affärskorrespondensetikett

Kontorskorrespondens är en väldigt speciell genre som du måste behärska om du ska klättra på företagsstegen. Goda affärsskrivande färdigheter kommer att tjäna dig troget: de hjälper dig att kommunicera med underordnade, överordnade och partners, betona din utbildning och din syn. Kommunikationsstilen bör vara återhållsam, målmedveten, utan att avvika från ett givet ämne.

All kommunikation, både personlig och skriftlig, är interaktion med människor för att utbyta information, imponera och förhandla. Ingenting mänskligt är främmande för oss, ibland ger vi utlopp för känslor, men i affärssfären borde det inte finnas plats för den våldsamma manifestationen av våra känslor, karaktärsdrag och temperament.

En viktig egenskap hos affärskommunikation är att den inte kan skäras av mitt i meningen. För varje brev du får behöver du skriva ett svar, även om du inte känner för det.Om du får ett samtal och du inte har tid att ta telefonen, se till att ringa tillbaka. Naturligtvis är kommunikation med vissa människor obehaglig. Det är därför som listan över obligatoriska egenskaper hos en chef inkluderar stresstålighet.

Ett affärsmöte, ett telefonsamtal eller en affärse-postkorrespondens kommer säkert att ha något syfte. Som ett resultat måste parterna komma till slutsatser, diskutera projektet, komma överens om ett strategiskt partnerskap och så vidare.

I skriftligt tal finns det kanske ännu fler begränsningar och konventioner än i muntligt tal. Genom att kommunicera med samtalspartnern direkt, i ett personligt möte, kan vi lägga en innationell betoning på detta eller det faktum, förtydliga något om samtalspartnern inte förstod oss. Om ett talfel görs kan vi rätta till det omedelbart. Men i ett affärsbrev måste vi vara extremt tydliga och precisa så att orden inte innebär en dubbeltolkning.

De brukade säga: "Papper kommer att tåla allt", vilket antyder att även opålitliga fakta kan skrivas. Det är vi av den uppfattningen affärskorrespondens bör vara så ärlig som möjligt. Förresten, nu skickas pappersbrev allt mindre. I grund och botten transporterar de kontrakt och andra dokument. I det här fallet används brevhuvuden som bevis på organisationens höga status.

Nuförtiden sker i de flesta fall affärskorrespondens i det virtuella rummet, och det har sina egna egenskaper. När dialogen precis har börjat är det vanligt att skriva en hälsning enligt etikett, till exempel: "Hej, kära Oleg Sergeevich! ". Och på den efterföljande adressen under arbetsdagen kan hälsningen utelämnas.

Skriftlig kommunikation, inklusive via e-post, kräver efterlevnad av språknormer och oklanderlig läskunnighet. När allt kommer omkring kommer korrespondens avslöja dina luckor för en utbildad samtalspartner. Därför råder vi dig att kolla vad som står med hjälp av specialtjänster, om du inte är helt säker på dina egna kunskaper.

Vi listar de allmänna regler som kräver etik för elektronisk kommunikation. De är ganska enkla, men många, tyvärr, försummar dem:

• början av varje mening är versal;
• en punkt sätts i slutet av frasen så att meningen med det som läses är tydlig;
• för att reda ut problemet och föreslå lösningar är det användbart att använda en punktlista eller numrerad lista;
• för tydlighetens skull är det bra att använda tabeller, grafer, diagram;
• försök inte specifikt att verka som en intelligent, utbildad samtalspartner, komplicera inte enkla tankar med överdrivna deltagande och participiella vändningar;
• ju enklare du uttrycker dina tankar, desto bättre;
• även om kulturen i dagligt tal kräver att man undviker jargong, i en affärsmiljö anses professionell jargong och lån från engelska nu vara god form (men överdriv inte!).

Det finns följande typer av meddelanden:

• kampanjerbjudanden;
• tacksägelse;
• medföljande;
• garanti;
• påminnelser;
• varningar;
• samarbetsförslag.

Förutom allmänna regler är det viktigt att känna till några detaljer om affärsskrivande.Vi kommer att ge de regler som kommer att vara lämpliga i de allra flesta fall.

Början av ett e-postmeddelande kallas en rubrik. Den har organisationens logotyp. Det är användbart att alltid ha till hands (det vill säga på skrivbordet på din dator) en mall där denna logotyp skrivs in.

Till skillnad från offlinekommunikation tvingar moderna regler dig inte att hälsa på adressaten, och du kan omedelbart ange kärnan i saken genom att kalla honom med namn och patronym. Många fortsätter dock att skriva i början av meddelandet: ”God morgon! ", "Hallå! ", "God kväll! ' eller 'Hälsningar.' Och även i detta finns ingen avvikelse från normen.

Kraven på brevets brödtext tyder på att det är i den som innebörden av korrespondensen ligger. Att dela in texten i stycken anses vara bra form, ett tecken på en uppmärksam inställning till samtalspartnern. I varje stycke namnges och avslöjas en eller annan aspekt av ämnet. Förutom att identifiera problemet är det vanligt att föreslå sätt att lösa det. Så att säga för att avslöja en affärsidé i miniatyr.

I den sista delen av meddelandet kan du uttrycka både formella och mer personliga känslor. Formuleringen "Respektfullt...", "Bästa hälsningar..." ("bästa hälsningar" på engelska) eller en mer känslomässig önskan "Ha en trevlig dag! ".

I en personlig signatur är det absolut nödvändigt att ange efternamn och förnamn (och i vissa kretsar även patronym). Det ska också finnas telefonnummer som du kan ringa: mobil och kontorsstad. Nyligen har en elektronisk signatur med en företagslogotyp kommit på modet.

En ytterligare länk till organisationens elektroniska portal fungerar som ytterligare reklam och kan öka trafiken till denna webbplats i framtiden.

De flesta kontorsanställda har ett mycket omfattande brevarkiv i sin e-postlåda. För att samtalspartnern inte ska bli förvirrad i en lång korrespondens, rekommenderas det att skicka ett brev i form av ett svar. När du klickar på lämplig ruta i början av ämnet för brevet, visas den engelska förkortningen "Re...". Detta är mycket bekvämt, eftersom adressaten omedelbart kommer ihåg hur korrespondensen fortskrider.

Du kan spara hela historien om virtuell kommunikation med den här samtalspartnern, eller så kan du bara lämna de sista eller mest betydelsefulla citaten. Modern affärsetikett kräver att du svarar snabbt på mejl. När allt kommer omkring tillbringar vi en betydande del av dagen vid en arbetsdator. Dessutom kan e-post kontrolleras från mobila enheter.

Om meddelandet är särskilt viktigt och brådskande är det tillåtet att skriva sms eller ringa för att påminna om brevet.

Bland kreativa figurer accepteras inte användningen av frimärken och dessutom förlöjligas och fördöms. Men i affärskorrespondens hjälper frimärken att återspegla standardsituationer.

Det är användbart att ha en virtuell spargris med fasta uttryck och fraser. Strukturerad kommunikation, kontorsarbete och lösningen av formella frågor bygger på dessa klichéer. Till exempel uttrycks sympati genom omsättningen "Tyvärr måste vi informera dig ...".En känsla av uppskattning återspeglas i denna pliktformel: "Tack för ditt ovärderliga bidrag ...". Och, slutligen, glädje: "Vi är stolta över att kunna meddela dig att ...". Men slutfrasen: "Vi ser fram emot ytterligare givande samarbete" uttrycker hopp om ytterligare affärskontakter.

Så vi pratade om etiketten för affärskorrespondens. Dessa regler är nödvändiga för att göra kommunikationen så bekväm och fruktbar som möjligt. Använd dem så ser du att ditt arbete i tjänsten har gått smidigt!

För mer information om reglerna för affärskorrespondens, inklusive e-post, se följande video.