ขั้นตอนของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารเป็นกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ซึ่งรวมถึงการแลกเปลี่ยน การประเมิน และความเข้าใจในข้อมูล เมื่อพูดถึงการสื่อสารทางธุรกิจ มีการใช้บรรทัดฐานและกฎเกณฑ์บางประการเพื่อช่วยให้ปฏิสัมพันธ์ของคู่ค้าสะดวกสบายที่สุด โดยคำนึงถึงลำดับที่ถูกต้อง ซึ่งประกอบด้วยการสังเกตขั้นตอนที่จำเป็นของการสื่อสารทางธุรกิจ รับประกันความสำเร็จของผลลัพธ์ที่ต้องการ ซึ่งดีกว่าสำหรับคู่ค้าทั้งสอง

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องกับความต้องการเฉพาะ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูลที่สำคัญ การพัฒนาแนวคิดของการมีปฏิสัมพันธ์ การรับรู้และความเข้าใจของคู่สนทนา

การสื่อสารทางธุรกิจมีคุณสมบัติหลายประการ ความรู้ที่จะช่วยให้เข้าใจสาระสำคัญของการโต้ตอบประเภทนี้:

• ค่าชื่อเสียง ในธุรกิจ ใบหน้าขององค์กรคือชื่อเสียง ซึ่งเป็นรากฐานในการสร้างความสำเร็จในอนาคตของบริษัทด้วยเหตุนี้ การสื่อสารทางธุรกิจจึงมุ่งเป้าไปที่การรักษาและปกป้องการสื่อสาร
• ความชัดเจนและความแม่นยำ การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและแม่นยำช่วยให้มั่นใจได้ถึงการพัฒนาทางวิชาชีพที่มีประสิทธิภาพซึ่งส่งเสริมการจัดระเบียบตนเองอย่างรวดเร็วและการก่อตัวของความรับผิดชอบ
• กิจกรรมร่วมกันเป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย ในการปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจ เราไม่สามารถดูแลสวัสดิภาพด้านเดียวได้ ความสามัคคีของคู่ค้าและตำแหน่งที่เป็นประโยชน์ร่วมกันช่วยให้เกิดความสำเร็จและผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับทั้งสองฝ่าย

ผลลัพธ์ของการสื่อสารทางธุรกิจขึ้นอยู่กับความรอบคอบในการจัดระเบียบกระบวนการ ในโครงสร้างของการสื่อสารทางธุรกิจ สามารถแยกแยะบางขั้นตอนได้ ความรู้เกี่ยวกับประเด็นหลักของการสื่อสารดังกล่าวและบรรทัดฐานของพฤติกรรมที่สอดคล้องกับแต่ละขั้นตอนจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่หวงแหน

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการจัดประชุมโดยตรง ในระยะแรกจำเป็นต้องจัดทำแผนพร้อมคำถามเฉพาะและหลายทางเลือกในการแก้ปัญหา จำเป็นต้องวิเคราะห์มุมมองของคู่เจรจาและเลือกกลยุทธ์ความสัมพันธ์ที่เป็นประโยชน์มากที่สุด ขอแนะนำให้ทำนายผลการสนทนา ช่วงเวลาขององค์กรเสร็จสิ้นขั้นตอนการเตรียมการ: การกำหนดสถานที่และเวลาของการประชุม

ภาพเหมือนทางจิตวิทยาของคู่สนทนาซึ่งพัฒนาขึ้นในสายตาของคุณนั้นขึ้นอยู่กับสถานการณ์บางอย่าง ระยะเวลาของการรู้จัก ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ได้รับจากพนักงานคนอื่นๆ พฤติกรรมทางวาจาและอวัจนภาษามีความโดดเด่นซึ่งทำให้สามารถวาดภาพทางจิตวิทยาของคู่สนทนาได้:

• ลักษณะการพูด (เนื้อหา ความสม่ำเสมอ ระยะเวลา ความหมาย และลักษณะการพูด)
• ท่าทางและการแสดงออกทางสีหน้า
• การกระทำเฉพาะ (การเคลื่อนไหวและท่าทางของบุคคล, ระยะห่างระหว่างคู่สนทนา, การสัมผัส);
• การเคลื่อนไหวของร่างกาย (สัมผัส, ตบ, ลูบ)

หน้าที่ที่สำคัญในการสร้างภาพเหมือนทางจิตวิทยานั้นดำเนินการโดยการศึกษาลักษณะที่ปรากฏของคู่สนทนา สิ่งเหล่านี้คือความชอบของเสื้อผ้า ความสะอาด ความเรียบร้อยและความไร้ที่ติของรูปลักษณ์ การยึดมั่นในเทรนด์แฟชั่นหรือการละเลยของพวกเขา การลอกเสื้อผ้าที่ผู้อื่นสวมใส่

การกำหนดภาพทางจิตวิทยาของพนักงานจำเป็นต้องเน้นที่บุคลิกภาพของเขา:

• ตัวละคร (ความสนใจ, หลักการ, แผน, ความชอบ);
• พฤติกรรม (ความสามารถ ทักษะชีวิต ประสบการณ์วิชาชีพ);
• ด้านจิตวิญญาณของบุคลิกภาพ (ลักษณะเฉพาะของกระบวนการและคุณสมบัติของทรงกลมทางปัญญา ความรู้ความเข้าใจ และอารมณ์);
• ด้านสังคมและจิตวิทยา (สถานะ บทบาททางสังคม วิถีชีวิต และลักษณะเฉพาะของงาน);
• คุณสมบัติทางชีวจิต (อารมณ์, เพศและอายุของคู่สนทนา, ภาวะสุขภาพ);
• รูปแบบการติดต่อ

ในการสร้างการสื่อสารทางธุรกิจ จำเป็นต้องสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการสนทนาอย่างจริงจัง ซึ่งเกี่ยวข้องกับการแสดงความปรารถนาดีและความสนใจของคุณแก่คู่ค้า สิ่งนี้จะอำนวยความสะดวกด้วยรอยยิ้มที่นุ่มนวล การทักทายอย่างสุภาพ และการหยุดชั่วคราวที่เปิดโอกาสให้คู่สนทนาได้เข้าร่วมการสนทนาและมีส่วนร่วมโดยตรง

การสนทนามาตรฐานเริ่มต้นด้วยการดำเนินการตามการกระทำต่อไปนี้: การเปิดเผยเป้าหมาย ประสิทธิภาพของพันธมิตรทั้งด้านหนึ่งและอีกด้านหนึ่ง การพูดหัวข้อ การแนะนำบุคคลที่ดำเนินการสนทนา ประกาศขั้นตอนการค้นคว้าปัญหา

ขั้นตอนนี้บังคับเพื่อกำหนดแผนการเจรจาที่เหมาะสมและเพิ่มความสนใจในการโต้ตอบในส่วนของพันธมิตร ขั้นตอนนี้สามารถอำนวยความสะดวกด้วยเรื่องตลกที่เหมาะสมกับสถานที่และเวลา

คุณควรตัดสินใจเกี่ยวกับบทบาทที่คู่สัญญาจะเล่นในการสื่อสารทางธุรกิจ การเร่งความเร็วของกระบวนการนั้นอำนวยความสะดวกโดยการเลียนแบบคู่หู, ภาพสะท้อนในกระจกของท่าทางของเขา, ความเป็นพลาสติก, น้ำเสียง, ท่าทาง หลังจากนั้นสักครู่ (5-10 นาที) ก็สามารถดำเนินการประกาศเงื่อนไขได้ สิ่งนี้ต้องการตำแหน่งที่เท่าเทียมกัน คุณสามารถย้ายไปยังตำแหน่งอื่นซึ่งแสดงออกโดยการสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูด

ในระยะนี้ ควรเน้นที่ความเหมือนมากกว่าความแตกต่าง ด้วยเหตุนี้การเจรจาจะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ในกรณีที่มีความขัดแย้งที่แก้ไขไม่ได้ ขอแนะนำให้ย้ายไปอยู่ในตำแหน่งที่เป็นกลาง ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการกำหนดการประเมินของตนเอง

จำไว้ว่าจำเป็นต้องมีการโต้แย้งที่รุนแรง ในกรณีนี้ต้องปฏิบัติตามกฎบางประการ:

• การนำเสนอความคิดควรทำโดยใช้วลีที่เรียบง่าย เข้าใจง่าย แม่นยำ และน่าเชื่อถือ
• จะเหมาะสมที่จะปรับข้อโต้แย้งให้เข้ากับบุคลิกภาพของคู่ครอง
• ขอแนะนำให้นำเสนอหลักฐานของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุม
• เมื่อพูดเกี่ยวกับปัญหา คุณต้องแน่วแน่: คุณไม่สามารถยอมแพ้ได้หากคุณมั่นใจในความคิดเห็นของคุณ
• ควรมีหลักฐานสำคัญชิ้นหนึ่งที่สนับสนุนวิทยานิพนธ์สำรองอยู่เสมอ (ในกรณีที่คู่สนทนาเริ่มสงสัยในการตัดสินใจ)
• ขอแนะนำให้ใช้ข้อเท็จจริงที่เชื่อถือได้ซึ่งจะช่วยให้คู่สนทนาตัดสินใจโดยไม่ชักช้า
• อย่ายอมแพ้จนกว่าคู่หูจะยืนยันการปฏิเสธในที่สุด
• คุณควรใช้ข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือที่สุดเพื่อสนับสนุนตำแหน่งของคุณ พยายามแสดงความคิดในลักษณะที่พวกเขาสนใจคู่สนทนาอย่างเต็มที่

เมื่อมีปฏิสัมพันธ์กัน เป็นการยากที่จะหลีกเลี่ยงการอภิปรายต่างๆ งานหลักที่ต้องได้รับการจัดการในสถานการณ์เช่นนี้คือการพิสูจน์ให้คู่หูเห็นว่าคุณพูดถูก (โดยขจัดข้อสงสัย กำหนดแรงจูงใจในการต่อต้าน ในเวลาเดียวกันควรหลีกเลี่ยงการตัดสินอย่างเด็ดขาดไม่เช่นนั้นทุกอย่างจะกลายเป็นผลตรงกันข้าม

หากคุณบรรลุความเข้าใจ ปฏิสัมพันธ์ต่อไปจะไม่ทำให้เกิดปัญหาร้ายแรง หลังจากนั้นคุณจะต้องหาผลประโยชน์ร่วมกัน ให้โอกาสคู่ของคุณในการริเริ่ม

จำเป็นต้องควบคุมการมีส่วนร่วมของเขาในการบรรลุเป้าหมายที่ต้องการหากการตัดสินใจของคุณแข็งแกร่งกว่าการตัดสินใจของคู่สนทนา คุณควรพิจารณาข้อเสนอของเขาอย่างรอบคอบและอธิบายว่าทำไมแนวคิดจึงต้องมีการสรุปผล การรับตำแหน่งที่แตกต่างกันจะทำกำไรได้มากกว่าจากพื้นฐานใด

เกณฑ์ที่กำหนดควรแปลเป็นเวอร์ชันสุดท้าย หลังจากนั้น คุณต้องเริ่มข้อตกลง ขอแนะนำให้อธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับภาระหน้าที่ของแต่ละฝ่าย ทันทีที่มีการตัดสินใจ ความกตัญญูต่อคู่สนทนาจะเหมาะสม

ขั้นตอนสุดท้ายของการสื่อสารทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญมาก ดังนั้นจึงควรให้ความสนใจเช่นเดียวกับขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมด ความคิดเห็นสุดท้ายมีผลกระทบต่อภาพลักษณ์ของคู่สนทนาโดยรวมและความร่วมมือที่ได้รับการดูแลและวางแผนสำหรับอนาคต ควรมีการแสดงความเมตตา ความเคารพ และไหวพริบ

การสื่อสารทางธุรกิจจะเป็นประโยชน์และรับประกันผลลัพธ์ที่ดีเมื่อใช้ กฎและแนวทางดังต่อไปนี้:

• เครื่องดื่ม (ชา กาแฟ) ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของเจ้าของหรือในระหว่างการเจรจายืดเยื้อ
• ห้ามโทรศัพท์ในระหว่างการเจรจาธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะปิดโทรศัพท์ในเวลานี้ จำเป็นต้องแสดงความเคารพต่อหุ้นส่วนและขั้นตอนทั่วไปสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจ
• ห้ามออกจากสถานที่ในระหว่างการเจรจา กรณีพิเศษคือความต้องการความช่วยเหลือทางการแพทย์
• การเก็บบันทึกการทำงานเป็นเรื่องน่ายินดี เนื่องจากเป็นการเน้นความสนใจและความเอาใจใส่ของคู่ค้า
• สัญญาณของรสนิยมที่ดีคือการไม่ถามคำถามเกี่ยวกับความลับทางการค้าของคู่ค้าวิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงความอึดอัดและท่าที่อึดอัด

เกี่ยวกับทักษะการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญ โปรดดูวิดีโอต่อไปนี้