ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจช่วยสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา คู่ค้า และลูกค้า ในกระบวนการสื่อสารมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประสบการณ์และความรู้ในบางพื้นที่ด้วย มารยาททางธุรกิจแทรกซึมเข้าไปในทุกแง่มุมของชีวิต มีการสื่อสารทางธุรกิจหลายประเภท

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของชีวิตมนุษย์ มารยาทในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจทำหน้าที่เป็นตัวสนับสนุน ในธุรกิจมีการสื่อสารหลายรูปแบบ ควรเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมโดยคำนึงถึงลักษณะส่วนบุคคลและจิตวิทยาของผู้เข้าร่วมในการอภิปราย รูปแบบการสื่อสารต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้:

• การสนทนา - การติดต่อด้วยวาจาระหว่างคู่สนทนาลดลงเป็นการอภิปรายปัญหาและงานที่สำคัญชี้แจงความแตกต่างบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับงาน ผู้เข้าร่วมในการสนทนาในกรณีนี้ควรมีสิทธิ์จัดการกับงานต่างๆ และตัดสินใจได้ สถานะของคู่สนทนาต้องเท่ากัน
• การเจรจาต่อรอง มีโครงสร้างที่เข้มงวดมากขึ้น ตามกฎแล้ว ตัวแทนของบริษัทหรือแผนกต่างๆ จะเข้าร่วมด้วยการเจรจาจะใช้เพื่อรวมพลังกับพันธมิตรที่มีความสนใจในการแก้ปัญหาเฉพาะ
• ที่ประชุม กลุ่มหรือกลุ่มใหญ่ที่มีผู้สนใจและผู้เกี่ยวข้องเข้ามามีส่วนร่วม การประชุมเกี่ยวข้องกับการรวบรวม การวิเคราะห์ข้อมูล การแลกเปลี่ยนข้อมูล ตลอดจนการตัดสินใจในประเด็นที่ขัดแย้งกัน
• ประสิทธิภาพ - ในกรณีนี้ บุคคลหนึ่งหรือกลุ่มเล็ก ๆ แบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นกับผู้ชม ในกรณีนี้ ข้อความจะไม่ถูกลดขนาดลงเป็นการอภิปรายในหัวข้อ แต่จะนำเสนอเป็นข้อมูล การสื่อสารรูปแบบนี้ต้องการให้ผู้พูดมีคุณสมบัติความเป็นผู้นำ ความสามารถในการอยู่ในสังคมตลอดจนทักษะในการพูด
• จดหมายโต้ตอบ - วิธีการสื่อสารทางอ้อมมีบทบาทในการสื่อสารทางจดหมาย การสื่อสารประเภทนี้รวมถึงคำสั่ง โปรโตคอล การแก้ปัญหา คำขอ รายงาน จดหมายอย่างเป็นทางการ คำแนะนำ และอื่นๆ การโต้ตอบจะใช้สำหรับการสื่อสารระหว่างแผนกหรือองค์กร จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎเฉพาะเมื่อดำเนินการโต้ตอบ

การสื่อสารทางธุรกิจจำเป็นต้องเรียนรู้ ในเวลาเดียวกัน คุณสมบัติส่วนบุคคลและการแสดงให้เห็นถึง "ฉัน" ของคนๆ หนึ่งก็ค่อยๆ จางหายไปในเบื้องหลัง สิ่งสำคัญคือความสามารถในการคำนึงถึงความสนใจและความต้องการของคู่ต่อสู้และรวมเข้ากับความต้องการของคุณเองเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายบรรลุผลตามที่ต้องการ

การสื่อสารทางธุรกิจประกอบด้วยหลายขั้นตอน:

• การก่อตัวของแรงจูงใจ. หากไม่มีสิ่งนี้ จะไม่สามารถบรรลุปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพได้
• กำลังเตรียมการสื่อสาร - เป็นการเตรียมแผนการสนทนา การจัดเตรียมข้อโต้แย้งและข้อมูลจำเป็นต้องเตรียมรายการงานที่ต้องแก้ไขระหว่างการสนทนาด้วย
• เริ่มบทสนทนา. จำเป็นต้องสร้างการติดต่อหลังจากนั้นจึงจำเป็นต้องสร้าง "บรรยากาศแห่งความสัมพันธ์" ที่ดีสำหรับการสนทนา
• การกำหนดปัญหา - เน้นช่วงของปัญหา นำเสนอตำแหน่งและวิสัยทัศน์ของงานนี้ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าคุณต้องเตรียมบทคัดย่อในหัวข้อการสนทนาล่วงหน้าและพร้อมที่จะตอบคำถามที่ตั้งขึ้น
• การแลกเปลี่ยนข้อมูล - ชี้แจงตำแหน่งของคู่สนทนา สิ่งสำคัญคือต้องรักษาการสื่อสารและตอบคำถามในภาษาทางการที่สามารถเข้าถึงได้ ละเว้นคำศัพท์ทางวิชาชีพหากจำเป็น

• การโน้มน้าวใจและการโต้แย้ง - จำเป็นในกรณีที่มีความขัดแย้งและติดตามจากขั้นตอนก่อนหน้าของการสื่อสาร จำเป็นต้องสังเกตแง่บวกของวิสัยทัศน์ของคุณเกี่ยวกับสถานการณ์และการแก้ปัญหาความขัดแย้ง
• หาทางแก้ไขปัญหาหรือปัญหา - เมื่อสิ้นสุดการสนทนา ผลลัพธ์ควรเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมทุกคน
• ร่างสัญญา - ซึ่งหมายความว่าจากการประชุมผู้เข้าร่วมในการอภิปรายมาถึงตัวหารร่วมหรือขอความช่วยเหลือจากพันธมิตรในการแก้ปัญหาต่างๆ ผลบวกของการสนทนาจบลงด้วยการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
• การวิเคราะห์ผลลัพธ์ - แสดงให้เห็นว่าการตัดสินใจทำถูกต้องหรือไม่
• การตัดสินใจ – แสดงถึงความยินยอมของทุกฝ่ายหลังการวิเคราะห์ ในกรณีนี้ ผู้เข้าร่วมในการอภิปรายจะตัดสินใจเกี่ยวกับความร่วมมือเพิ่มเติมหรือยุติการติดต่อ

ในสังคมสมัยใหม่ ผู้คนปฏิบัติตามกฎของการสื่อสารทางธุรกิจอย่างมีสติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะในสภาพแวดล้อมขององค์กร ในธุรกิจ การดำรงตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งไม่เพียงพอ แต่ยังจำเป็นต้องกระชับความสัมพันธ์กับผู้คนที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง:

• ความสามารถในการเอาชนะใจคนและอยู่ในสังคมเป็นแง่มุมที่สำคัญของการเจรจาในองค์กร ในการทำเช่นนี้ คุณต้องสามารถกำหนดความคิดของคุณได้อย่างชัดเจนและชัดเจน โต้แย้งความคิดเห็นของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ข้อมูลการวิเคราะห์และความสามารถในการตัดสินใจอย่างรวดเร็วจะอยู่เคียงข้างคุณเสมอ เมื่อสื่อสารกับคู่ค้า โปรดจำไว้ว่าทุกฝ่ายสนใจที่จะแก้ไขข้อพิพาทอย่างรวดเร็ว
• สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงลักษณะทางวัฒนธรรมและประเพณีประจำชาติของคู่สนทนา: ธรรมเนียมและบรรทัดฐานบางอย่างที่นำมาใช้ในประเทศอื่นอาจดูเหมือนไม่เป็นที่ยอมรับหรือเป็นที่น่ารังเกียจอย่างไม่ต้องสงสัย

แนวความคิดพื้นฐานและบรรทัดฐานของจรรยาบรรณทางธุรกิจควรเป็นที่ทราบกันดีสำหรับทุกคนที่เคารพตนเอง ต้องเข้าใจว่าในธุรกิจการสื่อสารระหว่างผู้คนไม่ได้สร้างขึ้นตามอารมณ์ของคู่ค้า แต่เป็นไปตามมาตรฐานบางอย่าง การสื่อสารทางธุรกิจมีประเภทต่อไปนี้ (ตามวัตถุประสงค์การใช้งาน):

• ทางวาจาและอวัจนภาษา - ประกอบด้วยความจำเป็นในการตรวจสอบคำพูด สีหน้า ท่าทาง และท่าทาง ในการสื่อสารแบบอวัจนภาษา ตำแหน่งของแขน ขา การจ้องมอง การเอียงศีรษะ และการเคลื่อนไหวโดยไม่ตั้งใจสามารถบอกความรู้สึกและอารมณ์ของบุคคลได้มากกว่าการพูดด้วยวาจา การเรียนรู้ที่จะควบคุมการแสดงออกทางสีหน้าและท่าทางเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การเรียนรู้
• เป็นลายลักษณ์อักษรและปากเปล่า. สำหรับรูปแบบการสื่อสารแต่ละรูปแบบ จะแยกแนวคิดและบรรทัดฐานที่แยกจากกันเอกสารใด ๆ ที่รับรองโดยลายเซ็นและตราประทับหมายถึงรูปแบบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อพูดคุย-วางแผนการประชุม การประชุม การเจรจา รายงาน และรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ

• Monologic และ Dialogic - มีความแตกต่างทางภาษาอย่างมีนัยสำคัญ บทสนทนาคือการสื่อสารระหว่างบุคคล บทพูดคนเดียวสะท้อนมุมมองเดียว การสื่อสารประเภทนี้รวมถึงการนำเสนอหรือคำพูดที่เคร่งขรึมตลอดจนรายงานหรือคำปราศรัยเบื้องต้น

• ระยะไกลและเป็นส่วนตัว การสื่อสารทางไกลรวมถึงการสนทนาทางโทรศัพท์ การติดต่อทางไปรษณีย์ ความสนใจเป็นพิเศษต่อรูปแบบการพูดสูงต่ำ ความสั้นของข้อความ คุณไม่สามารถใช้ท่าทางสัมผัสได้

แต่ละสไตล์มีคุณสมบัติบางอย่าง คุณต้องสามารถเข้าใจพวกเขาได้

การจำแนกสไตล์:

• เผด็จการ. มันขึ้นอยู่กับอำนาจที่ปฏิเสธไม่ได้ของเจ้านายและการอยู่ใต้บังคับบัญชาของพนักงานอย่างแท้จริง การตัดสินใจใดๆ เกิดขึ้นเพียงผู้เดียวและไม่ได้หารือกับผู้มีส่วนได้เสียหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
• ประชาธิปไตย - คุณสมบัติหลักคือการอภิปรายปัญหาร่วมกันและความปรารถนาที่จะเข้าใจซึ่งกันและกัน เมื่อสื่อสารกับคู่สนทนาจะใช้คำขอคำแนะนำและแรงจูงใจ
• สมรู้ร่วมคิดหรือเป็นทางการ - ถูกกำหนดโดยการมีส่วนร่วมขั้นต่ำของหัวหน้าในการบริหารงานบุคคล การเจรจาต่อรอง และการตัดสินใจ กรณีที่ยากลำบากและการตัดสินใจที่มีความเสี่ยงจะถูกโอนไปยังผู้อื่น ประสิทธิผลของการจัดการดังกล่าวไม่ได้ขึ้นอยู่กับผู้นำอีกต่อไป แต่ขึ้นอยู่กับระดับการพัฒนาของกลุ่ม
• เสรีนิยม - บางอย่างระหว่างรูปแบบเผด็จการและประชาธิปไตยการสนทนาในประเด็นต่าง ๆ กับคู่ค้าหรือเพื่อนร่วมงานจะลดลง แต่ใช้ในบางกรณีและมีวัตถุประสงค์เพื่อเปลี่ยนความรับผิดชอบให้ฝ่ายตรงข้ามเท่านั้น
• ธุรกิจอย่างเป็นทางการ - หมายถึงการปฏิบัติตามบรรทัดฐานการสื่อสารที่เคร่งครัดคำพูดที่ซ้ำซากและกฎของการสื่อสารทางธุรกิจซึ่งไม่มีที่สำหรับการแสดงออกของความเป็นปัจเจก
• วิทยาศาสตร์ - คำพูดที่เข้มงวด สั้น และจำกัด เหมาะสมเฉพาะในด้านวิทยาศาสตร์และการศึกษา ใช้ในการวิจัยหรือกิจกรรมการสอน

การสื่อสารทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับพฤติกรรมภายนอกทั้งหมด และแบ่งออกเป็นหลายด้าน:

• ผู้เข้าร่วมในการสนทนามีเป้าหมายและแรงจูงใจร่วมกัน
• การสนทนาเกิดขึ้นในช่วงเวลาเดียว
• ลำดับชั้นของการสื่อสารที่ชัดเจนถูกสร้างขึ้นระหว่างผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการสนทนา สถานะทางสังคมจะถูกกระจาย
• ผู้เข้าร่วมในการสื่อสารปฏิบัติตามกฎและบรรทัดฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปเมื่อทำการสื่อสาร

การสื่อสารทางธุรกิจช่วยในการสร้างผู้ติดต่อที่จำเป็นอย่างรวดเร็ว ขอความช่วยเหลือจากผู้อุปถัมภ์ที่เชื่อถือได้ ช่วยให้บรรลุความเข้าใจซึ่งกันและกัน

มี 4 หน้าที่หลักของการสื่อสารทางธุรกิจ:

• สารสนเทศและการสื่อสาร - เกี่ยวข้องกับการรวบรวมและการให้ข้อมูลเฉพาะตลอดจนการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์
• เชิงโต้ตอบ - เนื่องจากกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คน ใช้ในกระบวนการปฏิสัมพันธ์ (พฤติกรรม กิจกรรม และการตัดสินใจของคู่ค้า)
• การรับรู้ คือการเข้าใจคนอื่น การจัดตั้งหรือลดการติดต่อเกิดขึ้นบนพื้นฐานของความเข้าใจซึ่งกันและกัน
• กฏระเบียบ-สื่อสาร - ช่วยให้คุณสามารถปรับพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมในการอภิปรายได้ในการทำเช่นนี้ คุณต้องใช้เทคนิคพิเศษอย่างคล่องแคล่ว: สามารถโน้มน้าวใจ ค้นหาการประนีประนอม และยอมจำนน

นอกจากนี้ จำเป็นต้องคำนึงถึงกฎพิเศษเมื่อต้องติดต่อกับนักธุรกิจ การอุทธรณ์ ข้อความ และข้อมูลใด ๆ จะต้องเป็นไปตามหลักสามประการ:

• ในแง่ของเนื้อหา - ข้อความและข้อมูลที่ให้ควรมีความชัดเจนและรัดกุม
• ส่วนที่แสดงออกหมายถึงองค์ประกอบทางอารมณ์
• ด้านแรงจูงใจ - มุ่งเป้าไปที่ความคิดและความรู้สึกของคู่สนทนา

เมื่อสื่อสารบุคคลจะให้ความสนใจกับคำพูดและเสียงของคู่สนทนา มีการประเมินตามตัวบ่งชี้บางอย่าง:

• คำศัพท์ - การไม่มีคำที่เป็นกาฝากและคำพูดที่มีความสามารถและแสดงออกได้ทำให้เราสามารถระบุด้วยความมั่นใจว่าบุคคลนั้นได้รับการศึกษาและวัฒนธรรม
• คำพูดที่เข้าใจได้ และการออกเสียงคำที่ถูกต้องเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
• น้ำเสียง - ช่วยให้คุณวางสำเนียงที่จำเป็น
• อัตราการพูด - การพูดช้าจะทำให้เกิดความเศร้าโศก และการพูดเร็วจะไม่อนุญาตให้คุณจดจ่อกับข้อมูลที่ให้ไว้
• อภิปรายคุณสมบัติด้านบวกและด้านลบของคู่แข่ง พยายามสัมผัสหัวข้อดังกล่าวอย่างระมัดระวังและรอบคอบ นี่เป็นการจัดการที่ไม่เป็นอันตรายซึ่งจะช่วยเอาชนะคู่สนทนา
• การผสมผสานระหว่างวลียาวและสั้น. เทคนิคนี้จะช่วยดึงดูดความสนใจของคู่สนทนา

เพื่อให้บรรลุความเคารพในหมู่เพื่อนร่วมงานและคู่ค้า จำเป็นต้องคำนึงถึงความแตกต่างบางประการ:

• อภิปรายคุณสมบัติด้านบวกและด้านลบของคู่แข่ง พยายามสัมผัสหัวข้อดังกล่าวอย่างระมัดระวังและรอบคอบ นี่เป็นการจัดการที่ไม่เป็นอันตรายซึ่งจะช่วยเอาชนะคู่สนทนา
• การผสมผสานระหว่างวลียาวและสั้น. เทคนิคนี้จะช่วยดึงดูดความสนใจของคู่สนทนา
• ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ คุณไม่ควรแสดงความชอบและอารมณ์ส่วนตัวของคุณ เมื่อแก้ปัญหาต่างๆ บทบาทหลักคือผลประโยชน์ของบริษัทที่คุณเป็นตัวแทนและผลประโยชน์ของคู่สนทนา คุณไม่ควรเปลี่ยนไปใช้เสียงขึ้นหรือมีส่วนร่วมในการต่อสู้ด้วยวาจา: การแสดงอารมณ์ใด ๆ จะส่งผลเสียต่อชื่อเสียงและภาพลักษณ์ของคุณ
• อย่าผสมงานและชีวิตส่วนตัว ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานไม่ควรส่งผลกระทบต่อการแก้ปัญหาของบริษัท หากคุณไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์อันอบอุ่นกับใครสักคน ไม่ได้หมายความว่าคุณควรเพิกเฉยต่อความคิดเห็นและคำแนะนำของเขาในการแก้ปัญหาทั่วไป ความสามารถในการแยกความสัมพันธ์ส่วนตัวออกจากธุรกิจช่วยให้มีสมาธิกับงานที่ต้องการและแก้ไขข้อพิพาท

• เตรียมความพร้อมสำหรับการอภิปราย: สอบถามเกี่ยวกับคู่สนทนาและเลือกกลยุทธ์การสื่อสารที่เหมาะสม
• ตรงต่อเวลา - อย่าใช้เวลากับคู่ค้าทางธุรกิจ
• ความสามารถในการฟังคู่สนทนา - ข้อได้เปรียบที่ปฏิเสธไม่ได้ของคุณ หากไม่มีความสามารถในการสื่อสารกับลูกค้า เข้าใจความต้องการและความปรารถนาของพวกเขา มันเป็นไปไม่ได้ที่จะประสบความสำเร็จ
• ทัศนคติที่เป็นมิตรต่อคู่สนทนาทุกคน. แม้แต่คู่ชีวิตที่ไม่ซื่อสัตย์ก็ไม่ควรได้รับการดูถูกเหยียดหยาม ลืมความเกลียดชังและพยายามปฏิบัติต่อคู่สนทนาอย่างสุภาพและกรุณา จำไว้ว่าคุณไม่ควรพูดถึงความสัมพันธ์ของคุณกับคนอื่นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ความสัมพันธ์ชีวิตส่วนตัวไม่ควรพูดคุยกับใคร
• ความสามารถในการมุ่งเน้นไปที่สิ่งจำเป็น พยายามหาว่าคู่สนทนาของคุณต้องการอะไร เมื่อพิจารณาถึงความสนใจของเขาแล้ว พยายามแก้ปัญหาและหาตัวส่วนร่วมโดยไม่สูญเสียความปรารถนาของคุณ
• ความสามารถในการซื่อสัตย์. หากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือ บิดเบี้ยว สามารถตรวจสอบได้ในช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสมและส่งผลต่อชื่อเสียงของคุณ
• อย่าลืมกฎของมารยาทที่ดี. พูดกับบุคคลนั้นด้วยชื่อจริง ยิ้ม และพยายามชมเชยเขา แต่หลีกเลี่ยงการเยินยอ

ในวิดีโอหน้า คุณจะได้พบกับทักษะการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญที่สุด