Psykologi för affärskommunikation

Affärsmän idag har många sätt att kommunicera med kunder, kollegor och andra intressenter. Att förstå karaktären av affärskommunikation kan hjälpa dig att uppnå ditt företags mål och dagliga ledning.

Inom psykologin betyder termen "kommunikation" utbyte av information mellan människor genom ett gemensamt system av symboler. Denna definition av kommunikation inkluderar två aspekter:

• Först är det det som förmedlas, såsom fakta, känslor, idéer och så vidare. Detta innebär att någon i kommunikationsprocessen måste ta emot den överförda informationen.
• För det andra betonar ovanstående definition elementet av förståelse i kommunikationsprocessen. Förståelse uppnås först när mottagaren av meddelandet förstår det på samma sätt som avsändaren. Därför är den korrekta tolkningen av budskapet av stor vikt.

Affärskommunikation är utbyte av information, fakta och idéer relaterade till affärer. I den här globaliseringens tidevarv kräver alla företag, stora som små, korrekt affärskommunikation, både internt och externt.

De viktigaste egenskaperna hos affärskommunikation inkluderar följande komponenter:

• Segmentering. Även i små organisationer skulle det vara ett misstag att anta att alla anställda har samma behov, intressen och önskemål när det kommer till affärskommunikation. Effektiv affärskommunikation är segmenterad för att möta behoven hos specifika målgrupper. Till exempel kommer anställda som arbetar i en administrativ miljö att ha andra behov och annan tillgång till information än anställda som arbetar i en produktionsmiljö.
• konkrethet. Effektiv affärskommunikation måste vara specifik, och ju mer specifik den är, desto mer passar den in i sina egna detaljer.
• Noggrannhet. När informationen är felaktig går trovärdigheten förlorad. Avsändaren av denna information förlorar också förtroendet. Effektiv affärskommunikation måste vara korrekt både när det gäller innehållet som förmedlas och när det gäller de enkla saker som inkluderar grammatik, stavning och interpunktion.
• Aktualitet. Anställda måste vara medvetna om vad som händer i deras organisationer och i den yttre miljön när det påverkar dem. Att kommunicera med anställda i rätt tid är svårare än någonsin tidigare, men det är viktigt för effektiv affärskommunikation.

• Repeterbarhet. Om ett meddelande bara skickas en gång kan du inte vara säker på att det har nått mottagaren. Effektiv affärskommunikation kräver att man kommunicerar ofta för att säkerställa att alla anställda har den information de behöver. Dessutom byter anställda, vissa slutar, andra går in i företaget, och allt detta kräver uppdatering av information.
• Flerkanaligt. Företag har många kommunikationskanaler, allt från traditionella (tryckta, anslagstavlor, möten) till nya (e-post, bloggar, sociala nätverkssajter).Alla dessa kanaler måste användas för att säkerställa att anställda får information under olika förhållanden.
• Omedelbarhet. Kommunikation ansikte mot ansikte är fortfarande det mest effektiva, säger experter, och bör användas när det är möjligt. Naturligtvis kan detta vara svårt i mycket stora organisationer, men även då kan alternativen inkludera videokonferenser eller användning av webbseminarier.
• Närvaron av feedback. Anställda ska kunna dela sin feedback, åsikter och tankar med chefer och arbetsgivare. Tvåvägskommunikation är effektivt för både anställda och arbetsgivare.

Ibland måste man jobba med någon man inte gillar eller bara inte tål. Men för ditt arbetes skull är det viktigt att ha en god affärsrelation med dem. I det här fallet, försök att lära känna personen bättre. Han vet förmodligen mycket väl att du inte gillar honom, så ta första steget: starta ett konfidentiellt samtal eller bjud in honom på middag tillsammans. Under samtalet fokuserar du på att leta efter saker som ni kan ha gemensamt: fråga om familj, intressen, tidigare framgångar.

Företagskultur är avgörande för framgångsrik affärskommunikation. Det bidrar till att upprätthålla affärsetikett på jobbet, dessutom visar studier på detta område ett direkt samband mellan företagskultur och företagens omsättning.

Experter nämner sex grundläggande psykologiska principer för affärskommunikation:

• Ömsesidighet. Ömsesidighet i affärer innebär ömsesidiga förväntningar vid utbyte av värde. Om en person ger något, förväntas mottagaren ge något i gengäld. Ömsesidighet skapar förtroende mellan partners och deras relation utvecklas till det bättre.
• Övertalningsförmåga. Att känna till produkten, trender, förhandlingsforskningsresultat kommer att göra dig mycket mer övertygande. Det är viktigt att visa sin medvetenhet för att få partnerns förtroende.
• obligatorisk. Fullfölj alltid dina skyldigheter, inte bara skriftligt utan även muntligt. Kom ihåg att även ett handslag är ett tecken på enighet. Om du har svårt att komma ihåg vad du sa vid ett eller annat tillfälle, skriv ner det. Du kommer att ge intrycket av en bindande person.
• Efterföljd. Var alltid konsekvent i dina handlingar och handlingar, och ändra aldrig dina affärsprinciper.
• Strävar efter konsensus. Konsensus innebär att alla fattar och stöder beslutet och förstår skälen för att fatta det. Samförstånd är möjligt mellan partner om de har gemensamma värderingar och mål, och det finns enighet mellan dem i specifika frågor och en gemensam riktning.
• Personlig tillgivenhet. Vi är mer benägna att interagera med de människor som gör det tydligt att de gillar oss och i vars närvaro vi känner oss betydelsefulla. Fysisk attraktionskraft spelar en roll i detta, men likhet är också mycket effektivt. Vi vädjar till de människor som liknar oss i kläder, ålder, socioekonomisk status.

Kommunikation är etisk när den är direkt, ärlig och ömsesidig.Om kommunikation syftar till att dölja sanningen eller skada en annan person, kan det inte vara etiskt.

Även om etik inte är detsamma som moral, finns det ett starkt samband mellan de två begreppen: moral är idéer om vad som är rätt och fel, och etik är beteendeprinciper som påverkas av moraliska övertygelser. Därför är kommunikationsetik starkt beroende av moraliska principer:

• Ärlighet. Generellt sett är etisk kommunikation ärlig kommunikation. Även om det finns tillfällen då det skulle vara mer etiskt att ljuga, till exempel för en påstådd mördare, om var ett potentiellt offer befinner sig, är dessa fall snarare undantag än regel. Dessutom är ärlighet mer än bara sanningen; det innebär att vara öppen, frivilligt ge vilken information du än har, även om det äventyrar dina egna kortsiktiga intressen. Förtroende för människor är nära relaterat till ärlighet. Att skapa en miljö av förtroende är vägen till etisk kommunikation i en affärsmiljö.
• öppenhet. Öppenhet är en av nyckelpunkterna i etisk kommunikation. I kommunikation innebär det att vara öppen för olika idéer och åsikter, samt att vara villig att uttrycka sina egna åsikter, även om man inte förväntar sig att de ska accepteras.

• Lojalitet. I samband med affärskommunikation innebär lojalitet att allokera nödvändig tid och resurser för en omfattande diskussion av frågor. Först då har alla en chans att bli hörda.
• Konsensusbyggande. Etisk kommunikation är målorienterad snarare än statusorienterad. En kommunikationsstil där olika grupper förenas i motsatta läger och i första hand styrs av sina egna intressen bidrar inte med något till organisationen som helhet. Etiskt för en organisation är en kommunikationsstil där människor söker konsensus, inte opposition, och är fokuserade på att göra vad de kan för företaget. Eftersom att hjälpa en organisation är ett moraliskt imperativ är det därför en etisk kommunikationsstil att nå konsensus.

Man tror att det finns sex huvudtyper av samtalspartner. För att bättre förbereda dig för viktiga samtal är det viktigt att veta vilken typ du är:

• reflekterande. Du är en reflekterande samtalspartner om du under kommunikationsprocessen känner stämningen hos en partner. Ditt tal är mjukt, lugnt, du är känslig, förstår samtalspartnern och du gillar att bygga relationer med andra människor.
• Domare. Du är en samtalspartner av domaretyp om du analyserar ämnen och frågor, tar reda på huvudpunkterna och sedan förklarar dem effektivt för andra. Du leder samtalet och leder det direkt och övertygande.
• Ädel. Du är typen av "ädel" samtalspartner om du gillar öppen kommunikation, och det är lätt för andra att kommunicera med dig. Du är också fokuserad, och går alltid direkt mot målet.
• Vice. Den biträdande samtalspartnern är diplomatisk och använder kommunikation för att avsluta konflikter. Han är också lågmäld, charmig och får människor att känna sig bekväma.
• Sokrates. Sokrates-typen av samtalspartner är bra på att lösa problem och övertala andra, han gillar långa debatter.Han är detaljerad och välinformerad, och hans åsikter uppskattas av andra.
• Officiell. Denna typ av samtalspartner använder kommunikation för att förverkliga sina drömmar och bli framgångsrika på jobbet och hemma. Det här är en klok och strategisk tänkare.

Experter säger att det finns fyra huvudsakliga kommunikationsstilar: analytisk, intuitiv, funktionell och personlig. Ingen kommunikationsstil är i sig bättre än en annan. Men att välja fel kommunikationsstil för en viss publik kan orsaka problem:

• Analytisk stil. Analytisk kommunikation innebär att hantera hårda data och reella siffror. Människor som kommunicerar i denna stil undviker att visa känslor och känslor när de pratar. Ett stort plus med den analytiska kommunikationsstilen är att du kan analysera problem logiskt och passionerat. Det gör att folk ser att du är välinformerad och har stor analytisk erfarenhet. En potentiell nackdel med att ha en analytisk kommunikationsstil är att du kan ses som kall eller okänslig.
• Intuitiv stil. När du kommunicerar i en intuitiv stil föredrar du att ta in hela bilden och undvika detaljer av rädsla för att fastna i dem. Detta gör att du kan komma rätt till kärnan av problemet snarare än att gå igenom det i etapper. Fördelen med denna stil är att du kommunicerar snabbt och korrekt, enkelt fördjupar dig i stora och komplexa frågor. Men i en situation som verkligen kräver detaljer kanske du inte har tålamodet.

• funktionell stil. Denna stil innebär metodik, närvaron av detaljerade planer, exakta deadlines. Människor som kommunicerar i den här stilen är bra artister som aldrig missar något.En potentiell nackdel med en funktionell kommunikationsstil är att du kan tappa publikens uppmärksamhet, särskilt när du pratar med intuitiva samtalspartner.
• Personlig stil. Genom att kommunicera i en personlig stil känner du en känslomässig koppling till din partner, och detta gör att du kan veta vad han verkligen tycker. Du är en god lyssnare och en bra diplomat, du vet hur du jämnar ut konflikter, du har goda relationer med många människor. Denna stil låter dig bygga djupa personliga relationer. Folk vänder sig ofta till dig för att du kan föra samman olika grupper. Nackdelen med denna kommunikationsstil är att du ibland kan irritera analytiska samtalspartner som gillar hårda siffror och logiska diskussioner.

För de viktigaste affärskommunikationsfärdigheterna, se följande video.