จิตวิทยาการสื่อสารทางธุรกิจ

นักธุรกิจในปัจจุบันมีหลายวิธีในการสื่อสารกับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ การเข้าใจธรรมชาติของการสื่อสารทางธุรกิจสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายของบริษัทและการจัดการประจำวันได้

ในทางจิตวิทยา คำว่า "การสื่อสาร" หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคคลผ่านระบบสัญลักษณ์ทั่วไป คำจำกัดความของการสื่อสารนี้ประกอบด้วยสองด้าน:

• ประการแรก มีสิ่งที่ถูกถ่ายทอด เช่น ข้อเท็จจริง ความรู้สึก ความคิด และอื่นๆ ซึ่งหมายความว่าในกระบวนการสื่อสาร บุคคลต้องได้รับข้อมูลที่ส่ง
• ประการที่สอง คำจำกัดความข้างต้นเน้นถึงองค์ประกอบของความเข้าใจในกระบวนการสื่อสาร ความเข้าใจจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้รับข้อความเข้าใจในความหมายเดียวกับผู้ส่ง ดังนั้นการตีความข้อความที่ถูกต้องจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

การสื่อสารทางธุรกิจคือการแลกเปลี่ยนข้อมูล ข้อเท็จจริง และแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ในยุคโลกาภิวัตน์นี้ ทุกธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ต้องการการสื่อสารทางธุรกิจที่เหมาะสมทั้งภายในและภายนอก

ลักษณะสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

• การแบ่งส่วน แม้แต่ในองค์กรขนาดเล็ก ก็ถือเป็นความผิดพลาดที่จะถือว่าพนักงานทุกคนมีความต้องการ ความสนใจ และความปรารถนาเหมือนกันเมื่อพูดถึงการสื่อสารทางธุรกิจ การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพถูกแบ่งกลุ่มเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ชมเฉพาะกลุ่ม ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ทำงานในสภาพแวดล้อมการดูแลระบบจะมีความต้องการที่แตกต่างกันและการเข้าถึงข้อมูลแตกต่างจากพนักงานที่ทำงานในสภาพแวดล้อมการผลิต
• ความเป็นรูปธรรม. การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีความเฉพาะเจาะจง และยิ่งเฉพาะเจาะจงมากเท่าใด การสื่อสารก็จะยิ่งมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นเท่านั้น
• ความแม่นยำ. เมื่อข้อมูลไม่ถูกต้อง ความน่าเชื่อถือจะหายไป ผู้ส่งข้อมูลนี้ยังสูญเสียความไว้วางใจ การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะต้องถูกต้องทั้งในแง่ของเนื้อหาที่สื่อถึงและในแง่ของสิ่งง่ายๆ ซึ่งรวมถึงไวยากรณ์ การสะกดคำ และเครื่องหมายวรรคตอน
• ความทันท่วงที พนักงานจำเป็นต้องตระหนักถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรของตนและในสภาพแวดล้อมภายนอกที่มีผลกระทบต่อพวกเขา การสื่อสารกับพนักงานอย่างทันท่วงทีนั้นยากกว่าที่เคย แต่จำเป็นสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

• ความสามารถในการทำซ้ำ. หากข้อความถูกส่งเพียงครั้งเดียว คุณไม่สามารถแน่ใจได้ว่าข้อความนั้นถึงผู้รับแล้ว การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการสื่อสารเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีข้อมูลที่ต้องการ นอกจากนี้ พนักงานเปลี่ยน ลาออก คนอื่นเข้าร่วมบริษัท และทั้งหมดนี้ต้องมีการอัปเดตข้อมูล
• หลายช่อง. ธุรกิจมีช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายตั้งแต่แบบดั้งเดิม (การพิมพ์ กระดานข้อความ การประชุม) ไปจนถึงช่องทางใหม่ (อีเมล บล็อก ไซต์เครือข่ายสังคมออนไลน์)ต้องใช้ช่องทางเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานได้รับข้อมูลในเงื่อนไขต่างๆ
• ความฉับไว ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าการสื่อสารแบบตัวต่อตัวยังคงมีประสิทธิภาพมากที่สุด และควรใช้ทุกครั้งที่ทำได้ แน่นอน ในองค์กรขนาดใหญ่มาก อาจเป็นเรื่องยาก แต่ถึงกระนั้น ทางเลือกอื่นอาจรวมถึงการประชุมทางวิดีโอหรือการใช้การสัมมนาทางเว็บ
• การปรากฏตัวของข้อเสนอแนะ. พนักงานควรสามารถแบ่งปันความคิดเห็น ความคิดเห็นและความคิดกับผู้จัดการและนายจ้างได้ การสื่อสารสองทางมีประสิทธิภาพสำหรับทั้งพนักงานและนายจ้าง

บางครั้งคุณต้องทำงานกับคนที่คุณไม่ชอบหรือทนไม่ได้ แต่เพื่อประโยชน์ในการทำงานของคุณ การรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีกับพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญ ในกรณีนี้ พยายามทำความรู้จักกับบุคคลนั้นให้ดีขึ้น เขาอาจจะรู้ดีว่าคุณไม่ชอบเขา ดังนั้นให้เริ่มขั้นตอนแรก: เริ่มการสนทนาที่เป็นความลับหรือเชิญเขาไปทานอาหารเย็นด้วยกัน ระหว่างการสนทนา ให้เน้นที่การมองหาสิ่งที่คุณอาจมีเหมือนกัน เช่น ถามเกี่ยวกับครอบครัว ความสนใจ ความสำเร็จในอดีต

วัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ช่วยรักษาจรรยาบรรณทางธุรกิจในที่ทำงาน นอกจากนี้ การศึกษาในพื้นที่นี้แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์โดยตรงระหว่างวัฒนธรรมองค์กรกับการหมุนเวียนของบริษัท

ผู้เชี่ยวชาญระบุหลักการทางจิตวิทยาพื้นฐานของการสื่อสารทางธุรกิจหกประการ:

• ซึ่งกันและกัน. การแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันในธุรกิจหมายถึงความคาดหวังร่วมกันเมื่อแลกเปลี่ยนมูลค่า ถ้าคนหนึ่งให้อะไร ผู้รับก็ต้องให้สิ่งตอบแทน การแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันสร้างความไว้วางใจระหว่างคู่ค้าและความสัมพันธ์ของพวกเขาจะพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้น
• ความโน้มน้าวใจ การรู้จักผลิตภัณฑ์ แนวโน้ม ผลการวิจัยการเจรจาต่อรอง จะทำให้คุณโน้มน้าวใจมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องแสดงความตระหนักรู้เพื่อให้ได้รับความไว้วางใจจากพันธมิตร
• บังคับ. ปฏิบัติตามภาระหน้าที่ของคุณเสมอ ไม่เพียงแต่เป็นลายลักษณ์อักษร แต่ยังต้องพูดด้วย จำไว้ว่าแม้แต่การจับมือกันก็เป็นสัญญาณของข้อตกลง หากคุณพบว่ามันยากที่จะจำสิ่งที่คุณพูดในคราวเดียว ให้จดไว้ คุณจะสร้างความประทับใจให้กับบุคคลที่ผูกพัน
• ที่ตามมา มีความสม่ำเสมอในการกระทำและการกระทำของคุณ และไม่เคยเปลี่ยนหลักการทางธุรกิจของคุณ
• มุ่งมั่นเพื่อฉันทามติ. ฉันทามติบอกเป็นนัยว่าทุกคนตัดสินใจและสนับสนุนการตัดสินใจและเข้าใจเหตุผลในการตัดสินใจ ฉันทามติเป็นไปได้ระหว่างพันธมิตรหากพวกเขามีค่านิยมและเป้าหมายร่วมกัน และมีข้อตกลงระหว่างพวกเขาในประเด็นเฉพาะและทิศทางร่วมกัน
• ความรักส่วนตัว. เรามีแนวโน้มที่จะมีปฏิสัมพันธ์กับคนเหล่านั้นที่ทำให้ชัดเจนว่าพวกเขาชอบเราและรู้สึกว่ามีความสำคัญต่อใคร ความดึงดูดใจทางกายภาพมีส่วนในเรื่องนี้ แต่ความคล้ายคลึงกันก็มีประสิทธิภาพมากเช่นกัน ขอเชิญชวนผู้ที่มีความคล้ายคลึงกับเราในด้านเสื้อผ้า อายุ สถานภาพทางเศรษฐกิจและสังคม

การสื่อสารมีจริยธรรมเมื่อสื่อสารกันอย่างตรงไปตรงมา ตรงไปตรงมา และซึ่งกันและกันหากการสื่อสารมีขึ้นเพื่อปกปิดความจริงหรือทำร้ายผู้อื่น การสื่อสารนั้นก็ไม่ใช่จริยธรรม

แม้ว่าจริยธรรมจะไม่เหมือนกับศีลธรรม แต่ก็มีความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างแนวคิดทั้งสอง: คุณธรรมคือแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกและผิด และจริยธรรมเป็นหลักการทางพฤติกรรมที่ได้รับอิทธิพลจากความเชื่อทางศีลธรรม ดังนั้นจรรยาบรรณในการสื่อสารจึงขึ้นอยู่กับหลักคุณธรรมเป็นอย่างยิ่ง ดังนี้

• ความซื่อสัตย์. โดยทั่วไปแล้ว การสื่อสารอย่างมีจริยธรรมคือการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา แม้ว่าจะมีหลายครั้งที่การโกหกจะมีจริยธรรมมากกว่า เช่น กับผู้ถูกกล่าวหาว่าเป็นฆาตกร เกี่ยวกับที่อยู่ของผู้ที่อาจตกเป็นเหยื่อ กรณีเหล่านี้เป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ นอกจากนี้ ความซื่อสัตย์เป็นมากกว่าความจริง มันหมายถึงการเปิดกว้าง เป็นอาสาสมัคร ข้อมูลทุกอย่างที่คุณมี แม้ว่าจะกระทบต่อผลประโยชน์ระยะสั้นของคุณเองก็ตาม ความไว้วางใจในผู้คนสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับความซื่อสัตย์ การสร้างสภาพแวดล้อมของความไว้วางใจเป็นเส้นทางสู่การสื่อสารอย่างมีจริยธรรมในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
• การเปิดกว้าง. การเปิดกว้างเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญของการสื่อสารอย่างมีจริยธรรม ในการสื่อสารหมายถึงการเปิดรับความคิดและความคิดเห็นที่แตกต่างกัน รวมทั้งเต็มใจที่จะแสดงความคิดเห็นของคุณเอง แม้ว่าคุณจะไม่ได้คาดหวังให้ความคิดเห็นเหล่านั้นเป็นที่ยอมรับก็ตาม

• ความภักดี. ในบริบทของการสื่อสารทางธุรกิจ ความภักดีหมายถึงการจัดสรรเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการอภิปรายประเด็นต่างๆ อย่างครอบคลุม จากนั้นทุกคนจะมีโอกาสได้ยิน
• อาคารฉันทามติ การสื่อสารอย่างมีจริยธรรมนั้นเน้นไปที่เป้าหมายมากกว่าที่จะเน้นที่สถานะ รูปแบบการสื่อสารที่กลุ่มต่างๆ รวมตัวกันในค่ายของฝ่ายตรงข้ามและได้รับคำแนะนำจากความสนใจของตนเองเป็นหลักไม่ได้มีส่วนสนับสนุนอะไรต่อองค์กรโดยรวม จริยธรรมสำหรับองค์กรคือรูปแบบการสื่อสารที่ผู้คนแสวงหาฉันทามติ ไม่ใช่การต่อต้าน และมุ่งเน้นที่การทำสิ่งที่พวกเขาทำได้เพื่อบริษัท ดังนั้น เนื่องจากการช่วยเหลือองค์กรเป็นสิ่งจำเป็นทางศีลธรรม การบรรลุฉันทามติจึงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่มีจริยธรรม

เชื่อกันว่าคู่สนทนามีหกประเภทหลัก เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการสนทนาที่สำคัญได้ดียิ่งขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณเป็นคนประเภทใด:

• สะท้อนแสง. คุณเป็นคู่สนทนาที่ไตร่ตรองหากในกระบวนการสื่อสารคุณรู้สึกถึงอารมณ์ของพันธมิตร คำพูดของคุณนุ่มนวล สงบ อ่อนไหว เข้าใจคู่สนทนา และชอบสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น
• ผู้ตัดสิน. คุณเป็นคู่สนทนาประเภทผู้พิพากษา ถ้าคุณวิเคราะห์หัวข้อและประเด็น หาประเด็นหลัก แล้วอธิบายให้ผู้อื่นฟังอย่างมีประสิทธิภาพ คุณเป็นผู้นำการสนทนาและนำไปสู่การสนทนาโดยตรงและโน้มน้าวใจ
• มีคุณธรรมสูง. คุณเป็นคนประเภท "ผู้สูงศักดิ์" คู่สนทนา ถ้าคุณชอบการสื่อสารแบบเปิด และมันง่ายสำหรับคนอื่นที่จะสื่อสารกับคุณ คุณยังจดจ่อและมุ่งตรงไปยังเป้าหมายเสมอ
• รอง. คู่สนทนารองเป็นทูตและใช้การสื่อสารเพื่อยุติความขัดแย้ง เขาเป็นคนพูดจาไพเราะ มีเสน่ห์ และทำให้ผู้คนรู้สึกสบายใจ
• โสกราตีส. คู่สนทนาประเภทโสกราตีสเก่งในการแก้ปัญหาและโน้มน้าวผู้อื่น เขาชอบการโต้วาทีที่ยาวนานเขามีรายละเอียดและแจ้งอย่างดีและความคิดเห็นของเขามีค่าจากผู้อื่น
• เป็นทางการ. คู่สนทนาประเภทนี้ใช้การสื่อสารเพื่อทำให้ความฝันของพวกเขาเป็นจริงและประสบความสำเร็จในที่ทำงานและที่บ้าน นี่คือนักคิดที่ชาญฉลาดและมีกลยุทธ์

ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ารูปแบบการสื่อสารหลักมีสี่รูปแบบ: การวิเคราะห์ ใช้งานง่าย ใช้งานได้จริง และส่วนบุคคล ไม่มีรูปแบบการสื่อสารใดที่ดีไปกว่ารูปแบบอื่นโดยเนื้อแท้ แต่การเลือกรูปแบบการสื่อสารที่ไม่ถูกต้องสำหรับผู้ฟังบางกลุ่มอาจทำให้เกิดปัญหาได้:

• สไตล์การวิเคราะห์. การสื่อสารเชิงวิเคราะห์เกี่ยวข้องกับการจัดการกับข้อมูลที่ยากและตัวเลขจริง คนที่สื่อสารในลักษณะนี้จะไม่แสดงความรู้สึกและอารมณ์เวลาพูด ข้อดีอย่างหนึ่งของรูปแบบการสื่อสารเชิงวิเคราะห์คือคุณสามารถวิเคราะห์ปัญหาอย่างมีเหตุผลและไม่แยแส ซึ่งหมายความว่าผู้คนจะเห็นว่าคุณได้รับข้อมูลที่ดีและมีประสบการณ์ในการวิเคราะห์ที่ยอดเยี่ยม ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการมีสไตล์การสื่อสารเชิงวิเคราะห์คือคุณอาจมองว่าคุณเย็นชาหรือไม่อ่อนไหว
• สไตล์ที่ใช้งานง่าย. เมื่อสื่อสารในรูปแบบที่เข้าใจง่าย คุณต้องการถ่ายภาพทั้งภาพและหลีกเลี่ยงรายละเอียดเพราะกลัวว่าจะจมอยู่ในภาพเหล่านั้น วิธีนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงหัวใจของปัญหาได้ถูกต้อง แทนที่จะต้องผ่านมันไปทีละขั้น ข้อดีของรูปแบบนี้คือ คุณสามารถสื่อสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ เจาะลึกปัญหาที่ใหญ่และซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม ในสถานการณ์ที่ต้องใช้รายละเอียดจริงๆ คุณอาจไม่มีความอดทน

• สไตล์การทำงาน. สไตล์นี้บ่งบอกถึงความเป็นระเบียบเรียบร้อย การมีอยู่ของแผนอย่างละเอียด กำหนดเวลาที่แน่นอน คนที่สื่อสารในลักษณะนี้เป็นนักแสดงที่ดีที่ไม่เคยพลาดอะไรเลยข้อเสียที่เป็นไปได้ของรูปแบบการสื่อสารที่ใช้งานได้คือ คุณอาจสูญเสียความสนใจของผู้ฟัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังพูดคุยกับคู่สนทนาที่ใช้งานง่าย
• สไตล์ส่วนตัว. ด้วยการสื่อสารในรูปแบบส่วนตัว คุณจะรู้สึกถึงการเชื่อมต่อทางอารมณ์กับคู่ของคุณและสิ่งนี้ช่วยให้คุณรู้ว่าจริงๆ แล้วเขาคิดอย่างไร คุณเป็นผู้ฟังที่ดีและเป็นนักการทูตที่ดี คุณรู้วิธีขจัดความขัดแย้ง คุณรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับคนจำนวนมาก สไตล์นี้ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวที่ลึกซึ้ง ผู้คนมักหันมาหาคุณเพราะคุณสามารถรวมกลุ่มต่างๆ เข้าด้วยกันได้ ข้อเสียของรูปแบบการสื่อสารนี้คือบางครั้งคุณสามารถรบกวนคู่สนทนาประเภทการวิเคราะห์ที่ชอบตัวเลขที่ชัดเจนและการอภิปรายเชิงตรรกะ

สำหรับทักษะการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญที่สุด โปรดดูวิดีโอต่อไปนี้