มารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจ

การติดต่อสื่อสารในสำนักงานเป็นประเภทที่พิเศษมากที่คุณต้องเชี่ยวชาญหากคุณกำลังจะปีนขึ้นบันไดขององค์กร ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่ดีจะให้บริการคุณอย่างซื่อสัตย์: จะช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชา และหุ้นส่วน เน้นการศึกษาและมุมมองของคุณ รูปแบบของการสื่อสารควรถูกจำกัด มีจุดมุ่งหมาย โดยไม่เบี่ยงเบนไปจากหัวข้อที่กำหนด

การสื่อสารใดๆ ทั้งส่วนตัวและลายลักษณ์อักษร เป็นการโต้ตอบกับผู้คนเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล สร้างความประทับใจ และเจรจาต่อรอง ไม่มีมนุษย์คนใดที่เป็นมนุษย์ต่างดาวสำหรับเรา บางครั้งเราก็ระบายอารมณ์ออกมา แต่ในแวดวงธุรกิจ ไม่ควรมีที่สำหรับแสดงความรู้สึก ลักษณะนิสัย และอารมณ์ของเราด้วยความรุนแรง

คุณลักษณะที่สำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจคือไม่สามารถตัดออกได้ในช่วงกลางประโยค สำหรับจดหมายทุกฉบับที่คุณได้รับ คุณต้องเขียนตอบกลับ แม้ว่าคุณจะไม่รู้สึกเช่นนั้นก็ตามหากคุณรับสายและไม่มีเวลารับสาย โปรดโทรกลับ แน่นอนว่าการสื่อสารกับบางคนนั้นไม่น่าพอใจ นั่นคือเหตุผลที่รายการคุณสมบัติที่จำเป็นของผู้จัดการรวมถึงการต่อต้านความเครียด

การประชุมทางธุรกิจ การสนทนาทางโทรศัพท์หรืออีเมลทางธุรกิจจะมีวัตถุประสงค์บางอย่างอย่างแน่นอน ด้วยเหตุนี้ ทุกฝ่ายจึงต้องหาข้อสรุป หารือเกี่ยวกับโครงการ ตกลงเป็นหุ้นส่วนทางยุทธศาสตร์ และอื่นๆ

ในการพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษร อาจมีข้อจำกัดและธรรมเนียมปฏิบัติมากกว่าการพูดด้วยวาจา การสื่อสารกับคู่สนทนาโดยตรง ในการประชุมส่วนตัว เราสามารถเน้นในระดับนานาชาติเกี่ยวกับข้อเท็จจริงนี้หรือข้อเท็จจริงนั้น ชี้แจงบางสิ่งบางอย่างหากคู่สนทนาไม่เข้าใจเรา หากเกิดข้อผิดพลาดในการพูด เราสามารถแก้ไขได้ทันที แต่ในจดหมายธุรกิจ เราต้องมีความชัดเจนและแม่นยำอย่างยิ่ง เพื่อที่คำต่างๆ จะไม่สื่อถึงการตีความซ้ำซ้อน

พวกเขาเคยพูดว่า: "กระดาษจะทนทุกอย่าง" หมายความว่าสามารถเขียนได้แม้กระทั่งข้อเท็จจริงที่ไม่น่าเชื่อถือ เรามีความเห็นว่า การติดต่อทางธุรกิจควรตรงไปตรงมาที่สุด โดยวิธีการที่ตอนนี้จดหมายกระดาษถูกส่งน้อยลง โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาขนส่งสัญญาและเอกสารอื่น ๆ ในกรณีนี้ หัวจดหมายจะใช้เป็นหลักฐานแสดงสถานะระดับสูงขององค์กร

ทุกวันนี้ ในกรณีส่วนใหญ่ การติดต่อทางธุรกิจเกิดขึ้นในพื้นที่เสมือน และมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง เมื่อบทสนทนาเพิ่งเริ่มต้น เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนคำทักทายตามมารยาท ตัวอย่างเช่น: “สวัสดีที่รัก Oleg Sergeevich! ". และที่อยู่ถัดไปในวันทำการสามารถละคำทักทายได้

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงทางอีเมล จำเป็นต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานทางภาษาและการรู้หนังสือที่ไร้ที่ติ ท้ายที่สุด การติดต่อสื่อสารจะเปิดเผยช่องว่างของคุณกับคู่สนทนาที่มีการศึกษา ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบสิ่งที่เขียนด้วยความช่วยเหลือของบริการพิเศษหากคุณไม่แน่ใจในความรู้ของคุณเอง

เราแสดงรายการกฎทั่วไปที่ต้องใช้จริยธรรมของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ มันค่อนข้างง่าย แต่อนิจจาหลายคนละเลยพวกเขา:

• จุดเริ่มต้นของแต่ละประโยคเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• มหัพภาคไว้ท้ายวลีเพื่อให้ความหมายของสิ่งที่อ่านชัดเจน
• ในการแยกแยะปัญหาและแนะนำวิธีแก้ไข การใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลขก็มีประโยชน์
• เพื่อความชัดเจน เป็นการดีที่จะใช้ตาราง กราฟ แผนภูมิ
• อย่าพยายามทำตัวให้ดูเหมือนคู่สนทนาที่ฉลาดและมีการศึกษา อย่าทำให้ความคิดง่ายๆ ซับซ้อนด้วยการสลับแบบมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมมากเกินไป
• ยิ่งคุณแสดงความคิดเห็นของคุณง่ายเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น
• แม้ว่าในวัฒนธรรมการพูดในชีวิตประจำวันจะต้องหลีกเลี่ยงศัพท์แสง แต่ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ศัพท์แสงระดับมืออาชีพและการยืมจากภาษาอังกฤษถือเป็นรูปแบบที่ดี (แต่อย่าหักโหม!)

มีข้อความประเภทต่อไปนี้:

• ข้อเสนอโปรโมชั่น;
• วันขอบคุณพระเจ้า;
• ประกอบ;
• การรับประกัน;
• เตือนความจำ;
• คำเตือน;
• ข้อเสนอความร่วมมือ

นอกจากกฎทั่วไปแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการเขียนทางธุรกิจด้วยเราจะให้กฎเกณฑ์ที่เหมาะสมในกรณีส่วนใหญ่

จุดเริ่มต้นของอีเมลเรียกว่าส่วนหัว มีโลโก้ขององค์กร เป็นประโยชน์ที่จะมีเทมเพลตที่ใส่โลโก้นี้ไว้เสมอ (ซึ่งก็คือบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ของคุณ)

ไม่เหมือนกับการสื่อสารออฟไลน์ กฎสมัยใหม่ไม่จำเป็นต้องทักทายผู้รับ และคุณสามารถระบุสาระสำคัญของเรื่องนี้ได้ทันทีโดยเรียกชื่อเขาและนามสกุล อย่างไรก็ตาม หลายคนยังคงเขียนตอนต้นของข้อความว่า “อรุณสวัสดิ์! ", "สวัสดี! ", "สวัสดีตอนเย็น! ' หรือ 'สวัสดี' และในเรื่องนี้ก็เช่นกัน ไม่มีการเบี่ยงเบนจากบรรทัดฐาน

ข้อกำหนดสำหรับเนื้อความของจดหมายแนะนำว่าความหมายของการติดต่อนั้นอยู่ในนั้น การแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าถือเป็นรูปแบบที่ดี ซึ่งเป็นสัญญาณของทัศนคติที่เอาใจใส่ต่อคู่สนทนา ในแต่ละย่อหน้า มีการตั้งชื่อและเปิดเผยแง่มุมหนึ่งของหัวข้อ นอกจากการระบุปัญหาแล้ว ยังเป็นธรรมเนียมที่จะแนะนำวิธีแก้ไขด้วย เพื่อที่จะเปิดเผยแนวคิดทางธุรกิจในแบบย่อ

ในส่วนสุดท้ายของข้อความ คุณสามารถแสดงความรู้สึกที่เป็นทางการและเป็นส่วนตัวมากขึ้น คำว่า “ด้วยความเคารพ…”, “ขอแสดงความนับถือ…” (“ขอแสดงความนับถือ” ในภาษาอังกฤษ) หรือความปรารถนาทางอารมณ์ที่มากขึ้นว่า “ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้! ".

ในลายเซ็นส่วนตัว จำเป็นต้องระบุนามสกุลและชื่อจริง (และในบางแวดวงก็รวมถึงนามสกุลด้วย) ควรมีหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณสามารถโทรได้: เมืองมือถือและสำนักงาน เมื่อเร็ว ๆ นี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมโลโก้บริษัทได้กลายเป็นแฟชั่น

ลิงก์เพิ่มเติมไปยังพอร์ทัลอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรทำหน้าที่เป็นโฆษณาเพิ่มเติมและอาจเพิ่มการเข้าชมไซต์นี้ในอนาคต

พนักงานสำนักงานส่วนใหญ่มีจดหมายที่เก็บถาวรจำนวนมากในกล่องอีเมลของตน เพื่อไม่ให้คู่สนทนาสับสนในการติดต่อกันเป็นเวลานานขอแนะนำให้ส่งจดหมายในรูปแบบของการตอบกลับ เมื่อคุณคลิกที่ช่องที่เหมาะสมที่จุดเริ่มต้นของหัวเรื่องของจดหมาย ตัวย่อภาษาอังกฤษ “Re…” จะปรากฏขึ้น สะดวกมากเพราะผู้รับจะจดจำความคืบหน้าของการติดต่อทันที

คุณสามารถบันทึกประวัติทั้งหมดของการสื่อสารเสมือนกับคู่สนทนานี้ หรือคุณสามารถทิ้งเฉพาะคำพูดสุดท้ายหรือที่สำคัญที่สุดเท่านั้น มารยาททางธุรกิจสมัยใหม่ต้องการให้คุณตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว ท้ายที่สุด เราใช้ส่วนสำคัญของวันกับคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน นอกจากนี้ สามารถตรวจสอบเมลจากอุปกรณ์มือถือได้

หากข้อความมีความสำคัญและเร่งด่วนเป็นพิเศษ ก็สามารถเขียน SMS หรือโทรศัพท์เพื่อเตือนความจำเกี่ยวกับจดหมายได้

ในบรรดาบุคคลสำคัญเชิงสร้างสรรค์ การใช้ตราประทับนั้นไม่เป็นที่ยอมรับ และยังถูกเย้ยหยันและประณามอีกด้วย แต่ในการติดต่อทางธุรกิจ แสตมป์ช่วยสะท้อนถึงสถานการณ์มาตรฐาน

การมีกระปุกออมสินเสมือนของชุดสำนวนและวลีนั้นมีประโยชน์ อันที่จริง การสื่อสารที่มีโครงสร้าง งานในสำนักงาน และการแก้ปัญหาที่เป็นทางการนั้นสร้างขึ้นจากความคิดโบราณเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นแสดงความเห็นอกเห็นใจโดยการหมุนเวียน "ขออภัยเราต้องแจ้งให้คุณทราบ ... "ความรู้สึกขอบคุณสะท้อนให้เห็นในสูตรหน้าที่นี้: "ขอบคุณสำหรับผลงานอันล้ำค่าของคุณ ... " และในที่สุด Joy: "เราภูมิใจที่จะแจ้งให้คุณทราบว่า ... " แต่วลีสุดท้าย: “เราตั้งตารอที่จะให้ความร่วมมือที่เป็นผลสำเร็จเพิ่มเติม” เป็นการแสดงออกถึงความหวังสำหรับการติดต่อทางธุรกิจเพิ่มเติม

ดังนั้นเราจึงพูดถึงมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ กฎเหล่านี้มีความจำเป็นเพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างสะดวกสบายและเกิดผลมากที่สุด ใช้แล้วจะเห็นว่างานบริการของคุณราบรื่น!

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎของการติดต่อทางธุรกิจ รวมถึงอีเมล โปรดดูวิดีโอต่อไปนี้