iş yazışmaları görgü kuralları

Ofis yazışmaları, kurumsal merdiveni tırmanacaksanız ustalaşmanız gereken çok özel bir türdür. İyi iş yazma becerileri size sadakatle hizmet edecek: astlarınız, üstleriniz ve ortaklarınızla iletişim kurmanıza, eğitiminizi ve bakış açınızı vurgulamanıza yardımcı olacaklar. İletişim tarzı, belirli bir konudan sapmadan kısıtlı, amaçlı olmalıdır.

Hem kişisel hem de yazılı herhangi bir iletişim, bilgi alışverişi yapmak, etkilemek ve müzakere etmek için insanlarla etkileşimdir. İnsani hiçbir şey bize yabancı değildir, bazen duygulara hava veririz, ancak iş dünyasında duygularımızın, karakter özelliklerimizin ve mizacımızın şiddetli tezahürüne yer olmamalıdır.

İş iletişiminin önemli bir özelliği, cümlenin ortasından kesilememesidir. Aldığınız her mektup için, istemeseniz bile bir cevap yazmanız gerekir.Bir arama alırsanız ve telefonu açmak için zamanınız yoksa, geri aradığınızdan emin olun. Tabii ki, bazı insanlarla iletişim hoş değil. Bu nedenle, bir yöneticinin zorunlu nitelikleri listesi stres direncini içerir.

Bir iş toplantısının, bir telefon görüşmesinin veya bir iş e-posta yazışmasının mutlaka bir amacı olacaktır. Sonuç olarak, taraflar sonuca varmalı, projeyi tartışmalı, stratejik bir ortaklık üzerinde anlaşmalı vb.

Yazılı konuşmada, sözlü konuşmaya göre belki de daha fazla kısıtlama ve uzlaşım vardır. Muhatap ile doğrudan iletişim kurarak, kişisel bir toplantıda, şu veya bu gerçeğe tonlama vurgusu yapabilir, muhatap bizi anlamadıysa bir şeyi netleştirebiliriz. Bir konuşma hatası yapılırsa hemen düzeltebiliriz. Ancak bir iş mektubunda, kelimelerin çifte yorum içermemesi için son derece açık ve kesin olmalıyız.

Güvenilmez gerçeklerin bile yazılabileceğini ima ederek “Kağıt her şeye dayanır” derlerdi. kanaatindeyiz iş yazışmaları mümkün olduğunca dürüst olmalıdır. Bu arada, artık kağıt mektuplar giderek daha az gönderiliyor. Temel olarak, sözleşmeleri ve diğer belgeleri taşırlar. Bu durumda, antetli kağıtlar kuruluşun yüksek statüsünün kanıtı olarak kullanılır.

Günümüzde çoğu durumda iş yazışmaları sanal ortamda gerçekleşir ve kendine has özellikleri vardır. Diyalog yeni başladığında, görgü kurallarına göre bir tebrik yazmak gelenekseldir, örneğin: “Merhaba, sevgili Oleg Sergeevich! ". Ve iş günü boyunca sonraki adreste selamlama atlanabilir.

E-posta da dahil olmak üzere yazılı iletişim, dil normlarına ve kusursuz okuryazarlığa bağlı kalmayı gerektirir. Sonuçta, yazışmalar boşluklarınızı eğitimli bir muhatap için ortaya çıkaracaktır. Bu nedenle, kendi bilginizden tam olarak emin değilseniz, özel servislerin yardımıyla yazılanları kontrol etmenizi tavsiye ederiz.

Elektronik iletişim etiğini gerektiren genel kuralları sıralıyoruz. Oldukça basitler, ancak çoğu ne yazık ki onları ihmal ediyor:

• her cümlenin başlangıcı büyük harfle yazılır;
• okunan şeyin anlamının açık olması için cümlenin sonuna nokta konur;
• sorunu çözmek ve çözümler önermek için madde işaretli veya numaralı bir liste kullanmak yararlıdır;
• netlik için tablolar, grafikler, çizelgeler kullanmak iyidir;
• özellikle zeki, eğitimli bir muhatap gibi görünmeye çalışmayın, aşırı katılımcı ve katılımcı dönüşlerle basit düşünceleri karmaşıklaştırmayın;
• düşüncelerinizi ne kadar basit ifade ederseniz o kadar iyi;
• Günlük konuşma kültürü jargondan kaçınmayı gerektirse de, iş ortamında profesyonel jargon ve İngilizceden alıntılar artık iyi biçim olarak kabul ediliyor (ama aşırıya kaçmayın!).

Aşağıdaki mesaj türleri vardır:

• promosyon teklifleri;
• şükran günü;
• Eşlik eden;
• garanti;
• hatırlatıcılar;
• uyarılar;
• işbirliği önerileri.

Genel kurallara ek olarak, iş yazımının bazı ayrıntılarını bilmek önemlidir.Vakaların büyük çoğunluğunda uygun olacak kuralları vereceğiz.

Bir e-postanın başlangıcına başlık denir. Kurumun logosuna sahiptir. Her zaman elinizin altında (yani, bilgisayarınızın masaüstünde) bu logonun girildiği bir şablonun olması yararlıdır.

Çevrimdışı iletişimden farklı olarak, modern kurallar muhatabı selamlamanızı gerektirmez ve konunun özünü onu adıyla ve soyadıyla arayarak hemen belirtebilirsiniz. Ancak birçoğu mesajın başında yazmaya devam ediyor: “Günaydın! ", "Merhaba! ", "İyi akşamlar! ' veya 'Selamlar.' Ve bunda da normdan sapma yoktur.

Mektubun gövdesi için gereklilikler, yazışmanın anlamının içinde yattığını göstermektedir. Metni paragraflara bölmek, muhataplara karşı dikkatli bir tutumun işareti olan iyi bir form olarak kabul edilir. Her paragrafta, konunun bir veya başka yönü isimlendirilir ve ifşa edilir. Sorunu tanımlamaya ek olarak, onu çözmenin yollarını önermek gelenekseldir. Tabiri caizse, minyatürde bir iş fikrini ortaya çıkarmak.

Mesajın son bölümünde hem resmi hem de daha kişisel duygularınızı ifade edebilirsiniz. “Saygılarımızla…”, “Saygılarımla…” ifadesi (İngilizce'de “saygılarımla”) veya daha duygusal bir dilek “İyi günler! ".

Kişisel imzada, soyadını ve adını (ve bazı çevrelerde ayrıca patronimik) belirtmek zorunludur. Ayrıca arayabileceğiniz telefon numaraları da olmalıdır: mobil ve ofis şehri. Son zamanlarda, şirket logolu elektronik imza moda oldu.

Kuruluşun elektronik portalına ek bir bağlantı, ek reklam işlevi görür ve gelecekte bu siteye gelen trafiği artırabilir.

Çoğu ofis çalışanının e-posta kutusunda çok geniş bir mektup arşivi vardır. Muhatabın uzun bir yazışmada kafasının karışmaması için, cevap şeklinde bir mektup göndermeniz önerilir. Mektubun konusunun başındaki uygun kutucuğa tıkladığınızda “Re…” İngilizce kısaltması görünür. Bu çok uygundur, çünkü muhatap yazışmanın ilerlemesini hemen hatırlayacaktır.

Bu muhatap ile tüm sanal iletişim geçmişini kaydedebilir veya yalnızca son veya en önemli alıntıları bırakabilirsiniz. Modern iş görgü kuralları, e-postalara hızlı yanıt vermenizi gerektirir. Sonuçta günümüzün önemli bir bölümünü iş bilgisayarında geçiriyoruz. Ayrıca, postalar mobil cihazlardan kontrol edilebilir.

Mesaj özellikle önemli ve acil ise, mektubu hatırlatmak için sms yazılmasına veya telefon görüşmesine izin verilir.

Yaratıcı figürler arasında pul kullanımı kabul edilmez ve ayrıca alay edilir ve kınanır. Ancak ticari yazışmalarda pullar standart durumları yansıtmaya yardımcı olur.

Sanal bir kumbara set ifadeleri ve deyimlere sahip olmak yararlıdır. Aslında yapılandırılmış iletişim, ofis işleri ve resmi sorunların çözümü bu klişeler üzerine kuruludur. Örneğin, sempati, "Maalesef sizi bilgilendirmek zorundayız ..." cirosu ile ifade edilir.Bu görev formülüne bir takdir duygusu yansır: "Paha biçilmez katkınız için teşekkür ederiz...". Ve son olarak neşe: "Size bildirmekten gurur duyuyoruz ...". Ancak son ifade: “Daha verimli işbirliğini dört gözle bekliyoruz”, daha fazla iş bağlantıları için umudu ifade ediyor.

Böylece, iş yazışmalarının görgü kuralları hakkında konuştuk. Bu kurallar, iletişimi olabildiğince rahat ve verimli kılmak için gereklidir. Bunları kullanın ve hizmetteki işinizin sorunsuz gittiğini göreceksiniz!

E-posta da dahil olmak üzere ticari yazışma kuralları hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki videoya bakın.