Sikolohiya ng komunikasyon sa negosyo

Ang mga negosyante ngayon ay may maraming paraan para makipag-ugnayan sa mga customer, kasamahan, at iba pang stakeholder. Ang pag-unawa sa katangian ng komunikasyon sa negosyo ay makakatulong sa iyong makamit ang mga layunin at pang-araw-araw na pamamahala ng iyong kumpanya.

Sa sikolohiya, ang terminong "komunikasyon" ay nangangahulugang pagpapalitan ng impormasyon sa pagitan ng mga tao sa pamamagitan ng isang karaniwang sistema ng mga simbolo. Kasama sa kahulugang ito ng komunikasyon ang dalawang aspeto:

• Una, mayroong kung ano ang ipinapahiwatig, tulad ng katotohanan, damdamin, ideya, at iba pa. Nangangahulugan ito na sa proseso ng komunikasyon, ang isang tao ay dapat tumanggap ng ipinadalang impormasyon.
• Pangalawa, binibigyang-diin ng kahulugan sa itaas ang elemento ng pag-unawa sa proseso ng komunikasyon. Ang pag-unawa ay makakamit lamang kapag ang tatanggap ng mensahe ay naiintindihan ito sa parehong kahulugan ng nagpadala. Kaya, ang tamang interpretasyon ng mensahe ay napakahalaga.

Ang komunikasyon sa negosyo ay ang pagpapalitan ng impormasyon, katotohanan at ideya na may kaugnayan sa negosyo. Sa panahong ito ng globalisasyon, bawat negosyo, malaki man o maliit, ay nangangailangan ng wastong komunikasyon sa negosyo, sa loob at labas.

Ang mga pangunahing katangian ng komunikasyon sa negosyo ay kinabibilangan ng mga sumusunod na bahagi:

• Segmentation. Kahit na sa maliliit na organisasyon, isang pagkakamali na ipagpalagay na ang lahat ng empleyado ay may parehong mga pangangailangan, interes, at hangarin pagdating sa komunikasyon sa negosyo. Ang epektibong komunikasyon sa negosyo ay naka-segment upang matugunan ang mga pangangailangan ng mga partikular na madla. Halimbawa, ang mga empleyadong nagtatrabaho sa isang kapaligirang pang-administratibo ay magkakaroon ng iba't ibang pangangailangan at magkakaibang pag-access sa impormasyon kaysa sa mga empleyado na nagtatrabaho sa isang kapaligiran ng produksyon.
• pagiging konkreto. Ang mabisang komunikasyon sa negosyo ay dapat na tiyak, at kung mas tiyak ito, mas akma ito sa sarili nitong mga detalye.
• Katumpakan. Kapag hindi tumpak ang impormasyon, mawawala ang kredibilidad. Nawawalan din ng tiwala ang nagpadala ng impormasyong ito. Ang mabisang komunikasyon sa negosyo ay dapat na tumpak kapwa sa mga tuntunin ng nilalamang inihatid at sa mga tuntunin ng mga simpleng bagay na kinabibilangan ng grammar, spelling at bantas.
• Pagkakapanahon. Kailangang magkaroon ng kamalayan ang mga empleyado sa kung ano ang nangyayari sa kanilang mga organisasyon at sa panlabas na kapaligiran dahil ito ay nakakaapekto sa kanila. Ang pakikipag-usap sa mga empleyado sa isang napapanahong paraan ay mas mahirap kaysa dati, ngunit ito ay mahalaga para sa epektibong komunikasyon sa negosyo.

• Pag-uulit. Kung isang beses lang ipinadala ang isang mensahe, hindi ka makakatiyak na nakarating na ito sa tatanggap. Ang mabisang komunikasyon sa negosyo ay nangangailangan ng pakikipag-usap nang madalas upang matiyak na ang lahat ng empleyado ay may impormasyong kailangan nila. Bilang karagdagan, ang mga empleyado ay nagbabago, ang ilan ay umalis, ang iba ay sumali sa kumpanya, at lahat ng ito ay nangangailangan ng pag-update ng impormasyon.
• Multichannel. Ang mga negosyo ay may maraming mga channel ng komunikasyon mula sa tradisyonal (print, message boards, meetings) hanggang sa bago (e-mail, blogs, social networking sites).Ang lahat ng mga channel na ito ay dapat gamitin upang matiyak na ang mga empleyado ay makakatanggap ng impormasyon sa iba't ibang mga kondisyon.
• Pagkamadalian. Ang harapang komunikasyon pa rin ang pinakamabisa, sabi ng mga eksperto, at dapat gamitin hangga't maaari. Siyempre, sa napakalaking mga organisasyon maaari itong maging mahirap, ngunit kahit na, ang mga alternatibo ay maaaring kabilang ang video conferencing o ang paggamit ng mga webinar.
• Ang pagkakaroon ng feedback. Dapat na maibahagi ng mga empleyado ang kanilang puna, opinyon at kaisipan sa mga tagapamahala at tagapag-empleyo. Ang two-way na komunikasyon ay epektibo para sa parehong mga empleyado at employer.

Minsan kailangan mong makipagtulungan sa isang taong hindi mo gusto o hindi mo kayang panindigan. Ngunit para sa kapakanan ng iyong trabaho, mahalagang mapanatili ang isang magandang relasyon sa negosyo sa kanila. Sa kasong ito, subukang mas kilalanin ang tao. Malamang na alam niyang hindi mo siya gusto, kaya gawin ang unang hakbang: magsimula ng isang kumpidensyal na pag-uusap, o anyayahan siyang maghapunan nang magkasama. Sa panahon ng pag-uusap, tumuon sa paghahanap ng mga bagay na maaaring pareho kayo: magtanong tungkol sa pamilya, mga interes, mga nakaraang tagumpay.

Ang kultura ng korporasyon ay mahalaga para sa matagumpay na komunikasyon sa negosyo. Nag-aambag ito sa pagpapanatili ng etiketa sa negosyo sa trabaho, bilang karagdagan, ang mga pag-aaral sa lugar na ito ay nagpapakita ng direktang relasyon sa pagitan ng kultura ng korporasyon at ang paglilipat ng mga kumpanya.

Pinangalanan ng mga eksperto ang anim na pangunahing sikolohikal na prinsipyo ng komunikasyon sa negosyo:

• Pagbabalikan. Ang katumbasan sa negosyo ay nangangahulugan ng kapwa inaasahan kapag nagpapalitan ng halaga. Kung ang isang tao ay nagbigay ng isang bagay, ang tatanggap ay inaasahang magbibigay ng isang bagay bilang kapalit. Ang reciprocity ay lumilikha ng tiwala sa pagitan ng mga kasosyo, at ang kanilang relasyon ay bubuo para sa mas mahusay.
• pagiging mapanghikayat. Ang pag-alam sa produkto, mga uso, mga resulta ng pananaliksik sa negosasyon ay gagawing mas mapanghikayat ka. Mahalagang ipakita ang iyong kamalayan upang makuha ang tiwala ng kapareha.
• obligado. Laging tuparin ang iyong mga obligasyon, hindi lamang nakasulat, kundi pati na rin sa salita. Tandaan na kahit ang pakikipagkamay ay tanda ng pagsang-ayon. Kung nahihirapan kang alalahanin ang iyong sinabi sa isang pagkakataon o iba pa, isulat ito. Magbibigay ka ng impresyon ng isang may-bisang tao.
• Kasunod. Palaging maging pare-pareho sa iyong mga gawa at aksyon, at huwag baguhin ang iyong mga prinsipyo sa negosyo.
• Pagsusumikap para sa Consensus. Ang pinagkasunduan ay nagpapahiwatig na ang lahat ay gumagawa at sumusuporta sa desisyon at nauunawaan ang mga dahilan sa paggawa nito. Posible ang pinagkasunduan sa pagitan ng mga kasosyo kung mayroon silang mga karaniwang halaga at layunin, at mayroong kasunduan sa pagitan nila sa mga partikular na isyu at isang karaniwang direksyon.
• Personal na pagmamahal. Mas malamang na makihalubilo tayo sa mga taong iyon na nilinaw na gusto nila tayo at kung kaninong presensya ay nararamdaman nating mahalaga. Ang pisikal na pagiging kaakit-akit ay gumaganap ng isang bahagi dito, ngunit ang pagkakatulad ay napaka-epektibo din. Umapela kami sa mga taong katulad namin sa pananamit, edad, socio-economic status.

Ang komunikasyon ay etikal kapag ito ay direkta, tapat, at katumbas.Kung ang komunikasyon ay sinadya upang itago ang katotohanan o makapinsala sa ibang tao, hindi ito maaaring maging etikal.

Bagama't ang etika ay hindi katulad ng moralidad, may matibay na ugnayan sa pagitan ng dalawang konsepto: ang moralidad ay mga ideya tungkol sa kung ano ang tama at mali, at ang etika ay mga prinsipyo ng pag-uugali na naiimpluwensyahan ng mga paniniwalang moral. Samakatuwid, ang etika ng komunikasyon ay lubos na nakasalalay sa mga prinsipyong moral:

• Katapatan. Sa pangkalahatan, ang etikal na komunikasyon ay tapat na komunikasyon. Bagama't may mga pagkakataon na magiging mas etikal ang magsinungaling, halimbawa sa isang pinaghihinalaang pumatay, tungkol sa kinaroroonan ng isang potensyal na biktima, ang mga kasong ito ay ang pagbubukod sa halip na ang panuntunan. Bukod pa rito, ang katapatan ay higit pa sa katotohanan; nangangahulugan ito ng pagiging bukas, pagboboluntaryo ng anumang impormasyon na mayroon ka, kahit na ikompromiso nito ang iyong sariling panandaliang interes. Ang pagtitiwala sa mga tao ay malapit na nauugnay sa katapatan. Ang paglikha ng isang kapaligiran ng tiwala ay ang landas sa etikal na komunikasyon sa isang kapaligiran ng negosyo.
• pagiging bukas. Ang pagiging bukas ay isa sa mga pangunahing punto ng etikal na komunikasyon. Sa komunikasyon, nangangahulugan ito ng pagiging bukas sa iba't ibang ideya at opinyon, pati na rin ang pagiging handa na ipahayag ang iyong sariling mga opinyon, kahit na hindi mo inaasahan na tatanggapin ang mga ito.

• Katapatan. Sa konteksto ng mga komunikasyon sa negosyo, ang katapatan ay nangangahulugan ng paglalaan ng kinakailangang oras at mapagkukunan para sa isang komprehensibong talakayan ng mga isyu. Pagkatapos lamang ay magkakaroon ng pagkakataon ang lahat na marinig.
• Pagbuo ng pinagkasunduan. Ang etikal na komunikasyon ay nakatuon sa layunin sa halip na nakatuon sa katayuan. Ang isang istilo ng komunikasyon kung saan ang iba't ibang grupo ay nagkakaisa sa magkasalungat na mga kampo at pangunahing ginagabayan ng kanilang sariling mga interes ay hindi nag-aambag ng anuman sa organisasyon sa kabuuan. Ang etikal para sa isang organisasyon ay isang istilo ng komunikasyon kung saan ang mga tao ay naghahanap ng pinagkasunduan, hindi oposisyon, at nakatutok sa paggawa ng kanilang makakaya para sa kumpanya. Kaya, dahil ang pagtulong sa isang organisasyon ay isang moral na kailangan, ang pag-abot sa pinagkasunduan ay isang etikal na istilo ng komunikasyon.

Ito ay pinaniniwalaan na mayroong anim na pangunahing uri ng interlocutors. Para mas makapaghanda para sa mahahalagang pag-uusap, mahalagang malaman kung anong uri ka:

• mapanimdim. Isa kang mapanimdim na interlocutor kung sa proseso ng komunikasyon ay nararamdaman mo ang mood ng isang kapareha. Ang iyong pananalita ay malambot, kalmado, ikaw ay sensitibo, naiintindihan ang kausap, at gusto mong bumuo ng mga relasyon sa ibang tao.
• Referee. Isa kang judge-type interlocutor kung susuriin mo ang mga paksa at isyu, alamin ang mga pangunahing punto, at pagkatapos ay ipaliwanag ang mga ito nang epektibo sa iba. Pinamunuan mo ang pag-uusap at pinamunuan mo ito nang direkta at mapanghikayat.
• Maharlika. Ikaw ang uri ng "marangal" na kausap kung gusto mo ng bukas na komunikasyon, at madali para sa ibang tao na makipag-usap sa iyo. Nakatutok ka rin, at palaging dumiretso sa layunin.
• Deputy. Ang deputy-type na interlocutor ay diplomatiko at gumagamit ng komunikasyon upang wakasan ang mga salungatan. Siya rin ay malambot ang pagsasalita, kaakit-akit, at ginagawang komportable ang mga tao.
• Socrates. Ang uri ng kausap ni Socrates ay mahusay sa paglutas ng mga problema at paghikayat sa iba, gusto niya ang mahabang debate.Siya ay detalyado at may kaalaman, at ang kanyang mga opinyon ay pinahahalagahan ng iba.
• Opisyal. Ang ganitong uri ng kausap ay gumagamit ng komunikasyon upang matupad ang kanilang mga pangarap at maging matagumpay sa trabaho at sa tahanan. Ito ay isang matalino at madiskarteng palaisip.

Sinasabi ng mga eksperto na mayroong apat na pangunahing istilo ng komunikasyon: analytical, intuitive, functional at personal. Walang istilo ng komunikasyon ang likas na mas mahusay kaysa sa iba. Ngunit ang pagpili ng maling istilo ng komunikasyon para sa isang partikular na madla ay maaaring magdulot ng mga problema:

• Estilo ng analitikal. Ang analytical na komunikasyon ay nagsasangkot ng pakikitungo sa hard data at totoong mga numero. Ang mga taong nakikipag-usap sa ganitong istilo ay umiiwas na magpakita ng damdamin at emosyon kapag nagsasalita. Ang isang malaking plus ng analytical na istilo ng komunikasyon ay na maaari mong pag-aralan ang mga problema nang lohikal at walang pag-iingat. Nangangahulugan ito na nakikita ng mga tao na ikaw ay may sapat na kaalaman at may mahusay na karanasan sa pagsusuri. Ang isang potensyal na downside sa pagkakaroon ng isang analytical na istilo ng komunikasyon ay na maaari kang makita bilang malamig o insensitive.
• Intuitive na istilo. Kapag nakikipag-usap sa isang intuitive na istilo, mas gusto mong kunin ang buong larawan at iwasan ang mga detalye dahil sa takot na magulo sa kanila. Nagbibigay-daan ito sa iyo na makarating sa puso ng problema sa halip na dumaan ito sa mga yugto. Ang bentahe ng istilong ito ay ang pakikipag-usap mo nang mabilis at tumpak, madaling pag-aralan ang malaki at kumplikadong mga isyu. Gayunpaman, sa isang sitwasyon na talagang nangangailangan ng mga detalye, maaaring wala kang pasensya.

• functional na istilo. Ang istilong ito ay nagpapahiwatig ng pagiging pamamaraan, pagkakaroon ng mga detalyadong plano, tumpak na mga deadline. Ang mga taong nakikipag-usap sa ganitong istilo ay mahusay na gumaganap na hindi nakakaligtaan ng anuman.Ang isang potensyal na downside ng isang functional na istilo ng komunikasyon ay ang maaari mong mawala ang atensyon ng iyong madla, lalo na kapag nakikipag-usap ka sa mga intuitive na interlocutor.
• Sariling estilo. Sa pamamagitan ng pakikipag-usap sa isang personal na istilo, nakakaramdam ka ng emosyonal na koneksyon sa iyong kapareha, at pinapayagan ka nitong malaman kung ano talaga ang iniisip niya. Ikaw ay isang mabuting tagapakinig at isang mahusay na diplomat, alam mo kung paano pakinisin ang mga salungatan, pinapanatili mo ang magandang relasyon sa maraming tao. Ang istilong ito ay nagpapahintulot sa iyo na bumuo ng malalim na personal na relasyon. Madalas lumingon sa iyo ang mga tao dahil nagagawa mong pagsamahin ang iba't ibang grupo. Ang downside sa ganitong istilo ng komunikasyon ay kung minsan ay nakakainis ka sa mga uri ng analytical na interlocutor na gusto ng mahirap na mga numero at lohikal na talakayan.

Para sa pinakamahalagang kasanayan sa komunikasyon sa negosyo, tingnan ang sumusunod na video.