ایک ٹیم میں طرز عمل کے قواعد

ٹیم میں طرز عمل کے اصول کسی بھی ادارے میں سب سے اہم اجزاء میں سے ایک ہوتے ہیں۔ ایک شخص جو ساتھیوں کے ساتھ باہمی افہام و تفہیم حاصل کرنا چاہتا ہے اور کیریئر کی سیڑھی کو آگے بڑھانا چاہتا ہے اسے ایسے قوانین پر سختی سے عمل کرنا چاہیے۔ بہت سی کمپنیاں پہلے ہی اپنے ماتحتوں کے رویے اور ظاہری شکل کے لیے تقاضے لکھتی ہیں۔ اس لیے نوکری کے لیے درخواست دیتے وقت ان کے بارے میں پہلے سے جان لینا ضروری ہے۔

روس میں آداب کو زیادہ سختی سے منظم کیا جانا شروع ہوا اور پیٹر اول کے تحت ہر جگہ متعارف کرایا گیا۔ 18ویں صدی کے آغاز میں ہمارے ملک میں مغرب کے طرز عمل کے اصول اپنائے جانے لگے۔ ایک طویل عرصے سے ایک سمجھوتے کی تلاش تھی اور ہمارے ہم وطنوں کی ذہنیت کے لیے موزوں قوانین متعارف کروائے جا رہے تھے۔ وقت گزرنے کے ساتھ ساتھ آداب کو سیکولر، عسکری، مذہبی اور سرکاری میں تقسیم کیا جانے لگا۔

خدمت کے آداب ایک ٹیم میں طرز عمل کے اصول ہیں، جن کا اظہار کسی مخصوص تنظیم میں پیشہ ورانہ مواصلات کی کچھ ضروریات کی تکمیل میں کیا جاتا ہے۔ یہ کاروباری آداب کی سب سے عام تعریف یا تصور ہے۔

کاروباری آداب کی کئی قسمیں ہیں۔

• گاہک کے ساتھ طرز عمل کے اصولوں کا بغور مشاہدہ کیا جانا چاہیے۔ اپنے بات چیت کرنے والے کو نہ گھوریں اور نہ ہی اس کی آنکھوں میں دیکھتے رہیں - یہ ایک شخص کو الجھا سکتا ہے۔ آپ مذاکرات یا اہم ملاقات کے دوران فون پر بات نہیں کر سکتے۔جوتے اور عام ظاہری شکل صاف اور مدعو ہونی چاہئے۔
• انفارمیشن ٹیکنالوجی کے دور میں الیکٹرانک مواصلات کے قواعد پر عمل کرنا ضروری ہے۔ یہ ای میل کے ذریعے مواصلات، مختلف الیکٹرانک خدمات کا استعمال یا فون پر مختلف ایپلی کیشنز کے ذریعے مواصلات ہو سکتا ہے۔ ای میل میں تمام کالم بھرنا ضروری ہے۔ عنوان "موضوع" کے ساتھ فیلڈ کو صحیح طریقے سے بھرنا خاص طور پر اہم ہے۔ آپ کے خطوط پر ہمیشہ دستخط ہونے چاہئیں۔ آپ کو لوگوں سے شائستگی سے خطاب کرنے کی ضرورت ہے اور سلام کے الفاظ کو مت بھولنا۔ ای میل لکھتے وقت، ایموٹیکنز کے استعمال کی اجازت ہے۔

• دفتری فون کال کے آداب کام پر طرز عمل کے ایک اور اہم پہلو کی نمائندگی کرتا ہے۔ بات چیت کے دوران، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے لہجے اور اپنی آواز میں لہجے کی نگرانی کریں۔ بات چیت کرنے والے کو سلام کرنا ضروری ہے اور اپنا تعارف کرانا نہ بھولیں۔ آپ کو نہ صرف اپنا نام اور مقام، بلکہ اس کمپنی کی بھی وضاحت کرنی ہوگی جس کی جانب سے یہ کال کی گئی ہے۔ بات چیت شروع کرنے سے پہلے، یہ معلوم کرنا ضروری ہے کہ آیا مکالمہ کرنے والا فی الحال مکالمے میں ہے۔ بہتر ہے کہ فوری طور پر نقطہ پر جائیں اور گفتگو کے موضوع کو آواز دیں۔ بات چیت کے دوران کھانا پینا ناقابل قبول ہے۔ سپیکر فون استعمال کرنے کی اجازت صرف بات کرنے والے کی اجازت سے ہے۔ گفتگو کے اختتام پر الوداع کہنا یقینی بنائیں۔
• لیڈر کے کام کے آداب مردوں اور عورتوں دونوں کے لیے یکساں طور پر اہم ہے۔ انتظام کی قسم، ٹیم کے مزاج اور ماتحتوں کے ساتھ اس کے رویے کا تعین کیے بغیر قابل انتظام ناممکن ہے۔ آپ کو دفتر میں تنازعات سے پاک جگہ رکھنے کی کوشش کرنی ہوگی۔
• سینئر انتظامیہ کا دورہ یا اہم مہمانوں کو خصوصی پروٹوکول کے مطابق انجام دیا جاتا ہے۔اس طرح کے پروٹوکول سلوک کو واضح طور پر منظم کیا جاتا ہے۔ یہ تمام قابل قبول اخلاقی معیارات، اوقات اور مہمانوں کے ساتھ ملاقاتوں کی وضاحت کرتا ہے۔

ٹیم میں طرز عمل کے اصول سب کے لیے یکساں ہونے چاہئیں۔ ہر ملازم کو اپنے باس کا احترام کرنا چاہیے اور اس سے دشمنی نہیں کرنی چاہیے۔ ملازم کو ٹیم میں مثبت ماحول میں حصہ ڈالنا چاہیے۔ ساتھیوں کے درمیان تعلقات کے عمل میں، متنازعہ حالات پیدا ہوسکتے ہیں - آپ کو ان سے بچنا چاہئے یا تیز کونوں کو ہموار کرنے کی کوشش کرنی چاہئے۔

ہر ٹیم کے اپنے اصول ہوتے ہیں۔ انہیں کارپوریٹ کوڈ میں طے کیا جا سکتا ہے، یا ان کو بولا نہیں جا سکتا۔ کچھ ادارے دستاویزات کو گھر لے جانے یا پورٹیبل اسٹوریج ڈیوائسز استعمال کرنے سے منع کرتے ہیں۔ غیر کہے گئے قواعد میں کارپوریٹ تقریبات میں لازمی حاضری اور تعطیلات کے لیے ساتھیوں کو علامتی تحائف شامل ہو سکتے ہیں۔ یہ ضروری ہے کہ آپ اپنی تقریر کو دیکھیں اور دوسروں پر بحث نہ کریں۔ بات چیت کے لیے عنوانات کا انتخاب احتیاط سے کرنا اور اپنے بارے میں زیادہ بات نہ کرنا قابل قدر ہے - یہ ہر فرد کی پرورش اور رویے میں پہلے سے ہی ایک جمالیاتی پہلو ہے۔

رہنما اور ماتحت کے درمیان تعلقات کے لئے قواعد کو سختی سے منظم کیا جاتا ہے. مینیجر اور تمام اعلیٰ درجے والے افراد کے ساتھ حد سے زیادہ مانوس طریقے سے بات چیت کرنا یا "آپ" پر سوئچ کرنا ناممکن ہے۔

ایک نئی ٹیم میں، آپ کو رویے کے بنیادی اصولوں کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے - ملازمین اور مینیجر کے درمیان تعلقات کی خصوصیات ہو سکتی ہیں۔ ساتھیوں کے ساتھ برتاؤ میں تدبر کا خیال رکھنا چاہیے۔ کمپنی میں ڈریس کوڈ کی موجودگی کے بارے میں جاننا ضروری ہے۔اگر کام کی جگہ کو چھوڑنا ضروری ہے، تو یہ معلوم کرنے کے قابل ہے کہ یہ کس طرح رسمی ہے: کیا مینیجر کے ساتھ زبانی بات کرنا کافی ہے یا تحریری بیان لکھنا ضروری ہے۔

دفتری لباس کاروباری آداب میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔ کام کے لیے کپڑے کا انتخاب کرتے وقت، آپ کو چند اصولوں پر عمل کرنے کی ضرورت ہے:

• گھر کے بنے ہوئے کپڑے نہ پہنیں؛
• خواتین کو گرمی کے دنوں میں بھی ٹائٹس یا جرابیں پہننی چاہئیں؛
• لڑکیوں کو سکرٹ کی لمبائی اور کپڑے کے رنگ کی پیروی کرنے کی ضرورت ہے؛
• دفتر میں لباس کو صرف انتہائی سخت طرز کے لباس پہننے کی اجازت ہے۔

خواتین کو ضرورت سے زیادہ زیورات پہننے سے گریز کرنا چاہیے۔ ایک چیز کو ترجیح دی جانی چاہئے، لیکن قیمتی دھاتوں سے۔ آپ بنا ہوا اور اونی اشیاء پر زیورات نہیں پہن سکتے۔ مذہبی علامتیں دکھاوے کے لیے پہننا ناقابل قبول ہیں۔ اور خاص باتوں میں سے ایک پرفیوم ہے۔ دن کے دوران اس کی مکمل غیر موجودگی ضروری ہے، خاص طور پر اگر دفتر میں بہت سے لوگ ہوں: ایو ڈی ٹوائلٹ کی بو دوسروں کے لیے ناگوار ہو سکتی ہے، اور کچھ کے لیے الرجک رد عمل کے حملوں کا سبب بھی بن سکتی ہے۔

ڈریس کوڈ کی سختی سے پابندی بنیادی طور پر بڑی کمپنیوں میں کی جاتی ہے۔ کچھ اداروں میں پابندی صرف جینز پر ہے۔ ایسے ادارے ہیں جہاں ڈریس کوڈ نہیں ہے۔ لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو اپنے کپڑوں کے انتخاب میں ابتدائی اصولوں پر عمل نہیں کرنا چاہیے۔

دفتر میں داخل ہوتے ہوئے، آپ کو پہلے ہیلو کہنے کی ضرورت ہے۔ یہ اعلی درجے کے لوگوں کے ساتھ مواصلات پر لاگو ہوتا ہے۔ ہر ملازم کو کام کے وقت کی منصوبہ بندی کی بنیادی باتوں کا علم ہونا چاہیے اور وہ اپنے کام کے وقت اور کاموں کو قابلیت کے ساتھ مختص کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ ڈریس کوڈ کے قوانین پر عمل کرنا ضروری ہے۔ کام کی جگہ انٹرپرائز کے ملازم کی شخصیت ہے، جو خود اس کے مالک کے بارے میں سب کچھ بتائے گا، لہذا اسے ہمیشہ صاف اور صاف رکھا جانا چاہیے۔

دستاویزات کے لیے تمام تقاضوں کی تعمیل کرنا ضروری ہے: تنظیم کے آفیشل لیٹر ہیڈ کو درست طریقے سے پُر کریں، کارپوریٹ فونٹ اور وقفوں پر عمل کریں۔ ایک ملازم کی ایک منظم اور قابل تقریر اس کے مزید کیریئر کی ترقی کی بنیاد ہے. مستقبل میں خوبصورتی سے بولنے کی صلاحیت کے ساتھ، کاروباری خطوط کی صورت میں اپنے خیالات کو کاغذ پر منتقل کرنا آسان ہو جائے گا۔

دوسرے لوگوں کی رائے کو قبول کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے۔ دفتر سے باہر کام کی معلومات پر بات نہیں کرنی چاہیے۔ معلومات کے عدم افشاء پر انتظام کے خصوصی حکم کے ذریعے اس کی سہولت فراہم کی جا سکتی ہے۔

دوسرے لوگوں کو سننے کے قابل ہونا ایک شخص کے لیے بہت بڑی کامیابی ہے۔ کاروبار میں، یہ ایک بہت اہم معیار ہے. مختصر یہ کہ یہ ہنر صحیح وقت پر منافع بخش پیشکش کرنے اور بہت سارے پیسے بچانے میں مدد کرتا ہے۔

کسی دوسرے ملک کے شراکت داروں کے وفد کے ساتھ کام کرتے وقت، اس قومیت کے آداب کو یاد رکھنے کے قابل ہے۔ گفت و شنید کا فن سیکھنا ضروری ہے۔ سب سے پہلے آپ کو بات چیت کرنے والے کی توجہ کو اپنی طرف متوجہ کرنے کی ضرورت ہے، اور پھر اسے ایک خاص نتیجہ پر لانے کی ضرورت ہے.

کسی ماتحت کو ذاتی طور پر ریمارکس دیئے جائیں۔لیکن عوامی تبصرے اس لمحے کے لئے چھوڑ دیا جانا چاہئے، اگر ملازم پہلی بار نہیں سمجھا. ماتحت فوری سپروائزر کے حکم پر عمل کرنے کا پابند ہے، لیکن اسے اپنے نقطہ نظر کے اظہار کا حق حاصل ہے۔

ملازمین کے ذاتی تعلقات، ناول اور نفرت کام کے عمل میں بہت زیادہ مداخلت کرتے ہیں - آپ کو ٹیم میں ہم آہنگی کا ماحول برقرار رکھنے کی کوشش کرنی چاہیے۔ اپنے اشاروں اور الفاظ پر بہت زیادہ توجہ دینا ضروری ہے۔ یہ بات قابل غور ہے کہ مصافحہ واحد قابل قبول سپرش رابطہ ہے۔

کام میں کامیابی کے لیے کئی اصول ہیں جن پر سختی سے عمل کرنا ضروری ہے۔ آئیے اہم پر غور کریں:

• کام پر جلدی آنا ضروری ہے۔
• آپ کو لباس کے ضوابط پر عمل کرنا چاہیے؛
• آپ زیادہ دیر تک سیل فون پر بات نہیں کر سکتے؛
• کام کے دن کے آغاز سے موبائل گیجٹ کو خاموش موڈ میں تبدیل کیا جانا چاہئے؛
• ساتھیوں کے ساتھ اپنی ذاتی زندگی میں مسائل کا اشتراک نہ کریں؛
• ساتھیوں سے قرض نہ مانگیں - کبھی نہیں؛
• آپ کو کام کی جگہ پر دوپہر کا کھانا نہیں کھانا چاہئے (اگر وہاں کھانے کا کمرہ یا کوئی خاص کمرہ ہے تو وہاں کھانا کھانا بہتر ہے)۔

اگلی ویڈیو میں، ورک ٹیم میں اخلاقیات کے بنیادی اصول دیکھیں۔