Typer av affärskommunikation

Affärskommunikation hjälper till att bygga relationer med kollegor, underordnade, partners och kunder. I kommunikationsprocessen sker ett utbyte av inte bara information, utan också erfarenhet och kunskap inom ett visst område. Affärsetikett penetrerar absolut alla livets sfärer, det finns olika typer av affärskommunikation.

Affärskommunikation är en viktig del av mänskligt liv. Etiketten i företagsmiljön fungerar som ett slags stöd. I näringslivet finns det flera former av kommunikation. Lämpliga alternativ bör väljas med hänsyn till de personliga och psykologiska egenskaperna hos deltagarna i diskussionen. Följande kommunikationsformer kan särskiljas:

• Konversation - muntlig kontakt mellan samtalspartnerna, reduceras till en diskussion om viktiga problem och uppgifter, vilket förtydligar några av nyanserna relaterade till arbetet. Deltagarna i samtalet i detta fall bör ha rätt att ta itu med olika uppgifter och fatta beslut. Statusen för samtalspartnerna måste vara lika.
• Förhandling har en styvare struktur. I dessa deltar i regel företrädare för olika företag eller divisioner.Förhandlingar används för att gå samman med partners som är intresserade av att lösa ett specifikt problem.
• På mötet en grupp eller stor krets av intresserade och engagerade personer deltar. Mötet innebär insamling, analys av information, datautbyte, samt beslutsfattande i kontroversiella frågor.
• Prestanda - i det här fallet delar en person eller en liten grupp den nödvändiga informationen med publiken. I det här fallet reduceras inte meddelandet till en diskussion om ämnet, utan presenteras som information. Denna form av kommunikation kräver att talaren har ledaregenskaper, förmåga att stanna i samhället, samt oratorisk förmåga.
• Korrespondens - ett indirekt sätt att kommunicera, spelar en slags roll för korrespondenskommunikation. Denna typ av kommunikation inkluderar order, protokoll, resolutioner, förfrågningar, rapporter, officiella brev, instruktioner och så vidare. Korrespondens används för kommunikation mellan avdelningar eller organisationer. Det är nödvändigt att följa specifika regler när du utför korrespondens.

Affärskommunikation måste läras. Samtidigt tonar personliga egenskaper och demonstration av ens "jag" i bakgrunden. Det viktigaste är fortfarande förmågan att ta hänsyn till motståndarens intressen och önskemål och kombinera dem med dina egna krav på ett sådant sätt att båda parter uppnår önskat resultat.

Affärskommunikation består av flera steg:

• Bildande av ett motiv. Utan det kommer det inte att vara möjligt att uppnå effektiv interaktion.
• Förbereder sig för att kommunicera - detta är utarbetandet av en samtalsplan, utarbetandet av argument och information.Det är också nödvändigt att förbereda en lista över uppgifter som behöver lösas under diskussionen.
• Startar en konversation. Det är nödvändigt att etablera kontakt, efter det är det nödvändigt att skapa ett "relationsklimat" som är gynnsamt för samtalet.
• Formulering av problemet - belysa mångfalden av problem, presentera deras position och vision för denna uppgift. Observera dock att du måste förbereda sammandrag om samtalets ämne i förväg och vara redo att svara på de frågor som ställs.
• Informationsutbyte - Förtydligande av samtalspartnerns position. Det är viktigt att upprätthålla kommunikationen och svara på frågor på ett tillgängligt officiellt språk, och utelämna professionell terminologi vid behov.

• Övertalning och argumentation - är nödvändiga vid oenighet och följer av föregående kommunikationsskede. Det är nödvändigt att notera de positiva aspekterna av din vision av situationen och lösningen av den kontroversiella frågan.
• Att hitta en lösning på ett problem eller problem - i slutet av diskussionen bör dess resultat passa alla deltagare.
• Utarbetande av kontrakt - det innebär att deltagarna i diskussionen som ett resultat av mötet kom fram till en gemensam nämnare eller tog stöd av partners för att lösa olika problem. Ett positivt resultat av diskussionen avslutas med en skriftlig bekräftelse.
• Analys av resultat - visar om de fattade besluten var korrekta.
• Beslutsfattande – innebär samtycke från alla parter efter analysen. I detta fall beslutar deltagarna i diskussionen om ytterligare samarbete eller avslutande av kontakter.

I det moderna samhället följer människor medvetet reglerna för affärskommunikation för att uppnå specifika mål i företagsmiljön. I näringslivet räcker det inte att ha en viss position, det är också nödvändigt att stärka relationerna med olika människor. Följande är av stor betydelse:

• Förmågan att vinna över människor och stanna i samhället är viktiga aspekter av företagsdialogen. För att göra detta måste du klara och tydligt formulera dina tankar, kompetent argumentera din synpunkt.
• Analytisk data och förmågan att fatta snabba beslut är alltid på din sida. När du kommunicerar med partners, kom ihåg att alla parter är intresserade av att snabbt lösa tvister.
• Det är viktigt att ta hänsyn till samtalspartnerns kulturella egenskaper och nationella traditioner: utan tvekan kan vissa seder och normer som antagits i ett annat land verka oacceptabla eller stötande.

De grundläggande begreppen och normerna för affärsetik bör vara kända för varje person med självrespekt. Det måste förstås att i affärer byggs kommunikation mellan människor inte enligt den ömsesidiga fångsten av partners humör, utan enligt vissa standarder. Det finns följande typer av affärskommunikation (efter funktionellt syfte):

• verbala och icke-verbala - bestå i behovet av att övervaka tal, ansiktsuttryck, gester och ställningar. I icke-verbal kommunikation kan positionen för armar, ben, blick, huvudlutning och ofrivilliga rörelser berätta mycket mer om en persons känslor och humör än muntligt tal. Det är värt att lära sig att kontrollera ansiktsuttryck och gester.
• Skriftlig och muntlig. För varje kommunikationsform urskiljs separata begrepp och normer.Varje dokument som är bestyrkt med signaturer och sigill hänvisar till den skriftliga formen av kommunikation. Till muntliga - planeringsmöten, möten, förhandlingar, rapporter och andra former av affärskommunikation.

• Monologisk och dialogisk - har betydande språkliga skillnader. Dialog är interpersonell kommunikation. Monologen speglar en enda synvinkel; denna typ av kommunikation inkluderar en presentation eller högtidligt tal, såväl som en rapport eller inledningsanförande.

• Avlägsen och personlig. Fjärrkommunikation inkluderar telefonsamtal, korrespondens via post. Särskild uppmärksamhet ägnas åt talets intonationsmönster, meddelandets korthet. Du kan inte använda gester.

Varje stil har vissa funktioner. Du måste kunna förstå dem.

Stilklassificering:

• Auktoritär. Den bygger på chefens obestridliga makt och de anställdas absoluta underordning. Eventuella beslut fattas enbart och diskuteras inte med intresserade eller inblandade personer.
• Demokratisk - huvuddraget är den gemensamma diskussionen om frågor och önskan om ömsesidig förståelse. Vid kommunikation med samtalspartnern används en begäran, rekommendationer och motivering.
• listiga eller formella - bestäms av chefens minimideltagande i personalförvaltning, förhandling och beslutsfattande. Svåra ärenden och riskfyllda beslut överförs till andra. Effektiviteten av en sådan ledning beror inte längre på ledaren, utan på gruppens utvecklingsnivå.
• Liberal - något mellan auktoritära och demokratiska stilar.Diskussion av olika frågor med partners eller kollegor minimeras, men används i sällsynta fall och endast i syfte att flytta över ansvaret på motståndaren.
• Officiell verksamhet - innebär strikt efterlevnad av kommunikationsnormer, talklichéer och regler för affärskommunikation, där det inte finns någon plats för manifestationen av individualitet.
• Vetenskaplig - strikt, kort och återhållsamt tal, lämpligt endast inom områdena vetenskap och utbildning. Det används i forskning eller undervisning.

Affärskommunikation berör alla yttre aspekter av beteende och är uppdelad i flera områden:

• deltagarna i samtalet har gemensamma mål och motiv;
• samtalet äger rum i ett rum-tidsintervall;
• en tydlig kommunikationshierarki byggs upp mellan alla deltagare i diskussionen, sociala statusar fördelas;
• deltagare i kommunikation följer allmänt accepterade regler och normer när de kommunicerar.

Affärskommunikation hjälper till att snabbt etablera de nödvändiga kontakterna, anlita stöd från pålitliga kunder. Det hjälper till att uppnå ömsesidig förståelse.

Det finns fyra huvudfunktioner för affärskommunikation:

• Information och kommunikation - involverar insamling och tillhandahållande av specifik information, samt utbyte av kunskap och erfarenhet.
• Interaktiv - på grund av processen för interaktion mellan människor. Det används i interaktionsprocessen (beteende, aktiviteter och beslut av partners).
• Perceptuell är att förstå den andra personen. Upprättande eller försvagning av kontakt sker på grundval av ömsesidig förståelse.
• Reglerande-kommunikativ - låter dig justera beteendet hos deltagarna i diskussionen.För att göra detta måste du vara flytande i speciella tekniker: kunna övertyga, hitta kompromisser och göra eftergifter.

Dessutom är det nödvändigt att ta hänsyn till särskilda regler när man har att göra med affärsmän. Alla överklaganden, meddelanden och information måste följa de tre pelarna:

• när det gäller innehåll - meddelanden och information som tillhandahålls bör vara tydliga och koncisa;
• den uttrycksfulla delen hänvisar till den känslomässiga komponenten;
• motiverande sida - riktar sig till samtalspartnerns tankar och känslor.

Vid kommunikation uppmärksammar en person samtalspartnerns tal och röst. Det utvärderas enligt vissa indikatorer:

• Ordförråd - frånvaron av parasitära ord och kompetent, uttrycksfullt tal gör att vi med tillförsikt kan konstatera att personen är utbildad och kultiverad.
• begripligt tal och det korrekta uttalet av ord är nyckeln till framgång för varje person.
• intonation - låter dig placera de nödvändiga accenterna.
• Talhastighet - långsamt tal kommer att orsaka melankoli, och snabbt tal kommer inte att tillåta dig att koncentrera dig på den information som tillhandahålls.
• Diskussion om de positiva och negativa egenskaperna hos konkurrenter. Försök att beröra sådana ämnen extremt taktfullt och noggrant. Detta är en sorts ofarlig manipulation som hjälper till att vinna över samtalspartnern.
• Kombination av långa och korta fraser. Denna teknik hjälper till att hålla samtalspartnerns uppmärksamhet.

För att uppnå respekt bland kollegor och partners är det nödvändigt att ta hänsyn till några nyanser:

• Diskussion om de positiva och negativa egenskaperna hos konkurrenter. Försök att beröra sådana ämnen extremt taktfullt och noggrant. Detta är en sorts ofarlig manipulation som hjälper till att vinna över samtalspartnern.
• Kombination av långa och korta fraser. Denna teknik hjälper till att hålla samtalspartnerns uppmärksamhet.
• I en affärsmiljö du bör inte visa dina personliga preferenser och känslor när man löser olika problem. Huvudrollen spelas av företagets intressen du representerar och samtalspartnerns intressen. Du bör inte byta till höjda röster eller delta i en verbal skärmytsling: varje manifestation av känslor kommer att påverka ditt rykte och din image negativt.
• Blanda inte jobb och privatliv. Relationer till kollegor ska inte påverka lösningen av företagets problem. Om du inte kan bygga en varm relation med en person, betyder det inte att du ska ignorera hans åsikt och råd när du löser vanliga problem. Förmågan att separera personliga relationer från affärer hjälper till att fokusera på önskade uppgifter och lösa tvister.

• Förbered dig för diskussionen: gör förfrågningar om samtalspartnern och välj lämplig kommunikationstaktik.
• Var punktlig - ta inte tid från affärspartners.
• Förmåga att lyssna på samtalspartnern - din obestridliga fördel. Utan förmågan att kommunicera med kunder, förstå deras behov och önskemål är det omöjligt att lyckas.
• Vänlig inställning till alla samtalspartners. Även en oärlig partner bör inte behandlas med förakt. Glöm fientlighet och försök att behandla samtalspartnern positivt och vänligt. Kom ihåg att du inte bör diskutera din relation med andra människor i en affärsmiljö. Relationer, personligt liv bör inte diskuteras med någon.
• Förmågan att fokusera på det väsentliga. Försök ta reda på vad din samtalspartner vill. Med tanke på hans intressen, försök att lösa problemet och komma till en gemensam nämnare, inte tappa dina önskemål.
• Förmåga att vara ärlig. Om informationen är opålitlig, förvrängd kan den upptäckas när som helst och påverka ditt rykte.
• Glöm inte reglerna för gott uppförande. Tilltala alltid personen med deras förnamn, le och försök att komplimentera dem, men undvik smicker.

I nästa video hittar du de viktigaste affärskommunikationsfärdigheterna.