Affärsförhandlingar: typer, regler och exempel på genomförande

Affärsförhandlingar är närvarande i varje chefs liv, oavsett nivå. I själva verket är detta ett affärssamtal, vilket är en form av verbalt informationsutbyte mellan flera personer. Formella beslut fattas inte alltid efter affärsförhandlingar, men de är användbara på grund av den information som fåtts under samtalen.

Affärsförhandlingar är affärskommunikation som hjälper till att nå en överenskommelse mellan parterna. Förhandlingar är nödvändiga för att kunna diskutera problemet med partnern, och även för att försöka hitta en lösning som tillfredsställer alla parter. Idag är det mycket viktigt för en kvalificerad chef att kunna föra affärsförhandlingar.

Förhandlingar kan ha följande funktioner:

• Informationsinformation – när parterna endast vill utbyta olika synpunkter inför huvudförhandlingarna.
• Kommunikativ - i det här fallet föredrar parterna att etablera nya band, relationer.
• Kontrollera, samordning av åtgärder. I det här fallet genomförs förhandlingar av partners som redan har etablerat affärsrelationer, och de behöver bara klargöra några av nyanserna i tidigare uppnådda relationer.
• Reglerande - den här funktionen är nödvändig om du behöver lösa ett problem eller konflikt i tid för att stoppa alla tvister.

Affärsförhandlingar kan delas in i två typer - interna och externa. Interna förhandlingar hålls inom ditt team eller företag. Externa förhandlingar är de där den inbjudna parten är närvarande, det kan vara partners, konkurrenter eller kunder. Interna förhandlingar slutar ofta i ömsesidiga överenskommelser. Här arbetar två parter för att få ett positivt resultat för företaget: de analyserar, drar slutsatser och erbjuder de bästa alternativen för att ta sig ur den nuvarande situationen.

Vid Harvard har alumner och professorer kommit på en ny sorts principiell förhandling. Här växlar eftergifter och ställningstagande. Vi känner till denna metod som "morots- och pinnemetoden". Kärnan i denna princip är att hålla en tuff position, vilket gör att du i första hand bara kan överväga huvudessensen av problemet eller frågan som diskuteras.

Med affärspartners är det bäst att följa de regler som fastställts i affärsmiljön. Detta ger dig möjlighet att ha goda, starka och ömsesidigt fördelaktiga relationer i framtiden.

I det gamla Bysans var "protokollet" den första delen av dokumentet, som vanligtvis innehöll en lista över deltagare i mötet. Idag är det en uppsättning regler, enligt vilka en mängd olika ceremonier ska hållas, en klädkod, en form av officiella brev och så vidare ska fastställas.

Varje brott mot protokollets lagar kommer att innebära att de som brutit mot protokollet kan få problem. Detta parti borde be om ursäkt för sitt misstag. Då måste förbisen rättas till. Tack vare att protokollet följs under förhandlingar och hälsningar, med dokumenthantering och genomförande av olika kontrakt, blir affärsmöten viktigare.

Varje land har sina egna nationella etiska standarder. Men i grund och botten är detta koncept detsamma för alla.

Nästan all förberedelse inför förhandlingar (både interna och externa) är uppdelad i flera delar. De viktigaste inkluderar följande:

• definition av problemet, för vilket det är nödvändigt att förhandla;
• söka efter dem som hjälper till att lösa de problem som har uppstått;
• fastställande av intressen (egna och partner);
• en tydlig formulering av planen och programmet för mötet;
• Vid behov väljs företrädare för delegationen ut.
• organisatoriska ögonblick - insamling av dokumentation, tabeller, prover och annat material som kan vara användbart i förhandlingar.

Mötena kan vara interna och externa, officiella och informella. Dessa är deras huvudstilar.Skillnaden i dem är närvaron av dokumentär konsolidering av enskilda punkter, förhandlingsprotokollet, funktionerna i de diskuterade ämnena och ämnet för denna konversation.

Beroende på arten av förhandlingarna kan delas in i partnerskap och kontra. Motförhandlingar hålls om det finns en konflikt mellan parterna som behöver lösas. I det här fallet bör lösningen vara neutral och passa båda parter.. Denna typ av konversation är känd för att vara aggressiv, eftersom varje sida vill vinna förhandlingen. I den här typen av samtal brukar partnerskap, samarbete, utveckling av parterna diskuteras.

Förhandlingsprocessen kan delas upp i flera steg. Deras struktur har länge varit bestämd. Ett av huvudstadierna i förhandlingarna är ett introduktionssamtal, under vilket du kan klargöra mötets ämne, lösa uppkommande frågor om organisationen av förhandlingarna. Det kan också vara ett expertmöte, som vanligtvis sker innan förhandlingarna mellan ledare och delegationer inleds.

De sex huvudsakliga stegen är:

• Träning. Korrekt förberedelse för affärsförhandlingar är 90 % av framgången. Trots den stora viljan att agera improviserat, rekommenderas det inte att ignorera detta steg före mötet. Därefter kan du lägga till ett mellanstadium av vyer.
• klargörande. Agera inte omedelbart, börja inte bjuda. Försök att tekniskt etablera kontakt med den andra sidan, bestämma dess standarder. Försök sedan ta reda på, med hjälp av förberedda frågor, vilka intressen den andra sidan har.
• Att lägga fram förslag. Detta stadium är typiskt som ett sätt att lösa tvister.Här kan parterna utbyta förslag, avgöra var och varför de har missförstånd. Se till att registrera alla oenigheter och tvister.
• Förhandla. Den här delen av mötet påverkar vad ni kommer överens om. Här kan du lösa alla meningsskiljaktigheter genom utbyte av information, eftergifter. Effektiva förhandlingar är utbyte av något som kan ha olika pris och värde för varje motståndare.

• Ta beslut. Vi kan anta att du närmar dig slutskedet av förhandlingarna. Men ta dig tid. Ställ dig själv frågan: ”Är det föreslagna avtalet lönsamt eller kan ett ännu bättre alternativ förhandlas fram? »
• Konsolidering av avtal - det sista av ditt möte. Det finns tillfällen då motståndarna var överens om allt och skingrade sig. Men redan nästa dag, under genomförandet av avtalen, kan det uppstå en situation att någon missuppfattat sin motståndare på fel sätt. Det är därför det är nödvändigt att tekniskt fixa absolut alla överenskommelser och resultat från mötet. Detta kommer att hjälpa till att undvika tvetydiga situationer i framtiden.

Absolut alla förhandlingar måste förberedas i förväg. När du förbereder dig är det önskvärt att samla in nödvändig information om partnern, fundera över argumenten för ditt förslag i förväg, och det är också lämpligt att i förväg tänka igenom och spela upp alla möjliga alternativ för resultatet av ett affärssamtal.

Det finns ett stort antal metoder för att genomföra tuffa förhandlingar. Flera huvudsakliga.

Här lägger den tuffe förhandlaren alla kort på bordet nästan direkt. Samtidigt deklarerar han absolut alla resurser som han har tillgängliga (eller inte).Beräkningen i denna förhandlingstaktik bygger på att alla alternativ som den andra sidan kan förbereda omedelbart anses vara "fel" och "oattraktiva" för samarbete.

Om motståndaren till den hårda sidan uppfattar denna information som ett faktum, har han inget annat val än att gå med eller lämna. Nackdelarna med denna metod inkluderar eventuell förlust av en potentiell partner (möjligen i framtiden).

Efter att den tuffa motståndaren tillkännager alla villkor för "offret", kan du gå med på att prata om dessa villkor. I det här fallet kan "offret" leda motståndaren till det scenario hon behöver genom att ge sina argument.

Du kan stå fast bättre. Här kan motståndaren redan tänka på exakt vad han kommer att förlora, och kan acceptera villkoren för "offret" (med några ändringar till hans fördel).

I kombination med orden "Ja, men på villkor ..." och ett vänligt samtal kan motståndaren slappna av lite. Vidare kan "offret" gå till offensiven. Syftet med detta spel är att fortsätta konversationen.

En stark förhandlare kommer att ändra stämningen på den andra sidan. Här, från en tuff förhandlare, hörs antingen trevliga ord eller anklagelser. Motsägelser från en persons mun under en konversation kommer att hindra "offret" från att tänka på sitt erbjudande. Hon kan vara i ett förvirrat tillstånd, kan förlora psykologisk stabilitet.

För att motverka en stark motståndare i denna typ av förhandlingar, "Offret" måste initialt förstå att detta är ett spel och det spelas enbart för ett syfte. För att stoppa den anfallande sidan kommer det att räcka med att försiktigt men ihärdigt be om att förstå situationen som har inträffat, med hjälp av metoden "criteria clash". En förutsättning är att ”offret” måste tala självsäkert och icke-aggressivt. Detta leder angriparen till en återvändsgränd och ger inte möjlighet att förebrå motståndaren för oförskämd förhandling.

Denna taktik är en bra kombination av de två föregående. Först kommunicerar en tuff förhandlare, genomför budgivning och så vidare. Allt går bra tills det ögonblick då "offret" vill säga sitt sista "ja". Här är den hårda sidan redan helt involverad i arbetet och går till attack och säger: ”Det här förslaget är inte lämpligt för oss. Vi är inte intresserade av det."

Beräkningen är gjord på det faktum att det avslappnade ”offret” inte kommer att stöta bort den tuffe förhandlaren och kommer att kunna acceptera de första villkoren som den tuffa motståndaren initialt ställde upp i början av förhandlingarna.

Under denna förhandlingsmetod gäller ett antal kategoriska förbud:

• Du kan inte acceptera några uttalanden i relation till dig själv och till förslaget. Om en tuff motståndare skulle ha några anmärkningar i relation till din personlighet, skulle han genast uttrycka dem.
• Denna konversationsmetod bör inte upphöra efter det första avslaget. I det här fallet är det lämpligt att förhandla.
• Du behöver inte be om ursäkt.
• Kom inte med ursäkter.
• Ge inte upp dina positioner.
• Du ska inte heller attackera som svar eller visa aggressivitet.
• Ge inte din samtalspartner en negativ bedömning. Var inte som honom.
• Försök att ersätta obehagliga och negativa ord med mjukare.

I den här typen av förhandlingar finns det flera åtgärder du kan vidta för att vända situationen till din fördel:

• Ställ klargörande frågor. Arbeta med varje enskild position, kallad samtalspartner.
• Fråga om kriterier. Till exempel: "Förstår jag rätt att ...", "Vad som är viktigt för dig nämnde vi inte i samtalet? ".
• Du kan försöka avslöja samtalspartnern med ledande frågor: ”Förstår jag rätt att du förhandlar med mig? "," Jag tycker att vårt förslag inte är lämpligt. Kan du utveckla exakt vad? ".

Enligt vissa regler för förhandlingsetikett finns det tidsramar för samtalet, som inledningsvis diskuteras i det preliminära skedet. När parterna kommer till förhandlingarna förstår de därför redan vad som väntar dem. Utifrån detta bygger de en samtalsplan, väljer argument, taktik, fakta. Den svåra sidan i det här fallet är att försöka bryta hela förhandlingsscenariot som du redan har förberett i förväg och påtvinga ditt eget.

Inför mötets början kan parterna bestämma vilka frågor som ska diskuteras i förhandlingarna. Förhandlaren tror att mötet kommer att pågå i minst 40 minuter. Men direkt efter mötet meddelar den tuffa sidan att det bara är 10-15 minuter och inte mer. "Offret" förberedde sin presentation i minst 15 minuter.

Detta beräknas för att visa den svaga sidan av dess svaghet. Antingen kommer "offret" att följa reglerna och kraven, eller så lämnar han omedelbart.I inget fall ska du vara indignerad, ta alla ord som sagts av den hårda sidan som sanningen, försök att möta den tilldelade tiden.

Vad kan göras:

• Du kan hålla med. Det är dock bäst att ignorera det. Förhandla som om ingenting hänt.
• Mötet drivs oftast av någon som vet hur man lyssnar och ställer rätt frågor. Överväldig framför allt inte den andra sidan med en presentation av dig själv och ditt förslag. Fråga honom först om hans behov, om vilka urvalskriterier som är viktiga för honom.
• När du har listat ut alla hans behov kan du ge din motståndare precis vad han ville ha.

I nästa video hittar du en metodik för att genomföra affärsförhandlingar (förberedelser, manipulationstekniker och exempel på effektiv affärskommunikation).