Stadier av affärskommunikation

Kommunikation är processen för interaktion mellan människor, vilket inkluderar utbyte, utvärdering och förståelse av information. När det kommer till affärskommunikation används vissa normer och regler för att göra samspelet mellan partners så bekvämt som möjligt. Att ta hänsyn till den korrekta sekvensen, som består i att observera de nödvändiga stadierna av affärskommunikation, garanterar uppnåendet av det önskade resultatet, vilket är att föredra för båda parter.

Affärskommunikation är en process i flera steg som innebär att skapa och ytterligare förbättra relationer mellan människor relaterade till specifika behov. Denna process innebär överföring av viktig information, utveckling av begreppet interaktion, uppfattning och förståelse av samtalspartnern.

Affärskommunikation har ett antal funktioner, vars kunskap kommer att hjälpa till att förstå essensen av denna typ av interaktion:

• Rykte värde. I näringslivet är ett företags ansikte utåt dess rykte, vilket är grunden för företagets framtida framgång.Av denna anledning syftar affärskommunikation till att underhålla och skydda den.
• Tydlighet och precision. En tydlig och exakt definition av mål säkerställer en effektiv professionell utveckling som främjar snabb självorganisering och ansvarsbildning.
• Gemensam aktivitet, fördelaktigt för båda parter. I affärsinteraktion kan man inte ta hand om välfärden för endast en sida. Enheten av partners och ömsesidigt fördelaktig position säkerställer framgång och utmärkta resultat för båda parter.

Resultatet av affärskommunikation beror på hur noggrant själva processen är organiserad. I strukturen för affärskommunikation kan vissa stadier urskiljas. Kunskap om huvudpunkterna i sådan kommunikation och de beteendenormer som motsvarar varje steg kommer att bidra till att uppnå det omhuldade målet.

Detta skede involverar den direkta organisationen av mötet. I det första skedet är det nödvändigt att upprätta en plan med specifika frågor och flera alternativ för att lösa problemet. Det är nödvändigt att analysera förhandlingspartnerns synpunkter och välja den mest fördelaktiga relationsstrategin; det rekommenderas att göra en förutsägelse av resultatet av konversationen. Organisatoriska ögonblick avslutar det förberedande skedet: beteckningen av plats och tid för mötet.

Det psykologiska porträttet av samtalspartnern, som utvecklas i dina ögon, beror på vissa omständigheter, varaktigheten av bekantskapen, information om personen som fåtts från andra anställda. Verbala och icke-verbala beteenden särskiljs, vilket gör det möjligt att rita ett psykologiskt porträtt av samtalspartnern:

• sätt att tala (innehåll, konsekvens, varaktighet, uttrycksfullhet och talegenskaper);
• gester och ansiktsuttryck;
• specifika handlingar (rörelser och ställningar av en person, avstånd mellan samtalspartner, beröring);
• kroppsliga rörelser (beröring, klappning, strykning).

En viktig funktion för att skapa ett psykologiskt porträtt utförs av studiet av samtalspartnerns utseende. Dessa är klädpreferenser, renlighet, prydlighet och oklanderligt utseende, följsamhet till modetrender eller försummelse av dem, kopiering av kläder som bärs av andra människor.

För att bestämma det psykologiska porträttet av en anställd är det nödvändigt att fokusera på hans personlighet:

• karaktär (intressen, principer, planer, preferenser);
• beteende (kompetens, livsfärdigheter, yrkeserfarenhet);
• personlighetens andliga sida (unika egenskaper hos processerna och egenskaperna hos de intellektuella, kognitiva och emotionella sfärerna);
• sociala och psykologiska aspekter (status, social roll, livsstil och arbetsspecifikationer);
• biopsykiska egenskaper (temperament, kön och ålder hos samtalspartnern, hälsotillstånd);
• kontaktbildning.

För att etablera affärskommunikation är det nödvändigt att skapa en atmosfär som främjar ett seriöst samtal, vilket innebär att visa partnern din välvilja och intresse. Detta kommer att underlättas av ett mjukt leende, en artig hälsning och en paus som ger samtalspartnern möjlighet att gå med i samtalet och ta direkt del i det.

Ett standardsamtal börjar med genomförandet av följande åtgärder: avslöjande av mål, prestationer för partners både på ena sidan och på den andra, uttrycka ämnet, introducera personen som leder samtalet, tillkännage förfarandet för att undersöka frågan.

Detta steg är obligatoriskt för att fastställa en lämplig förhandlingsplan och öka intresset för samspelet från partnerns sida. Denna procedur kan underlättas av ett skämt som skulle vara lämpligt för platsen och tiden.

Du bör också bestämma vilka roller parterna ska spela i affärskommunikationen. Accelerationen av processen underlättas av imitation av en partner, en spegelreflektion av hans hållning, plasticitet, tonfall, gester. Efter en tid (5-10 minuter) är det möjligt att gå vidare till tillkännagivandet av villkoren. Detta kräver likvärdiga positioner. Du kan flytta till en annan position, vilket manifesteras av icke-verbal kommunikation.

Under denna fas bör tonvikten läggas på likheter snarare än skillnader. Tack vare detta kommer förhandlingar att hjälpa till att få det önskade resultatet. Vid olösta meningsskiljaktigheter rekommenderas att gå över till en neutral position som inte innebär att göra en egen bedömning.

Kom ihåg att det behövs starka argument. I det här fallet måste vissa regler följas:

• Presentationen av tankar bör utföras med enkla, begripliga, exakta och övertygande fraser.
• Det kommer att vara lämpligt att anpassa argumenten till partnerns personlighet.
• Det är önskvärt att presentera dina bevis tydligt och koncist.
• När du talar om ett problem måste du vara bestämd: du kan inte ge efter om du är säker på din åsikt.
• Det bör alltid finnas ett tungt vägande bevis som stöder avhandlingen i reserv (ifall samtalspartnern börjar tvivla på beslutet).
• Det rekommenderas att använda tillförlitliga fakta som skulle hjälpa samtalspartnern att fatta ett beslut utan dröjsmål.
• Ge inte upp förrän partnern slutligen bekräftar sitt avslag.
• Du bör använda de mest övertygande argumenten till förmån för din position och försöka uttrycka tankar på ett sådant sätt att de är helt intresserade av samtalspartnern.

När man interagerar är det alltid svårt att undvika olika diskussioner. Huvuduppgiften som måste hanteras i en sådan situation är att bevisa för partnern att du har rätt (genom att eliminera tvivel, bestämma motståndsmotiv, försvarsreaktion, tänka på taktik). Samtidigt bör kategoriska bedömningar undvikas, annars förvandlas allt till motsatt effekt.

Om du uppnår förståelse kommer ytterligare interaktion inte att orsaka allvarliga svårigheter. Efter det måste du hitta en gemensam fördel. Ge din partner möjlighet att ta initiativ.

Det är nödvändigt att kontrollera hans deltagande för att uppnå det önskade målet.Om ditt eget beslut är mycket starkare än samtalspartnerns, bör du noggrant överväga hans förslag och förklara varför idén måste slutföras, på vilken grund det är mer lönsamt att ta en annan position.

De formulerade kriterierna bör översättas till den slutliga versionen. Efter det måste du starta ett avtal. Det rekommenderas att mer detaljerat beskriva de skyldigheter som var och en av parterna åtar sig. Så snart beslutet är fattat kommer det att vara lämpligt att uttrycka tacksamhet till samtalspartnern.

Det sista stadiet av affärskommunikation spelar en mycket viktig roll, så det bör ges samma uppmärksamhet som alla tidigare. Det slutliga yttrandet har en inverkan på bilden av samtalspartnern som helhet och på partnerskap som för närvarande upprätthålls och planeras för framtiden. Välvilja, respekt och takt ska ändå visas.

Affärskommunikation kommer att gynnas och garanterat goda resultat när den används följande regler och riktlinjer:

• Drycker (te, kaffe) erbjuds efter ägarens gottfinnande eller under utdragna förhandlingar.
• Ring inte telefonsamtal under affärsförhandlingar. Det är bättre att stänga av telefonen för den här gången. Det är nödvändigt att visa respekt för partnern och det allmänna förfarandet för affärsinteraktion.
• Det är förbjudet att lämna lokalen under förhandlingar. Ett undantagsfall är behovet av medicinsk hjälp.
• Att föra arbetsjournaler är välkommet, eftersom det betonar intresse och uppmärksamhet mot partnern.
• Ett tecken på god smak är att inte ställa frågor relaterade till en partners affärshemlighet.Detta hjälper till att undvika besvärlighet och besvärlig position.

Allt om viktiga affärskommunikationsfärdigheter, se följande video.