کاروباری گفتگو: قواعد، اقسام اور مراحل

کاروباری تعلقات کے نتائج اکثر ذاتی مذاکرات اور مکالموں پر منحصر ہوتے ہیں۔ کاروباری رابطے، تحریری طور پر یا ٹیلی فون کے ذریعے، ذاتی بات چیت میں تیار کیے جاتے ہیں۔ ایک ہی وقت میں، انٹرویو کے شرکاء تمام مواصلاتی ذرائع کا استعمال کرتے ہیں: وہ نہ صرف تقریر، بلکہ اشاروں، چہرے کے تاثرات، اور ذاتی اثر و رسوخ بھی استعمال کرتے ہیں.

کاروباری گفتگو عام طور پر دو بات چیت کرنے والوں کے درمیان ہونے والی گفتگو ہوتی ہے، اسی لیے انہیں مخالف کی ذاتی خصوصیات، اس کے مقاصد، تقریر کی خصوصیات اور آداب کا اطلاق کرنا چاہیے۔ باہمی رابطے میں بات چیت کرنے والے کو متاثر کرنے کے مختلف طریقے شامل ہوتے ہیں۔

ایک کاروباری گفتگو جس کا ایک مخصوص موضوع ہوتا ہے اور وہ ذاتی طور پر ہوتا ہے اکثر ملازمین کے درمیان ایک ہی تنظیم میں ہوتا ہے۔گفتگو کا مقصد بات چیت میں ایک شریک کی خواہش ہے کہ وہ الفاظ کی مدد سے دوسرے یا ملازمین کے پورے گروپ پر اثر انداز ہو تاکہ سرگرمی کو آگے بڑھایا جائے، موجودہ کام کرنے والے ماحول یا تعلقات میں تبدیلیاں آئیں، اور اپنے معیار کو بہتر بنائیں۔

کاروباری گفتگو کا ایک اور مقصد انتظامیہ کو ملازمین کی رائے اور استدلال کی بنیاد پر نتائج اور فیصلے بنانے کی ضرورت ہے۔

زبانی مواصلات کی دوسری اقسام پر کاروباری گفتگو کا فائدہ یہ ہے:

• بات چیت کرنے والوں کے ریمارکس پر ردعمل کی رفتار میں، جو مطلوبہ نتیجہ حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے؛
• انٹرویو کے دوران سننے والے نقطہ نظر، فیصلوں، خیالات، دلائل اور شکی بیانات کو مدنظر رکھتے ہوئے، کنٹرول اور نگرانی کرکے منتظم کی آگاہی میں اضافہ کرنا؛
• زیر بحث موضوع کا مطالعہ کرنے کے لیے طریقوں کے ایک لچکدار معقول سیٹ کی فضیلت میں، جو کہ مسئلہ کو حل کرنے اور تمام فریقین کے دعووں کا نتیجہ ہے۔

ایک کاروباری گفتگو کچھ افعال کے نفاذ پر مرکوز ہے:

• نئی سمتوں کی تلاش؛
• امید افزا منصوبوں کا آغاز؛
• ڈیٹا تبادلہ؛
• شروع کی گئی سرگرمیوں کا ضابطہ؛
• ایک انٹرپرائز کے ملازمین کے باہمی رابطے؛
• اداروں، فرموں، صنعتوں کے درمیان کاروباری رابطوں کو آسان بنانا۔

کاروباری گفتگو اور ملاقاتوں کے نتائج نہ صرف اس کی تیاری سے متعین ہوتے ہیں بلکہ خود گفتگو کی تعمیر سے بھی متعین ہوتے ہیں۔انٹرویو لینے اور ان کے اصولوں کا مشاہدہ کرنے کے اچھی طرح سے قائم طریقوں سے ناقابل تردید غلطیوں سے بچا جا سکتا ہے۔ ہمیشہ خیر سگالی کا ماحول ہونا چاہیے - سخت بیانات ناقابل قبول ہیں۔

عقلیت کا اصول رویے کی روک تھام پر دلالت کرتا ہے، خاص طور پر اس معاملے میں جو ساتھی جذباتی ہو رہا ہو۔ جذبات پر قابو نہ ہونا عام طور پر کیے گئے فیصلے پر منفی اثر ڈالتا ہے۔ ایسے حل کو بہترین نہیں کہا جا سکتا۔

مفاہمت کا اصول ضروری ہے تاکہ بات چیت کرنے والے مکالمے میں مشترکہ بنیاد تلاش کر سکیں اور مطلوبہ اثر حاصل کر سکیں۔

گفتگو کے دوران، بولنے والوں کی توجہ کے ارتکاز میں اتار چڑھاؤ آتا رہتا ہے حتیٰ کہ منتشر عوامل کی عدم موجودگی میں۔ اس طرح کی باریکیوں پر غور کرنے اور ان کو دیکھتے ہوئے، اس وقت یہ ضروری ہے کہ آپ دوبارہ اپنی طرف توجہ مبذول کریں اور روکے ہوئے رابطے کو دوبارہ شروع کریں۔

وشوسنییتا کا اصول مکالمہ کرنے والے کو مطلع کرنے کی صداقت کی لازمی پابندی کا حکم دیتا ہے - چاہے وہ غلط معلومات ہی کیوں نہ دے۔ اس سے مکالمے کو فائدہ ہوتا ہے اور مطلوبہ اہداف حاصل ہوتے ہیں۔

ایک اہم نفسیاتی اصول بات چیت کرنے والے کے ساتھ گفتگو کے موضوع کے درمیان فرق ہے۔ مخالف کے بارے میں ساپیکش رویہ اشارے کی تشخیص کی معروضیت کو متاثر کر سکتا ہے۔ ایک تعمیری بات چیت نقطہ نظر کے ساتھ واقعات، اور تجربات کے ساتھ رائے کے درمیان فرق پر مبنی ہے.

کاروباری بات چیت کے انعقاد کے لیے اس طرح کے عمومی اصولوں کی کنکریٹائزیشن ان کے نفاذ کے اصول ہیں، جو مذاکرات کی حفاظت اور کارکردگی میں معاون ہیں۔

دوہری دلچسپی کا اصول یہ ہے کہ انٹرویو لینے والوں میں سے ہر ایک کی دوہری دلچسپی ہوتی ہے: نہ صرف گفتگو کے موضوع کا جوہر اور مواد، بلکہ ساتھی کے ساتھ تعاون بھی۔نتیجہ خیز تعلقات کو برقرار رکھنا ایک بات چیت میں معلومات کے تبادلے سے کم اہم کام نہیں ہے۔

ماہرین مشورہ دیتے ہیں کہ بات چیت کو اس طرح سے چلایا جائے کہ اس سے ملازمین اور مینیجرز کے درمیان تعلقات میں خلل نہ پڑے۔ اس کے لیے آپ کو ضرورت ہے:

• بات چیت کرنے والوں کے مقاصد اور ارادوں کے بارے میں ان کے اپنے مفروضوں کی بنیاد پر کسی نتیجے پر پہنچنے میں جلدی نہ کریں۔
• مخالف کی بات توجہ سے سنیں اور دکھائیں کہ وہ سمجھ گیا ہے۔
• ماضی کے بارے میں بحث کرنے کے بجائے اپنی دلچسپی اور اپنے اہداف کا اظہار کریں، اور خیالات کا اظہار صاف اور واضح طور پر کیا جانا چاہیے۔
• مستقبل کے اقدامات پر تبادلہ خیال کریں.

ایک پارٹنر میں دلچسپی پر زور بھی ایک اہم اصول سمجھا جاتا ہے جو دونوں بات چیت کرنے والوں کے کاموں کو بہت آسان بنانے میں مدد کرے گا۔ فقرے: "قابل فہم"، "دلچسپ"، "جان کر خوشی ہوئی"، قدرتی طور پر گفتگو میں شامل کیے گئے، ایک پر سکون ماحول پیدا کریں گے اور معاہدے اور باہمی افہام و تفہیم کے اظہار میں مدد کریں گے۔ یہی مسئلہ حل ہو سکتا ہے اگر آپ مکالمہ کرنے والے سے مخاطب ہوں، اسے نام اور سرپرستی سے پکاریں، اور پریشانی اور چڑچڑا پن بھی نہ دکھائیں۔

اضافی یا معاون معلومات کو واضح کرنے کی خواہش بھی دلچسپی برقرار رکھنے میں مدد کرے گی۔

ہر بات چیت مشترکہ بنیاد تلاش کرنے کا ایک طریقہ ہے۔ مکالمے کے کامیاب ہونے کے لیے اسے تضادات سے شروع کرنے کا مشورہ نہیں دیا جاتا۔ عام طور پر وہ ان عنوانات سے شروع کرتے ہیں جن پر رائے ایک جیسی ہوتی ہے، مثال کے طور پر، موسم کے بارے میں۔ ایسا اس لیے کیا جاتا ہے کہ شروع ہی سے کوئی منفی جواب نہ آئے اور بات کرنے والے کو قائل کرنے میں کوئی کسر اٹھا نہ رکھی جائے۔ماہرین تجویز کرتے ہیں کہ ہمیشہ کچھ پہلے سے تیار کردہ جملے رکھیں، جن کے جوابات صرف مثبت ہیں۔

کاروباری گفتگو کی تیاری سب سے اہم مرحلے سے شروع ہوتی ہے - منصوبہ بندی، جس میں میٹنگ کے مسائل اور مقاصد وضع کرنے کے ساتھ ساتھ مذاکراتی منصوبہ اور اس پر عمل درآمد کے طریقے بھی شامل ہوتے ہیں۔ پیشہ ور مشورہ دیتے ہیں:

• منصوبہ بند گفتگو کے مجوزہ عمل پر غور کریں اور وزن کریں، اس کا پروگرام بنائیں؛
• ممکنہ بات چیت کرنے والے کے بارے میں تمام ضروری معلومات جمع کریں؛
• ان کے عقائد اور ارادوں کو ثابت کرنے کے لیے درکار دلائل کی تاثیر کی جانچ کرنا؛
• ان کی تعریفوں اور خیالات کی مستقل مزاجی کو چیک کریں۔
• پیش کردہ دلائل پر بات کرنے والے یا مخالف کے رد عمل کے اختیارات پر غور کریں۔

مستقبل کی گفتگو کے وقت اور جگہ کا تعین شرکاء کی پوزیشن اور رویہ پر منحصر ہے۔ یہ کسی کے اپنے، غیر ملکی یا غیر جانبدار علاقے پر کیا جا سکتا ہے۔ آپریشنل ٹریننگ کرنے کے بعد، جمع شدہ اور تیار شدہ مواد کو چیک کرنا اور اس میں ترمیم کرنا اور مستقبل کے انٹرویو کے لیے پلان کو حتمی شکل دینا ضروری ہے۔

کاروباری گفتگو کی تعمیر 5 مراحل پر مشتمل ہے:

• بات چیت کا آغاز؛
• معلومات فراہم کرنا؛
• دلیل
• مخالف کے دلائل کو ختم کرنا؛
• تجاویز کی منظوری

ان میں سے ہر ایک مرحلہ پیشہ ورانہ علم، وضاحت، منطق پر مبنی ہوتا ہے، جس میں انٹرویو لینے والوں کی ذاتی خوبیاں شامل کی جاتی ہیں، جو گفتگو میں بہت اہمیت کی حامل ہوتی ہیں۔ اس کے نتائج کے لیے مختلف ممکنہ اختیارات کی بنیاد پر بات چیت کا منصوبہ بنایا جانا چاہیے۔ بعض اوقات آپ کو کچھ دلائل دہرانے پڑتے ہیں۔

پہلے مرحلے میں - مکالمے کے آغاز میں - کسی ساتھی سے رابطہ تلاش کرنا، ایک پرکشش ماحول کو منظم کرنا، بات کرنے والے کی دلچسپی اور پہل پر قبضہ کرنا ضروری ہے۔ یہ خاص تکنیک استعمال کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے جو مکالمہ شروع کرتی ہیں۔ یہ شامل ہیں:

• کشیدگی کو جاری کرنے کے لئے ایک تکنیک، جو مخالف کے ساتھ قریبی رابطے قائم کرنے میں مدد کرتی ہے؛
• بات چیت کرنے والے کو ہک کرنے کا ایک طریقہ، آپ کو فوری طور پر مسائل کو تازہ ترین لانے کی اجازت دیتا ہے؛
• فنتاسی کو متحرک کرنے کا ایک طریقہ، جس میں سوالات کی ایک بڑی تعداد کا ابھرنا شامل ہے؛
• براہ راست مسئلہ سے رجوع کریں۔

بات چیت کا صحیح آغاز واقفیت، اس کے اہداف اور مقاصد کی صحیح تشکیل، موضوع کی نامزدگی، مسائل پر غور کرنے کے قواعد کا ابلاغ ہے۔

معلومات فراہم کرنے کے مرحلے پر، کسی کو پارٹنر کی درخواستیں اور آراء، اس کے محرکات، دلائل اور خواہشات کا پتہ لگانا چاہیے، منصوبہ بند معلومات کی اطلاع دینی چاہیے، اور بات کرنے والے کی پوزیشن کا تجزیہ کرنا چاہیے۔

مخالف کے فیصلوں کی تردید کے مرحلے میں، اس کے ریمارکس کو غیر جانبدار کیا جانا چاہئے. ایسا کرنے کے لیے ضروری ہے کہ آپ اپنے دلائل کو قائل کریں، بغیر کسی شک کے، آپ کی رائے کی تردید کا امکان نہ ہونے دیں۔ انکار کی منطق مشکوک معلومات کے تجزیہ، حقیقی وجہ تلاش کرنے، تصورات اور طریقوں کے انتخاب میں مضمر ہے۔ اس معاملے میں مختلف حربے اور حربے استعمال کیے جاتے ہیں۔

فیصلہ سازی کے مرحلے پر، بحث کرنے والے کے ذریعہ قبول اور منظور شدہ دلیل کے نتائج کا خلاصہ کیا جاتا ہے، منفی باریکیوں اور نتائج کو ختم کیا جاتا ہے، حاصل شدہ نتیجہ کو یکجا اور تصدیق کیا جاتا ہے، مزید تعاون کے عنوانات تجویز کیے جاتے ہیں۔ اس مرحلے پر کسی کو بے یقینی کا مظاہرہ نہیں کرنا چاہیے تاکہ ساتھی بھی کیے گئے فیصلے پر شک کرنے نہ لگے۔

کاروباری بات چیت کی آزاد اقسام درج ذیل درجہ بندی کی طرف سے خصوصیات ہیں:

• ملازمت کے لیے درخواست دیتے وقت؛
• برطرفی پر؛
• مسئلہ کے بارے میں؛
• نظم و ضبط کی نوعیت.

پہلی قسم تعارفی قسم کی ہے، جس کا بنیادی کام پوزیشن کے لیے درخواست دہندہ کی کاروباری خصوصیات کا تعین اور جائزہ لینا ہے۔ مینیجر کو درخواست دہندہ سے صرف چند بنیادی سوالات پوچھنے کی ضرورت ہوتی ہے جس میں اس شخص کے بارے میں معلومات ہوتی ہیں: تعلیم کی سطح، کام کا تجربہ، موجودہ مہارت اور قابلیت، نوکری تلاش کرنے کی وجوہات، ادائیگی کے دعووں کی سطح۔ بعض اوقات ذاتی خصوصیات کو بھی واضح کرنا ضروری ہوتا ہے۔

ملازم کی رخصتی کے حوالے سے انٹرویو دو طرح کا ہو سکتا ہے: رضاکارانہ تصفیہ یا جبری۔ پہلی صورت میں، منتظم کو برطرفی کی وجوہات کا پتہ لگانا چاہیے - یہ تنظیم کے انتظام کو بہتر بنانے پر توجہ دینے کی وجہ سے ہے۔ عام طور پر ایسے معاملات میں مفید معلومات حاصل کرنا ممکن ہے جو کچھ مسائل کو حل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

تیسری قسم کسی ملازم کے ساتھ بات چیت ہے جس کے ساتھ وہ الگ ہونے پر مجبور ہیں۔ ایک اصول کے طور پر، یہ ایک رہنما کے لئے بہت مشکل ہے. اس طرح کی گفتگو کے دوران، کسی کو نزاکت کا مشاہدہ کرنا چاہئے، لیکن ایک ہی وقت میں اس کے خلاف صحیح اور منصفانہ ریاست کے دعوے. ایسی گفتگو کرنے کے طریقے کے بارے میں خاص اصول اور مشورے ہیں۔

استدلال بیان بازی اور قیاس آرائی کے طریقوں پر مبنی ہوسکتا ہے۔ بیان بازی یہ ہیں:

• بنیادی، پارٹنر سے براہ راست اپیل پر مشتمل؛
• دلائل میں اختلاف تلاش کرنے پر مبنی تضاد؛
• نتائج کو اجاگر کرنے کی ایک تکنیک جو درمیانی نتائج کے ذریعے مطلوبہ نتائج کی طرف لے جاتی ہے۔
• تقابلی
• انفرادی حصوں کے انتخاب کی بنیاد پر تقسیم کا طریقہ؛
• بومرانگ طریقہ؛

• بائیکاٹ
• زور بدلنا اور ان کے مفادات کو سامنے لانا؛
• مسئلہ کے جوہر میں بتدریج تبدیلی پر مبنی طریقہ کار؛
• پولنگ کا طریقہ، پہلے سے طے شدہ سوالات میں ختم ہوا؛
• واضح مدد کی تکنیک.

قیاس آرائی کے طریقوں پر غور کیا جا سکتا ہے:

• مبالغہ آرائی کی تکنیک؛
• کہانی
• اتھارٹی کے استعمال کی ٹیکنالوجی؛
• بات چیت کرنے والے کی شناخت پر شک کرنے کی تکنیک؛
• تنہائی کا ایک طریقہ، جس میں انفرادی تاثرات کو تبدیل شدہ شکل میں پیش کرنا شامل ہے۔
• سمت کی تبدیلی، کسی دوسرے مسئلے پر منتقلی کی بنیاد پر جو تنازعہ سے متعلق نہیں ہے؛
• جبر، جو معمولی مسائل کو بڑھا چڑھا کر پیش کرنے پر مشتمل ہوتا ہے۔
• فریب کی ایک تکنیک جس میں مبہم معلومات کی اطلاع دی جاتی ہے۔
• تاخیر - بات چیت میں تاخیر؛
• ہمدردی کی اپیل پر مبنی اپیل؛
• مسخ کرنے والی تکنیک؛
• ٹریپ سوالات.

ماہرین کاروباری بات چیت کو مندرجہ ذیل طریقے سے کرنے کا مشورہ دیتے ہیں: تجاویز دیں یا سوال جواب کی شکل میں کسی چیز کا جائزہ لیں جو آپ کو پہل کی پوزیشن کو برقرار رکھنے کی اجازت دیتا ہے، واضح لہجے کی اجازت نہیں دیتا، بات چیت کرنے والے کو فعال رہنے کی ترغیب دیتا ہے اور ساتھ ہی ضروری معلومات حاصل کرتا ہے۔ معلومات. مثال کے طور پر یہ جملے استعمال کرنا مناسب اور عقلی ہے:

• "اس معاملے میں آپ کی کیا رائے ہے؟ »؛
• "آپ کا کیا خیال ہے؟..."؛
• "کیا میں نے آپ کا نقطہ نظر صحیح طور پر سمجھا؟ »؛
• "کیا آپ اور مجھے ایک اور آپشن نہیں دیکھنا چاہیے؟ »؛
• کیا آپ کو نہیں لگتا کہ اب حالات آپ کے حق میں نہیں ہیں؟ "

کاروباری گفتگو لوگوں کی صورتحال کو تبدیل کرنے یا مکالمے میں شریک افراد کے درمیان نئے تعلقات قائم کرنے کی خواہش کو پورا کرنے میں معاون ہے۔ اس طرح کی بات چیت کاروبار اور سیاست میں تعلقات کا ایک اہم حصہ ہیں، جو ان کی تنظیموں کے ذریعے مسائل کے حل کے لیے مجاز شراکت داروں کے درمیان روابط کے قیام کی نمائندگی کرتی ہیں۔ آپ کو مختصر بات کرنے کی ضرورت ہے۔

کاروباری مواصلات کے قواعد کے بارے میں مزید جاننے کے لیے، درج ذیل ویڈیو دیکھیں۔