Врсте пословне комуникације

Пословна комуникација помаже у изградњи односа са колегама, подређенима, партнерима и купцима. У процесу комуникације долази до размене не само информација, већ и искуства и знања у одређеној области. Пословни бонтон продире у апсолутно све сфере живота, постоје различите врсте пословне комуникације.

Пословна комуникација је важан део људског живота. Бонтон у пословном окружењу служи као нека врста подршке. У пословању постоји неколико облика комуникације. Одговарајуће опције треба изабрати узимајући у обзир личне и психолошке карактеристике учесника у дискусији. Могу се разликовати следећи облици комуникације:

• Разговор - усмени контакт између саговорника, своди се на разговор о важним проблемима и задацима, разјашњавајући неке нијансе у вези са радом. Учесници разговора у овом случају треба да имају право да се баве разним задацима и доносе одлуке. Статуси саговорника морају бити изједначени.
• Неготиатион имају чвршћу структуру. У њима по правилу учествују представници различитих компанија или дивизија.Преговори се користе за удруживање снага са партнерима који су заинтересовани за решавање одређеног проблема.
• На састанку учествује група или велики круг заинтересованих и укључених лица. Састанак подразумева прикупљање, анализу информација, размену података, као и доношење одлука о спорним питањима.
• Перформансе - у овом случају једна особа или мала група дели потребне информације са публиком. У овом случају, порука се не своди на дискусију о теми, већ се представља као информација. Овај облик комуникације захтева од говорника лидерске квалитете, способност да остане у друштву, као и ораторске вештине.
• Преписка - индиректан начин комуникације, игра неку врсту улоге дописне комуникације. Ова врста комуникације обухвата наредбе, протоколе, резолуције, захтеве, извештаје, службена писма, упутства и тако даље. Преписка се користи за комуникацију између одељења или организација. Неопходно је поштовати одређена правила приликом вођења преписке.

Пословна комуникација се мора научити. Истовремено, лични квалитети и демонстрација свог „ја“ бледе у други план. Главна ствар остаје способност да узмете у обзир интересе и жеље противника и комбинујете их са сопственим захтевима на начин да обе стране постигну жељени резултат.

Пословна комуникација се састоји од неколико фаза:

• Формирање мотива. Без тога, неће бити могуће постићи ефикасну интеракцију.
• Припрема за комуникацију - ово је припрема плана разговора, припрема аргумената и информација.Такође је потребно припремити списак задатака које је потребно решити током дискусије.
• Започињање разговора. Неопходно је успоставити контакт, након тога је потребно створити „климу односа“ повољну за разговор.
• Формулисање проблема - истицање спектра проблема, представљање њихове позиције и визије овог задатка. Међутим, имајте на уму да морате унапред припремити сажетке на тему разговора и бити спремни да одговорите на постављена питања.
• Размена информација - Разјашњавање позиције саговорника. Важно је одржавати комуникацију и одговарати на питања на доступном службеном језику, изостављајући стручну терминологију ако је потребно.

• Убеђивање и аргументација - неопходни су у случају неслагања и произилазе из претходне фазе комуникације. Неопходно је напоменути позитивне аспекте вашег виђења ситуације и решавања контроверзног питања.
• Проналажење решења за проблем или проблем - крај дискусије, њен исход треба да одговара свим учесницима.
• Израда уговора - то значи да су, као резултат састанка, учесници дискусије дошли до заједничког именитеља или затражили подршку партнера у решавању различитих проблема. Позитиван исход расправе завршава се писменом потврдом.
• Анализа резултата - показује да ли су донете одлуке биле исправне.
• Одлучивати – подразумева сагласност свих страна након анализе. У овом случају учесници дискусије одлучују о даљој сарадњи или раскиду контаката.

У савременом друштву људи се свесно придржавају правила пословне комуникације у циљу постизања конкретних циљева у корпоративном окружењу. У послу није довољно имати одређену позицију, потребно је и јачање односа са различитим људима. Следеће је од великог значаја:

• Способност да се придобију људи и остане у друштву важни су аспекти корпоративног дијалога. Да бисте то урадили, морате бити у стању да јасно и јасно формулишете своје мисли, компетентно аргументујете своје гледиште.
• Аналитички подаци и способност брзог доношења одлука су увек на вашој страни. Када комуницирате са партнерима, запамтите да су све стране заинтересоване за брзо решавање спорова.
• Важно је узети у обзир културне карактеристике и националне традиције саговорника: несумњиво, неки обичаји и норме усвојени у другој земљи могу изгледати неприхватљиви или увредљиви.

Основни концепти и норме пословне етике треба да буду познати свакој особи која поштује себе. Мора се схватити да се у послу комуникација међу људима не гради према међусобном хватању расположења партнера, већ према одређеним стандардима. Постоје следеће врсте пословне комуникације (по функционалној намени):

• вербалне и невербалне - састоје се у потреби праћења говора, израза лица, гестова и држања. У невербалној комуникацији, положај руку, ногу, погледа, нагиб главе и невољни покрети могу рећи много више о осећањима и расположењу особе од усменог говора. Вреди научити контролисати изразе лица и гестове.
• Писмено и усмено. За сваки облик комуникације разликују се посебни концепти и норме.Сваки документ оверен потписима и печатом односи се на писмени облик комуникације. До усменог – планирање састанака, састанака, преговора, извештаја и других облика пословне комуникације.

• Монолошка и дијалошка - имају значајне језичке разлике. Дијалог је међуљудска комуникација. Монолог одражава једну тачку гледишта; овај вид комуникације обухвата презентацију или свечани говор, као и извештај или уводну реч.

• Даљински и лични. Даљинска комуникација обухвата телефонске разговоре, преписку путем поште. Посебна пажња посвећена је интонационом обрасцу говора, краткоћи поруке. Не можете да користите гестове.

Сваки стил има одређене карактеристике. Морате бити у стању да их разумете.

Класификација стилова:

• Ауторитарно. Заснива се на непобитној моћи шефа и апсолутној подређености запослених. Све одлуке се доносе искључиво и о њима се не расправља са заинтересованим или укљученим особама.
• демократски - главна карактеристика је заједничка дискусија о питањима и жеља за међусобним разумевањем. У комуникацији са саговорником користи се захтев, препоруке и мотивација.
• повлађивачки или формални - утврђује се минималним учешћем руководиоца у управљању кадровима, преговарању и одлучивању. Тешки случајеви и ризичне одлуке се пребацују на друге. Ефикасност оваквог управљања више не зависи од лидера, већ од нивоа развоја групе.
• Либерал - нешто између ауторитарног и демократског стила.Дискусија о разним питањима са партнерима или колегама је сведена на минимум, али се користи у ретким случајевима и само у циљу пребацивања одговорности на противника.
• Службени посао - подразумева стриктно поштовање комуникационих норми, говорних клишеа и правила пословне комуникације, где нема места за испољавање индивидуалности.
• Сциентифиц - строг, кратак и уздржан говор, примерен само у областима науке и образовања. Користи се у истраживачким или наставним активностима.

Пословна комуникација се тиче свих спољашњих аспеката понашања и подељена је на неколико области:

• учесници у разговору имају заједничке циљеве и мотиве;
• разговор се одвија у једном просторно-временском интервалу;
• изграђена је јасна хијерархија комуникације између свих учесника у дискусији, распоређени су друштвени статуси;
• учесници у комуникацији се при комуникацији придржавају општеприхваћених правила и норми.

Пословна комуникација помаже у брзом успостављању потребних контаката, ангажовању подршке поузданих покровитеља. Помаже у постизању међусобног разумевања.

Постоје 4 главне функције пословне комуникације:

• Информације и комуникације - подразумева прикупљање и пружање конкретних информација, као и размену знања и искуства.
• Интерацтиве - због процеса интеракције међу људима. Користи се у процесу интеракције (понашање, активности и одлуке партнера).
• Перцептуални је разумети другу особу. Успостављање или слабљење контакта настаје на основу међусобног разумевања.
• Регулаторно-комуникативни - омогућава вам да прилагодите понашање учесника у дискусији.Да бисте то урадили, морате течно владати посебним техникама: бити у стању да убедите, нађете компромисе и направите уступке.

Поред тога, потребно је водити рачуна о посебним правилима у раду са пословним људима. Све жалбе, поруке и информације морају бити у складу са три стуба:

• садржајно – поруке и информације треба да буду јасне и концизне;
• експресивни део се односи на емоционалну компоненту;
• мотивирајућа страна – усмерена је на мисли и осећања саговорника.

Када комуницира, особа обраћа пажњу на говор и глас саговорника. Оцењује се према одређеним показатељима:

• Речник - одсуство паразитских речи и компетентан, експресиван говор нам омогућавају да са сигурношћу тврдимо да је особа образована и културна.
• разумљив говор а правилан изговор речи је кључ успеха сваке особе.
• интонација - омогућава вам да поставите потребне акценте.
• Брзина говора - спор говор ће изазвати меланхолију, а брз говор вам неће дозволити да се концентришете на дате информације.
• Дискусија о позитивним и негативним особинама конкурената. Покушајте да дотакнете такве теме изузетно тактично и пажљиво. Ово је нека врста безопасне манипулације која ће помоћи да се освоји саговорник.
• Комбинација дугих и кратких фраза. Ова техника ће помоћи да задржи пажњу саговорника.

Да бисте постигли поштовање међу колегама и партнерима, потребно је узети у обзир неке нијансе:

• Дискусија о позитивним и негативним особинама конкурената. Покушајте да дотакнете такве теме изузетно тактично и пажљиво. Ово је нека врста безопасне манипулације која ће помоћи да се освоји саговорник.
• Комбинација дугих и кратких фраза. Ова техника ће помоћи да задржи пажњу саговорника.
• У пословном окружењу не би требало да показујете своје личне склоности и емоције при решавању разних проблема. Главну улогу играју интереси компаније коју представљате и интереси саговорника. Не би требало да прелазите на повишене гласове или да се упуштате у вербални окршај: свако испољавање емоција негативно ће утицати на вашу репутацију и имиџ.
• Немојте мешати посао и лични живот. Односи са колегама не би требало да утичу на решавање проблема компаније. Ако не можете да изградите топао однос са особом, то не значи да треба занемарити његово мишљење и савете када решавате уобичајене проблеме. Способност одвајања личних односа од пословних помаже да се фокусирате на жељене задатке и решите спорове.

• Припремите се за дискусију: распитати се о саговорнику и изабрати одговарајућу тактику комуникације.
• Бити тачан - не одузимајте време пословним партнерима.
• Способност слушања саговорника - ваша неоспорна предност. Без способности комуницирања са купцима, разумевања њихових потреба и жеља, немогуће је успети.
• Пријатељски однос према свим саговорницима. Чак и непоштеног партнера не треба третирати са презиром. Заборавите на непријатељство и покушајте да се према саговорнику понашате благонаклоно и љубазно. Запамтите да не би требало да разговарате о свом односу са другим људима у пословном окружењу. О односима, личном животу не треба разговарати ни са ким.
• Способност фокусирања на суштинске ствари. Покушајте да схватите шта ваш саговорник жели. Узимајући у обзир његове интересе, покушајте да решите проблем и дођете до заједничког именитеља, не губећи своје жеље.
• Способност да будете искрени. Ако су информације непоуздане, искривљене, могу се открити у било ком незгодном тренутку и утицати на вашу репутацију.
• Не заборавите на правила лепог понашања. Увек се обраћајте особи по имену, осмехујте се и покушајте да јој дате комплимент, али избегавајте ласкање.

У следећем видеу ћете пронаћи најважније вештине пословне комуникације.