی قائل دلائل کا استعمال کرنا چاہیے، خیالات کا اظہار اس طرح کرنے کی کوشش کرنا چاہیے کہ وہ بات کرنے والے میں پوری طرح دلچسپی رکھتے ہوں۔

بات چیت کرتے وقت، مختلف مباحثوں سے بچنا ہمیشہ مشکل ہوتا ہے۔ ایسی صورت حال میں جس اہم کام سے نمٹنے کی ضرورت ہے وہ ہے ساتھی کو یہ ثابت کرنا کہ آپ صحیح ہیں (شکوک و شبہات کو دور کرکے، مزاحمت کے محرکات کا تعین کرکے، دفاعی ردعمل، حکمت عملی کے بارے میں سوچ کر)۔ ایک ہی وقت میں، واضح فیصلوں سے بچنا چاہئے، ورنہ سب کچھ الٹا اثر میں بدل جائے گا۔

اگر آپ سمجھ حاصل کرتے ہیں، تو مزید تعامل سنگین مشکلات کا باعث نہیں بنے گا۔ اس کے بعد، آپ کو ایک مشترکہ فائدہ تلاش کرنے کی ضرورت ہوگی۔ اپنے ساتھی کو پہل کرنے کا موقع دیں۔

مطلوبہ مقصد کے حصول کے لیے اس کی شرکت کو کنٹرول کرنا ضروری ہے۔اگر آپ کا اپنا فیصلہ بات چیت کرنے والے کے مقابلے میں بہت زیادہ مضبوط ہے، تو آپ کو اس کی تجویز پر غور سے غور کرنا چاہئے اور یہ بتانا چاہئے کہ اس خیال کو حتمی شکل دینے کی ضرورت کیوں ہے، کس بنیاد پر مختلف پوزیشن لینا زیادہ فائدہ مند ہے۔

وضع کردہ معیار کو حتمی ورژن میں ترجمہ کیا جانا چاہئے۔ اس کے بعد، آپ کو ایک معاہدہ شروع کرنے کی ضرورت ہے. ہر فریق کی طرف سے فرض کی گئی ذمہ داریوں کو مزید تفصیل سے بیان کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ جیسے ہی فیصلہ ہو جائے گا، مکالمہ کرنے والے سے اظہار تشکر مناسب ہو گا۔

کاروباری کمیونیکیشن کا آخری مرحلہ بہت اہم کردار ادا کرتا ہے، اس لیے اس پر بھی وہی توجہ دی جانی چاہیے جو پچھلے تمام مراحل پر تھی۔ حتمی رائے کا اثر مجموعی طور پر مکالمہ کرنے والے کی شبیہہ اور ان شراکتوں پر پڑتا ہے جو فی الحال برقرار ہیں اور مستقبل کے لیے منصوبہ بندی کی گئی ہیں۔ احسان، احترام اور تدبر اب بھی دکھانا چاہیے۔

کاروباری مواصلات کو فائدہ پہنچے گا اور استعمال ہونے پر اچھے نتائج کی ضمانت دی جائے گی۔ مندرجہ ذیل اصول اور ہدایات:

• مشروبات (چائے، کافی) مالک کی صوابدید پر یا طویل مذاکرات کے دوران پیش کیے جاتے ہیں۔
• کاروباری مذاکرات کے دوران فون کالز نہ کریں۔ اس وقت فون بند کر دینا بہتر ہے۔ شراکت دار کے لیے احترام اور کاروباری تعامل کے لیے عمومی طریقہ کار کو ظاہر کرنا ضروری ہے۔
• مذاکرات کے دوران احاطے سے نکلنا ممنوع ہے۔ ایک غیر معمولی معاملہ طبی امداد کی ضرورت ہے۔
• کام کا ریکارڈ رکھنا خوش آئند ہے، کیونکہ یہ پارٹنر کی دلچسپی اور توجہ پر زور دیتا ہے۔
• اچھے ذوق کی علامت یہ ہے کہ کسی پارٹنر کے تجارتی راز سے متعلق سوالات نہ پوچھیں۔یہ عجیب و غریب پوزیشن سے بچنے میں مدد کرتا ہے۔

اہم کاروباری مواصلاتی مہارتوں کے بارے میں، درج ذیل ویڈیو دیکھیں۔