tuntunin sa pagsusulatan sa negosyo

Ang pagsusulatan sa opisina ay isang napakaespesyal na genre na dapat mong master kung aakyat ka sa corporate ladder. Ang mahusay na mga kasanayan sa pagsulat ng negosyo ay maglilingkod sa iyo nang tapat: tutulungan ka nilang makipag-usap sa mga subordinates, superyor at kasosyo, bigyang-diin ang iyong edukasyon at pananaw. Ang istilo ng komunikasyon ay dapat na pinigilan, may layunin, nang hindi lumilihis sa isang partikular na paksa.

Anumang komunikasyon, parehong personal at nakasulat, ay pakikipag-ugnayan sa mga tao upang makapagpalitan ng impormasyon, mapabilib, at makipag-ayos. Walang ibang tao sa atin, kung minsan ay nagbibigay tayo ng vent sa mga emosyon, ngunit sa larangan ng negosyo ay hindi dapat magkaroon ng lugar para sa marahas na pagpapakita ng ating mga damdamin, ugali ng karakter at ugali.

Ang isang mahalagang tampok ng komunikasyon sa negosyo ay hindi ito maaaring putulin sa kalagitnaan ng pangungusap. Para sa bawat liham na natatanggap mo, kailangan mong magsulat ng tugon, kahit na hindi mo ito gusto.Kung nakatanggap ka ng tawag at wala kang oras para kunin ang telepono, siguraduhing tumawag muli. Siyempre, ang pakikipag-usap sa ilang mga tao ay hindi kasiya-siya. Iyon ang dahilan kung bakit ang listahan ng mga ipinag-uutos na katangian ng isang tagapamahala ay may kasamang paglaban sa stress.

Ang isang business meeting, isang pag-uusap sa telepono o isang business e-mail correspondence ay tiyak na may ilang layunin. Bilang resulta, ang mga partido ay dapat magkaroon ng mga konklusyon, talakayin ang proyekto, sumang-ayon sa isang strategic partnership, at iba pa.

Sa nakasulat na talumpati, marahil ay may higit pang mga paghihigpit at kombensiyon kaysa sa pasalitang pananalita. Direktang pakikipag-usap sa kausap, sa isang personal na pagpupulong, maaari tayong gumawa ng isang intonational na diin sa ito o sa katotohanang iyon, linawin ang isang bagay kung hindi tayo naiintindihan ng kausap. Kung may nagawang error sa pagsasalita, maaari namin itong itama kaagad. Ngunit sa isang liham ng negosyo, dapat tayong maging napakalinaw at tumpak upang ang mga salita ay hindi magpahiwatig ng dobleng interpretasyon.

Sinasabi nila noon: "Ang papel ay magtitiis sa lahat," na nagpapahiwatig na kahit na ang hindi mapagkakatiwalaang mga katotohanan ay maaaring isulat. Kami ay may opinyon na ang mga sulat sa negosyo ay dapat na tapat hangga't maaari. Sa pamamagitan ng paraan, ngayon ang mga liham na papel ay ipinadala nang mas kaunti. Talaga, nagdadala sila ng mga kontrata at iba pang mga dokumento. Sa kasong ito, ginagamit ang mga letterhead bilang katibayan ng mataas na katayuan ng organisasyon.

Sa ngayon, sa karamihan ng mga kaso, ang mga sulat sa negosyo ay nagaganap sa virtual na espasyo, at mayroon itong sariling mga katangian. Kapag nagsisimula pa lamang ang pag-uusap, kaugalian na magsulat ng isang pagbati ayon sa etiketa, halimbawa: "Kumusta, mahal na Oleg Sergeevich! ". At sa kasunod na address sa araw ng trabaho, ang pagbati ay maaaring tanggalin.

Ang nakasulat na komunikasyon, kabilang ang sa pamamagitan ng e-mail, ay nangangailangan ng pagsunod sa mga pamantayan ng wika at hindi nagkakamali na karunungang bumasa't sumulat. Pagkatapos ng lahat, ang mga sulat ay magbubunyag ng iyong mga puwang sa isang edukadong kausap. Samakatuwid, ipinapayo namin sa iyo na suriin kung ano ang nakasulat sa tulong ng mga espesyal na serbisyo, kung hindi ka lubos na sigurado sa iyong sariling kaalaman.

Inilista namin ang mga pangkalahatang tuntunin na nangangailangan ng etika ng elektronikong komunikasyon. Ang mga ito ay medyo simple, ngunit marami, sayang, ang nagpapabaya sa kanila:

• ang simula ng bawat pangungusap ay naka-capitalize;
• nilagyan ng tuldok sa dulo ng parirala upang maging malinaw ang kahulugan ng binasa;
• upang ayusin ang problema at magmungkahi ng mga solusyon, kapaki-pakinabang na gumamit ng isang bullet o may bilang na listahan;
• para sa kalinawan, mainam na gumamit ng mga talahanayan, mga graph, mga tsart;
• huwag partikular na subukang magmukhang isang matalino, edukadong interlocutor, huwag gawing kumplikado ang mga simpleng pag-iisip na may labis na participial at participle turns;
• ang mas simple mong ipahayag ang iyong mga saloobin, mas mabuti;
• bagama't sa pang-araw-araw na kultura ng pagsasalita ay nangangailangan ng pag-iwas sa jargon, sa isang kapaligiran ng negosyo, ang mga propesyonal na jargon at mga paghiram mula sa Ingles ay itinuturing na ngayon na magandang anyo (ngunit huwag lumampas ito!).

Mayroong mga sumusunod na uri ng mga mensahe:

• mga alok na pang-promosyon;
• pasasalamat;
• sinasamahan;
• garantiya;
• mga paalala;
• mga babala;
• mga panukala sa pakikipagtulungan.

Bilang karagdagan sa mga pangkalahatang tuntunin, mahalagang malaman ang ilang detalye ng pagsulat ng negosyo.Ibibigay namin ang mga patakaran na magiging angkop sa karamihan ng mga kaso.

Ang simula ng isang email ay tinatawag na isang header. Mayroon itong logo ng organisasyon. Ito ay kapaki-pakinabang na laging magkaroon ng isang template (iyon ay, sa desktop ng iyong computer) kung saan ipinasok ang logo na ito.

Hindi tulad ng offline na komunikasyon, ang mga modernong tuntunin ay hindi nag-oobliga sa iyo na batiin ang addressee, at maaari mong agad na sabihin ang kakanyahan ng bagay sa pamamagitan ng pagtawag sa kanya sa pangalan at patronymic. Gayunpaman, marami ang patuloy na nagsusulat sa simula ng mensahe: “Magandang umaga! ", "Kamusta! ", "Magandang gabi! ' o 'Pagbati.' At sa ito, masyadong, walang paglihis mula sa pamantayan.

Ang mga kinakailangan para sa katawan ng liham ay nagmumungkahi na nasa loob nito ang kahulugan ng sulat. Ang paghahati ng teksto sa mga talata ay itinuturing na magandang anyo, isang tanda ng isang matulungin na saloobin sa kausap. Sa bawat talata, ang isa o ibang aspeto ng paksa ay pinangalanan at isiwalat. Bilang karagdagan sa pagtukoy sa problema, kaugalian na magmungkahi ng mga paraan upang malutas ito. Kaya't magsalita, upang ipakita ang isang ideya sa negosyo sa maliit na larawan.

Sa huling bahagi ng mensahe, maaari mong ipahayag ang parehong pormal at mas personal na damdamin. Ang mga salitang “Respectfully…”, “Best regards…” (“best regards” sa English) o mas emosyonal na hiling na “Have a nice day! ".

Sa isang personal na lagda, kinakailangang ipahiwatig ang apelyido at unang pangalan (at sa ilang mga lupon, pati na rin ang patronymic). Dapat ay mayroon ding mga numero ng telepono na maaari mong tawagan: mobile at office city. Kamakailan, nauso ang isang electronic signature na may logo ng kumpanya.

Ang karagdagang link sa electronic portal ng organisasyon ay nagsisilbing karagdagang advertising at maaaring magpapataas ng trapiko sa site na ito sa hinaharap.

Karamihan sa mga empleyado ng opisina ay may napakalawak na archive ng mga sulat sa kanilang e-mail box. Upang ang interlocutor ay hindi malito sa isang mahabang sulat, inirerekumenda na magpadala ng isang sulat sa anyo ng isang tugon. Kapag nag-click ka sa naaangkop na kahon sa simula ng paksa ng liham, lilitaw ang Ingles na abbreviation na “Re…”. Ito ay napaka-maginhawa, dahil ang addressee ay agad na maaalala ang pag-unlad ng sulat.

Maaari mong i-save ang buong kasaysayan ng virtual na komunikasyon sa interlocutor na ito, o maaari mo lamang iwanan ang huli o pinakamahalagang mga quote. Ang modernong etiquette sa negosyo ay nangangailangan sa iyo na tumugon nang mabilis sa mga email. Pagkatapos ng lahat, ginugugol namin ang isang makabuluhang bahagi ng aming araw sa isang computer sa trabaho. Bilang karagdagan, maaaring suriin ang mail mula sa mga mobile device.

Kung ang mensahe ay may partikular na kahalagahan at pangangailangan ng madaliang pagkilos, pagkatapos ay pinapayagan na magsulat ng sms o tumawag sa telepono upang paalalahanan ang tungkol sa liham.

Sa mga malikhaing pigura, ang paggamit ng mga selyo ay hindi tinatanggap at, bukod dito, ay kinukutya at kinondena. Ngunit sa mga sulat sa negosyo, ang mga selyo ay nakakatulong na ipakita ang mga karaniwang sitwasyon.

Ito ay kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang virtual na alkansya ng mga hanay ng mga expression at parirala. Sa katunayan, ang structured na komunikasyon, gawain sa opisina, at ang solusyon ng mga pormal na isyu ay binuo sa mga clichés na ito. Halimbawa, ang pakikiramay ay ipinahayag ng turnover "Sa kasamaang palad, kailangan naming ipaalam sa iyo ...".Ang isang pakiramdam ng pagpapahalaga ay makikita sa pormula ng tungkulin na ito: "Salamat sa iyong napakahalagang kontribusyon ...". At, sa wakas, kagalakan: "Ipinagmamalaki naming ipaalam sa iyo na ...". Ngunit ang huling parirala: "Inaasahan namin ang higit pang mabungang pakikipagtulungan" ay nagpapahayag ng pag-asa para sa higit pang mga pakikipag-ugnayan sa negosyo.

Kaya, pinag-usapan namin ang tungkol sa etiquette ng business correspondence. Ang mga alituntuning ito ay kinakailangan upang maging komportable at mabunga ang komunikasyon hangga't maaari. Gamitin ang mga ito at makikita mo na naging maayos ang iyong trabaho sa serbisyo!

Para sa higit pang impormasyon tungkol sa mga panuntunan ng pakikipagsulatan sa negosyo, kabilang ang email, tingnan ang sumusunod na video.