iş iletişimi psikolojisi

Günümüzde iş adamları, müşteriler, iş arkadaşları ve diğer paydaşlarla iletişim kurmanın birçok yoluna sahiptir. İş iletişiminin doğasını anlamak, şirketinizin hedeflerine ve günlük yönetimine ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Psikolojide "iletişim" terimi, ortak bir sembol sistemi aracılığıyla insanlar arasında bilgi alışverişi anlamına gelir. Bu iletişim tanımı iki yönü içerir:

• İlk olarak, gerçekler, duygular, fikirler vb. gibi aktarılanlar vardır. Bu, iletişim sürecinde birinin iletilen bilgileri alması gerektiği anlamına gelir.
• İkinci olarak, yukarıdaki tanım, iletişim sürecinde anlama unsurunu vurgular. Anlama ancak mesajın alıcısı mesajı gönderen ile aynı anlamda anladığında elde edilecektir. Bu nedenle mesajın doğru yorumlanması büyük önem taşımaktadır.

İş iletişimi, işle ilgili bilgi, olgu ve fikirlerin değişimidir. Bu küreselleşme çağında, büyük veya küçük her işletme, hem dahili hem de harici olarak uygun iş iletişimine ihtiyaç duyar.

İş iletişiminin temel özellikleri aşağıdaki bileşenleri içerir:

• Segmentasyon. Küçük organizasyonlarda bile, iş iletişimi söz konusu olduğunda tüm çalışanların aynı ihtiyaçlara, ilgilere ve arzulara sahip olduğunu varsaymak yanlış olur. Etkili iş iletişimi, belirli hedef kitlelerin ihtiyaçlarını karşılamak için bölümlere ayrılmıştır. Örneğin, idari bir ortamda çalışan çalışanlar, üretim ortamında çalışan çalışanlardan farklı ihtiyaçlara ve bilgiye farklı erişime sahip olacaktır.
• somutluk. Etkili iş iletişimi spesifik olmalıdır ve ne kadar spesifik olursa, kendi özelliklerine o kadar uygun olur.
• Kesinlik. Bilgi yanlış olduğunda, güvenilirlik kaybolur. Bu bilgiyi gönderen de güvenini kaybeder. Etkili iş iletişimi hem iletilen içerik açısından hem de dil bilgisi, yazım ve noktalama gibi basit şeyler açısından doğru olmalıdır.
• zamanlılık. Çalışanların, kendilerini etkilediği için kuruluşlarında ve dış çevrede neler olduğunun farkında olmaları gerekir. Çalışanlarla zamanında iletişim kurmak her zamankinden daha zor ama etkili iş iletişimi için şart.

• tekrarlanabilirlik. Bir mesaj sadece bir kez gönderilmişse alıcıya ulaştığından emin olamazsınız. Etkili iş iletişimi, tüm çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmasını sağlamak için sık sık iletişim kurmayı gerektirir. Ayrıca çalışanlar değişir, bazıları ayrılır, bazıları şirkete katılır ve tüm bunlar bilgilerin güncellenmesini gerektirir.
• Çok kanallı. İşletmelerin gelenekselden (basılı, mesaj panoları, toplantılar) yenilerine (e-posta, bloglar, sosyal ağ siteleri) kadar birçok iletişim kanalı vardır.Tüm bu kanallar, çalışanların farklı koşullarda bilgi almasını sağlamak için kullanılmalıdır.
• aciliyet. Uzmanlar, yüz yüze iletişimin hala en etkili olduğunu ve mümkün olduğunda kullanılması gerektiğini söylüyor. Tabii ki, çok büyük kuruluşlarda bu zor olabilir, ancak o zaman bile alternatifler video konferans veya web seminerlerinin kullanımını içerebilir.
• Geri bildirimin varlığı. Çalışanlar geri bildirimlerini, görüşlerini ve düşüncelerini yöneticiler ve işverenlerle paylaşabilmelidir. İki yönlü iletişim hem çalışanlar hem de işverenler için etkilidir.

Bazen sevmediğiniz veya tahammül edemediğiniz biriyle çalışmak zorunda kalabilirsiniz. Ancak işinizin iyiliği için onlarla iyi bir iş ilişkisini sürdürmek önemlidir. Bu durumda, kişiyi daha iyi tanımaya çalışın. Muhtemelen ondan hoşlanmadığınızı çok iyi biliyor, bu yüzden ilk adımı atın: gizli bir sohbet başlatın ya da onu birlikte akşam yemeğine davet edin. Konuşma sırasında ortak olabilecek şeyleri aramaya odaklanın: aile, ilgi alanları, geçmiş başarılar hakkında sorular sorun.

Başarılı iş iletişimi için kurum kültürü esastır. İşyerinde iş görgü kurallarının korunmasına katkıda bulunur, ayrıca bu alandaki çalışmalar kurum kültürü ile şirketlerin ciroları arasında doğrudan bir ilişki olduğunu göstermektedir.

Uzmanlar, iş iletişiminin altı temel psikolojik ilkesini adlandırıyor:

• Mütekabiliyet. İş hayatında karşılıklılık, değer alışverişinde karşılıklı beklentiler anlamına gelir. Bir kişi bir şey verirse, alıcının karşılığında bir şey vermesi beklenir. Karşılıklılık, ortaklar arasında güven yaratır ve ilişkileri daha iyiye doğru gelişir.
• İnandırıcılık. Ürünü, trendleri, müzakere araştırma sonuçlarını bilmek sizi çok daha ikna edici kılacaktır. Partnerinizin güvenini kazanmak için farkındalığınızı göstermeniz önemlidir.
• zorunlu. Sadece yazılı değil, sözlü olarak da yükümlülüklerinizi daima yerine getirin. Bir el sıkışmanın bile bir anlaşma işareti olduğunu unutmayın. Bir kerede ne söylediğinizi hatırlamakta zorlanıyorsanız, bir yere yazın. Bağlayıcı bir kişi izlenimi vereceksiniz.
• müteakip. Eylemlerinizde ve eylemlerinizde daima tutarlı olun ve iş ilkelerinizi asla değiştirmeyin.
• Konsensüs için çabalamak. Konsensüs, herkesin kararı verdiği ve desteklediği ve bu kararı vermenin nedenlerini anladığı anlamına gelir. Ortak değerlere ve hedeflere sahip olmaları durumunda ortaklar arasında fikir birliği mümkündür ve aralarında belirli konularda ve ortak bir yön üzerinde anlaşma vardır.
• Kişisel sevgi. Bizden hoşlandıklarını açıkça ifade eden ve yanında kendimizi önemli hissettiğimiz insanlarla etkileşime girme olasılığımız daha yüksektir. Fiziksel çekicilik bunda rol oynar, ancak benzerlik de çok etkilidir. Kıyafet, yaş, sosyo-ekonomik durum olarak bize benzeyen insanlara hitap ediyoruz.

İletişim doğrudan, dürüst ve karşılıklı olduğunda etiktir.Eğer iletişim gerçeği gizlemek veya başka birine zarar vermek amaçlıysa, etik olamaz.

Etik, ahlakla aynı şey olmasa da, iki kavram arasında güçlü bir ilişki vardır: ahlak, neyin doğru neyin yanlış olduğu hakkındaki fikirlerdir ve etik, ahlaki inançlardan etkilenen davranışsal ilkelerdir. Bu nedenle, iletişim etiği büyük ölçüde ahlaki ilkelere bağlıdır:

• Dürüstlük. Genel olarak, etik iletişim dürüst iletişimdir. Potansiyel bir kurbanın nerede olduğu hakkında, örneğin katil olduğu iddia edilen bir kişiye yalan söylemenin daha etik olacağı zamanlar olsa da, bu durumlar kuraldan ziyade istisnadır. Ayrıca dürüstlük, hakikatten daha fazlasıdır; açık olmak, sahip olduğunuz her türlü bilgiyi gönüllü olarak vermek, kendi kısa vadeli çıkarlarınızı tehlikeye atsa bile demektir. İnsanlara güven, dürüstlükle yakından ilişkilidir. Güven ortamı yaratmak, bir iş ortamında etik iletişime giden yoldur.
• açıklık. Açıklık, etik iletişimin kilit noktalarından biridir. İletişimde bu, farklı fikir ve görüşlere açık olmak ve kabul edilmelerini beklemeseniz bile kendi fikirlerinizi dile getirmeye istekli olmak anlamına gelir.

• Bağlılık. İş iletişimi bağlamında sadakat, konuların kapsamlı bir şekilde tartışılması için gerekli zaman ve kaynakların tahsis edilmesi anlamına gelir. Ancak o zaman herkesin sesini duyurma şansı olacak.
• Uzlaşma inşası. Etik iletişim, statü odaklı olmaktan çok amaca yöneliktir. Farklı grupların karşıt kamplarda birleştiği ve öncelikle kendi çıkarları tarafından yönlendirilen bir iletişim tarzı, bir bütün olarak organizasyona hiçbir şey katmaz. Bir organizasyon için etik, insanların muhalefet değil fikir birliği aradığı ve şirket için ellerinden geleni yapmaya odaklandıkları bir iletişim tarzıdır. Bu nedenle, bir kuruluşa yardım etmek ahlaki bir zorunluluk olduğundan, fikir birliğine varmak etik bir iletişim tarzıdır.

Altı ana muhatap türü olduğuna inanılmaktadır. Önemli konuşmalara daha iyi hazırlanmak için ne tür biri olduğunuzu bilmek önemlidir:

• yansıtıcı. İletişim sürecinde bir eşin ruh halini hissediyorsanız, yansıtıcı bir muhatapsınız. Konuşmanız yumuşak, sakin, duyarlısınız, muhatabı anlıyorsunuz ve diğer insanlarla ilişkiler kurmayı seviyorsunuz.
• Hakem. Konuları ve sorunları analiz ederseniz, ana noktaları anlarsanız ve ardından bunları etkili bir şekilde başkalarına açıklarsanız, yargıç tipi bir muhatap olursunuz. Sohbeti yönetirsiniz ve doğrudan ve ikna edici bir şekilde yönetirsiniz.
• Soylu. Açık iletişimi seviyorsanız, "soylu" bir muhatapsınız ve diğer insanların sizinle iletişim kurması kolaydır. Ayrıca odaklandınız ve her zaman doğrudan hedefe gidin.
• milletvekili. Yardımcısı tipi muhatap diplomatiktir ve çatışmaları sona erdirmek için iletişimi kullanır. Aynı zamanda tatlı dillidir, çekicidir ve insanları rahat hissettirir.
• Sokrates. Sokrates tipi muhatap, sorunları çözmede ve başkalarını ikna etmede iyidir, uzun tartışmaları sever.Ayrıntılı ve bilgilidir ve fikirlerine başkaları tarafından değer verilir.
• Resmi. Bu muhatap türü, hayallerini gerçekleştirmek ve işte ve evde başarılı olmak için iletişimi kullanır. Bu zeki ve stratejik bir düşünür.

Uzmanlar dört ana iletişim tarzı olduğunu söylüyor: analitik, sezgisel, işlevsel ve kişisel. Hiçbir iletişim tarzı doğası gereği bir diğerinden daha iyi değildir. Ancak belirli bir kitle için yanlış iletişim tarzını seçmek sorunlara neden olabilir:

• Analitik stil. Analitik iletişim, sabit veriler ve gerçek sayılarla uğraşmayı içerir. Bu tarzda iletişim kuran kişiler, konuşurken duygu ve hislerini göstermekten kaçınırlar. Analitik iletişim tarzının büyük bir artısı, sorunları mantıklı ve tarafsız bir şekilde analiz edebilmenizdir. Bu, insanların sizin iyi bilgilendirilmiş olduğunuzu ve harika bir analitik deneyime sahip olduğunuzu gördüğü anlamına gelir. Analitik bir iletişim tarzına sahip olmanın olası bir dezavantajı, soğuk veya duyarsız olarak görülebilmenizdir.
• Sezgisel stil. Sezgisel bir tarzda iletişim kurarken, resmin tamamını çekmeyi ve içinde boğulma korkusuyla ayrıntılardan kaçınmayı tercih edersiniz. Bu, aşamalar halinde geçmek yerine sorunun özüne inmenizi sağlar. Bu stilin avantajı, hızlı ve doğru bir şekilde iletişim kurabilmeniz, büyük ve karmaşık sorunları kolayca çözebilmenizdir. Ancak gerçekten detay gerektiren bir durumda sabrınız olmayabilir.

• fonksiyonel tarz. Bu tarz, metodikliği, ayrıntılı planların varlığını, kesin teslim tarihlerini ima eder. Bu tarzda iletişim kuran insanlar, hiçbir şeyi kaçırmayan iyi sanatçılardır.İşlevsel bir iletişim stilinin olası bir dezavantajı, özellikle sezgisel muhataplarla konuşurken hedef kitlenizin dikkatini kaybedebilmenizdir.
• Kişisel stil. Kişisel bir tarzda iletişim kurarak partnerinizle duygusal bir bağ hissedersiniz ve bu onun gerçekten ne düşündüğünü bilmenizi sağlar. İyi bir dinleyici ve iyi bir diplomatsınız, çatışmaları nasıl yumuşatacağınızı biliyorsunuz, birçok insanla iyi ilişkiler kuruyorsunuz. Bu tarz, derin kişisel ilişkiler kurmanıza izin verir. Farklı grupları bir araya getirebildiğiniz için insanlar sıklıkla size yönelir. Bu iletişim tarzının dezavantajı, bazen katı sayıları ve mantıklı tartışmaları seven analitik tipteki muhatapları rahatsız edebilmenizdir.

En önemli iş iletişimi becerileri için aşağıdaki videoya bakın.