Affärssamtal: regler, varianter och stadier

Resultaten av affärsrelationer beror ofta på personliga förhandlingar och dialoger. Affärskontakter, upprättade skriftligen eller per telefon, utvecklas i personliga samtal. Samtidigt använder intervjudeltagarna alla olika kommunikationsmedel: de använder inte bara tal, utan också gester, ansiktsuttryck och personlig påverkan.

Ett affärssamtal är vanligtvis ett samtal mellan två samtalspartner, varför de bör ta hänsyn till motståndarens personliga detaljer, hans motiv, talegenskaper och tillämpa etikett. Interpersonell kommunikation involverar en mängd olika metoder för att påverka samtalspartnern.

Ett affärssamtal som har ett specifikt ämne och är personligt inriktat genomförs ofta inom samma organisation mellan anställda.Syftet med samtalet är en önskan hos en deltagare i kommunikationen att med hjälp av ord påverka en annan eller en hel grupp anställda för att driva på aktivitet, förändringar i befintlig arbetsmiljö eller relationer och förbättra deras kvalitet.

Ett annat mål med ett affärssamtal är ledningens behov av att forma slutsatser och beslut utifrån medarbetarnas åsikter och resonemang.

Fördelen med affärssamtal framför andra typer av verbal kommunikation är:

• i reaktionshastigheten på samtalspartnernas kommentarer, vilket hjälper till att erhålla det önskade resultatet;
• att öka administratörens medvetenhet genom att ta hänsyn till, kontrollera och övervaka synpunkter, bedömningar, tankar, argument och skeptiska uttalanden som hörs under intervjun;
• i lämpligheten av en flexibel rimlig uppsättning metoder för att studera ämnet som diskuteras, vilket är en konsekvens av att lösa problemet och alla parters anspråk.

Ett affärssamtal är fokuserat på implementeringen av vissa funktioner:

• hitta nya vägar;
• lansering av lovande projekt;
• datautbyte;
• reglering av påbörjad verksamhet;
• ömsesidig kommunikation mellan anställda i ett företag;
• underlätta affärskontakter mellan institutioner, företag, industrier.

Resultatet av ett affärssamtal och möten bestäms inte bara av beredskapen för det, utan avgörs också av själva konversationens uppbyggnad.Obestridliga misstag kan undvikas genom väletablerade metoder för att genomföra intervjuer och följa deras principer. Det ska alltid finnas en atmosfär av välvilja – hårda uttalanden är oacceptabla.

Rationalitetsprincipen innebär att beteendet begränsas, särskilt i fallet med en partner som visar emotionalitet. Bristande kontroll över känslor påverkar vanligtvis det beslut som fattas negativt. En sådan lösning kan inte kallas optimal.

Principen om förståelse är nödvändig för att samtalspartnerna ska kunna hitta en gemensam grund i dialogen och uppnå önskad effekt.

Under samtalet fluktuerar koncentrationen av talarnas uppmärksamhet även i frånvaro av avledande faktorer. Med tanke på och noterar sådana nyanser är det nödvändigt att återigen uppmärksamma dig själv och återuppta den avbrutna kontakten.

Principen om tillförlitlighet dikterar det obligatoriska iakttagandet av äktheten av att informera samtalspartnern - även om han ger falsk information. Detta gynnar dialogen och uppnår önskade mål.

En viktig psykologisk princip är skillnaden mellan samtalsämnet med samtalspartnern. En subjektiv inställning till en motståndare kan påverka objektiviteten i bedömningen av indikatorer. Ett konstruktivt samtal bygger på distinktionen mellan händelser med synpunkter och åsikter med erfarenheter.

Konkretisering av sådana allmänna principer för att genomföra affärssamtal är reglerna för deras genomförande, som bidrar till förhandlingarnas säkerhet och effektivitet.

Regeln om dubbelt intresse är att var och en av intervjuarna har ett dubbelt intresse: inte bara kärnan och innehållet i samtalsämnet, utan också samarbete med en partner.Att upprätthålla givande relationer är inte mindre viktig uppgift i ett samtal än utbyte av information.

Experter rekommenderar att man styr samtalet på ett sådant sätt att det inte stör relationen mellan anställda och chefer. För detta behöver du:

• skynda inte till slutsatser om samtalspartnernas motiv och avsikter, baserat på deras egna antaganden;
• lyssna uppmärksamt på motståndaren och visa att han är förstådd;
• uttryck ditt intresse och dina mål istället för att argumentera om det förflutna, och tankar bör uttryckas klart och tydligt;
• diskutera framtida åtgärder.

Betoningen av intresse för en partner anses också vara en viktig regel som kommer att bidra till att i hög grad underlätta båda samtalspartnernas uppgifter. Fraser: "förståeligt", "intressant", "nöjd att veta", naturligt infogade i samtalet, kommer att skapa en avslappnad atmosfär och hjälpa till att uttrycka enighet och ömsesidig förståelse. Samma problem kan lösas om du vänder dig till samtalspartnern, kallar honom vid namn och patronym, och inte heller visar ångest och irritabilitet.

Önskan att förtydliga ytterligare eller hjälpinformation kommer också att bidra till att upprätthålla intresset.

Varje samtal är ett sätt att hitta en gemensam grund. För att dialogen ska bli framgångsrik är det inte tillrådligt att starta den med motsägelser. Vanligtvis börjar de med ämnen där åsikterna är desamma, till exempel om vädret. Detta görs så att det från första början inte finns något negativt svar och ingen ansträngning behöver läggas på att övertala samtalspartnern.Experter rekommenderar att du alltid har några förberedda fraser, vars svar bara är positiva.

Förberedelserna för ett affärssamtal börjar med det viktigaste steget - planering, som består i att formulera mötets problem och mål, samt att skapa en förhandlingsplan och metoder för dess genomförande. Proffs ger råd:

• tänka över och väga den föreslagna processen för det planerade samtalet, utarbeta dess program;
• samla in all nödvändig information om en möjlig samtalspartner;
• testa effektiviteten av deras argument som krävs för att underbygga deras övertygelser och avsikter;
• kontrollera konsekvensen av deras definitioner och tankar;
• fundera över alternativen för samtalspartnerns eller motståndarens reaktion på de argument som framförs.

Utnämningen av tid och plats för det framtida samtalet beror på deltagarnas position och attityd. Det kan utföras på eget, främmande eller neutralt territorium. Efter att ha genomfört operativ utbildning är det nödvändigt att kontrollera och redigera det insamlade och förberedda materialet och ge planen för den framtida intervjun det slutliga formuläret.

Konstruktionen av ett affärssamtal består av 5 steg:

• början av samtalet;
• Tillhandahålla information;
• argumentation;
• kullkasta motståndarens argument;
• godkännande av förslag.

Vart och ett av dessa steg är baserat på professionell kunskap, tydlighet, logik, till vilka tillkommer intervjuarnas personliga egenskaper, som är av stor betydelse i samtalet. En samtalsplan bör byggas upp utifrån olika möjliga alternativ för dess utfall. Ibland måste man upprepa vissa argument.

I det första skedet - i början av dialogen - är det viktigt att hitta kontakt med en partner, organisera en attraktiv miljö, intressera samtalspartnern och ta initiativet. Det är lämpligt att använda speciella tekniker som startar en dialog. Dessa inkluderar:

• en teknik för att släppa spänningar, som hjälper till att etablera nära kontakter med motståndaren;
• ett sätt att haka på samtalspartnern, så att du snabbt kan uppdatera problem;
• en metod för att stimulera fantasi, som involverar uppkomsten av ett stort antal frågor;
• närma sig problemet direkt.

Den korrekta början av samtalet är bekantskapen, den exakta formuleringen av dess mål och mål, nomineringen av ämnet, kommunikationen av reglerna för att överväga frågor.

I stadiet för att tillhandahålla information bör man ta reda på partnerns önskemål och åsikter, hans motiveringar, argument och önskemål, rapportera den planerade informationen och analysera samtalspartnerns position.

I fasen av att vederlägga motståndarens bedömningar bör hans kommentarer neutraliseras. För att göra detta är det nödvändigt att ange dina argument på ett övertygande sätt, utan tvekan, utan att tillåta möjligheten att motbevisa din åsikt. Förnekelsens logik ligger i analysen av tvivelaktig information, hitta den sanna orsaken, urval av begrepp och metoder. I det här fallet används olika knep och knep.

På beslutsstadiet sammanfattas resultaten av argumentationen som accepterats och godkänts av samtalspartnern, negativa nyanser och slutsatser elimineras, det uppnådda resultatet konsolideras och bekräftas, ämnen för ytterligare samarbete föreslås. I detta skede ska man inte visa osäkerhet så att partnern inte heller börjar tvivla på det fattade beslutet.

Oberoende typer av affärssamtal kännetecknas av följande klassificering:

• när du söker ett jobb;
• vid uppsägning;
• om problemet;
• disciplinär karaktär.

Den första sorten är av den inledande typen, vars huvuduppgift är att fastställa och utvärdera affärsegenskaperna hos den sökande till tjänsten. Chefen behöver bara ställa några grundläggande frågor till den sökande som innehåller information om personen: utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet, befintliga färdigheter och förmågor, skälen till att söka jobb, nivån på anspråk på betalning. Ibland är det nödvändigt att klargöra även personliga egenskaper.

En intervju om en anställds avgång kan vara av två typer: frivillig uppgörelse eller tvång. I det första fallet bör administratören ta reda på orsakerna till uppsägningen - detta beror på uppmärksamheten på att förbättra ledningen av organisationen. Vanligtvis i sådana fall är det möjligt att ta reda på användbar information som gör det möjligt att lösa vissa problem.

Den tredje typen är ett samtal med en anställd som de tvingas skiljas från. Som regel är det väldigt svårt för en ledare. I processen med ett sådant samtal bör man observera känslighet, men samtidigt korrekt och rättvist ange anspråk mot honom. Det finns särskilda regler och råd om hur man för ett sådant samtal.

Argumentation kan baseras på retoriska och spekulativa metoder. De retoriska är:

• grundläggande, bestående i en direkt vädjan till en partner;
• motsägelse baserad på att hitta oenighet i argument;
• en teknik för att lyfta fram slutsatser som leder till önskade resultat genom mellanliggande slutsatser;
• jämförande;
• sönderdelningsmetod baserad på valet av enskilda delar;
• boomerangmetoden;

• bojkotta;
• flytta tyngdpunkten och lyfta fram deras intressen;
• slutledningsmetod baserad på en gradvis förändring av problemets väsen;
• omröstningsmetod, avslutad i förinställda frågor;
• explicit hjälpteknik.

Spekulativa metoder kan övervägas:

• överdrift teknik;
• anekdotisk;
• teknik för att använda auktoritet;
• tekniken att tvivla på samtalspartnerns identitet;
• en metod för isolering, som består i att presentera individuella uttryck i en modifierad form;
• omvandling av riktningen, baserat på övergången till en annan fråga som inte är relaterad till tvisten;
• förtryck, som består i att överdriva mindre problem;
• en vanföreställningsteknik där förvirrande information rapporteras;
• delay - försena konversationen;
• en vädjan baserad på en vädjan om sympati;
• förvrängningsteknik;
• fälla frågor.

Experter rekommenderar att man genomför affärssamtal på följande sätt: ge förslag eller utvärdera något i en fråge-svar-form som gör att du kan behålla en initiativförmåga, inte tillåta en kategorisk ton, uppmuntra samtalspartnern att vara aktiv och samtidigt få det nödvändiga information. Till exempel är det lämpligt och rationellt att använda fraserna:

• "Vad är din åsikt i den här frågan? »;
• "Hur tänker du?.. ";
• "Förstod jag din synpunkt rätt? »;
• "Borde inte du och jag kolla upp ett annat alternativ? »;
• ”Tror du inte att situationen inte är till din fördel nu? ".

Ett affärssamtal bidrar till att förverkliga människors önskan att förändra situationen eller etablera kvalitativt nya relationer mellan deltagarna i dialogen. Sådana samtal är en viktig del av relationer inom näringslivet och politiken, och representerar upprättandet av länkar mellan partners som är auktoriserade av deras organisationer för att lösa problem. Du måste prata kort.

För mer om reglerna för affärskommunikation, se följande video.