İş iletişiminin aşamaları

İletişim, bilgi alışverişini, değerlendirilmesini ve anlaşılmasını içeren insanlar arasındaki etkileşim sürecidir. İş iletişimi söz konusu olduğunda, ortakların etkileşimini en rahat hale getirmeye yardımcı olmak için belirli normlar ve kurallar kullanılır. İş iletişiminin gerekli aşamalarını gözlemlemekten oluşan doğru sırayı dikkate almak, her iki ortak için de tercih edilen istenen sonuca ulaşılmasını garanti eder.

İş iletişimi, belirli ihtiyaçlarla ilgili insanlar arasındaki ilişkilerin yaratılmasını ve daha da geliştirilmesini içeren çok aşamalı bir süreçtir. Bu süreç, önemli bilgilerin transferini, etkileşim kavramının gelişimini, muhatabın algılanmasını ve anlaşılmasını içerir.

İş iletişimi, bilgisi bu tür bir etkileşimin özünü anlamaya yardımcı olacak bir dizi özelliğe sahiptir:

• İtibar değeri. İş dünyasında, bir işletmenin yüzü, şirketin gelecekteki başarısının üzerine inşa edildiği temel olan itibarıdır.Bu nedenle iş iletişimi, onu sürdürmeye ve korumaya yöneliktir.
• Netlik ve kesinlik. Hedeflerin açık ve kesin bir tanımı, hızlı öz-örgütlenmeyi ve sorumluluk oluşumunu destekleyen etkili mesleki gelişimi sağlar.
• Ortak faaliyet, her iki taraf için de faydalıdır. İş etkileşiminde, sadece bir tarafın refahıyla ilgilenilemez. Ortakların birliği ve karşılıklı yarar sağlayan konum, her iki taraf için de başarı ve mükemmel sonuçlar sağlar.

İş iletişiminin sonucu, sürecin kendisinin ne kadar dikkatli organize edildiğine bağlıdır. İş iletişiminin yapısında belirli aşamalar ayırt edilebilir. Bu tür iletişimin ana noktaları ve her aşamaya karşılık gelen davranış normları hakkında bilgi, aziz hedefe ulaşılmasına yardımcı olacaktır.

Bu aşama, toplantının doğrudan organizasyonunu içerir. İlk aşamada, sorunu çözmek için belirli sorular ve çeşitli seçenekler içeren bir plan hazırlamak gerekir. Müzakere eden ortağın bakış açılarını analiz etmek ve en faydalı ilişki stratejisini seçmek gerekir; konuşmanın sonucunu tahmin etmeniz önerilir. Organizasyonel anlar hazırlık aşamasını tamamlar: toplantının yeri ve zamanının belirlenmesi.

Gözünüzde gelişen muhatabın psikolojik portresi, belirli koşullara, tanışma süresine, diğer çalışanlardan alınan kişi hakkında bilgilere bağlıdır. Muhatabın psikolojik bir portresini çizmeyi mümkün kılan sözlü ve sözlü olmayan davranış eylemleri ayırt edilir:

• konuşma tarzı (içerik, tutarlılık, süre, ifade gücü ve konuşmanın özellikleri);
• jestler ve yüz ifadeleri;
• belirli eylemler (bir kişinin hareketleri ve duruşları, muhataplar arasındaki mesafe, dokunuşlar);
• bedensel hareketler (dokunma, okşama, okşama).

Psikolojik bir portre yaratmada önemli bir işlev, muhatabın görünümünün incelenmesiyle gerçekleştirilir. Bunlar giyim tercihleri, temizlik, düzen ve görünümün kusursuzluğu, moda trendlerine bağlılık veya onları ihmal etme, başkaları tarafından giyilen kıyafetlerin kopyalanmasıdır.

Bir çalışanın psikolojik portresini belirlerken, kişiliğine odaklanmak gerekir:

• karakter (çıkarlar, ilkeler, planlar, tercihler);
• davranış (yetkinlik, yaşam becerileri, mesleki deneyim);
• kişiliğin manevi yönü (entelektüel, bilişsel ve duygusal alanların süreçlerinin ve özelliklerinin benzersiz özellikleri);
• sosyal ve psikolojik yönler (durum, sosyal rol, yaşam tarzı ve iş özellikleri);
• biyopsişik özellikler (mizacı, muhatabın cinsiyeti ve yaşı, sağlık durumu);
• temas oluşumu.

İş iletişimi kurmak için, ortağa iyi niyetinizi ve ilginizi göstermeyi içeren ciddi bir sohbete elverişli bir atmosfer yaratmak gerekir. Bu, yumuşak bir gülümseme, kibar bir selamlama ve muhataba sohbete katılma ve doğrudan katılma fırsatı sağlayan bir duraklama ile kolaylaştırılacaktır.

Standart bir konuşma, aşağıdaki eylemlerin uygulanmasıyla başlar: hedeflerin açıklanması, hem bir tarafta hem de diğer tarafta ortakların performansı, konuyu dile getirme, konuşmayı yürüten kişiyi tanıtma, konuyu araştırma prosedürünü duyurma.

Bu aşama, uygun bir müzakere planı belirlemek ve ortak adına etkileşime olan ilgiyi artırmak için zorunludur. Bu işlem, yer ve zamana uygun olacak bir şaka ile kolaylaştırılabilir.

Ayrıca iş iletişimi sürecinde tarafların oynayacağı rollere de karar vermelisiniz. Sürecin hızlandırılması, bir partnerin taklidi, duruşunun ayna yansıması, plastisitesi, ses tonu, jestleri ile kolaylaştırılır. Bir süre sonra (5-10 dakika) koşulların açıklanmasına geçilebilir. Bu eşit pozisyonlar gerektirir. Sözsüz iletişim ile kendini gösteren başka bir pozisyona geçebilirsiniz.

Bu aşamada farklılıklardan çok benzerliklere vurgu yapılmalıdır. Bu sayede müzakereler istenen sonucun elde edilmesine yardımcı olacaktır. Çözülemeyen anlaşmazlıklar durumunda, kişinin kendi değerlendirmesini belirlemeyi içermeyen tarafsız bir konuma geçmesi önerilir.

Güçlü argümanlara ihtiyaç olduğunu unutmayın. Bu durumda, belirli kurallara uyulmalıdır:

• Düşüncelerin sunumu basit, anlaşılır, kesin ve inandırıcı ifadeler kullanılarak yapılmalıdır.
• Argümanları partnerin kişiliğine uyarlamak uygun olacaktır.
• Kanıtlarınızı açık ve net bir şekilde sunmanız arzu edilir.
• Bir sorundan bahsederken kararlı olmanız gerekir: Kendi fikrinizden eminseniz teslim olamazsınız.
• Her zaman yedekte olan tezi destekleyen önemli bir kanıt olmalıdır (muhatap karardan şüphe etmeye başlarsa).
• Muhatapların gecikmeden karar vermesine yardımcı olacak güvenilir gerçeklerin kullanılması önerilir.
• Partneriniz sonunda reddettiğini onaylayana kadar pes etmeyin.
• Düşüncelerinizi muhatapla tamamen ilgilenecek şekilde ifade etmeye çalışarak, konumunuz lehinde en ikna edici argümanları kullanmalısınız.

Etkileşim halindeyken çeşitli tartışmalardan kaçınmak her zaman zordur. Böyle bir durumda ele alınması gereken asıl görev, ortağa haklı olduğunuzu kanıtlamaktır (şüpheleri ortadan kaldırarak, direniş nedenlerini belirleyerek, savunma tepkisi, taktikler hakkında düşünerek). Aynı zamanda kategorik yargılardan kaçınılmalıdır, aksi takdirde her şey tam tersi etkiye dönüşecektir.

Anlamayı başarırsanız, daha fazla etkileşim ciddi zorluklara neden olmaz. Bundan sonra, ortak bir fayda bulmanız gerekecek. Partnerinize inisiyatif alma fırsatı verin.

İstenen hedefe ulaşmadaki katılımını kontrol etmek gerekir.Kendi kararınız muhatabın kararından çok daha güçlüyse, teklifini dikkatlice düşünmeli ve fikrin neden sonuçlandırılması gerektiğini, hangi temelde farklı bir pozisyon almanın daha karlı olduğunu açıklamalısınız.

Formüle edilmiş kriterler nihai versiyona çevrilmelidir. Bundan sonra, bir anlaşma başlatmanız gerekir. Tarafların her birinin üstlendiği yükümlülüklerin daha ayrıntılı olarak açıklanması tavsiye edilir. Karar verilir verilmez muhataba ifade edilen şükran yerinde olacaktır.

İş iletişiminin son aşaması çok önemli bir rol oynar, bu nedenle öncekilerle aynı dikkat gösterilmelidir. Nihai görüş, muhatabın bir bütün olarak imajı ve şu anda sürdürülen ve gelecek için planlanan ortaklıklar üzerinde bir etkiye sahiptir. Yardımseverlik, saygı ve incelik yine de gösterilmelidir.

İş iletişimi, kullanıldığında fayda sağlayacak ve iyi sonuçlar garanti edecektir. aşağıdaki kurallar ve yönergeler:

• İçecekler (çay, kahve) sahibinin takdirine bağlı olarak veya uzun süren görüşmeler sırasında sunulmaktadır.
• İş görüşmeleri sırasında telefon görüşmesi yapmayın. Bu sefer telefonu kapatmak daha iyidir. Ortağa ve iş etkileşimi için genel prosedüre saygı göstermek gerekir.
• Müzakereler sırasında binadan çıkmak yasaktır. İstisnai bir durum, tıbbi yardıma ihtiyaç duyulmasıdır.
• Ortağa ilgi ve dikkati vurguladığı için çalışma kayıtlarının tutulması memnuniyetle karşılanır.
• İyi bir zevkin işareti, bir ortağın ticari sırrıyla ilgili sorular sormamaktır.Bu, gariplik ve garip pozisyondan kaçınmaya yardımcı olur.

Önemli iş iletişimi becerileri hakkında her şey için aşağıdaki videoya bakın.