การสนทนาทางธุรกิจ: กฎเกณฑ์ ความหลากหลาย และขั้นตอน

ผลลัพธ์ของความสัมพันธ์ทางธุรกิจมักขึ้นอยู่กับการเจรจาและการเจรจาส่วนตัว การติดต่อทางธุรกิจที่จัดตั้งขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางโทรศัพท์ได้รับการพัฒนาในการสนทนาส่วนตัว ในเวลาเดียวกัน ผู้เข้าร่วมการสัมภาษณ์ใช้วิธีการสื่อสารที่หลากหลาย: พวกเขาไม่เพียงใช้คำพูดเท่านั้น แต่ยังใช้ท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า และอิทธิพลส่วนตัวด้วย

การสนทนาทางธุรกิจมักจะเป็นการสนทนาระหว่างคู่สนทนาสองคน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาจึงควรคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของคู่ต่อสู้ แรงจูงใจ ลักษณะการพูด และมารยาทในการใช้ การสื่อสารระหว่างบุคคลเกี่ยวข้องกับวิธีการต่างๆ ที่มีอิทธิพลต่อคู่สนทนา

การสนทนาทางธุรกิจที่มีหัวข้อเฉพาะและเน้นเป็นการส่วนตัวมักจะดำเนินการภายในองค์กรเดียวกันระหว่างพนักงานวัตถุประสงค์ของการสนทนาคือความปรารถนาของผู้เข้าร่วมคนหนึ่งในการสื่อสารเพื่อโน้มน้าวพนักงานคนอื่นหรือทั้งกลุ่มโดยใช้คำพูดเพื่อผลักดันกิจกรรม การเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมการทำงานหรือความสัมพันธ์ที่มีอยู่ และปรับปรุงคุณภาพของพวกเขา

เป้าหมายอีกประการของการสนทนาทางธุรกิจคือความจำเป็นที่ฝ่ายบริหารจะต้องสร้างข้อสรุปและการตัดสินใจตามความคิดเห็นและการใช้เหตุผลของพนักงาน

ข้อดีของการสนทนาทางธุรกิจมากกว่าการสื่อสารด้วยวาจาประเภทอื่นคือ:

• ในความเร็วของการตอบสนองต่อคำพูดของคู่สนทนาซึ่งช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
• ในการเพิ่มความตระหนักรู้ของผู้บริหารโดยคำนึงถึง ควบคุม และติดตามมุมมอง การตัดสิน ความคิด อาร์กิวเมนต์ และข้อความสงสัยที่ได้ยินในระหว่างการสัมภาษณ์
• ในความได้เปรียบของชุดวิธีการที่ยืดหยุ่นและสมเหตุสมผลสำหรับการศึกษาหัวข้อภายใต้การสนทนาซึ่งเป็นผลมาจากการแก้ปัญหาและการเรียกร้องของทุกฝ่าย

การสนทนาทางธุรกิจมุ่งเน้นไปที่การใช้งานฟังก์ชั่นบางอย่าง:

• ค้นหาทิศทางใหม่
• การเปิดตัวโครงการที่มีแนวโน้ม
• การแลกเปลี่ยนข้อมูล
• กฎระเบียบของกิจกรรมที่ริเริ่ม
• การสื่อสารร่วมกันของพนักงานในองค์กรเดียว
• อำนวยความสะดวกในการติดต่อทางธุรกิจระหว่างสถาบัน บริษัท อุตสาหกรรม

ผลลัพธ์ของการสนทนาทางธุรกิจและการประชุมไม่ได้ถูกกำหนดโดยความพร้อมเท่านั้น แต่ยังกำหนดโดยการสร้างการสนทนาด้วยสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เถียงไม่ได้ด้วยวิธีการสัมภาษณ์และปฏิบัติตามหลักการที่กำหนดไว้อย่างดี ควรมีบรรยากาศของความปรารถนาดีอยู่เสมอ - คำพูดที่รุนแรงเป็นที่ยอมรับไม่ได้

หลักการของความมีเหตุผลหมายถึงการจำกัดพฤติกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่คู่แสดงอารมณ์ การขาดการควบคุมอารมณ์มักจะส่งผลเสียต่อการตัดสินใจ วิธีแก้ปัญหาดังกล่าวไม่สามารถเรียกได้ว่าเหมาะสมที่สุด

หลักการของความเข้าใจเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้คู่สนทนาสามารถหาจุดร่วมในบทสนทนาและบรรลุผลตามที่ต้องการ

ในระหว่างการสนทนา ความเข้มข้นของความสนใจของผู้พูดจะผันผวนแม้ในกรณีที่ไม่มีปัจจัยกระจาย เมื่อพิจารณาและสังเกตเห็นความแตกต่างดังกล่าว ในเวลานี้จำเป็นต้องดึงความสนใจมาที่ตัวคุณเองอีกครั้งและดำเนินการติดต่อที่ถูกขัดจังหวะอีกครั้ง

หลักการของความน่าเชื่อถือกำหนดการปฏิบัติตามบังคับของความถูกต้องของการแจ้งให้คู่สนทนา - แม้ว่าเขาจะให้ข้อมูลเท็จก็ตาม สิ่งนี้เป็นประโยชน์ต่อการสนทนาและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ

หลักการทางจิตวิทยาที่สำคัญคือความแตกต่างระหว่างหัวข้อการสนทนากับคู่สนทนา ทัศนคติส่วนตัวต่อคู่ต่อสู้อาจส่งผลต่อความเที่ยงธรรมของการประเมินตัวบ่งชี้ การสนทนาที่สร้างสรรค์ขึ้นอยู่กับความแตกต่างระหว่างเหตุการณ์ที่มีมุมมองและความคิดเห็นจากประสบการณ์

การสรุปหลักการทั่วไปดังกล่าวสำหรับการสนทนาทางธุรกิจเป็นกฎสำหรับการดำเนินการซึ่งนำไปสู่ความปลอดภัยและประสิทธิภาพของการเจรจา

กฎที่น่าสนใจสองเท่าคือผู้สัมภาษณ์แต่ละคนมีความสนใจสองเท่า: ไม่เพียง แต่สาระสำคัญและเนื้อหาของหัวข้อของการสนทนา แต่ยังร่วมมือกับพันธมิตรด้วยการรักษาความสัมพันธ์ที่มีผลดีนั้นไม่ได้มีความสำคัญในการสนทนามากไปกว่าการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้จัดการสนทนาในลักษณะที่ไม่รบกวนความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและผู้จัดการ สำหรับสิ่งนี้คุณต้อง:

• อย่ารีบสรุปเกี่ยวกับแรงจูงใจและความตั้งใจของคู่สนทนาตามสมมติฐานของพวกเขา
• ตั้งใจฟังฝ่ายตรงข้ามและแสดงให้เห็นว่าเขาเข้าใจ
• แสดงความสนใจและเป้าหมายของคุณแทนการโต้เถียงเกี่ยวกับอดีต และควรแสดงความคิดอย่างชัดเจนและชัดเจน
• หารือเกี่ยวกับการดำเนินการในอนาคต

การเน้นที่ความสนใจในคู่ค้าถือเป็นกฎสำคัญที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในงานของคู่สนทนาทั้งสองอย่างมาก วลี: “เข้าใจ”, “น่าสนใจ”, “ยินดีที่รู้” แทรกตามธรรมชาติในการสนทนา จะสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายและช่วยแสดงข้อตกลงและความเข้าใจซึ่งกันและกัน ปัญหาเดียวกันนี้สามารถแก้ไขได้หากคุณพูดกับคู่สนทนา เรียกเขาด้วยชื่อและนามสกุล และไม่แสดงความวิตกกังวลและความหงุดหงิด

ความปรารถนาที่จะชี้แจงข้อมูลเพิ่มเติมหรือข้อมูลเสริมจะช่วยรักษาความสนใจเช่นกัน

ทุกการสนทนาเป็นวิธีการหาจุดร่วม เพื่อให้การเสวนาประสบความสำเร็จ ไม่แนะนำให้เริ่มต้นด้วยความขัดแย้ง มักจะเริ่มต้นด้วยหัวข้อที่มีความคิดเห็นเหมือนกัน เช่น เกี่ยวกับสภาพอากาศ สิ่งนี้ทำตั้งแต่แรกเริ่มไม่มีคำตอบเชิงลบและไม่ต้องใช้ความพยายามในการโน้มน้าวคู่สนทนาผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เตรียมวลีไว้ล่วงหน้าสองสามประโยคเสมอ คำตอบที่เป็นบวกเท่านั้น

การเตรียมการสำหรับการสนทนาทางธุรกิจเริ่มต้นด้วยขั้นตอนที่สำคัญที่สุด - การวางแผนซึ่งประกอบด้วยการกำหนดปัญหาและวัตถุประสงค์ของการประชุมตลอดจนการสร้างแผนการเจรจาต่อรองและวิธีการดำเนินการ ผู้เชี่ยวชาญให้คำแนะนำ:

• คิดทบทวนและชั่งน้ำหนักกระบวนการที่เสนอของการสนทนาที่วางแผนไว้ จัดทำโปรแกรม
• รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับคู่สนทนาที่เป็นไปได้
• ทดสอบประสิทธิภาพของข้อโต้แย้งที่จำเป็นเพื่อยืนยันความเชื่อและความตั้งใจของพวกเขา
• ตรวจสอบความสอดคล้องของคำจำกัดความและความคิดของพวกเขา
• พิจารณาทางเลือกสำหรับปฏิกิริยาของคู่สนทนาหรือคู่ต่อสู้ต่อการโต้แย้งที่หยิบยกมา

การนัดหมายเวลาและสถานที่ของการสนทนาในอนาคตขึ้นอยู่กับตำแหน่งและทัศนคติของผู้เข้าร่วม สามารถทำได้ในดินแดนของตัวเอง ต่างประเทศ หรือเป็นกลาง หลังจากดำเนินการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการแล้ว มีความจำเป็นต้องตรวจสอบและแก้ไขเอกสารที่รวบรวมและจัดเตรียมไว้ และจัดทำแผนสำหรับการสัมภาษณ์ในอนาคตในแบบฟอร์มสุดท้าย

การสร้างการสนทนาทางธุรกิจประกอบด้วย 5 ขั้นตอน:

• จุดเริ่มต้นของการสนทนา
• การให้ข้อมูล
• การโต้แย้ง;
• พลิกข้อโต้แย้งของฝ่ายตรงข้าม
• การอนุมัติข้อเสนอ

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้ขึ้นอยู่กับความรู้ระดับมืออาชีพ ความชัดเจน ตรรกะ ซึ่งจะเพิ่มคุณสมบัติส่วนตัวของผู้สัมภาษณ์ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการสนทนา แผนการสนทนาควรสร้างขึ้นบนพื้นฐานของตัวเลือกต่างๆ ที่เป็นไปได้สำหรับผลลัพธ์ บางครั้งคุณต้องเถียงซ้ำ

ในระยะแรก - ในช่วงเริ่มต้นของการเจรจา - สิ่งสำคัญคือต้องหาการติดต่อกับคู่ค้า จัดสภาพแวดล้อมที่น่าดึงดูด สนใจคู่สนทนา และยึดความคิดริเริ่ม ขอแนะนำให้ใช้เทคนิคพิเศษที่เริ่มบทสนทนา ซึ่งรวมถึง:

• เทคนิคในการคลายความตึงเครียดซึ่งช่วยสร้างการติดต่ออย่างใกล้ชิดกับคู่ต่อสู้
• วิธีที่จะขอคู่สนทนา ช่วยให้คุณสามารถนำปัญหาล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว
• วิธีการกระตุ้นจินตนาการที่เกี่ยวข้องกับการเกิดขึ้นของคำถามจำนวนมาก
• แนวทางแก้ไขปัญหาโดยตรง

การเริ่มต้นการสนทนาที่ถูกต้องคือความคุ้นเคย การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่แน่นอน การเสนอหัวข้อ การสื่อสารกฎเกณฑ์ในการพิจารณาประเด็นต่างๆ

ในขั้นตอนของการให้ข้อมูล เราควรค้นหาคำขอและความคิดเห็นของคู่ค้า แรงจูงใจ ข้อโต้แย้งและความปรารถนาของเขา รายงานข้อมูลที่วางแผนไว้ และวิเคราะห์ตำแหน่งของคู่สนทนา

ในขั้นตอนของการหักล้างคำตัดสินของคู่ต่อสู้ คำพูดของเขาควรถูกทำให้เป็นกลาง ในการทำเช่นนี้ จำเป็นต้องระบุข้อโต้แย้งของคุณอย่างน่าเชื่อถือ โดยไม่ต้องสงสัย โดยไม่ยินยอมให้มีการหักล้างความคิดเห็นของคุณ ตรรกะของการปฏิเสธอยู่ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่น่าสงสัย การค้นหาสาเหตุที่แท้จริง การเลือกแนวคิดและวิธีการ ในกรณีนี้จะใช้ลูกเล่นและลูกเล่นต่างๆ

ในขั้นตอนการตัดสินใจจะมีการสรุปผลลัพธ์ของการโต้แย้งที่ยอมรับและอนุมัติโดยคู่สนทนา ความแตกต่างเชิงลบและข้อสรุปจะถูกกำจัด ผลลัพธ์ที่สำเร็จถูกรวบรวมและยืนยัน หัวข้อสำหรับความร่วมมือเพิ่มเติมจะถูกเสนอ ในขั้นตอนนี้ เราไม่ควรแสดงความไม่แน่นอนเพื่อที่คู่ครองจะไม่เริ่มสงสัยในการตัดสินใจ

การสนทนาทางธุรกิจประเภทอิสระมีลักษณะตามการจัดประเภทต่อไปนี้:

• เมื่อสมัครงาน
• เมื่อเลิกจ้าง;
• เกี่ยวกับปัญหา
• ธรรมชาติทางวินัย

ความหลากหลายแรกเป็นประเภทเกริ่นนำ ซึ่งงานหลักคือการกำหนดและประเมินคุณภาพทางธุรกิจของผู้สมัครงานในตำแหน่ง ผู้จัดการจำเป็นต้องถามคำถามพื้นฐานสองสามข้อเกี่ยวกับบุคคลดังกล่าวกับผู้สมัคร: ระดับการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน ทักษะและความสามารถที่มีอยู่ เหตุผลในการหางาน ระดับการเรียกร้องเงิน บางครั้งก็จำเป็นต้องชี้แจงคุณสมบัติส่วนบุคคลด้วย

การสัมภาษณ์เกี่ยวกับการออกจากงานของพนักงานสามารถเป็นได้สองประเภท: การตั้งถิ่นฐานโดยสมัครใจหรือถูกบังคับ ในกรณีแรก ผู้ดูแลระบบควรหาสาเหตุของการเลิกจ้าง - นี่เป็นเพราะความสนใจในการปรับปรุงการจัดการขององค์กร โดยปกติในกรณีเช่นนี้ เป็นไปได้ที่จะหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่ช่วยแก้ปัญหาบางอย่างได้

ประเภทที่สามคือการสนทนากับพนักงานที่ถูกบังคับให้ต้องจากกัน ตามกฎแล้วมันเป็นเรื่องยากมากสำหรับผู้นำ ในกระบวนการของการสนทนาดังกล่าว เราควรสังเกตความละเอียดอ่อน แต่ในขณะเดียวกันก็ระบุข้อเรียกร้องของเขาอย่างถูกต้องและเป็นธรรม มีกฎและคำแนะนำพิเศษเกี่ยวกับวิธีการสนทนาดังกล่าว

การโต้แย้งอาจใช้วิธีการเชิงวาทศิลป์และการเก็งกำไร วาทศิลป์คือ:

• พื้นฐานประกอบด้วยการอุทธรณ์โดยตรงกับคู่ค้า
• ความขัดแย้งบนพื้นฐานของการค้นหาความขัดแย้งในการโต้แย้ง;
• เทคนิคในการเน้นข้อสรุปที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการผ่านข้อสรุประดับกลาง
• เปรียบเทียบ;
• วิธีการแยกส่วนตามการเลือกชิ้นส่วนแต่ละส่วน
• วิธีบูมเมอแรง

• การคว่ำบาตร;
• เปลี่ยนการเน้นย้ำและนำความสนใจของพวกเขามาสู่ส่วนหน้า
• วิธีการอนุมานตามการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปในสาระสำคัญของปัญหา
• วิธีการลงคะแนนที่สรุปในคำถามที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
• เทคนิคความช่วยเหลือที่ชัดเจน

วิธีการเก็งกำไรสามารถพิจารณาได้:

• เทคนิคการพูดเกินจริง
• เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ;
• เทคโนโลยีการใช้อำนาจหน้าที่
• เทคนิคการสงสัยตัวตนของคู่สนทนา
• วิธีการแยกซึ่งประกอบด้วยการนำเสนอนิพจน์ส่วนบุคคลในรูปแบบที่ปรับเปลี่ยน
• การเปลี่ยนแปลงทิศทางตามการเปลี่ยนแปลงไปสู่ประเด็นอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาท
• การปราบปรามซึ่งประกอบด้วยปัญหาเล็กน้อยเกินจริง
• เทคนิคลวงตาซึ่งมีการรายงานข้อมูลที่สับสน
• ล่าช้า - ชะลอการสนทนา
• การอุทธรณ์ตามการอุทธรณ์ความเห็นอกเห็นใจ
• เทคนิคการบิดเบือน
• คำถามกับดัก

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทำการสนทนาทางธุรกิจในลักษณะต่อไปนี้: ให้คำแนะนำหรือประเมินบางสิ่งในรูปแบบคำถาม-คำตอบที่ช่วยให้คุณรักษาตำแหน่งความคิดริเริ่ม ไม่อนุญาตให้ใช้น้ำเสียงที่แน่ชัด ส่งเสริมให้คู่สนทนามีความกระตือรือร้นและในขณะเดียวกันก็ได้รับสิ่งที่จำเป็น ข้อมูล. ตัวอย่างเช่น การใช้วลีเหล่านี้มีความเหมาะสมและมีเหตุผล:

• “ความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้คืออะไร? »;
• "คุณคิดว่า?.. ";
• “ฉันเข้าใจมุมมองของคุณถูกต้องหรือไม่? »;
• “คุณกับฉันควรตรวจสอบทางเลือกอื่นไม่ใช่หรือ? »;
• “คุณไม่คิดว่าสถานการณ์ไม่อยู่ในความโปรดปรานของคุณตอนนี้เหรอ? ".

การสนทนาทางธุรกิจมีส่วนทำให้ความปรารถนาของผู้คนเปลี่ยนแปลงสถานการณ์หรือสร้างความสัมพันธ์ใหม่เชิงคุณภาพระหว่างผู้เข้าร่วมในการสนทนา การสนทนาดังกล่าวเป็นส่วนสำคัญของความสัมพันธ์ในธุรกิจและการเมือง ซึ่งแสดงถึงความเชื่อมโยงระหว่างพันธมิตรที่ได้รับอนุญาตจากองค์กรเพื่อแก้ไขปัญหา คุณต้องพูดสั้น ๆ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎของการสื่อสารทางธุรกิจ โปรดดูวิดีโอต่อไปนี้